Office2003专家门诊

Word 篇之编辑技巧1.7 如何控制每页的行数和字数具体的操作步骤如下：1．执行菜单栏中的“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。2．单击“文档网格”标签，打开“文档网格”选项卡， “页面设置”对话框中的“文档网格”选项卡3．在“网格”选项区域中，选中“指定行和字符网格”单选按钮，此时即可在“字符”和“行”选 项区域中指定每行的字数和每页的行数。1.8 如何在插入剪贴板的内容时，删除自动添加的空格如果要禁用智能剪贴功能，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项” 对话框。2．单击“编辑”标签，打开如图 1.7 所示的“编辑”选项卡。3．在“剪切和粘贴选项”区域中，单击“设置”按钮，打开如图 1.8 所示的“设置”对话框。图 1.7 “选项”对话框中的“编辑”选项卡 设置”对话框4．在“个人选项”区域中，清除“自动调整语句和单词间隔”复选框，然后单击“确定”按钮即可。1.9 如何使一个英文单词不分行显示要使英文单词不分行显示，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单栏中“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框中的“中文版式”选项，“段落”对话框中的“中文版式”选项2．在“换行”选项区域中，取消“允许西文在单词中间换行”复选框前面的“√”。3．单击“确定”按钮即可。如何在空格下面显示下划线要在空格的下面显示下划线，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。2．单击“兼容性”标签，打开如图 1.11 所示的“兼容性”选项卡。“选择”对话框中的“兼容性 ”选项卡3．在“选项”区域中选中“为尾部空格添加下划线”复选框。4．单击“确定”按钮即可。如何将两栏的数据平均分配显示专家解答：要将两栏的数据平均分配显示，可以执行如下操作步骤：1．将光标置于数据的最后面（本例为第二栏），将光标置于数据的最后2．执行菜单栏中的“插入”→“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。3．在“分节符类型”选项区域中选中“连续”单选按钮，图 1.13 “分隔符”对话框4．单击“确定”按钮即可将数据平均分配在两栏中显示了，平均分配两栏中的数据提示 如果文章最上方有“图片”或者“艺术字”，但是不希望它们被分成两栏的话，那么必须先将要分栏 的文字选取出来，再单击“常用”工具栏上的“分栏”按钮 。如何将第一栏最后一行的标题移至第二栏的第一行要将第一栏最后一行的标题移至第二栏的第一行，可以执行如下操作步骤：1．将光标放置在第一栏最后一行的标题前面，将光标放置在第一栏的最后一行2．执行菜单栏中的“插入”→“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。3．在“分隔符类型”选项区域中选中“分栏符”单选按钮。4．单击“确定”按钮，即可将第一栏最后一行的标题移至第二栏的第一行中，如何筛选出文档中的英文字符，并改变其大小问题描述 怎样筛选出 Word 文档中的英文字符，并实现其大小的转换？如果要筛选出 Word 文档中的英文字符，并改变其大小，可以执行如下操作步骤：1．在 Word 文档中，执行菜单栏中的“编辑”→“查找”命令，打开“查找和替换”对话框中的“查 找”选项卡。在“查找内容”文本框中输入“^$”（注意，不包括双引号，必须是英文半角），选中“突出 显示所有在该范围找到的项目”复选框“查找和替换 ”对话框中的“查找”选项卡2．如果文档中的英文可能是全角，则单击“高级”按钮，在弹出的“搜索选项”选项区域中取消“区 分全／半角”复选框的选项，如图 1.18 所示。3．单击“查找全部”按钮。此时，文档中 所有英文字母都会处于被选中状态。4．执行菜单栏中的“格式”→“更改大小 写”命令，在弹出的“更改大小写”对话框中选 择相应的选项即可，取消“区分全／半角”复选框的选项“更改大小写”对话框5．单击“确定”按钮，完成大小写的转换。如何修改拼写错误一、利用“拼写和语法”如果要利用“拼写和语法”对话框修改拼写错误，可以执行如下操作步骤：1．将鼠标放置在有红色波浪线的地方，然后执行菜单栏中的“工具”→“拼写和语法”命令，打开 如图 1.20 所示的“拼写和语法”对话框。“拼写和语法”对话框2．在“建议”列中选择“Exchange”后，单击“更改”按钮，系统将自动切换到下一个出现错误 的地方，继续进行更改。3．当全部更改完毕后，将弹出如图 1.21 所示的提示框，单击“确定”按钮即可。提示 如果某个单词在词典中没有，但却是正确的，那么可以单击“忽略一次”或“全部忽略”。二、利用快捷菜单将鼠标放在有红色波浪线的地方，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中将会显示一些可能的单词，选 择可能的单词后，红色波浪线即可消失，提示 “红色波浪线”和“绿色波浪线”的区别在于：“红色波浪线”代表拼写错误；“绿色波浪线”代表语 法错误。如何去除页眉中的横线去除页眉中横线的方式有以下两种。一、自定义的段落边框利用自定义的段落边框的方式可以将页眉中的横线去除，具体的操作步骤如下：1．在页眉中选中其中的文字和段落标记，注意 如果页眉中没有文字，则会有一个段落标记，一定要选中它。2．执行菜单栏中的“格式”→“边框和底纹”命令，打开如图 1.24 所示的“边框和底纹”对话框中 的“边框”选项卡。“边框和底纹”对话框3．在“设置”选项区域中选择“无”；在“应用于”下拉列表中，选择“段落”。4．单击“确定”按钮，即可去除段落的下边框线。去除水平线后的效果如图 1.25 所示。利用用更改样式的方式可以将页眉中的横线删除，具体的操作步骤如下：1．双击页眉，使之处于编辑状态。2．单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，并从中选择“正文”样式（如图 1.26 所示），即可 将页眉的横线删除。