《Access报表》PPT课件教案模板

AddtheauthorandtheaccompanyingtitleAccess报第6章报表本章主要内容退出6.1报表概述6.2创建报表6.3报表设计的一些技巧6.1报表概述报表的记录源可以是表或查询对象，还可以是一个SQL语句。报表中显示的数据将来自记录源指定的基础表或查询。报表上的其他信息（如标题、日期和页码）存储在报表的设计中。在报表中，对于负责显示记录源中某个字段数据的控件，需要将该控件的“控件来源”属性指定为记录源中的某个字段。使用报表可以创建邮件标签，可以创建图表以显示统计数据，可以对记录按类别进行分组,可以计算总计等。6.1.1报表的组成一般来说，报表的组成包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分，每个部分称为一个“节”。报表中的信息可以分布在多个节中。此外，可以在报表中对记录数据进行分组，对每个组添加其对应的组页眉和组页脚。（1）报表页眉节报表页眉在报表开头出现一次。可以将报表页眉用作诸如商标、报表题目或打印日期等项目。报表页眉打印在报表首页的页面页眉之前。（2）页面页眉节页面页眉出现在报表中的每个打印页的顶部，可以用它显示诸如页标题或列标题等信息。6.1.1报表的组成（续）（3）主体节主体节（也称明细节）包含报表数据的明细部分。该节是对报表的基础记录源中每个记录的重复。该节通常包含绑定到记录源中的字段的控件，但也可能包含未绑定控件，如标识字段内容的标签。主体节可以明细地显示记录。注意：如果某报表的主体节中没有包含任何控件，则可以在其属性表中将主体节“高度”属性设置为0。（4）页面页脚节页面页脚出现在报表中的每个打印页的底部，可以用它显示诸如日期或页码等信息。6.1.1报表的组成（续）（5）报表页脚节报表页脚在报表的末尾出现一次。可以用它显示诸如报表总计等项目。报表页脚是报表设计中的最后一节，但是在打印时，报表页脚出现在最后一个打印页的最后一个主体节之后、最后一个打印页的页面页脚之前。（6）组页眉和组页脚可以在报表中的每个组内添加组页眉和组页脚。组页眉显示在新记录组的开头，可用于显示分组字段的数据。可以在组页眉显示适用于整个组的信息，如组名称等。组页脚出现在每组记录的结尾，可用于显示该组的小计值等信息。6.1.1报表的组成（续）6.1.2报表的视图类型在Access数据库中，报表的视图类型通常有如下四种：（1）报表视图报表的“报表视图”是设计完报表之后，展现出来的视图。在该视图下可以对数据进行排序、筛选。（2）打印预览视图报表的“打印预览视图”是用于测试报表对象打印效果的窗口。Access提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的，既所见既所得。（3）布局视图报表的“布局视图”用于在显示数据的同时对报表进行设计，调整布局等工作。用户可以根据数据的实际大小，调整报表的结构。报表的布局视图类似于窗体的布局视图。6.1.2报表的视图类型（续）（4）设计视图报表的“设计视图”用于创建报表，它是设计报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的窗口。若要创建一个报表，可在“设计视图”中进行。在“设计视图”中，可以使用“设计”选项卡上的控件按钮添加控件，如标签和文本框，控件可放在主体节中，或其他某个报表节中，可以使用标尺对齐控件。还可以使用“格式”选项卡上的命令可以更改字体或字体大小、对齐文本、更改边框或线条宽度、应用颜色或特殊效果等等。6.1.3报表的类型一般来说，Access2010提供了4种类型的报表。（1）纵栏式报表在纵栏式报表中，每个字段都显示在主体节中的一个独立的行上，并且左边带有一个该字段的标题标签。（2）表格式报表在表格式报表中，每条记录的所有字段显示在主体节中的一行上，其记录数据的字段标题信息标签，显示在报表的页面页眉节中。