文字录入技巧

word使用技巧 9第 1 章 Word 篇 1.1 文字录入技巧 9 1.1.1 叠字轻松输入在汉字中经常遇到重叠字 9 1.1.2 快速输入省略客更难 9 1.1.3 快速输入汉语拼音 9 1.1.4 快速复制文字 9 1.1.5 巧妙输入特殊符号在录入文件时常碰到一些特殊的符号， 10 1.1.6 快速设置上下标 10 1.1.8 快速输入直引号 10 1.1.9 快速删除单词或句子 11 1.1.10 快速修改格式 11 1.1.11 快速输入数学公式 11 1.1.12 分式巧输入 11 1.1 文字录入技巧 (2) 12 1.1.13 如何制作水印 12 1.1.14 “欧元”符号快速插入 12 1.1.15 快速输入当前日期 13 1.1.16 文件中快速调整字体大小 13 1.1.17 漂亮符号轻松输入 13 1.1.18 巧输频繁词 13 1.1.19 巧用公式编辑器作成三行合一 14 1.1.20 用鼠标实现即点即输 14 1.1.21 输入法自动切换 14 1.1.23 MS-DOS 内容巧输入 14 1.1.24 在 Word 中巧制印章 15 1.2 编辑排版技巧(1) 15 1.2.1 页面设置快速进行调整 15 1.2.2 Word 中巧选文本内容 15 1.2.3 Word 中合并文件 16 1.2.4 快速定位光标 16 1.2.5 字号快速调整 17 1.2.6 快速对齐段落 17 1.2.7 移动光标快速定位 17 1.2.8 快速调整 Word 行间距 17 1.2.9 轻松统计 Word 文件中字数 17 1.2 编辑排版技巧 (2) 18 1.2.10 轻松选取文件列 18 1.2.11 巧去网址超链接线 18 1.2.12 英文单词换行排 18 1.2.13 不同页面的设置 19 1.2.14 修改自动加标注 19 1.2.16 怎样调出多重剪贴板 19 1.2.17 如何调整下划线和文字的距离 20 1.2.18 快速去除回车、分页等特殊设置 20 1.2.19 轻松调用数据库文件中数据 20 1.2 编辑排版技巧 (3) 21 1.2.20 精确进行文本移动 21 1.2.22 编号自动生成 21 1.2.23 如何自动生成目录 21 1.2.24 轻松去掉页眉的横线 22 1.2.25 快速设置段落缩进 22 1.2.26 快速设置左缩进和首行缩进 22 1.2.27 快速复制 Word 字体、段落格式 22 1.2.28 精确对齐轻松做 22 1.2.29 让鼠标助你快速复制 23 1.2.30 一次完成中英文两类字体设置 23 1.2.31 让标题不再排 23 1.2 编辑排版技巧 (4) 24 1.2.33 快速添加联合文件头 24 1.2.34 巧改文本框的形状 25 1.2.35 页码任意位置插入 25 1.2.36 如何给文件添加行号 25 1.2.37 如何设置不同的奇 / 偶页页眉及页脚 26 1.2.38 巧为拼音设置不同颜色及字体 26 1.2.39 取消已插入的页码 26 1.2.40 为分栏创建页码 27 1.2.41 为部分文件创建不同页眉或页脚 27 1.3 #格#处理技巧 (1) 28 1.3.1 文字巧妙转换成表格 28 1.3.2 用“ + ”、“ - ”号巧制表格表格 28 1.3.3 轻松微调行列宽度 28 1.3.4 表格行列宽度调整技巧表格 28 1.3.5 如何让文字自动适合单元格 29 1.3.6 快速缩放表格 29 1.3.7 表格的整体 29 1.3.8 表格重复标题一次设定 29 1.3.9 表格、文字排版技巧 30 1.3.10 表格中文字排版技巧 30 1.3.11 巧制斜线表格 30 1.3 表格处理技巧 (2) 30 1.3.12 快速拆分表格 30 1.3.13 快速合并多行（或多列）线条 31 1.3.14 快速设置表格排版方式 31 1.3.15 快速变换表格虚实线条 31 1.3.16 表格内数据按小数点对齐 31 1.3.17 表格跨页，表头自动跟随 31 1.3.18 在表格中快速进行计算 32 1.3.19 表格中的删除小技巧 32 1.3.20 快速删除表格中指定的行或列 32 1.3.22 一次插入多行或多列 33 1.3.23 防止表格跨页断行 33 1.3.12 快速拆分表格 33 1.3.14 快速设置表格排版方式 33 1.3.15 快速变换表格虚实线条 34 1.3.16 表格内数据按小数点对齐 34 1.3.17 表格跨页，表头自动跟随 34 1.3.18 在表格中快速进行计算 34 1.3.19 表格中的删除小技巧 35 1.3.20 快速删除表格中指定的行或列 35 1.3.21 Word 表格自动排“序号” 35 1.3.22 一次插入多行或多列 35 1.3.23 防止表格跨页断行 36 1.3 表格处理技巧 (3) 36 1.3.24 表格中数据快速排序 36 1.3.25 巧用表格制作罗列式结构图 36 1.3.26 如何让表格左右两边绕排文字 36 1.3.27 利用表格分栏、竖排文字当 37 1.3.28 巧用分隔法让一栏同存两表格 37 1.3.29 表格文本缩进 37 1.3.30 如何实现表格的垂直分割 37 1.3.31 巧做设置，避免表格断裂 37 1.3.32 巧用表格实现特殊格式 38 1.3.33 快速在铅笔和擦除 38 1.3.34 快速设置统一图形格式 38 1.4 图形编辑技巧 38 1.4.1 快速在图片上插入文字 38 1.4.2 巧取 Word 文件中的图片 38 1.4.3 将 Word 文件转换为图形文件 39 1.4.4 Shift 键让绘图更 39 1.4.5 文件中图片为何无法显示 39 1.4.6 在 Word 中转换图像格式 39 1.4.7 用图像替换文字 40 1.4.8 在 Word 中画图 40 1.4.9 让图形位置随文字移动 40 1.4.10 快速插入图片表格 41 1.4.11 如何将文字转化为图形 41 1.4.12 快速调用图章 41 1.4.13 图片插入（粘贴）技巧 41 1.4.14 快速实现图片裁剪 42 1.4.15 快速将图片恢复原状 42 1.4.16 如何快速复制图形 42 1.4.17 巧改图片形状 42 1.4.18 巧绘折线 42 1.5 自定义操作技巧 43 1.5.1 快速调整 43 1.5.2 如何设置 43 1.5.3 快速克隆 