如何使封面、目录和正文有不同的页码格式有的读者可能会把这样的大文件分成若干个文件来处理，这样固然可以解决问题，但是不便于对整篇文档的编辑和管理。实际上，只要在封面、目录和正文之间插入分节符后再插入页码即可，具 体的操作步骤如下：1．将鼠标置于目录与正文之间，然后执行菜单栏中的“插入”→“分隔符”命令，打开如图 1.27 所 示的“分隔符”对话框。图 1.27 “分隔符”对话框2．在“分节符类型”选项区域中，选择“下一页”选项，单击“确定”按钮。这样就会在目录和正 文之间插入了一个分节符。3．选中页眉页脚部分文字，自动打开“页眉和页脚”工具栏，单击该工具栏中的“链接到前一个” 按钮，可以控制分节符前后文档的“页眉和页脚”显示结果，如图 1.28 所示。图 1.28 分节的控制1.17 如何为字符添加上划线在 Word 中，要为字符添加下划线，只需要选定字符，然后单击“格式”工具栏中的“下划线”按钮 即可。但如何为字符添加上划线呢？在 Word 2003 中，可以利用以下 3 种方法添加上划线。一、利用“双行合一”功能利用“双行合一”功能可以为字符添加上划线，具体的操作步骤如下：1．选中要添加上划线的字符。2．执行菜单栏中的“格式”→“中文版式”→“双行合一”命令，打开“双行合一”对话框。3．按组合键“Shift ＋ -”输入上划线，并通过预览窗口浏览效果，如图 1.29 所示。 “双行合一”对话框4．如果效果满意，单击“确定”按钮即可。二、公式编辑器法使用公式编辑器法为字符添加上划线的操作步骤如下：1．执行菜单栏中的“插入”→“对象”命令，打开“对象”对话框中的“新建”选项卡，在“对象 类型”下拉列表中选择“Microsoft 公式 3.0”，“对象”对话框中的“新建”选项卡2．单击“确定”按钮，随即系统将弹出如图 1.31 所示的“公式编辑器”对话框和公式编辑框。图 1.31 “公式编辑器”对话框3．在“公式编辑器”对话框的“公式”工具栏中，单击“底线和顶线模板”，并从中选择一种上划线 样式，然后输入相应的字符。4．输入完毕后，执行菜单栏中的“文件”→“更新”命令，然后关闭“公式编辑器”对话框。5．按组合键“Alt ＋ F9”，即可显示该公式的效果，如图 1.32 所示。三、使用 EQ 域图 1.32 显示插入公式后的效果1．按组合键“Ctrl ＋ F9”，在文档中插入一个域记号 。2．在域记号中输入“eq \x\to(字符上划线)”域代码。 注意 在域代码中，“eq”与后面的代码之间需要有一个“空格”。3．选中整个域代码，单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“切换域代码”命令即可。提示 如果将域代码中的“to”替换为“le、ri、bo、to\bo”即可在字符的“左侧、右侧、下面、上下”添 加直线；如果将域代码中的“\to”去掉，即可为字符添加上方框。如何调整下划线的位置如果要让下划线离文字远一些，可以执行如下操作步骤：1．例如有一个居中对齐的文章标题，首先选中文字后按组合键“Ctrl ＋ U”，为它设置下划线， 添加下划线 输入空格2．在文字内容的首尾处各输入一个空格，插入的空格也将保持下划线格式，如图 1.34 所示。3．选中文字内容（不要选中首尾的空格），执行菜单栏中的“格式”→“字体”命令，打开“字体” 对话框中的“字符间距”选项卡。在“位置”下拉列表中选择“提升”，如图 1.35 所示。设置字符间距4．单击“确定”按钮完成设置。此时的下划线效果已经比较美观了（如图 1.36 所示）。在“字符间距”选项卡中还可改变“磅值”的数字，默认提升值为“3 磅”，值越大则下划线与文字的距离越远，反 之则越近。5．若不需要文字首尾处的空格，可以直接将文字后面的空格删除，但文字前面的空格不能删除，否 则下划线与文字又连在一起了，可以采取一个间接的办法，先选中文字前面的空格，执行菜单栏中的“格 式”→“字体”命令，打开“字体”对话框中的“字符间距”选项卡。在“间距”下拉列表中选择“紧 缩”，在“磅值”框中设置值为 5～10 磅，最后单击“确定”按钮，此时的下划线效果就非常完美了，如 图 1.37 所示。提升位置最终的效果如何新增单词至字典中有一些经常输入的单词（如 SharePoint），但是因为字典中没有该单词，因此每次输入后都会出现红色波浪线，虽然不会被打印出来，但是总觉得如果能把常用单词变成词典里的单词就好了，请 问有什么方法吗？要将常用单词添加到词典中，有以下 3 种方法：一、自定义词典1．执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框中的“拼写与语法”选项卡，“选项”对话框中的“拼写与语法 ”选项卡2．单击“自定义词典”按钮，打开如图 1.39 所示的“自定义词典”对话框。“自定义词典”对话框3．单击“修改”按钮，打开“CUSTOM.DIC”对话框。在“词汇”文本框中输入“SharePoint”，然后 单击“添加”按钮，即可将它添加到“词典”列表中，添加新的词汇4．全部添加完成后，单击“确定”按钮。这样，下次输入“SharePoint”时就不会再出现红色波浪 线了。二、新增至字典如果第一次输入某个正确无误的单词时，它的底部出现红色波浪线的话，可以执行如下操作步骤：1．将鼠标移动到那个单词的上面（本例为“SharePoint”）。2．单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“添加到词典”命令（如图 1.41 所示）即可。 执行“添加到词典”命令三、直接编辑“CUSTOM.DIC”如果要直接编辑“CUSTOM.DIC”，可以执行如下操作步骤：1．执行“开始”→“所有程序”→“附件”→“记事本”命令，启动“记事本”。2．在记事本中，执行菜单栏中的“文件”→“打开”命令，在“打开”对话框中的“查找范围”中， 查找“C:\Documents and Settings\Fenny （根据使用者的不同而改变）\Application Data\Microsoft\Proof”文件夹， “打开”对话框3．在“文件类型”下拉列表中选择“所有文件”，然后打开“CUSTOM”记事本，输入单词“SharePoint”， “CUSTOM”记事本4．