应高度重视档案工作在企业基础管理中的作用

应高度重视档案工作在企业基础管理中的作用 吴占兴 唐山市工业经济促进局 在当前我市开展的“走在全省最前列”争创活动中，广大中小建 材企业已经成为不可忽视的重要组成部分，成为孕育新的经济增长点 的生力军。随着广大中小建材企业经济的快速发展，一批企业开始跨 入国家名牌、省际名牌行列，并获得质量体系认证和产品质量认证， 取得市场和社会的认可。这是近年来我市企业取得的可喜的成绩。但 在当前企业快速发展的形势下，也暴露了不少问题。由于中小建材企 业多数是私营企业，企业从创立之初，在基础工作方面存在先天不足， 特别是档案管理工作相对落后，从而在发展历程中走了不少弯路。当 企业发展到一定水平和规模，在严格的市场竞争规则与松散随意的管 理模式的矛盾冲突中，处于进一步生存发展的抉择时刻，急需补上基 础管理这一课，这是时代发展的客观。而目前绝大多数成长中的 中小企业还处在资本的原始积累阶段，企业的有限资金和全部精力还 主要用于企业自身的经济发展上，制约了管理基础工作的深入开展， 特别是个别企业经营者只注重眼前经济利益，轻视企业科学管理，更 谈不上注重基础工作，所以这类企业可能将长期处于落后水平，其发 展没有基础工作的支撑，从而缺乏发展后劲。 企业发展的事实已经无数次地证明，重视和搞好档案基础管理工 作，就会促进企业各项管理工作不断取得令人惊叹的成果，就会成为 企业长久发展有益的推动力；相反，忽视档案基础工作，使档案保管 不善，就会对企业各项管理造成重大的损失，成为阻碍企业长久发展 的绊脚石。而企业基础工作水平的高低，最终决定着企业生存发展的 终极高度。所以，档案工作的好坏是体现企业管理水平高低的试金石。 企业越是发展，就越是不能放松基础工作。要保证我市中小建材企业 始终走在全省最前列，打造“百年老店”式的长寿企业，就需要广大 企业在搞好经济建设，取得经济效益的同时，除了注意研究发展战略， 走可持续的科学发展道路之外，同时还要抓住企业基础管理工作不放 松。企业领导者特别要增强档案意识，高度重视收集、保护档案信息 资源，科学合理地开发利用档案，充分发挥档案工作在企业管理工作 中的基础地位，以档案信息资源管理工作为“纲”，带动计量、 化、质量管理、生产经营、财务会计、科研开发、安全、环保等全盘 工作，促进各项工作的全面发展和共同进步，从而促进经济增长，增 强企业可持续地发展后劲。只有这样，才能确保企业发展具有持续恒 久的动力和源泉。 笔者曾向档案部门的同志进行了咨询，获知目前我市中小建材企 业档案管理工作离规范化管理要求尚有不小的差距。其现状主要分为 四种情况：1、只有极少数企业具备档案规范化条件，能够按照档案 部门及国家档案管理条例要求开展工作，有的还达到省部级档案室要 求，这些企业往往是较大企业、龙型企业、名牌产品生产企业。2、 有为数不多的由国营企业改制发展而来的企业，原来的档案管理较为 规范，但在机构撤并、人员裁减过程中，原有档案室被撤消，档案人 员被调离或裁减，其档案管理体系已被破坏。3、绝大多数企业还不 具备档案规范化条件，缺乏必要的档案装具和安全保管条件，未建立 档案管理，除了财务档案较为完整之外，没有专兼职人员负责档 案工作，档案工作在企业实际管理中的地位不突出，还未得到应有的 重视，更无显著工作成果，因而存在许多管理上的漏洞。4、几乎所 有小型企业的档案管理工作都还没有提到议事日程，档案管理还是盲 点。这些现状说明，在“走在全省最前列”争创过程中，还有许多工 作需要我们努力去做好。为此，建议从以下两方面着手： 一、充分认识档案工作在企业基础管理工作中的作用。现代管理 的重心在经营，经营的中心在决策，决策的前提是预测，预测的基础 是信息，档案信息是企业管理中最重要最可靠的资源。档案是企业文 化的积淀，是企业传统的结晶。原始性是档案的根本属性。