（3）图表报表图表报表是指在报表中包含图表显示的报表。（4）标签报表标签报表是Access报表的一种特殊类型。如果将标签绑定到表或查询中，Access就会为基础记录源中的每条记录生成一个标签。6.1.4创建报表的方法单击“创建”选项卡，在“报表”组中显示出几种创建报表的按钮，如图6-2所示。创建报表的方法和创建窗体非常相似。“报表”按钮用于对当前选定的表或查询创建基本的报表，是一种最快捷的创建报表的方式。“报表设计”以“设计视图”的方式创建一个空报表，可以对报表进行高级设计，添加控件和编写代码。“空报表”以“布局视图”的方式创建一个空报表。“报表向导”用以显示向导，帮助用户创建一个简单的自定义的报表。“标签”按钮用于对当前选定的表或查询创建标签式的报表。6.1.5修改报表的设计在使用前面的创建报表的方法完成创建报表之后，用户可以根据需要对某个报表的设计进行修改，包括可能要添加报表的控件、修改报表的控件或删除报表的控件等。若要修改某个报表的设计，可在该报表的“设计视图”中进行。进入报表的“设计视图”方法：单击“导航窗格”上的“报表”对象，展开报表对象列表。右击报表对象列表中的某个报表对象，在打开的快捷菜单中，单击“设计视图”，显出该报表的“设计视图”。6.2创建报表通过使用“创建”选项卡上的“报表”组中的按钮可以创建各种报表。使用“报表向导”可以创建报表，然后用户可以按自己的需求在“设计视图”中对该报表进行自定义设计。用户还可以直接在“设计视图”和“布局视图”中创建自定义的报表。6.2.1使用“报表”创建报表例6-1在“学生管理系统”数据库中，使用“报表”按钮创建一个基于“学系”表的报表。报表名称为：例6-1学系（报表）。图6-4使用“报表”按钮创建的“学系”报表布局视图6.2.2使用“空报表”创建报表使用“空报表”按钮创建报表，首先显出一个空报表的“布局视图”和“字段列表”，通过双击或拖动“字段列表”中的字段，把需要显示的字段添加到该报表“布局视图”中。例6-2在“学生管理系统”数据库中，使用“空报表”按钮创建一个基于“学系”表的报表。报表名称为：例6-2学系（用空报表）。该报表的“报表视图”如图6-6所示。6.2.3使用“报表向导”创建报表例6-3在“学生管理系统”数据库中，使用“报表向导”创建一个基于“例4-27查询学生全部成绩”查询的报表，其“打印预览视图”如图6-17所示。报表名称为：例6-3学生全部成绩报表。6.2.4使用“标签”创建报表使用“标签”创建标签报表时，显出的“标签向导”会向用户详细提示有关字段、布局以及所需格式等信息，并根据用户的回答创建标签。一般来说，用户可先按“标签向导”创建标签报表，然后在该报表的“设计视图”中对标签的外观进行自定义设计，这样可以加快标签报表的创建过程。例6-4在“学生管理系统”数据库中，使用“标签”按钮创建一个基于“班级”表的标签报表。报表名称为：例6-4班级的班主任标签报表。6.2.4使用“标签”创建报表（续）图6-24例6-4标签报表的“打印预览视图”6.2.4使用“标签”创建报表（续）单击“可用字段：”列表框中的“班级名称”，单击该对话框中的按钮，立即在“原型标签：”下的框中显出：{班级名称}。按键盘上的“Enter”键，在{班级名称}后换行，此时插入点位于“原型标签：”下的框中的第二行开头，输入“班主任：”。单击“可用字段：”列表框中的“班主任”，单击按钮，便在“原型标签：”下的框中第二行中的“班主任：”后边显出：{班主任}。同理添加“联系电话”字段。确定邮件标签的显示内容：6.2.5使用“报表设计”创建报表“报表”选定器“主体”节选定器图6-25默认的报表“设计视图”单击“创建”选项卡中“报表”组上的“报表设计”按钮，显出报表的“设计视图”。