执行菜单栏中的“文件”→“保存”命令将该文件保存，然后单击“关闭”按钮即可。提示 如果要将“记事本”的快捷方式（Notepad.exe）复制到“C:\Documents and Settings\Fenny\SendTo” 里面，则单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“发送到”→“记事本”命令（如图 1.44 所示），马上就会以记事本的方式开启“CUSTOM.DIC”文件。如何将“100、1000”设置为带圈字符该如何设置成带圈的字符呢？如果要将两位以上的数字设置为带圈的字符，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单栏中的“格式”→“中文版式”→“带圈字符”命令，打开如图 1.45 所示的“带圈字符” 对话框。“带圈字符”对话框2．在“圈号”区域中的“文字”输入框中输入一个任意的两位数字（本例为 99）。3．单击“确定”按钮，这样带圈字符 99 就输入完毕了。4．按组合键“Alt ＋ F9”，将带圈字符转换成域代码“{ eq \o\ac(○,99)}”，将域代码里的 99 改 成 100，然后再按组合键“Alt ＋ F9”，这样域代码将转换成带圈字符 100。5．调整圆圈的字号大小。在域代码形式下选中圆圈，增大其字号即可。提示 增大圆圈的字号后，若数字位于圆圈的最下方，可以切换到域代码，然后通过“字体”对话框中的“字符间距”选项卡（如图 1.46 所示），进行上下调整。设置字符位置图 1.47 就是利用此项功能和“双行合一”功能制作的一个名章，其域代码如图 1.48 所示。个人名章 域代码如何在一页的两栏中插入两个页码左栏的页码可以由“当前页码× 2-1”得到，而右栏页码可以由“当前页码× 2”得到。具体的操作步骤如下：1．执行菜单栏中的“视图”→“页眉和页脚”命令，在需要添加页码的位置（即两栏的末尾）画两个文本框。2．将光标定在文本框中，执行菜单栏中的“插入”→“域”命令，打开如图 1.49 所示的“域”对话框。“域”对话框3．在“类别”下拉列表中选择“等式和公式”，在“域名”列表中选择“= (Formula)”，然后去掉“更新时保留原格式”复选框前面的√。4．单击“确定”按钮，此时文本框中的文字变为“!异常的公式结尾”（如图 1.50 所示），按下组合 键“Alt ＋ F9”就可以让它显露“{ = }”原形。文本框中的文字显示5．在“=”号后面继续插入“编号”中的“Page”域，插入后域代码变为“{ ={ PAGE } }”。6．接着我们根据事前的，将域更改为“{ ={ PAGE }*2-1 }”，这样左栏的页码就做好了，右栏 的页码与之相同，在此不再赘述。7．按组合键“Alt ＋ F9”即可显示域的结果，即实际的页码。如果需要的话，还可以在页码前后输 入“第”和“页”字样。注意 如果一页分 3 栏，那么它的域代码为“{ ={ PAGE }*3-2 }”、“{ ={ PAGE }*3-1 }”和“{ ={ PAGE}*3 }”，依此类推，可以设置分为 n 栏的页码。提示 若要设置中缝装订的页码（一般的小册子是在中缝装订的， 以中缝为对称轴），其域代码图1.51 中缝装订的页码24第 2 章 文件格式与版式2.1 如何在文档中插入一条分隔线问题描述 专家解答 难度指数：★☆☆☆☆在制作文档的过程中，有时需要在文档中插入一条分隔线（如图 2.1所示），如何插入呢？图 2.1 在文档中插入一条分隔线一般情况下，手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度，用户可以使用以下几种方法，分别输入不同的分隔线：1．双直线连续输入 3 个或 3 个以上的“=”，然后回车，这样就可以自动得到一条双直线。2．波浪线连续输入 3 个或 3 个以上的“~”，然后回车，即可得到一条波浪线。3．虚线连续输入 3 个或 3 个以上的“*”，然后回车，即可得到一条虚线。4．细直线连续输入 3 个或 3 个以上的“-”，然后回车，即可得到一条细直线。5．实心线连续输入 3 个或 3 个以上的“#”，然后回车，即可得到一条实心线。2.2 如何快速阅读长文档（只适用于 Word 2003）问题描述 请问有什么方法可以快速阅读长文档呢？难度指数 ： ★☆☆☆☆ 专家解答 在阅读长文档时，只需要在“视图”菜单中选择“文档结构图”命令，即可在文档的左边打开“文档结构图”，在结构图中单击不同的内容，就可以快速跳转到不同的页面进行文档浏览，如图 2.2 所示。图 2.2 文档结构图另外，在 Word 2003 中新增加了文档的“阅读版式”视图，该用户可以方便地阅读文档的内容。执 行菜单栏中的“视图”→“阅读版式”命令，即可打开文档的阅读版式视图，同时可以通过“阅读版式” 工具栏控制阅读文档时的调节选项，如图 2.3 所示。图 2.3 文档的阅读版式2.3 如何取消不需要的自动编号问题描述 难度指数 ： ★★☆☆☆ 在 Word 2003 中有自动编号的功能，即输入“1．⋯⋯”后，按 Enter 键会自动出现“2．”，这给用户带来了很大的方便。但有时候并不需要此项功能，该如何取消呢？专 家 解 答 如果要取消不需要的自动编号，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单栏中的“工具”→“自动更正选项”命令，打开“自动更正选项”对话框。2．单击“键入时自动套用格式”标签，打开如图 2.4 所示的“键入时自动套用格式”选项卡。在“键 入时自动应用”选项区域中，将“自动编号列表”复选框前面的钩去掉即可。26 Word 篇之 文件的格式与版式图 2.4 取消自动编号列表2.4 如何指定句子的间隔问题描述 在 Word 2003 中，如何指定句子的间隔呢？难度指数 ： ★★☆☆☆ 专 家 解 答 有时可能需要在句子间使用一个或两个空格，使用Word 2003能够帮助用户确保单个文档内部以及多个文档间的句子间隔均保持一致。实现这一功能，可以通过设定语法和风格的规则来实现。1．执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。