44 1.5.4 调整最近使用文件列表数目 44 1.5.5 将样式传给其他文件 44 1.5.6 关闭语法错误标记 44 1.5.7 显示过宽文件 45 1.5.8 让 Word 文件动起来 45 1.5.9 让 Word 自动断字 45 1.5.10 美化工具栏 46 1.5.11 添加和删除“工作”菜单 46 1.5.12 取消 Office 助手自动响应 46 1.5.13 在 Word 2002 中创建自动图文集 47 1.5.14 自定义扩展名 47 1.5.15 定制用户路径和工作组模板路径 47 1.5.16 快速恢复 Word 的工作环境 48 1.5.17 设置任务栏快捷键 48 1.5.18 巧改 Word 度量单位 48 1.5.19 找回丢失的菜单 48 1.5.20 保存工具栏个人风格 49 1.5.21 打造个性菜单栏和工具栏 49 1.5.22 拼写检查的修改 49 1.6 打印及其他使用技巧 (1) 49 1.6.1 快速打印 Office 文件 49 1.6.2 使 Word 打印更清晰 50 1.6.3 轻松进行缩放打印 50 1.6.4 在 Word 中进行多版打印 50 1.6.5 轻松实现文件异地打印 50 1.6.6 轻松进行选择打印 51 1.6.7 任意调整打印 Word 文件 51 1.6.8 如何实现双面打印 51 1.6.9 即时取消后台打印 52 1.6.10 自动按纸张大小调整打印 52 1.6.11 减少多余页 52 1.6.12 消除 Word 打印文件时的空白页 52 1.6 打印及其他使用技巧 (2) 53 1.6.13 页面版式精确打印 53 1.6.14 巧妙隐藏不需打印的部分文本 53 1.6.15 打印隐藏的文字 53 1.6.16 让 Word 当翻译 53 1.6.17 Word 中直接启动 Outlook 54 1.6.18 Word 启动技巧 54 1.6.19 Word 巧制 web 网页 54 1.6.20 Word 中自动滚动翻页 54 1.6.21 选择 IE 方式的文件前进（后退） 55 1.6.22 简体与繁体中文快速转化 55 1.6.23 如何加快文件操作 55 1.6.24 保存文件对话框中的快捷键 56 1.6.25 恢复字体所见即所得功能 56 1.6.26 给文件嵌入字体 56 1.6 打印及其他使用技巧 (3) 57 1.6.27 快速启动屏幕程序 57 1.6.28 给 Word 文件减肥 57 1.6.29 让 Word 2000 与 Word XP 共存 58 1.6.30 Word 中批量转换文件 58 1.6.31 让 Office XP 支持 Acrobat 5 58 1.6.32 巧用“插入文件”功能合并多个文件 59 1.6.33 巧用“版本”功能保存修改信息 59 1.6.34 同文件双窗口浏览 59 1.6 打印及其他使用技巧 (4) 60 1.6.35 通配符的使用技巧 60 1.6.36 多个文件一次关闭 61 1.6.37 一次性保存多个文件 61 1.6.38 为多个相关文件建立超级连接 61 1.6.39 巧设置隐藏书签 61 1.6.40 快速翻页 62 1.6.41 打开文件也有技巧 62 1.6.42 更改 Word 邮件发送默认软件 62 1.6.43 妙用剪贴板进行替换 62 1.6.44 快速打开 Word 格式文件 63 1.6.45 用 Word 打开 WPS 格式的文件 63 1.6.46 快速获取帮助信息 63 1.6.47 五秒钟输入 3 万个汉字 63 1.6.48 窗口元素使用技巧 64 1.6 打印及其他使用技巧 (5) 64 1.6.49 Word 快捷键列表巧妙查 64 1.6.50 快速预览文件内容 64 1.6.51 快速缩放 Word 文件 65 1.6.52 巧在 Word 中调用外部程序 65 1.6.53 避免文字被错误超链接 65 1.6.54 隐藏空白增大视野 65 1.6.55 利用 Word 创建 PowerPoint 演示文稿 65 1.6.56 巧妙设置，消除一些眼疲劳 66 1.6.57 快速引入其他文件对象 66 1.6.58 Word 中直接调用数据库 66 1.6.59 用语音控制宏 66 1.6.60 巧用 Microsoft Office 工具恢复响应 66 1.6.61 解决字体带来的烦恼 67 1.6.62 如何让总页数计数“自动化” 67 1.6.63 如何修复已损坏的 Word 文件 67 1.6.64 功能超强的查找与替换 67 1.6.65 巧用通配符来快速查找与替换 68 1.6.66 快速实现 Word 文件内容查找 68 1.6 打印及其他使用技巧 (6) 68 1.6.67 如何设置指定的文件页码起始值 68 1.6.68 制作专用 Word 69 1.6.69 更改默认保存目录 69 1.6.70 给 Word 文件加密 69 1.6.71 轻松防止宏病毒 69 1.6.72 如何清除记录 70 1.6.73 调整自动保存时间间隔 70 1.6.74 如何保护好自己的文件 70 1.6.75 直接建立新文件夹保存文件 71 1.6.76 巧妙隐藏文件内容 71 1.6 打印及其他使用技巧 (7) 71 第 2 章 Excel 篇 73 2.1 输入编辑技巧 (1) 73 2.1.1 从 Word 表格文本中引入数据 73 2.1.2 快速实现整块数据的移动 73 2.1.3 固定数据输入时的焦点 73 2.1.4 实现以“ 0 ”开头的数字输入 73 2.1.5 将整列数据转换为矩阵形式 74 2.1.6 利用命令按钮快速实现合并 74 2.1.7 让单元格数据斜向排版 74 2.1.8 自动检测输入数据的合法性 74 2.1.9 通过剪贴板为单元格添加数据 75 2.1.10 直接公式输入法 75 2.1.11 让文本输入自动适应单元格长度 75 2.1 输入编辑技巧 (2) 75 2.1.12 利用“填充柄”快速输入相同数据 76 2.1.13 利用组合键在单元格中快速定位 76 2.1.14 在信息输入前就给予提示 76 2.1.15 正确显示百分数 76 2.1.16 巧做设置，使公式更加明了 76 2.1.17 在连续单元格中自动输入等比数据序列 77 2.1.18 选择大范围的单元格区域 77 2.1.19 为修改后的工作表添加批注 77 2.1.20 