项目管理软件学习

Project2003项目管理软件系列教程（二）初步使用project2003 ［ 录入：tnpmp   点击数：3610   更新时间：2007-8-6 ］ Project2003项目管理软件系列教程（二）初步使用project2003 1.初始项目的定义    这里建议不用去修改Project的日历，而新定义一个项目自己的日历，在新建立资源的时候把资源对应的日历全部选择为项目自己的日历，这样后期灵活性和资源约束等计算上较好控制。日历设置时候竖向选择到各列，即会对所有的年和月进行设置，很方便。如可以设置为周一，周四加班等。           2.列的定义     对于任务项，名称\工期\工时\开始时间\完成时间\前置任务\资源是必须要的关键列。其余可以视情况自定义。     对于资源项，基准日历是重要的一个列，需要显示出来。    自定义域，如增加一个任务类型的字段，设置为选择输入，选择项为需求\\编码\测试等选项        3.Project常用的批操作     最常用的是选择中多个任务一起进行任务属性的设置。     可以将常用的操作录制为宏，并设置快捷键，这样可以很方面的完成一个任务基本属性的设置。    4.任务的链接     直接选择中多个任务，点工具栏上的链接任务即可完成链接。     在甘特图中，通过鼠标拖拽两个条形图，可以完成两个任务的链接。     工具栏上的升级和降级两个按钮是最常用的按钮，可以很方面的完成任务的大纲编排和组织。 5.四种任务相关性(A->B)      完成－开始(FS):常用类型不解释      开始－开始(SS):只要A一开始B就可以开始，而不强调A一定要做多少B才能开始。如开发任务，只要设计开始了编码就可以开始。      完成－完成(FF):A完成B才能够完成。任务A的完成时间不能大于任务B的完成时间，但任务B的完成时间可以滞后于任务A。      开始－完成(SF):A开始后B才能算做完成。任务A 开始时间不能大于任务B的完成时间。任务B能否提前完成取决于A能否提前开始。      延隔时间：可以实现两个任务的迭代和并行，也可以实现一些任务空等待特殊需求，如和面任务完成后必须等待发酵完成才能开始做馒头。这里就有个空置间隔，由于不消耗资源，所以不适宜按任务来处理。              6. 合理的进度编排步骤       a.导入WBS的任务信息，并进行大纲编排       b.根据估算数据，设置每个任务的工时，将任务设置为固定工时。       c.对任务进行相关性链接，链接完成后可以显示出进度计划的关键路径。       d.对关键资源和关键路径进行分析，对每个任务进行资源分配，分配后Project自动生成工期       e.看生成的工期是否满足进度要求       g.人员是否充分利用，并根据关键资源和关键路径对各任务的人力投入进行调整。       f.重复d,e,g各个步骤完成整个项目进度计划  7.甘特图向导       通过向导对关键路径进行特殊的标记，这样在甘特图上可以看到具体的关键路径，网络图不用标记就可以看到关键路径。       通过向导可以将甘特图定义为显示比较基准(当然事先要保存比较基准)，这样可以在进度跟踪过程中比较进度的实际执行和当初计划的具体偏差。             8.减少资源过渡分配的方法       a.非关键任务安排给其它资源处理。       b.在该任务上投入另外的资源，并将过渡分配人员的投入百分比降低。       c.如果任务不是关键路径上的任务，可以将该任务的工期延长。       d.调整日历，设置晚上或周末加班来赶进度。 利用project软件进行多项目管理 ［ 录入：tnpmp   点击数：1838   更新时间：2007-8-6 ］ 利用project软件进行多项目管理 有些大型项目的每一个阶段或部分都有可能由其他项目经理负责。有时一位项目经理管理着不相关的项目，每个项目的信息都保存在独立的项目文件中，然而，由于与其他项目的关系他偶尔也需要查看关于所有项目的信息。同一组织中的项目经理，虽然各自管理不同的项目，但他们使用很多相同的资源。 管理主项目 利用Project可以把一个项目插入另外一个项目，由“子项目”创建一个“主项目”结构。