2．单击“拼写和语法”标签，打开如图 2.5 所示的“拼写和语法”选项卡。图 2.5 “拼写和语法”选项卡3．在“语法”选项区域中，单击“设置”按钮，打开如图 2.6 所示的“语法设置”对话框。图 2.6 “语法设置”对话框4．在“语法和风格选项”下拉列表框中，为所需的句子间空格数选中想要的选项。要想恢复所选语 法和写作风格的原始规则，请单击“全部重设”按钮。272.5 如何取消目录中的“~$ ＋文件名”文件问题描述 功能呢？专 家 解 答 难度指数 ： ★★☆☆☆ 打开 Word 文档的时候，就会在相应目录出现一个“~$ ＋文件名”文件，该如何取消这个其实，这是一个临时文件，关闭 Word文档后会自动删除，但是该临时文件是用于防止原文件在处理过程中出问题的，所以是不能删除的。并且，这是一个隐藏的文件。如果不想看见该文件，可以执行如下操作步骤：1．在其相应的目录下执行菜单栏中的“工具”→“文件夹选项”命令，打开“文件夹选项”对话框 中的“查看”选项卡。2．在“高级设置”列表框中，选中“不显示隐藏的文件和文件夹”单选按钮，如图 2.7 所示。图 2.7 “文件夹选项”对话框3．单击“确定”按钮即可将该文件隐藏。2.6 如何给指定的范围添加边框问题描述 专 家 解 答 在 Word 2003 中，如何给指定的某个范围添加边框呢？ 如果要给指定的某个范围添加边框，可以执行如下操作步骤：难度指数 ： ★★☆☆☆ 1．选中指定的段落范围，执行菜单栏中的“格式”→“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对 话框中的“边框”选项卡。2．在“设置”选项区域中选择“方框”选项，在“应用于”下拉列表中选择相应的选项。如果选择“段落”，则表明为指定的范围添加一个整体边框；如果选择“文字”，则表示为指定范围的每句话都添加 一个文字边框（本例选择“段落”），如图 2.8 所示。28 Word 篇之 文件的格式与版式图 2.8 “边框和底纹 ”对话框中的“边框”选项卡3．单击“确定”按钮，即可为所选的段落添加边框。2.7 如何在一个文档中同时出现“纵向”和“横向”版式问题描述 难度指数 ： ★★☆☆☆ 在一个文档中，通常设定页面版式为“纵向”或者“横向”，但有的时候需要它们同时出现在一个档中，该如何进行操作呢？专 家 解 答 要在一个档中同时出现“纵向”和“横向”版式，可以执行如下操作步骤：1．首先把光标移动到需要改变页面版式的位置前面。2．执行菜单栏中的“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡， 如图 2.9 所示。图 2.9 “页面设置”对话框中的“页边距 ”选项卡3．在“方向”选项区域中，将纸的方向设为不同于前面的设定，然后在“预览”选项区域中的“应 用于”下拉列表中，选择“插入点之后”。4．单击“确定”按钮即可。2.8 如何修改批注作者的名称问题描述 难度指数 ： ★★☆☆☆ 当用户将光标移动到插入批注的地方时，都会显示出批注的作者及插入批注的时间（如图2.10 所示）。请问，能否将插入批注的作者改成其他的名字呢？要在哪儿做修改呢？29专 家 解 答 图 2.10 显示批注信息在 Word 2003 中可以将批注的作者改成其他的名字（本例中假设要将 Fenny 改成 Coren），具体的操作步骤如下：1．执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。2．打开“用户信息”选项卡，在“用户信息”区域的“姓名”文本框中输入“Coren”，如图 2.11 所示。图 2.11 “选项”对话框中的“用户信息”选项卡3．单击“确定”按钮，以后插入的批注将会显示“Coren，⋯⋯”。注意 如果“用户信息”中的姓名为“Fenny”，则以后插入的“批注作者”都将是“Fenny”；若将它改成“Coren”，则以后插入的“批注作者”都将是“Coren”，依此类推。但是，以前所插入的“批注作者”是 无法追溯的，也就是只要是“Fenny”所插入的批注，作者将永远显示为 Fenny”，不会因为修改了“用户 信息”中的名字，而将“Fenny”改成“Coren”。提示 如果要将图 2.10 中的“[F*]（其中 * 代表 123⋯⋯）”改成“[李辉 *]”，则以在“用户信息”区域中的“缩写”文本框中输入“李辉”，而以后插入的批注将会显示为“[李辉 *]”。2.9 如何设置默认的页面布局问题描述 难度指数 ： ★★☆☆☆ 问题描述：在使用Word制作文档时一般都会有一个固定的页面，如果每次新建文档时都要重新设置的话那就比较麻烦了。可以在 Word 中保存对页面进行的设置吗？专 家 解 答 如果要设置默认的页面布局，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单中的“文件”→“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中设置页面的属性。30 Word 篇之 文件的格式与版式2．单击“页面设置”对话框左下角的“默认”按钮，打开如图 2.12 所示的对话框。如果希望保留页 面设置为 Word 的默认设置，只需要单击“确定”按钮即可。图 2.12 设置默认的页面设置2.10 如何在 Word 文本中添加注释问题描述 难度指数 ： ★★★☆☆ 想为 Word 中的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加上注释，但又不想让注释出现的文档中，怎样才能实现？专 家 解 答 一种：要在 Word中添加注释，而又不想让注释出现在文档中，可以采用以下 3种方法中的任意1．先选中需要注释的文本，执行菜单栏中的“插入”→“批注”命令，打开“批注”窗口，在其中 输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会被打印出来），当鼠标移至该文本时，注释 文字则显示在该文本的上方。2．