隐藏行或列的其他方法 77 2.1.21 恢复被隐藏的行或列的快捷方式 78 2.1.22 在常规格式下输入分数 78 2.1.23 在单元格中自动输入时间和日期 78 2.1.24 移动单元格中公式计算的结果 79 2.1.25 以图片格式插入 Word 中的文本内容 79 2.1.26 求和函数的快捷输入法 79 2.1.27 快速创建任意大小的连续数据矩阵 79 2.1.28 组合键方式为单元格文字添加双下划线 80 2.1.29 为单元格文字添加汉语拼音 80 2.1.30 快速选中所有数据类型 80 2.1 输入编辑技巧 (3) 80 2.1.31 利用“记录单”为行或列添加数据 80 2.1.32 不输入公式直接查看结果 81 2.1.33 批量为单元格数据添加单位 81 2.1.34 启用记忆功能输入单元格数据 81 2.1.35 利用“选择性粘贴”命令将文本格式转化为数值 81 2.1.36 去除单元格中的“ 0 ” 82 2.1.37 在数据录入时自动切换输入法 82 2.1.38 消除运算结果的系统误差 82 2.1.39 为数据输入设置下拉选择列表 83 2.1.40 自动填充等差序列 83 2.1.41 为不相连的单元格快速输入相同信息 83 2.1.42 在多个工作表中同时输入相同数据 83 2.2 函数应用技巧 84 2.2.1 如何在公式中引用其他工作表单元格数据 84 2.2.2 同时对多个单元格执行相同运算 84 2.2.3 利用单步执行检查公式错误 84 2.2.4 快捷输入函数参数系统 84 2.2.5 函数中快速引用单元格 85 2.2.6 组合键隐藏单元格中的公式 85 2.2.7 快速找到所需要的函数 85 2.2.8 利用“数据透视表”对工作表中数据进行统计 85 2.2.9 开启函数输入时的参数提示 86 2.2.10 矩阵型数据区域求和的快速实现 86 2.3 图表设置操作技巧 86 2.3.1 将单元格中的文本链接到图表文本框 86 2.3.2 重新设置系统默认的图表 87 2.3.3 准确选择图表中元素的技巧 87 2.3.4 利用组合键直接在工作表中插入图表 87 2.3.5 为图表设立次坐标轴 87 2.3.6 为图表添加文字说明 88 2.3.7 让图表也能绘制隐藏单元格中的数据 88 2.3.8 为图表之间建立关联 88 2.3.9 在图表中增加数据表 88 2.3.10 在 Excel 绘制斜线表头的方法 89 2.3.11 直接为图表增加新的数据系列 89 2.3.12 更快捷的绘图方法 89 2.3.13 创建个性化的三维立体图表 89 2.3.14 将工作表型图表转换成对象型图表 90 2.4 自定义设置技巧 (1) 90 2.4.1 快速为工作表重命名 90 2.4.2 自定义自动排序类型 90 2.4.3 多窗口方式浏览工作表 90 2.4.4 给单元格重新命名 91 2.4.5 快速切换工作簿 91 2.4.6 使用大图标来显示工具栏按钮 91 2.4.7 在工具按钮之间设置分隔线 91 2.4.8 巧妙实现依据三个以上关键字 92 2.4.9 自定义数据类型隐藏单元格值 92 2.4 自定义设置技巧 (2) 92 2.4.10 完整显示工具栏按钮 92 2.4.11 让工具按钮直接显示文字提示 92 2.4.12 隐藏工作表中的网格 93 2.4.13 依据单元格数据调整列宽 93 2.4.14 将 Excel 文档插入 IE 页面中 93 2.4.15 快速设置单元格边框 93 2.4.16 自定义工具栏工具按钮或菜单栏的显示图标 93 2.4.17 将意外情况造成的数据丢失减少到最低 94 2.4.18 将单元格内容以图片格式插入 Word 文档 94 2.4.19 让单元格数据变得更醒目 94 2.4.20 自由设置工具栏中下拉列表的宽度 95 2.4.21 菜单一次性完整展开 95 2.4.22 自定义单元格的移动方向 95 2.4.23 更改工作表个数 95 2.4 自定义设置技巧 (3) 95 2.4.24 更改系统 95 2.4.25 让文件随系统的启动自动打开 96 2.4.26 放大显示工作表 96 2.4.27 同时打开相关联的所有工作簿 96 2.4.28 保护 Excel 文件 96 2.4.29 从工作表中获取样式 97 2.4.30 浏览数据内容时让标题始终可见 97 2.4.31 更改系统的菜单弹出方式 97 2.4.32 复制单元格的格式设置 97 2.4.33 自动为数据修改建立备份 98 2.4.34 显示字体的效果示范 98 2.4.35 随时随地应用你的个性化设置 98 2.5 打印技巧 99 2.5.1 实现多个工作表 99 2.5.2 打印工作表中的部分数据 99 2.5.3 如何避免错误提示信息 99 2.5.4 在每页中都打印出表头 99 2.5.5 完整打印出超过页面宽度的数据表 100 2.5.6 请问如何隐藏单元格值而只打印公式 100 2.5.7 按连续页码打印多个工作表文件 100 2.5.8 打印工作表的图表 100 2.5.9 在已经设置好表格的纸张上打印部分数据 100 第 1 章 Word 篇 1.1 文字录入技巧 1.1.1 叠字轻松输入在汉字中经常遇到重叠字 比如“爸爸”、“妈妈”“欢欢喜喜”等，在 Word 中输入时除了利用输入法自带的功能快速输入外，还有没有其他办法轻松进行输入呢？ 答：在 Word 中提供了一个这样的功能，只需通过组合键“ Alt+Enter ”便可轻松输入，如在输入“爸”字后，按组合键“ Alt+Enter ”，便可再输入一个“爸”字。 1.1.2 快速输入省略客更难 在 Word 中输入省略号时经常采用选择“插入 → 符号”选项的方法，请问有没有办法进行快速输入呢？ 答：有办法，只需在要输入省略号时按下“ Ctrl+ Alt+. ”组合键便可快速得到。并且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入。 1.1.3 快速输入汉语拼音 在制作语文试卷或书写文字拼音时，常需输入汉语拼音，而若采用选择“插入 → 符号”选项的方法进行输入，操作繁琐，请问有没有更方便的方法进行录入？ 答：在输入较多的汉语拼音时，可采用另外一种更简捷的方法：先选中要添加注音的汉字，2 再选择“格式 → 中文版式 → 拼音指南”选项，在“拼音指南”对话框中单击“组合”按钮，如图 1-1 所示，则将拼音 1 文字复制粘贴到正文中，同时还可删除不需要的基准文字。