主项目和子项目中的信息是交互链接在一起的。 建立主项目 建立主项目就是在一个指定的中心控制项目----主项目中插入子项目。 在主项目中插入项目 选择希望在其上面插入项目的任务行，插入项目。插入项目的名称出现在选定的任务行 的上方，同时“标记”域中出现“插入项目”标记（图1）。 图1 “标记”域中出现“插入项目”标记 把大型项目拆分为子项目 如果你已经有多个项目文件，希望把它们组织成一个主项目，这是非常简单的。创建一 个新的项目文件，随后插入项目就可以了。如果你希望把一个单一的大型项目文件拆分为几个更容易管理的子项目文件，则需要为每一个你希望插入的子项目创建一个新项目文件并在每一个新文件中设置项目的开始时间（或项目的完成时间），然后使用“剪切”和“粘贴”命令从大型项目文件向子项目文件移动任务。 使用子项目信息 在子项目中你可以对任何任务、资源或分配进行编辑。在默认情况下，对子项目信息的任何改变都会立即反映在源项目文件中。同样，如果更改了源项目文件则主项目也会被更新。这是因为在子项目和源项目之间建立了链接。 把子项目信息变为“只读” 一些情况下，你可能只是想在主项目中查看子项目信息，而并不希望进行变更。在这种 情况下，你可以在主项目中把子项目设定为只读信息。现在，如果你改变了任何子项目信息，然后试图保存主项目时，你就会看到提醒你子项目为“只读”的信息。 在主项目中查看关键路径 默认情况下，Project跨所有项目计算一条单一的关键路径。但如果你愿意，可以改变设置，查看每个子项目的关键路径。主项目中关键路径的计算就将独立于子项目。此外，还将显示每个子项目的关键路径。在“跟踪甘特图”中，你可以非常清楚地看到关键路径。 撤销子项目与源文件之间的链接 你可以把子项目保留在主项目中而撤销子项目与其源文件之间的链接。在撤销子项目与源项目文件的链接后，对源文件的改变将不会影响主项目中的子项目，反之亦然。此时，子项目就与源项目文件断开了链接。同时“标记”域中插入项目的图标也被删除。虽然，项目文件的名称仍然出现在摘要任务的名称域中，但此时它只是一个常规摘要任务，而不是一个插入项目了。 管理资源库 在很多情况下，资源都会分配给多个项目中的任务。你也许就是这些不同项目的经理，在所有项目中使用相同的资源。多个项目经理也可能在他们各自的项目中分享相同的资源。 利用project软件进行多项目管理 ［ 录入：tnpmp   点击数：1839   更新时间：2007-8-6 ］ 设置资源库 如果你有一个项目文件，它的唯一工作就是作为资源库文件，则资源库将更易于管理。然而，如果资源库需要的全部资源都存在于一个正在实施的项目中时，你就可以同时把这个项目文件当作资源库文件来使用。 如果在一个已经存在的项目文件中已经有资源信息，你可以通过它来创建资源库文件，从而减少数据录入工作。进行这项操作的一种方法就是复制已经存在的项目文件，随后从新的拷贝中删除任务信息。另外一种使用已经存在的资源信息的方法就是把已存在项目文件中的资源信息复制和粘贴到新的资源库文件中。 把资源库链接到项目 在资源库设置之后，可以把它链接到项目（图2）。使用资源库的项目文件被称为共享资源文件。 图2 “共享资源”对话框 现在你可以按常规方式使用项目文件和资源了，包括把资源库中的资源分配给任务。一定要同时保存共享资源文件和资源库文件，因为你是在保存两个文件之间的链接。你也把共享资源文件中的资源信息当作附加资源保存在资源库中。 检查资源库中资源的可用性 显示资源库文件中的“资源使用状况”视图或“资源图表”查看在所有共享资源项目中资源的可用性。在这些视图中，你可以看到资源库中所有资源的全部分配。可以看到他们的分配工时，是否过度分配及他们是否还有可用的时间接受更多分配。 更新资源库信息 如果需要改变资源特有的信息，例如成本信息、备注、最大单位、工作时间日历等，需要以可读写方式打开资源库文件，然后更新这些信息。在保存这些变更之后，任何共享资源文件的用户在下一次打开资源库或刷新资源库信息时，都将看到更新的信息。 如果你正在使用共享资源文件和其他用户也在使用的资源库，最好定期对资源库进行刷新，以保证你拥有最新的资源和分配信息。单击“工具”菜单中的“资源共享”，选定“刷新资源库”。 撤销资源库与项目计划的链接 如果你不再需要资源库与共享资源文件之间的链接，可以撤销它们之间的链接。