将光标移至需要加注释的文本后面，执行菜单栏中的“插入”→“引用”→“脚注或尾注”命令， 打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，然后光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上 述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（该注释文本会显示在文档下 方，且能打印出来）。3．如果注释文本比较长，可以先将注释文本存放在一个独立的文件中（非 Word 格式也可以），然后 建立一个链接：选中要加注释的文本，执行菜单栏中的“插入”→“超级链接”命令，打开“插入超级链 接”对话框。在“要显示的文字”文本框中输入需要加注释的文本；选择输入前面建立的注释文本文件的 详细路径及名称，单击“确定”按钮即可将需要加注释的文本变成蓝色带下划线形式，单击该文本（在 Word 2003 中需要按住 Ctrl 键），则可直接打开注释文本所在的文件。2.11 如何更改 Word 新建文档的模板问题描述 专 家 解 答 难度指数 ： ★★★☆☆ 在 Word 2003 中新建一个文档后，如何更改该 Word 文档的模板呢？ 如果要更改新建文档的模板，可以执行如下操作步骤：311．在 Word 2003 中新建一个文档后，执行菜单栏中的“工具”→“模板和加载项”命令，打开“模 板和加载项”对话框中的“模板”选项卡，如图 2.13 所示。2．单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框中的“样式”选项卡。左侧列表框中所列举的就是 新建文档中的样式，如图 2.14 所示。图 2.13 “模板和加载项”对话框中的“模板”选项卡图 2.14 “管理器 ”对话框中的“样式”选项卡3．单击右侧列表框中下面的“关闭文件”按钮，随之再单击“打开文件”按钮，打开“打开”对话 框，并在列表框中选择所需的模板，如图 2.15 所示。4．单击“打开”按钮，返回到“管理器”对话框，在右侧的列表框中选择指定的样式后，单击“复 制”按钮，将它复制到左侧的列表框中，如图 2.16 所示。图 2.15 “打开”对话框图 2.16 复制所选样式5．将左侧列表框中没用的样式删除，最后单击“关闭”按钮，即可完成新建文档模板的更改。2.12 如何同时更换不同段落的属性问题描述 难度指数 ： ★★★☆☆ 在一个文档中，通常标题的格式与正文不同，正文与正文之间的格式也有一定的差异。如果要将相同格式的正文内容的同时属性改变，比如字体、段落、项目符号和编号，甚至文字方向等，除了 可以一段一段地改之外，能不能同时更改其属性呢？专 家 解 答 使用 Word 2003 可以方便地设置或更换不同段落的属性。具体的操作步骤如下：1．选中其中一段要更换段落属性的文字。2．执行菜单栏中的“格式”→“显示格式”命令，打开如图 2.17 所示的“显示格式”任务窗格。32 Word 篇之 文件的格式与版式3．将鼠标移动到“示例文字”处，单击右侧的倒三角按钮，在弹出的快捷菜单中执行“选定所有格 式类似的文本”命令（如图 2.18 所示），此时与这段文字相同格式的所有文本都被选中了，接下来就可以 根据需要更改设置了。图 2.17 “显示格式”任务窗格图 2.18 执行“选定所有格式类似的文本 ”命令2.13 如何清除超链接下的下划线问题描述 难度指数 ： ★★★☆☆ 在文档中插入超级链接之后，系统会自动在每个超级链接的下面显示一条下划线，这本来是为了让用户更好地区分超链接与普通文本而设置的，但是在打印文档的时候，这个额外的下划线就会影 响文档的打印效果了。是否可以在保持其超链接特征的前提下取消这条下划线呢？专 家 解 答 如果要在保持超链接特征的前提下取消这条下划线，可以执行如下操作步骤：1．选中超级链接，执行菜单栏中的“格式”→“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格。 在“请选择要应用的格式”下拉列表中选择“超链接”，然后单击“修改”按钮，如图 2.19 所示。图 2.19 修改超链接的样式332．打开如图2.20 所示的“修改样式”对话框。单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中执行“字体”命令。3．打开“字体”对话框。在“下划线线型”下拉列表中选择“无”，如图 2.21 所示。4．单击“确定”按钮关闭所有对话框，这样文档中超链接的下划线就消失了，但是超链接功能依然 存在。图 2.20 “修改样式”对话框 图 2.21 将“下划线线型 ”更改为“无”2.14 如何自定义批注框文本问题描述 专 家 解 答 难度指数 ： ★★★★☆ 在 Word 2003 中，批注框中的文本太小，如何自定义批注框中的文本呢？在 Word 2003的文档中注释的默认设置有些小，但可以很容易地改变字体和大小。可以使用的格式化命令来修改注释中的文本。具体的操作步骤如下：1．执行菜单栏中的“格式”→“样式与格式”命令，打开如图 2.22 所示的“样式和格式”任务窗格。图 2.22 “样式和格式”任务窗格34 Word 篇之 文件的格式与版式2．在“请选择要应用的格式”下拉列表中，如果“批注框文本”条目可见，则转入第 5 步；如该条 目不可见就继续下面的步骤。3．在“显示”下拉列表中选择“自定义”，打开如图 2.23 所示的“格式设置”对话框。图 2.23 “格式设置”对话框4．在“样式”选项区域的“可见样式”下拉列表中，选中“批注框文本”复选框，然后单击“确定” 按钮，返回到“样式和格式”任务窗格。5．在“请选择要应用的格式”下拉列表中，单击“批注框文本”右侧的倒三角按钮，在弹出的快捷 菜单中执行“修改”命令（如图 2.24 所示），打开如图 2.25 所示的“修改样式”对话框。图 2.24 快捷菜单 图 2.25 “修改样式”对话框6．选择所需的样式。如果想看到更多选项，单击“格式”按钮，然后再设置相应的属性。7．更改属性后，单击“确定”按钮即可。2.15 如何显示过宽的文档问题描述 难度指数 ： ★★★★☆ 在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧？专 家 解 答 在 Word 2003 中要显示过宽的文档，可以通过以下几种方式。