图 1-1 “拼音指南”对话框 1.1.4 快速复制文字 在 Word 中录入文字时常会碰到重复输入的文字，请问除了采用“ Ctrl+C ”及“ Ctrl+V ”组合键进行复制与粘贴外，还有没有其他方法进行快速复制？ 答：通常大家采用上面所说的方法来进行操作，其实也可利用“ Ctrl+ 鼠标左键”进行快速复制，具体的操作方法为：先选中要复制的文字或图形，再按下“ Ctrl ”键，并把指针移到所选中的文字上，然后按下鼠标左键不松开，再移动鼠标把这些选中的文字拖到要粘贴的位置即可。 1.1.5 巧妙输入特殊符号在录入文件时常碰到一些特殊的符号， 像笑脸“  ”，请问除了利用选择“插入 → 符号”选项外，还有没有其他更快捷的方法？ 答：其实这可利用 Word 的“自动更正”功能快速完成输入。选择“工具 → 自动更正”选项，然后选择“自动更正”选项卡下的“自动使用拼写检查功能提供的建议”复选框，同时还要选中“键入时自动替换”下的“带格式文本”单选按钮。此时再输入“ :) ”（不要输入双引3 号）试试看，是不是得到了“  ”。以下附另外几个常见的符号：表情：“ :( ”就是一张生气的脸，“ :| ”就是一张严肃的脸。箭头：输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头；输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头；输入一个大于号再输入一个等号再输入一个小于号，就变成了双向箭头。加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上的连字符（ - ），按回车键，就出现一条横线。加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以上的波浪号（ ~ ），按回车键，就出现一条波浪线。加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的井号（ # ），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。 1.1.6 快速设置上下标 上、下标在 Word 文件中经常需要用到，比如数学公式 y=x 2 ，而如果通过选择“字体 → 效果”选项中进行操作，则很麻烦，请问有没有更快捷的方法呢？答：要输入上、下标，有两种更快捷的方法：方法一；使用格式刷：在文件中选择已输入好的上标或下标，然后单击“格式刷”图标，光标变成了一个刷子的形状，在需要设置的地方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标。方法二，利用键盘快捷键：选中需要设置上下标的文字，然后使用“ Ctrl+Shift++ ”组合键就可将文字设为上标，使用“ Ctrl++ ”组合键就将文字设为下标，同时再按一下它们还可恢复到正常输入。 1.1.7 快速插入脚注和尾注 有没有方法在 Word 文件中快速插入脚注以及尾注？ 答：首先把光标移至文件中需插入脚注或尾注的位置，然后按下“ Ctrl+Alt+F ”组合键便可快速插入脚注，而按下“ Ctrl+Alt+E ”组合键则可快速插入尾注。 1.1.8 快速输入直引号 当在录入文件时输入像“ 3'54" ”的数字时，中间的直引号输入时总会感觉有些麻烦，请问有没有办法快速进行输入？ 答：确实是这样，在 Word 中系统会自动把这两个直引号变为弯引号；但其实要输入这两个直引号并不难，可以利用两种方法来实现：方法一，选择“插入 → 符号”选项，然后在弹出的对话框中选择“符号”字符集，并在下面的字符显示框中选择所要的直引号，最后单击“插入”按钮即可。方法二，在使用 Word 时，输入的直引号变成弯引号是因为 Word 的一个自动设置选项造成的。因此只要改变该设置即可，其操作方法如下：选择“工具 → 自动更正”选项，在弹出的对话框中单击“键入时自动套用格式”选项卡，取消选择“直引号替换为弯引号”复选框即可，如图 1-2 所示。“图 1-2 “自动更正”对话框 1.1.9 快速删除单词或句子 在 Word 中，有没有快捷方法删除其中的英文单词或汉字句子呢？、 答：有，根据光标所在位置的不同，可利用下面的方法快速完成删除。当要删除光标前的英文单词或汉字句子时，可利用“ Ctrl+BackSpace ”组合键进行；而要删除光标后的英文单词或汉字句子时，可利用“ Ctrl+Del ”组合键进行。 1.1.10 快速修改格式 在 Word 文件中，如果要对多处文本进行相同格式修改，如果一处处地进行修改，或者利用格式刷来进行操作（特别是对不连续的文本进行修改时），都还比较麻烦，请问有没有更快捷的方法？ 答：这可以利用“替换”命令来完成。具体操作方法是：单击“编辑 → 查找或替换”选项打开“查找和替换”对话框，再在“查找”选项卡下单击“高级”按钮，单击对话框下面的“格式”打开下拉菜单，选择其中“字体（ F ）”命令，如图 1-3 所示，在其中输入被替换的文本格式信息后单击 【 确定 】 按钮。用鼠标单击“替换为”文本框，按相同的方法找输入新的文本格式信息并单击 【 确定 】 按钮。最后单击 【 替换 】 或者 【 全部替换 】 按钮，即可完成文本格式的修改。图 1-3 选择“字体”命令 1.1.11 快速输入数学公式 在 Word 中要录入比较复杂的数学公式时常需利用数学公式来进行输入，但怎样找到及启用数学公式输入这个功能呢？ 答：单击“视图 → 工具栏 → 自定义”命令打开“自定义”窗口，在“命令”选项卡左栏中选择“插入”选项，再在右栏拖动垂直滚动条，在“公式编辑器”上按下鼠标左键，把该图标拖至 Word 工具栏（如格式工具栏）中。然后单击“公式编辑器”图标，对于原没有安装公式编辑器的用户此时会弹出一个安装对话窗口，放入 Word 源程序光盘，然后单击“是”按钮，程序便可自动完成安装。在单击该工具钮后便可启动公式编辑器，如图 1-4 所示。图 1-4 添加“公式编辑器” 1.1.12 分式巧输入 有时在一台计算机上要输入分式，但该 W ord 没有安装“公式编辑器”，同时也无安装源盘，请问此时有什么办法完成分式输入吗？ 答：如果没有安装“公式编辑器”，此时可利用 Word 的域功能来实现分式的输入。