企业 档案收集、保管的范围和对象是企业在整个生产经营活动中形成的所 有记录性资料，生产经营、质量管理、财务会计、科学技术等档案是 企业档案的核心内容。企业档案已经具有总领企业各项核心管理工作 的功能。由于企业生产经营过程中的各项活动，每天都在产生大量的 内在数据记录，如财务单据、销售凭据、实验结果、生产情况、人员 活动、设备运行、原燃材料质量信息等许多记录，也在接收着大量外 部信息，这些档案信息资源与企业全盘工作密不可分，并时时处处反 映出企业管理的状态，把这些原始资料进行归档，进行统一规范化管 理，做到收得全，存得住，管得好，用得上，是目前多数企业应着手 行动的最重要的一件事。企业档案还不能局限于有了“室藏”，还要 积极发挥档案的有用性，使其发挥基础管理工作中“纲”的作用。其 有用性通常体现在两个方面，一是因工作需要而查阅利用，使档案为 企业生产经营提供服务，发挥其潜在价值；二是对档案信息资源的合 理开发利用，通过进一步分析各种试验研究的步骤、方案、积累的大 量原始数据，撰写技术和论文，分析生产、财务、经营管理记录， 形成研究成果。始终以力争完美的追求，不懈地对企业生产经营、科 技水平、管理状况进行持续地改进，才是企业核心竞争力形成的关键 性技术保证。只要抓住档案工作这个“纲”，牵动与之相关的各项基 础工作，就能推动企业各项事业的全面发展。 二、应当严格按照档案管理的规范化要求，科学地收集、保管、 利用档案。档案管理是一门综合性的管理科学。档案学有其自身的规 律、规范和要求。《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《河 北省档案管理条例》等法律法规，都对企业档案管理的规范化和标准 化工作提出了明确的要求。针对不同企业的管理现状，应确定相应的 工作重点。对已经具备一定管理水平的企业，应继续提高档案工作在 企业基础管理工作中的地位，使档案管理工作真正起到统领全面的作 用，档案管理人员应当变被动在二线等待接收为主动上一线“介入式” 收集，变坐等查阅为编研利用，变相对独立的配角为统领综合的主角， 靠企业档案工作者勤勤恳恳地工作和技术业务素质的提高，促进企业 基础管理工作的全面发展。新建企业要高起点严要求，从一开始就高 度重视档案工作在企业基础管理工作中的作用。原来具备一定条件的 企业应当尽快恢复其功能。没有具备档案管理条件的企业，应当首先 确立规范的档案管理意识，在档案室建设、管理制度建设等方面，积 极投入精干的人力、必要的物力、充足的财力，建立专门的档案室， 确定专兼管人员，完善归档、保管、统计、利用、鉴定、销毁制度， 并使其机构有效运行。要以少则几百元，多不过两三万元的资金投入， 换回企业整个基础管理工作的大提升（这是一笔谁都算得过来的经济 帐）。广大建材企业要真正明确企业档案的工作目的，着眼于市场经 济条件，把档案工作置于企业中心工作的大环境中，找准档案管理与 企业各项管理和生产经营之间的结合点，紧密结合企业实际，努力创 新档案管理方式，确保真实性，把握准确性，保持保密性，实现共享 性，拓展长效性，努力开发和创立企业诚信档案、质量档案，以诚信 为本，凭借质量信誉、商务信用的积累，提高企业内在基础管理水平， 深化企业文化建设，弘扬企业形象，扩大企业的社会影响，增强企业 职工凝聚力和向心力，打造企业参与市场竞争的核心竞争能力。 总之，如何加强企业基础管理工作是一个常议常新的话题。高度 重视档案工作，以档案工作水平的提升带动各项基础管理工作的全面 发展，只是众多管理实践中的一种有效方法。广大建材工作者应该以 高度的时代责任感，站在改革发展的最前沿，以敢于走在最前列的勇 气，努力探索适合实际的战略发展道路，不断创新企业发展和经营管 理理论，并以最大的工作热情，推动走在最前列的伟大实践，才能确 保我市建材行业始终走在全省最前列。