35一、重新调整行的宽度显示过宽文档的最简单的方法就是重新调整行的宽度，使之适合文档窗口的大小。二、设置窗口内自动换行如果使用的是“普通”视图或“大纲”视图，则可以执行如下的操作步骤：1．执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框中的“视图”选项卡。2．在“大纲视图和普通视图选项”区域中，选中“窗口内自动换行”复选框即可，如图 2.26 所示。三、改变显示比例图 2.26 “选项”对话框中的“视图”选项卡可以通过改变显示比例的方式，使文字适于“普通”视图或“页 面”视图中的文档窗口。这时可以执行菜单栏中的“视图”→“显示 比例”命令，打开如图 2.27 所示的“显示比例”对话框，然后选中“页 宽”单选按钮即可。四、使用 Web 版式视图可以直接切换到“Web 版式”视图中，使文字自动换行。2.16 如何改变所有阿拉伯数字的颜色图 2.27 “显示比例”对话框问题描述 难度指数 ： ★★★★☆ 在一个文档中，想把里面的所有阿拉伯数字的颜色由默认的“黑色”全部改成“红色”，有什么好的方法吗？专 家 解 答 作步骤：要将文档中的所有“阿拉伯数字”的颜色由“黑色”全部改成“红色”，可以执行如下操1．执行菜单栏中的“编辑”→“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。2．打开“替换”选项卡，并单击“高级”按钮，打开高级选项。在“查找内容”文本框中输入“[0-9]”；在“搜索选项”区域中，选中“使用通配符”复选框，如图 2.28 所示。36 Word 篇之 文件的格式与版式图 2.28 “查找和替换 ”对话框中的“替换”选项卡3．将光标定位在“替换为”文本框中，单击“替换”区域中的“格式”命令，并在弹出的快捷菜单 中执行“字体”命令，打开“替换字体”对话框中的“字体”选项卡。4．在“所有文字”选项区域中的“字体颜色”下拉列表中，选择“红色”，如图 2.29 所示。5．单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，此时在“替换为”文本框的 下面将出现刚才设置的格式，如图 2.30 所示。图 2.29 “字体”对话框中的“字体”选项卡图 2.30 将替换字体颜色设置为“红色”6．单击“全部替换”按钮进行替换操作。提示 利用此方法，还可以改变所有英文字和所有中文字的颜色、字体等操作。2.17 纵向输入时，如何让数字“站”起来问题描述 难度指数 ： ★★★★☆ 在 Word 中进行纵向输入时，输入的阿拉伯数字都“睡觉”了（如图 2.31 所示），用什么方法能让它们“站立”呢？专 家 解 答 在纵向输入时要让数字“站”起来，可以执行如下操作步骤：1．选取要“站”起来的数字。2．执行菜单栏中的“格式”→“中文版式”→“纵横混排”命令，打开“纵横混排”对话框，如图372.32 所示。3．单击“确定”按钮，即可让所选的数字“站”起来了，如图 2.33 所示。4．若以后还要再利用，则选中转弯的数字（如 32），执行菜单栏中的“工具”→“自动更正选项”命 令，打开如图 2.34 所示的“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡。5．选中“键入时自动替换”复选框，然后在“替换”文本框中输入“32”；在“替换为”区域中，选 中“带格式文本”单选按钮。6．单击“添加”按钮。7．单击“确定”按钮。这样，以后再输入相对应的数字（如 32）时，只要按“空格键”或 Enter 键， 所输入的数字就会自动“站”起来。设置其他数字的作法与此相同，这里不再赘述。图 2.31 纵向输入文字时的数字显示图 2.32 “纵横混排”对话框图 2.33 调整数字的方向图 2.34 “自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡38第 3 章 表格编辑3.1 如何删除整个表格问题描述 难度指数：★☆☆☆☆在实际工作中，删除一行或一列比较简单，但有时即使选中整个表格也无法将它删除。不知有何办法将整个表格删除呢？专家解答当需要删除整个表格时，选中整个表格，然后不要按照常规使用 Delete 键来删除，这样只能够删除表格中的内容。要删除表格可以按组合键“Shift ＋ Delete”。使用该方法还可以删除整行或整列。3.2 如何用键盘选定表格中的项目问题描述 可以利用键盘上的快捷键快速选定表格中的项目吗？难度指数：★☆☆☆☆专家解答如果要用键盘上的快捷键快速选定表格中的项目，可以使用以下的方法：· Tab 键用于选定下一单元格的内容。· “Shift ＋ Tab”组合键用于选定上一单元格的内容。· 按住 Shift 键并重复按某方向键用于将所选内容扩展到相邻单元格。· 单击列的第一个或最后一个单元格，按住 Shift 键并重复按上下方向键可选定整列。· 按“Ctrl ＋ Shift ＋ F8”组合键，然后通过方向键扩展所选内容（或块），按 Esc 键取消选定模式。· 按“Shift ＋ F8”组合键可缩小所选内容。· 组合键“Alt ＋数字键盘上的 5”可选定整张表格（Num Lock 键需要处于关闭状态）。3.3 如何快速将表格一分为二问题描述 编辑表格时，有什么方法可以快速将它一分为二呢？难度指数：★☆☆☆☆专家解答编辑表格时，若需要将一个表格拆分为两个表格，可以使用以下方法：将光标定位到分开后为第二个表格的首行上，然后按下“Ctrl ＋ Shift ＋ Enter”组合键，这样 Word会在表格的中间自动插入一空行，从而将表格一分为二。3.4 如何让文字在单元格中竖排问题描述 专家解答难度指数：★★☆☆☆ 在进行表格操作时，为了使表格更加美观，需要将表格中的文字竖排。该如何操作呢？ 要使文字在单元格中竖排，可以通过设置表格单元格的属性来完成。具体操作步骤如下：1．选中表格单元格中的文字。2．执行菜单栏中的“格式”→“文字方向”命令，打开如图 3.1 所示的“文字方向 - 表格单元格”对话框。3．在“方向”选项区域中选择竖排的文字方向后，单击“确定” 按钮即可。