其具体操作步骤如下：（ 1 ）单击“插入 → 域”命令，在弹出的“域”对话框的“类别”列表框中选中“等式和公式”选项，并选择“域名”下拉列表中的“ Eq ”。7 （ 2 ）单击“选项”按钮（如果此对话框中没有该按钮，则可以单击“域代码”按钮即可弹出），在弹出的“域选项”对话框的“开关”列表中用鼠标左键双击“ \F(,) ”选项，并在“域代码”文本框的“ EQ\F(,) ”中的括号内的“，”号左右分别输入分子、分母，如 3 、 5 ，如图 1-5 所示，然后单击两次“确定”按钮即可完成分式的输入。图 1-5 设置分式输入小提示：如果输入的是带上标、下标的分式又该如何做？它的输入方法基本上和一般分式输入差不多。只是要注意以下两点区别（以例来说明）：（ 1 ）在“域代码”文本框的“ EQ\F(,) ”中的括号内的“，”号左右输入分子、分母时要包括上、下标的内容，如： Y3 、 X2 。（ 2 ）单击两次“确定”按钮后，用鼠标右键单击该分式，在弹出菜单中选择“切换域代码”选项，在域代码中分别选中 3 、 2 进行上标和下标的设置，再将已设置完成的域代码切换回去即可。 1.1 文字录入技巧 (2) 1.1.13 如何制作水印 单位信函中常制作有单位的水印标志，请问这在 Word 中该如何制作？ 答：在 Word XP 中支持图片及文字两种水印，具体操作方法如下：在菜单栏单击“格式 → 背景”命令，再从子菜单下选择“水印”选项，此时便可看到设置水印的两种方式，如图 1-6 所示，如果要将一幅图片作为水印，则可以选中对话框内的“图片水印”单选按钮，再根据需要设置“缩放”并选中“冲蚀”复选框，然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确定”按钮即可。如果要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”单选按钮，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需文本。再根据需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面图中看到水印效果。图 1-6 设置水印 1.1.14 “欧元”符号快速插入 在输入欧元符号（ € ）时，除了利用“插入 → 符号”命令的方式插入外，还有没有办法快速插入？ 答：方法当然有，其实在输入时只需同时按下“ Alt+0128 ”（数字须从小键盘区输入）或键入“ Ctrl+Alt+E ”（双引号不用输入）组合键都可以完成。小提示：利用这种方法可以插入其他特殊符号，对于常见的几个如下： ® ：键入 【 Ctrl+Alt+R 】 组合键。 © ：键入 【 Ctrl+Alt+C 】 组合键。 ™ ：键入 【 Ctrl+Alt+T 】 组合键。但是大多数符号或特殊字符还是需要用户自己设置快捷键。方法如下：单击“插入 → 符号”命令，在“符号”对话框中选中需设置快捷键的符号或特殊字符，单击“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，此时插入点位于“请按新快捷键”文本框中，按下想设置为快捷键的相应键位，单击“指定”按钮，“关闭”该对话框即完成设置。以后我们就可以从键盘上直接键入相应组合键来完成插入符号或特殊字符的操作，既方便又简单。 1.1.15 快速输入当前日期 在 Word 中进行录入时，常遇到输入当前日期的情况，请问有没有办法快速输入？ 答：在需输入当前日期时，只需直接输入当前年份，如“ 2003 ”（双引号不用输入），然后按回车键就可以了。小提示：如果没有显示当前日期，可能需要启用记忆式键入功能。选择“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单，单击“自动图文集”命令。选中“显示‘记忆式键入’建议”复选框 1.1.16 文件中快速调整字体大小 在 Word 中，文件默认的字号设置最小是 5 磅，最大为 72 磅。请问能不能设置成比 5 磅更小，或者比 72 磅更大的文字呢？ 答：可以，如果文字已经输入，则可先选中要调节字体的文字，然后直接在字号栏进行输入，但要注意的是， Word 中字号磅值只能在 1 ～ 1638 之间。 1.1.17 漂亮符号轻松输入 在 Word 中，常看到一些漂亮的图形符号，像“  ”、“  ”、“  ”等，同时这些符号也不是由图形粘贴过去的，请问这些符号究竟是如何输入的呢？ 答：这其实也很简单， Word 中有几种自带的字体可以产生这些漂亮实用的图形符号。在需要产生这些符号的位置，先把字体更改为“ Wingdings ”、“ Wingdings 2 ”或“ Wingdings 3 ”及其相关字体，然后再试着在键盘上敲击键符，此时是不是产生这些漂亮的图形符号了。如把字体改为“ Wingdings ”，再在键盘上单击“ d ”键，便会产生一个“  ”图形。小提示：区分大小写，大写得到的图形与小写得到的图形不同。 1.1.18 巧输频繁词 对于一些在文件中频繁出现的词组如果采用每次都输入的方法，则会大大降低工作效率，请问有没有更好的方法输入这类频繁词？ 答：在 Word 中可以利用两种功能来完成频繁词的输入，第一种方法是利用 Word 的“自动图文集”功能，具体方法如下：首先建立这些高频率使用词。如“湖南省邵阳市大扬广告公司”为这篇文件中的一个高频率出现词，则可在菜单栏单击“插入 → 自动图文集 → 新建”命令，然后输入该“自动图文集”词条的名称（可根据实际的词语名称简写，如“ dy ”），完成后单击“确定”按钮。当在文件中要使用该词时可采用两种方法来实现： （ 1 ）鼠标法：首先单击“视图 → 工具栏”选项，选中“自动图文集”（此时自动图文集工具栏会显示在窗中），然后每次在要输入该类词语的时候，只要单击该工具栏中的“提问标题 1 ”后的下拉按钮，然后从中选择要输入的词主题 : 汇即可；（ 2 ）键盘法：在要输入的相关词汇位置直接输入设置的有关词语的简写名称（如“ elong ”），完成后按“ F3 ”键即可。第二种方法是采用 Word 的替换功能，首先对于这个频繁出现的词在输入时可以以一个特殊的符号代替，如采用“ !dy ”（双引号不用输入），完成后再单击“编辑 → 替换”命令（或直接利用组合键“ Ctrl+H ”），在打开的替换窗口中输入查找内容及替换内容，如图 1-7 所示，最后单击“全部替换”按钮即可快速完成这个词组的替换输入。