分配给共享资源项目中任务的资源仍保留在项目文件中。与这些资源有关的分配信息将从资源库文件中删除。 Project2003项目管理软件系列教程（一）project基础知识       如果您是刚刚接触项目管理或 Microsoft Project，可能会有很多有关如何创建和管理项目的问题。本教程首先介绍了项目管理和 Microsoft Project 的基本概念，然后在随后的课程中讲解了有关创建计划、跟踪进度和交流工作结果的基本知识。            ·  什么是项目管理？     项目管理是为完成一个预定的目标，而对任务和资源进行计划、组织和管理的过程，通常需要满足时间、资源或成本方面的限制。项目的计划可以很简单，例如笔记本上列出的任务以及它们的开始和结束日期；也可以很复杂，例如包括成千上万项任务和资源以及上百万元项目预算的项目。    大多数项目管理工作都涉及一些相同的活动，其中包括将项目分割成便于管理的多个任务、排定任务的日程、在工作组中交流信息以及跟踪任务的工作进展。所有项目都包括以下三个主要的阶段： 1 创建计划 2 跟踪和管理项目 3 结束项目 这三个阶段进行得越成功，成功完成这个项目的可能性就越大。       · 项目三角形 如果能拥有预见项目的未来情况的特异功能，那管理项目可就…… 在某种程度上可以！只要您知道了塑造项目的三个基本要素： 时间：反映在项目的日程中的完成项目所需的时间。 费用：即项目的预算，它取决于资源的成本，这些资源包括完成任务所需的人员、设备和材料。范围：项目的目标和任务，以及完成这些目标和任务所需的工时。 时间、费用和范围这三个因素构成了项目三角形。调整其中任何一个因素都会影响其它两个因素。虽然这三个因素都非常重要，但通常有一个因素会对项目有决定性的影响。    这些因素之间的关系随着项目的不同而有所变化，它们决定了会出现的问题，以及可能的解决方案。了解什么地方会有限制、什么地方可以灵活掌握，将有助于规划和管理项目。              · Microsoft Project 数据库 作为项目经理，您有很多事情要做。Microsoft Project 能帮您做些什么呢？首先，它在其数据库中保存了有关项目的详细数据。它还可以利用这些信息计算和维护项目的日程、成本以及其他要素，并创建项目计划。您提供的信息越详细，计划就越精确。     与电子表格相似，Microsoft Project会立即显示它的计算结果。但是只有在您输入了所有任务的关键信息后，它才能最终完成项目计划。这时您才能了解项目完成的时间或者任务日程的具体日期。     Microsoft Project 将您输入的和它计算出的各种信息保存在域中。每个域都包括特定类型的信息，例如任务名称或工期。在Microsoft Project 中，域通常按列显示。              Project2003项目管理软件系列教程（一）project基础知识 ［ 录入：tnpmp   点击数：9244   更新时间：2007-8-6 ］  查看所需的数据     在某一时间，您关注的可能是完成日期，而在另一时间，您关注的可能是成本。项目数据库中包括了很多信息，但在任何特定时刻，你都只需要其中的一部分。如果要获取所需信息，可以利用下面这些工具：     视图能够以便于理解的方式显示部分项目信息。例如，“甘特图”以列表和条形图的形式显示了任务的基本信息。      表定义了显示出的列。      筛选器有助于将注意力集中在特定的任务或资源上。      每种视图能显示不同类型的信息。表和筛选器可以用于进一步调整要显示的信息。正如切换频道不会将频道删除一样，改变视图、表或筛选器只会隐藏信息，而不会删除信息。这些信息还保存在数据库中并且会得到更新。              · Microsoft Project 如何排定日程     Microsoft Project 是如何安排任务的开始和结束时间的？它要考虑很多因素，其中包括任务相关性、限制和节假日等因素引起的中断。最重要的是，Microsoft Project 排定每个任务的日程时都会使用此公式：工期=工时/资源投入，其中：     工期是完成任务所需的实际时间。     工时是为了完成任务而需要在一段时间内完成的工作量。     