图3.1 设置表格中的文字方向3.5 如何让表格的表头在下一页中自动出现问题描述 难度指数：★★☆☆☆当文档中的表格跨页显示时，如何使表格的标题自动出现在下一页呢（如图 3.2 所示）？图3.2 自动重复标题行专家解答 在 Word 中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就希望在下一页中重新出现表格的表头。其实，只要选中表格的表头，执 行菜单栏中的“表格”→“标题行重复”命令（如图 3.3 所示），就可以 实现表格跨页时表头自动出现了。3.6 如何将表格中的 X2 的 2 变为上标图 3.3 执行“标题行重复”命令问题描述 难度指数：★★☆☆☆怎样才能将表格中的 X2 中的 2 变为上标呢？如果在表格之外，可以通过选定 X2 中的 2，然后执行菜单栏中“格式”→“字体”命令，在打开的“字体”对话框中直接选中“上标”复选框即可。 但是在表格中这个方法是行不通的，该怎么办呢？专家解答 要将表格中的 X2 的 2 变为上标，可以通过以下两种方法实现。一、快捷键使用以下快捷键可以快速将表格中的 X2 的 2 变成上标或下标：· 上标：快捷键“Ctrl ＋ Shit ＋等号（或加号）”。· 下标：快捷键“Ctrl ＋等号（或加号）”。40 Word 篇之 表格编辑二、自定义工具栏通过自定义工具栏的方式，将上标和下标按钮拖放到“格式”（或其他）工具栏上。1．执行菜单栏中的“工具”→“自定义”命令，打开“自定义”对话框。2．打开“命令”选项卡，在“类别”下拉列表中选择“格式”，在“命令”下拉列表中选择“上标”（或“下标”），按住鼠标左键，将它拖放到“格式”工具栏上，如图 3.4 所示。图 3.4 往“格式”工具栏添加“上标”（或“下标”）命令3.7 如何在 Word 表格中快速复制公式问题描述 难度指数：★★☆☆☆在 Excel 中通过“填充柄”或“粘贴公式”可快速复制公式，而在 Word 中却没有此项功能。有什么方法可以快速复制公式呢？专家解答 使用 Word 2003 编制表格时，可以通过以下两种方法进行公式的快速复制。1．编制表格时，单击“常用”工具栏中的“插入 Microsoft Excel 工作表”按钮 ，将 Excel 表 格嵌入 Word 当中，这样表格就可利用“填充柄”和“粘贴公式”进行公式复制，计算非常方便。2．对某单元格进行公式计算后，不要进行任何操作，立即进入需要复制公式的单元格按 F4 键即可。3.8 如何去除表格后面的那张空白页问题描述 难度指数：★★★☆☆在 Word 中，如果一个文档的最后一页是表格，并且这个表格占满了一整页，就会在后面产生一个空白页。虽然该页只含有一个段落标记，但是没有办法删除。在打印时，该页照样会使打印机 走一页纸，因而造成不必要的浪费。有没有什么办法可以去除这张空白页呢？专家解答 解决这个问题的办法其实很简单，只要将光标置于最后一段，然后执行菜单栏中的“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡。在“间距”选项区域中，将行 间距设置为“固定值”、“1 磅”即可，如图 3.5 所示。41图3.5 设置行间距3.9 如何实现文字和表格的互换问题描述 专家解答 难度指数：★★★☆☆ 在 Word 的编辑状态下，如何将文字转换为表格或者将表格转换为文字呢？ 如果在输入文字或数据时，每个项目之间有规则地用符号（如逗号、制表符或空格键）分隔开的话，就可以把这些文字或数据转换成表格来显示了，其具体操作步骤如下：1．用鼠标选定录入的文字或数据，然后执行菜单栏中的“表格”→“转换”→“文字转换成表格” 命令，打开如图 3.6 所示的“将文字转换成表格”对话框。2．将表的行、列数和表格格式根据需要适当调整后，单击“确定”按钮就能使所选的文字转换成一 个表格。如果想把有数据的表格转换成文字方式来显示的话，可以执行如下操作步骤：1．将光标定位在表格的任一位置之后（注意不要用鼠标选定区域）。2．执行菜单栏中的“表格”→“转换”→“表格转换成文字”命令，打开如图 3.7 所示的“表格转 换成文本”对话框。3．在“文字分隔符”选项区域中选择适当的分隔符方式（本例为“制表符”），单击“确定”按钮， 即可将表格按照“制表符”的位置进行有序的排列。图 3.6 “将文字转换成表格”对话框 图 3.7 “表格转换成文本”对话框42 Word 篇之 表格编辑3.10 如何固定表格的宽和高问题描述 难度指数：★★★☆☆要将中间为表格的“员工登记表”发给员工填写，如果员工在某一单元格中填入的文字太多，表格的宽或高就会自动改变。如何避免这种情况呢？专家解答 要固定表格的宽和高，可以执行如下操作步骤：1．选取整个表格，单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“表格属性”命令，打开“表格属 性”对话框。2．打开“表格”选项卡，在“尺寸”选项区域中，选中“指定宽度”复选框，然后在右侧的文本框 中输入适当的宽度，如图 3.8 所示。3．打开“行”选项卡，在“尺寸”选项区域中，选中“指定行高”复选框，然后在右侧的文本框中 输入适当的高度；在“行高值是”下拉列表中选择“固定值”，如图 3.9 所示。4．单击“确定”按钮完成设置。图3.8 设定表格的宽度图3.9 设定行的高度提示固定行高后，如果在该行中输入的文字很多，那么就会有一部分文字被遮盖无法显示出来，这时， 只要取消“指定高度”复选框的选中状态，Word 就会自动调整表格的宽度，并使该行的文字自动换行。3.11 如何制作有对角线的单元格问题描述 难度指数：★★★☆☆如果一个表格有两个项目（即姓名和科目），那么在制作时如何将它们用对角线分开显示呢（如图 3.10 所示）？专家解答 在 Word 2003 中，制作有对角线的单元格的方法很多，下面就列举一些比较常用的方法。一、利用“表格和边框”工具栏图3.10 具有对角线的单元格如果要利用“表格和边框”工具栏制作有对角线的单元格，可以执行如下操作步骤：431．在 A1 单元格中输入“科目”字样，按 Enter 键，然后再输入“姓名”，如图 3.11 所示。2．将光标放置在“科目”那一行，单击“格式”工具栏上的“右对齐”按钮 ，使之右对齐，如 图 3.12 所示。图 3.11 输入项目 图 3.12 “科目”右对齐3．