图 1-7 执行替换命令 1.1.19 巧用公式编辑器作成三行合一 在 Word 中输入化学反应方程式时，有时需制作出三行合一的符号，请问这有没有什么方法快速完成输入？ 答：可以利用“公式编辑器”来完成输入。把光标移到需插入三行合一文字的位置，然后在工具栏上单击“公式编辑器”按钮（如果工具栏上没有该按钮，则可先在菜单栏单击“视图 → 工具栏 → 自定义”命令，在弹出的对话框“类别”下拉列表中选择“插入”选项，再将在右栏“命令”下拉列表中的“公式编辑器”选中，并拖动到工具栏上即可）。接下来在“公式”编辑器对话框中单击“下标和上标模板”，选择适合的样式，如图 1-8 所示。最后在各虚线框中依次输入相应的文字内容即可实现三行合一的操作。图 1-8 公式编辑器 小提示：利用此法还可以输入包含其他多种格式的文本，如：根式、积分等。 1.1.20 用鼠标实现即点即输 在 Word 中编辑文件时，有时要在文件的最后空几行再输入内容，通常都是采用多按几次“回车”或“空格”键，才能将输入焦点移至目标位置。请问能不能像平时在纸上写字一样，利用鼠标就实现即点即输？ 答：这种在文件末尾，即在没有使用过的空白页中来定位输入，其实是可以通过鼠标左键双击来实现。具体操作如下：选择“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的对话框中选“编辑”选项卡，选择“启用‘即点即输’”复选框，如图 1-9 所示，这样就可以实现在文件的空白区域通过双击鼠标左键来定位输入焦点了。图 1-9 启用即点即输 1.1.21 输入法自动切换 在录入一些具有固定格式的文件内容时，听说可以根据具体情况设置不同输入法，请问这究竟是如何进行设置的呢？ 答：在输入中、英文及数字等混合的文件时，若预先设置好相应输入法，则可大大提高工作效率，具体设置方法如下：打开 W ord 的“‘自动键盘’切换”功能，操作方法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令打开“编辑”选项卡，选择“‘自动键盘’切换”复选框，以后 Word 就会根据光标插入点的语言自动切换输入法。 1.1.22 英文大小写快速切换在对文件录入时，在文件中出现有大、小写的英文字母时，常需进行切换，而若对已输入的英文词组需进行全部大写或小写变换时，请问是不是需要重新再输入呢，有没有快捷的方法完成呢？答：我们可以先选中需更改大小写设置的文字，然后重复按下“ Shift+F3 ”组合键即可在全部大写、全部小写和首字母大写、其他字母小写三种方式下进行切换。 1.1.23 MS-DOS 内容巧输入 在 Word 录入时，有时需把 MS-DOS 窗口中的内容复制到 Word 文件中，请问该如何操作？ 答：很多用户可能采用按照 MS-DOS 的样式进行录入，其实可以利用方法巧妙输入，具体操作是这样的：首先启动 Word ，然后打开 MS-DOS 窗口，单击工具栏上的第一个“标记”按钮，或者直接在该窗口内单击鼠标右键（此时光标会变成一高亮度长方块），如图 1-10 所示，通过键盘上的光标移动键或者直接利用鼠标拖动选中需复制的内容，再单击工具栏上的“复制”按钮（或直接利用“ Ctrl+C ”组合键进行），完成后再返回 Word 窗口，把插入点移到需要所要插入的位置，单击“粘贴”按钮（或按“ Ctrl+V ”组合键）即可把 MS-DOS 窗口中选定的内容粘贴到 Word 文件中。 1.1.24 在 Word 中巧制印章 印章的作用对于中国人来说非常熟悉，请问能不能在 Word 中也制作出非常方便调用的印章？ 答：可以，而且方法还有很 96361 多，下面以其中最方便调用的方法 ── 域代码来制作“李木子印”印章。具体操作步骤如下：（ 1 ）单击“格式 → 中文版式 → 带圈字符”命令，在随之打开的对话框的“字符”文本框中输入印章的第一字符“子”，在右边的圈号选择框中选择“ □ ”，即完成一带圈字符的输入。（ 2 ）选中该带圈字符，直接按下“ Alt+F9 ”组合键，实现“切换域代码”功能。（ 3 ）在“域代码”中，选中“ □ ”，把它的格式设置为“ 72 号字”、“红色”。（ 4 ）在“域代码”中找到“子”字，并在其后输入“李印木”。再选定这四个字，执行“格式 → 中文版式 → 合并字符”命令，在打开的对话框中，把字体设置为“隶书”，字号设置为“ 22 号”，单击“确定”按钮后，按下“ Alt+F9 ”组合键预览效果。（ 5 ）在“域代码”中，将“ up ”和“ do ”后面的数值进行相应修改（通常为减小该数值），并选中“ □ ”，在字体对话框的“字符间距”选项卡下，将其位置设置为“降低”，然后在后面的“磅值”文本框中输入合适的值即可达到理想的印章效果。其他类型的印章方法大致相同，可以自己去试试。小提示：如果在 Word 中只能显示域代码，而不能显示域代码的最后显示效果，则可单击“工具 → 选项 → 视图”命令，找到“显示”区域，取消选择“域代码”复选框即可。 1.2 编辑排版技巧(1) 1.2.1 页面设置快速进行调整 要对 Word 进行页面调整，通常大家采用的方法是选择“文件 → 页面设置”选项的方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢？ 答：有，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。 1.2.2 Word 中巧选文本内容 在 Word 文件中进行编辑操作时，经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理，请问有没有快捷的方法进行选定？ 答：在 Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法，掌握好它们可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法： （ 1 ）字或词的选取：将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。 （ 2 ）任意连续的文字选取：将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“ Shift ”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要选取的文字首（或末），再按住 “ Shift ”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文字。 （ 3 ）一行文字的选取：将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可； （ 4 ）一段文字的选取：将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可。 （ 5 ）整个文件内容的选取：把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“ Ctrl+A ”快速选定）。另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取： Shift+Home ：使光标处选至该行开头处。 Shift+End ：从光标处选至该行结尾处。 Ctrl+Shift+Home ：从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End ：从光标处选至文件结尾处。 Shift+ 移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。 Shift+Alt+ 鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。19 小提示：在选取时还可利用“ F8 ”键来进行快速选取。具体操作方法是：先按“ F8 ”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后按“ F8 ”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“ F8 ”键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。如果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下“ Home ”键或“ End ”键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住“ Ctrl ”键再按下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“ PageUp ”键或“ PageDown ”键，则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“ Esc ”键即可。 1.2.3 Word 中合并文件 在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢？ 答：如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行。 （ 1 ）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具 → 比较并合并文件”选项。（ 2 ）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后，这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。 1.2.4 快速定位光标 在文件编辑中，经常需要把光标移到某个位置，如果能够快速进行移动，那肯定会节省很多时间，提高工作效率，请问怎样进行快速定位呢？ 答：对于一些特殊的位置，可以利用快捷键进行快速定位。用得较多的几个快捷方式如下： Home ：将光标从当前位置移至行首。 End ：将光标从当前位置移至行尾。 Ctrl+Home ：将光标从当前位置移至文件的行首。 Ctrl+End ：将光标从当前位置移至文件结尾处。 1.2.5 字号快速调整 在 Word 中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大一磅，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率，请问有没有方法快速完成字号调整？ 答：可以，利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“ Ctrl+[ ”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“ Ctrl+] ”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大一磅。另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“ Ctrl+Shift+> ”来快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+< ”快速缩小文字。 1.2.6 快速对齐段落 在 Word 中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行，请问有没有更方便快速的方法呢？ 答：有，可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下： Ctrl+E ：段落居中。 Ctrl+L ：左对齐。 Ctrl+R ：右对齐。 Ctrl+J ：两端对齐。 Ctrl+M ：左侧段落缩进。 Ctrl+Shift+M ：取消左侧段落缩进。Ctrl+T ：创建悬挂缩进效果。 Ctrl+Shift+T ：减小悬挂缩进量。 Ctrl+Q ：删除段落格式。 Ctrl+Shift+D ：分散对齐。 1.2.7 移动光标快速定位 在 Word 中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置，而若采用拖动滚动条的方式非常不便，请问有没有快捷的方法呢？ 答：有，可以利用一种组合键进行快速定位。在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“ Shift+F5 ”。同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。 1.2.8 快速调整 Word 行间距 在编辑调整 Word 文件行距时，常见一些“高手”不用调出格式来进行设置，请问他们是如何完成调整的呢？ 