6.2.5使用“报表设计”创建报表（续）图6-26选定了“主体”节的报表“设计视图”6.2.5使用“报表设计”创建报表（续）添加控件的方法之一：直接从记录源的“字段列表”窗格中反复把报表需要的有关字段拖放到报表的某节中的适当位置。添加控件的方法之二：在“报表设计工具”下“设计”选项卡的“控件”组（如图6-29所示）中单击某控件，然后单击该报表的某节中的适当位置。图6-27指定记录源的报表“属性表”图6-28记录源“字段列表”图6-29“控件”组6.2.5使用“报表设计”创建报表（续）根据需要可进行调整控件位置和大小等工作。操作方法与操作窗体的控件相似。首先单击某个需要调整位置的控件，显出该控件的移动控点和尺寸控点。当鼠标放在控件的四周，除左上角之外的其它地方时，鼠标指针成一个十字四向箭头形状，这时候按住鼠标左键并拖动鼠标可同时移动两个相关控件。当移动鼠标指向某控件的左上角的黑色方块的移动控点时，鼠标指针成一个十字四向箭头形状，这时候按住鼠标左键并拖动鼠标仅可移动一个该指向的控件。6.2.5使用“报表设计”创建报表（例6-5）例6-5在“学生管理系统”数据库中，使用“报表设计”创建一个基于“班级”表的报表，要求在报表中画出水平和垂直框线等，该报表设计完成时的设计视图如图6-31所示。报表名称为：例6-5班级清单报表。框线框线框线框线框线打印预览视图6.2.5使用“报表设计”创建报表（例6-5）6.2.6使用图表控件创建报表使用“图表”控件可以创建出包含图表的报表。例6-6在“学生管理系统”数据库中，使用“图表”控件创建一个基于“例4-32统计全校男学生和女学生的人数”查询的图表报表，该报表的“打印预览视图”如图6-44所示。该报表名称为：例6-6全校男学生和女学生人数的图表报表。6.2.6使用图表控件创建报表（例6-6）单击“设计”选项卡上“控件”组中的“图表”按钮，单击“主体”节中的某一位置，在“主体”节中添加一个图表控件，并打开“图表向导”对话框。按照向导提示逐步创建。在“请指定数据在图表中的布局方式”的“图表向导”对话框中，本例按照默认布局即可。若默认设置不符合用户要求，可把左侧示例图表中的字段拖回到右侧字段中，重新选择字段拖放到“数据”、“轴”和“系列”处。图6-38选择图表数据所在的字段图6-40Access默认的报表布局6.3报表设计的一些技巧为了使设计出来的报表更能符合用户的要求，需要对报表进行进一步的设计，如对记录排序、分组计算等进行设置。6.3.1报表记录的排序在前面介绍的使用“报表向导”创建报表过程里，在如图6-13所示的“报表向导”对话框中设置字段排序时，最多只可以设置4个字段对记录排序。在报表的“设计视图”中，最多可以设置超过4个的字段或表达式对记录排序。6.3.1报表记录的排序在报表的“设计视图”中，设置报表记录排序的一般操作步骤如下：（1）打开报表的“设计视图”。（2）单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方显出“分组、排序和汇总”窗格，并在该窗格中显出“添加组”和“添加排序”按钮。（3）单击“添加排序”按钮，在弹出的窗格上部的字段列表中选择排序依据字段，或者在弹出的窗格下部选择“表达式”，打开“表达式生成器”，键入以等号“=”开头的表达式。Access默认情况下按“升序”排序，若要改变排序次序，可在“升序”按钮的下拉列表中选择“降序”。第一行的字段或表达式具有最高排序优先级，第二行有次高的优先级，依此类推。6.3.1报表记录的排序（例6-7）例6-7在“学生管理系统”数据库中，以“例6-5班级清单报表”为基础，创建出先按专业代码升序、再按年级的右边两个字符降序排序的报表。报表名为“例6-7按专业及年级排序的班级报表”。6.3.1报表记录的排序（例6-7续）简要操作步骤如下：复制“例6-5班级清单报表”对象，粘贴为“例6-7按专业及年级排序的班级报表”。打开例6-7的“设计视图”。