将光标放置在 A1 单元格中，单击“表格和边框”工具栏上的“斜下框线”按钮（如图 3.13 所示） 即可。图 3.13 单击“斜下框线”按钮提示也可以利用“表格和边框”工具栏上的“绘制表格”命令绘制对角线，如图 3.14 所示。图3.14 手绘对角线二、利用“绘制斜线表头”命令如果要利用“绘制斜线表头”命令制作有对角线的单元格，可 以执行如下操作步骤：1．将光标放置在 A1 单元格中，执行菜单栏中的“表格”→“绘 制斜线表头”命令，打开如图 3.15 所示的“插入斜线表头”对话框。2．在“表头样式”下拉列表中选择“样式一”；在“行标题”和“列标题”中分别输入“科目”和“姓名”，最后单击“确定”按钮。3.12 如何修改公式图 3.15 “插入斜线表头”对话框问题描述 难度指数：★★★☆☆表格中的 B6 单元格中的数据是由公式求得的（如图 3.16 所示），如果要修改这个公式，应该怎么操作呢？专家解答 要修改单元格中的公式，可以执行如下操作步骤：1．将光标放在要修改公式的单元格内（本例为 B6）。2．单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中执行“切换域代码”命 令或按组合键“Alt ＋ F9”，将 B6 单元格变成“域代码”，如图 3.17 所示。图3.16 表格数据44 Word 篇之 表格编辑图3.17 切换到域代码 图3.18 修改域代码3．直接将域代码修改即可，如图 3.18 所示。4．再按组合键“Alt ＋ F9”，即可得到答案。提示1．“SUM(LEFT)”代表要将“左边”的数字进行求和；“SUM(RIGHT)”代表要将“右边”的数字进行 求和；“SUM(ABOVE)”代表要将“上方”的数字进行求和。2．也可以在要修改公式的单元格（本例为 B6）上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“编辑 域”命令（如图 3.19 所示），然后在“域”对话框（如图 3.20 所示）中单击“公式”按钮，在“公式” 对话框（如图 3.21 所示）中直接进行修改。图 3.19 执行“编辑域”命令 图 3.20 “域”对话框图 3.21 “公式”对话框3.13 如何为 Word 添加“自动求和”按钮问题描述 专家解答 难度指数：★★★★☆ 在 Word 中可以添加“自动求和”按钮吗？如果可以，该如何操作呢？ 在 Word 中是可以添加“自动求和”按钮的。假如要在 Word 的“常用”工具栏中添加“自动求和”按钮，可以执行如下操作步骤：1．执行菜单栏中的“工具”→“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在“类别”下拉列 表中，选择“表格”选项；在“命令”下拉列表中，找到 并选中“自动求和”选项，如图 3.22 所示。2．按住鼠标左键，将“自动求和”选项拖放到“常用” 工具栏中的适当位置，则“自动求和”按钮出现在“常用” 工具栏中。图 3.22 “自定义”对话框中的“命令”选项卡453．如果“常用”工具栏已过于拥挤，可以单击“常用”工具栏中的某个按钮，然后用左键将它拖离 工具栏，当鼠标指针旁出现一个“×”时，释放鼠标左键，则可从“常用”工具栏中将该按钮删除。最 后单击“关闭”按钮。提示“自动求和”按钮仅对 Word 文档中的表格有效。当把插入点移到要计算合计数的 Word 表格的单元格 中后，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，则 Word 将计算并显示插入点所在的单元格上方或左 方单元格中数值的总和。3.14 如何让某单元格内容等于另一单元格的内容问题描述 难度指数：★★★★☆在一个 Word 表格中，如果希望在第一个单元格输入内容后，第二个单元格的内容会自动等于第一个单元格的内容（比如使 B1 等于 A1，如图 3.23 所示），那应该怎么做呢？专家解答 图 3.23 Word 表格使某个单元格的内容等于另一单元格的内容，有以下两种方法。一、利用“公式”1．在 A1 单元格中输入任意内容（比如 666）。2．将鼠标放置在 B1 单元格中，执行菜单栏中的“表格”→“公式”命 令，打开如图 3.24 所示的“公式”对话框。3．在“公式”文本框中输入“=SUM(LEFT)”公式。提示也可以输入“=A1”公式。4．单击“确定”按钮，即可在 B1 单元格中得到 A1 单元格的内容了。二、利用“域”1．在 A1 单元格中输入任意内容（比如 666）。2．将鼠标放置在 B1 单元格中，执行菜单栏中的“插 入”→“域”命令，打开如图 3.25 所示的“域”对话框。3．在“请选择域”选项区域的“类别”下拉列表中， 选择“等式和公式”，在“域名”列表中选择“=(Formula)”。4．单击“公式”按钮，打开“公式”对话框。输入“=SUM(LEFT)”或“=A1”公式。最后单击“确定”按钮即图 3.24 “公式”对话框可。 图 3.25 “域”对话框46 Word 篇之 表格编辑3.15 在表格中如何进行平均值的计算问题描述 专家解答 难度指数：★★★★☆ 在 Word 表格中，除了可以对行和列进行数字求和计算外，还可以对平均值进行计算吗？ 在 Word 表格中，除了可以对行和列进行数字求和计算外，还可以进行其他一些较复杂的计算，如求平均值、四则运算等。下面举例进行说明，如图 3.26 所示。图3.26 某公司的产品销售表若要计算每个月平均产品销售收入，可执行如下操作步骤：1．选定要放置计算结果的单元格（此处为 B5）0。2．执行菜单栏中的“表格”→“公式”命令，打开“公式”对话框。3．在“公式”文本框中输入公式，本例子输入“=AVERAGE(B2:B4)”， 求单元格 B2:B4 的平均值，如图 3.27 所示。或者单击“粘贴函数”下拉列表，从中选择所需要的函数。Word 为表 格计算功能提供了许多计算函数，它们与 Excel 的计算函数基本一致，用户 可根据需要从中加以选择。此时“公式”文本框中将显示出该函数名，用户 应在单括号内指定公式计算引用的单元格。图3.27 输入公式4．从“数字格式”下拉列表中选择或输入合适的数字格式，本例子选择“0.00”，即表示按正常方 式显