《经营与管理实践参考》-2013-第1期《向三星学会 如何开好会议》

经营与管理实践参考 2013年第 1 期 总 1期 主办：集团经营管理委员会 编辑：集团企业管理部 向三星学会如何开好会议 德鲁克在《卓有成效的管理者》一中说：“凡是会议过多，一定是管理出 了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平”。三星的巨大成功离不开强 有力的中控平台，就是高效的“会议文化”体系，以下是三星公司如何高效开会 的会议管理要素，在此与大家分享： 一、凡是会议，必有准备： 在三星，永远不开没有准备的会议；会议最大的成本是时间成本，会议没有 结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重 大的会议都有事先检查，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会 议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室 才开始思考。 二、凡是会议，必有主题： 在三星，开会必须要有明确的会议目的；在会议准备的 前 3 页 PPT，必 须显示会议主题。 没有主题和的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大 家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。 三、凡是会议，必有纪律： 在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会 议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要 提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击 他人行为进行处罚。 四、凡是会议，会前必有议程： 要在会议之前明确清楚会议的议程，会议运营人员并要在会前将议程书面发 给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分 的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛 而谈，海阔天空。 五、凡是会议，必有结果 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费； 所以，每个人都要积极地参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离 会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在 1.5-2小时以内，太长的时间会超 过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有 60分钟，还有 30分钟， 还有 10 分钟等。会议的决议要形成，并当场宣读出来确认。没有确认的结 论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 六、凡是开会，必有训练 三星把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员工，让员 工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。 三星有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训 练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何 追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变 得高效。 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当 注意一些艺术和技巧，就会化险为夷。例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批 评，在会中要做到就事论事，对事不对人；争论时也要尊重别人，不可恶意批评 别人；对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措 词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意；千万不能为了体 现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放 自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论 强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会 人员讨论的一定不能是既定的决议。 七、凡是开会，必须守时 设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人 的时间；开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能 讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题；如一个议题一定要有 结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 八、凡是开会，必有记录： 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议 一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在 决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要；企 业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，就是由于会议没有形成决议，导致会议 的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不 想主持开会或者参与开会。 九、凡是散会，必有事后追踪 记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程 序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现、适时调整，确 保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的 高层也缺乏这样的要求。 十、最后请记住三个简单却很有意义的公式： ①开会+不落实=零； ②布置工作+不检查=零； ③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。 使用范围：集团董事办公会、集团经营管理委员会、集团职能部门主管； 各成员机构总裁/总经理、企管部门总经理、内容涉及的相关主管。