单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方添加了“分组、排序和汇总”窗格，并在窗格中添加了“添加组”和“添加排序”按钮。6.3.1报表记录的排序（例6-7续）单击“添加排序”按钮，在弹出的窗格上部的字段列表中单击选定“专业代码”字段，如图6-46，则在“分组、排序和汇总”窗格中添加了“排序依据”栏，“专业代码”字段默认按“升序”排序。图6-46单击“添加排序”按钮6.3.1报表记录的排序（例6-7续）单击“添加排序”按钮，在弹出的窗口中单击选定“表达式”，打开“表达式生成器”，输入表达式：=Right([年级],2)，单击“确定”按钮，单击第二行“排序依据”栏中的“升序”按钮右侧的下拉箭头，单击选定“降序”，如图6-48所示。图6-48按“年级”的右边两个字符降序排序最后修改报表页眉中的标签，修改标题为“按专业及年级排序的班级报表”。6.3.2报表记录的分组在报表“设计视图”中，单击“设计”选项卡上“分组和汇总”组中的“分组和排序”按钮，则在“设计视图”下方显出“分组、排序和汇总”窗格，并在该窗格中显出“添加组”和“添加排序”按钮。单击“添加组”按钮，在弹出的窗格上部的字段列表中选择分组形式字段，或者在弹出的窗格下部选择“表达式”，打开“表达式生成器”，键入以等号“=”开头的表达式。然后，展开分组形式栏，对该分组设置其它属性：（1）设置“有/无页眉节”，“有/无页脚节”，以创建分组级别。（2）设置汇总方式和类型，以指定按哪个字段进行汇总、如何对字段进行统计计算。（3）指定Access在同一页中是打印组的所有内容，还是仅打印部分内容。6.3.2报表记录的分组（例6-8）例6-8在“学生管理系统”数据库中，以“班级”表为数据源，创建出先按年级升序并分组、再按专业代码升序排序的报表。报表名为“例6-8按年级分组并按专业排序的班级报表”。图6-50在报表页眉区创建一个标签6.3.2报表记录的分组（例6-8续）图6-51按年级字段分组并设置升序图6-52按专业代码字段设置升序6.3.2报表记录的分组（例6-8续）自动添加上按年级分组后的“年级页眉”节和“年级页脚”节图6-53添加了分组后的报表“设计视图”6.3.2报表记录的分组（例6-8续）图6-54该报表设计完成时的“设计视图”6.3.2报表记录的分组（例6-8续）图6-55例6-8报表的“打印预览视图”6.3.3添加计算控件实现计算在报表中添加计算控件，并指定该控件来源的表达式，可以实现计算功能。在打开该报表的“打印预览视图”时，在该计算控件文本框中显示出表达式计算结果的值。在报表中添加计算控件的基本步骤如下：（1）打开报表的“设计视图”。（2）单击“设计”选项卡上“控件”组中的“文本框”控件。（3）单击报表“设计视图”中的某个节区，就在该节区中添加上一个文本框控件。提示：若要计算一组记录的总计值或平均值，将文本框添加到组页眉或组页脚节区中。若要计算报表中的所有记录的总计或平均值，将文本框添加到报表页眉或报表页脚节区中。6.3.3添加计算控件实现计算（续）（4）双击该文本框控件，显出该文本框的“属性表”。（5）在“控件来源”属性框中，键入以等号“=”开头的表达式。如：=Avg([成绩])、=Sum([实发工资])、=[单价]*0.85*[数量]、=Count([学号])、=[小组合计]/[总计]、=Date()、=Now()等等。注意：在报表的“设计视图”中，单击一次某文本框控件，再单击一次该文本框控件，进入文本框控件的文本编辑状态，此时，也可以在文本框中直接输入以等号“=”开头的表达式。6.3.3添加计算控件实现计算（例6-9）例6-9在“学生管理系统”数据库中，对报表“例6-8按年级分组并按专业排序的班级报表”进行复制/粘贴操作，产生出名为“例6-9按年级分组统计并按专业排序的班级报表”的报表。对“例6-9按年级分组统计并按专业排序的班级报表”进行如下修改补充：在“年级页脚”中，添加“年级班级合计：”标签及该年级班级合计的文本框。