答：其实方法非常简单，在需要调整 Word 文件中行间距时，只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“ Ctrl+1 ”组合键便可将行间距设置为单倍行距，而按下“ Ctrl+2 ”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“ Ctrl+5 ”组合键可将行间距设置为 1.5 倍行距。 1.2.9 轻松统计 Word 文件中字数 Word 中有一个非常实用字数统计功能，如要统计一个文件中字数，可直接在菜单栏中单击“工具 → 字数统计”命令，便可得到一个详细的字数统计表，而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计，但若要把该文件字数插入到文件中，这样得到结果后还需进行输入，操作起来繁琐，请问有没有更方便快速的方法呢？ 答：可以直接把统计字数插入到文件中，具体方法是： （ 1 ）在菜单栏单击“插入 → 域”命令，在对话框“类别”下拉列表中选择“文件信息”选项。 （ 2 ）再在“类别”下拉列表中选择“ NumWords ”选项，并在右侧相应栏设好置域属性格式及域数字格式，如图 1-11 所示，最后单击“确定”按钮即可。图 1-11 统计文件字数小提示：以后在文字有变动时，只需在菜单栏单击“工具 → 选项”命令，然后在打开的窗口中选择“打印”选项卡，并选择“更新域”复选框，这样打印时，便会自动更新该域，得到新的统计数目。 1.2 编辑排版技巧 (2) 1.2.10 轻松选取文件列 在 Word 文件中要选择行的方法很多，操作起来也很方便，而如果要对列进行操作，请问有没有方便的方法进行选取呢？ 答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相对来说要少很多，其实要选择好方法轻松完成。首先把指针移到要选取的列首或列尾，然后按住键盘上“ Alt ”键，配合鼠标或键盘进行选取即可，如图 1-12 所示。图 1-12 列的选取 1.2.11 巧去网址超链接线 当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时， Word 会自动产生链接下划线，请问有没有办法去除呢？ 答：这其实是 Word 自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下划线，只需按下组合键“ Ctrl+Z ”或“ Alt+BackSpace ”，便可将下划线取消。另外也可关闭其相应的自动功能：选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“ Internet 及网络路径替换为超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭。 1.2.12 英文单词换行排 在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观，请问有没有办法让英文单词截断换行排呢？ 答：可以，只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下“ Ctrl+Shift+Space ”组合键即可。 1.2.13 不同页面的设置 在一些特殊的 Word 版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式，请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还有没有其他方法轻松完成设置？答：要在 Word 中同一文件中设置不同页面，可以采用下面这种方法进行：首先在菜单栏单击“文件 → 页面设置”命令，在“页面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面，再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图 1-13 所示，此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。图 1-13 不同页面设置 1.2.14 修改自动加标注 在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改，当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢？ 答：可以，只需利用 Word 的追踪修订功能，在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜单栏单击“工具 → 修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时， Word 将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。 1.2.15 字体设置快速做 在 Word 中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰，象文字的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢？ 答：可以完全利用键盘来完成设置。下面对常用的几种方法分别介绍如下：  文字加粗首先选中要加粗的文字，直接按组合键“ Ctrl+B ”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“ * 加粗文字 * ”（双引号不用输入，下同）来完成，即先输入一个“ * ”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“ * ”号即可自动让两个“ * ”号之间的文字加粗。  斜体文字要把文字设置为斜体同样可采用两种方法，对于已输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“ Ctrl+I ”快速完成斜体设置；而未输入的文字，则可利用命令格式“ _ 斜体文字 _ ”来完成。28  下划线文字要设置文字下划线，则可先选定要添加下划线的文字，再同时按