资源投入是指资源的总工作能力被分配给任务的比例以及他们的分配情况。     例如，如果：     三名油漆工为一项任务工作了两个工作日，每个工作日的投入为 8 小时，每项资源的工时是 16 小时：（2 个工作日 × 8 小时）。     资源的总投入是每天 24 小时：（3 名油漆工 × 8 小时）。     此任务的总工时为 48 小时：（2 个工作日 × 8 小时 × 3 名油漆工）。     工期是 2 个工作日：48 小时/（3 名油漆工 × 8 小时）。     理解这个公式对于理解修改任务会如何影响项目日程是很重要 project协同项目管理 ［ 录入：tnpmp   点击数：2961   更新时间：2007-8-9 ］ Project 2000是如何基于Web和电子邮件管理项目的 大型项目往往需要许多人参加才能完成。项目组成员之间的沟通、同步、协调一直是项目管理中的难点。project 2000基于web和电子邮件两种工作组方式为实现该功能提供了有利的工具。 一、项目文件是如何传送的 在项目初步规划阶段，项目经理通常需要将计划发送给上级领导和项目相关人员进行沟通，以便大家取得共识，利于项目的实施。 1.1 通过电子邮件发送给相关人 按预先设定的顺序把项目文件一一传送到相关人员，最后在传回发件人是个比较理想的方法，project 2000就是这样完成的。 项目文件作为附件传送。在project 2000中，可以通过操作系统中的电子邮件功能进行项目文件的传送。只要执行“文件/发送给” 命令，选择好“邮件收件人(作为附件)”命令，系统便启动操作系统预设的电子邮件程序，如outlook、outlook express等，将项目文件作为邮件的附件发送出去。 按预定顺序传送项目文件。如果想让项目文件按预定顺序依次传送到每个接受人，在project 2000中可以建立“传送名单”。 执行“文件/发送给”命令下的“传送收件人”命令，在这里的想传送到的收件人可以直接从通讯薄中搜寻后加入，通过上下箭头还可以调整传送的顺序。有两种方式可供选择：依次传送和同时传送。整个顺序传送的流程又可分为“发文者”和“中继者”两种角色。发文者是最初传送文件的发件人，一般是项目经理，他可以要求，在传阅结束时，发出的文件可以再传回给他。 中继者是顺序传送流程中收件人，他们可以使用outlook、outlook express或notes等电子邮件系统接收邮件，在收到的邮件中双击包含的项目文档附件，就能自动启动project 2000，打开相应的项目文件，进行阅读、修改、调整或加注，最后通过“文件/发送/下一个收件人”命令，转发给下一位收件人，同时自动发送一份状态邮件给最初发文者，直到项目文件最后回到最初发文者。 1.2 把项目文件发送到microsoft exchange文件夾 如果项目管理环境中安装了"microsoft exchange"服务器，项目资料可以直接放置到exchange服务器的公共文件夹里，让公司所有相关人员使用这些资料。可以象一般信件一样打开项目资料。 　 二、 使用电子邮件沟通项目信息 在project 2000中，有两种工作组方式供项目的参与者能进行项目信息的沟通：电子邮件和web方式。这里先讨论通过电子邮件方式。 2.1为任务分配资源并得到被分配者的确认 在基于电子邮件的工作组方式中，项目经理首先要将项目计划中的任务分配信息通过电子邮件通知工作组成员，项目经理只要执行“工具/工作组/工作组分配”命令，就能启动“工作组分配”对话框。在该对话框中，project 2000会自动地将他为每个资源分配工作的信息按整合到一起，并以电子邮件的方式通过企业内部网或国际互联网发送他们了。 工作组成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。 设置任务优先级 1. 在“视图”菜单上，单击“甘特图”。 2. 在“任务名称”域中，选择要更改其优先级的任务，然后单击“任务信息”。 3. 单击“常规”选项卡，然后在“优先级”框中键入或选择优先级。 设置项目优先级 1. 在“项目”菜单上，单击“项目信息”。 2. 在“优先级”框中键入或选择优先级。 通过调配分配项目工作 1. 在“工具”菜单上，单击“调配资源”。 2. 在“调配计算”下，单击“自动”或“手动”。