在“报表页脚”中，添加“全部班级总计：”标签及全部班级总计的文本框。在“页面页脚”中，添加能显出形如“第i页/总n页”那样的文本框。在“报表页眉”中，添加“制表日期：”标签及制表日期的文本框。6.3.3添加计算控件实现计算（例6-9续）复制产生的“例6-9按年级分组统计并按专业排序的班级报表”6.3.3添加计算控件实现计算（例6-9续）在“年级页脚”节区中，添加“年级班级合计：”标签，添加一个文本框，在文本框内直接输入：=Count([班级名称])。在“报表页脚”节区中，添加“全部班级总计：”标签，添加一个文本框，在该文本框内直接输入：=Count([班级名称])。在“页面页脚”节区中，添加一个文本框，在该文本框内直接输入：="第"&Page&"页/总"&Pages&"页"。在报表页眉区中，添加“制表日期：”标签，添加一个文本框，在该文本框内直接输入：=Date()。并设置该文本框的“格式”属性值为“长日期”。6.3.3添加计算控件实现计算（例6-9续）图6-57添加计算控件后例6-9的报表设计视图6.3.3添加计算控件实现计算（例6-9续）图6-58例6-9报表的打印预览视图6.3.4两级分组统计及百分比计算例6-10在“学生管理系统”数据库中，以“学生”表为数据源，创建一个先按学号左边的前2个字符分组、再按性别分组统计各年级的男、女学生人数及其占该年级学生总人数的百分比的报表。报表名为“例6-10男女学生人数统计报表”。该报表的结构设计如图6-59所示。6.3.4两级分组统计及百分比计算（例6-10）图6-59例6-10男女学生人数统计报表的“设计视图”小计年级合计6.3.4两级分组统计及百分比计算（例6-10续）图6-60例6-10男女学生人数统计报表的“打印预览视图”6.3.5多列报表多列报表即是在报表中使用多列格式来显示数据。多列报表中的数据紧凑，可节省纸张，一目了然。前面介绍过的标签报表就是常用的多列报表的形式之一。多列报表的一般创建步骤如下：（1）在报表“设计视图”中创建一个新报表或打开一个报表。（2）单击“页面设置”选项卡上“页面布局”组中的“列”按钮。（3）在打开的“页面设置”对话框中，在“网格设置”标题下的“列数”编辑框中，键入每一页所需的列数。设置“行间距”、“列间距”、“列尺寸”、“列布局”等。（4）单击“页”选项卡，设置“打印方向”。6.3.5多列报表（续）6.3.6子报表子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，其中一个必须作为主报表。主报表可以是绑定的也可以是未绑定的，即主报表可以基于也可以不基于表、查询或SQL语句。主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子报表或子窗体。在子报表和子窗体中，同样也可以包含多个子报表和子窗体。6.3.6子报表（续）一个主报表最多可以包含两级子报表或子窗体，而每一级均可以有多个子报表或子窗体。表6-1展示了在一个主报表中可能有的子窗体和子报表的组合。表6-1子报表/子窗体的级层关系第1级第2级子报表1子报表2子报表1子窗体1子窗体1子窗体26.3.6子报表主报表和子报表可以基于完全不同的记录源，此时主报表和子报表之间没有真正的关系。例如：主报表的记录源是“学系”表，而子报表的记录源是“课程”表，这样两个不相关的报表组合成一个报表。主报表和子报表也可以基于相同的记录源或相关的记录源。例如：“学生”表与“修课成绩”表之间的关系是“一对多”关系。主报表的记录源是“一对多”关系中“一”方的表（如主报表的记录源是“学生”表），子报表的记录源是“多”方的表（如子报表的记录源是“修课成绩”表）。如果要将子报表链接到主报表，在创建子报表之前应确保已与基础记录源（即表、查询或SQL语句）建立了关联。1．在已有报表中创建子报表（例6-11）例6-11在“学生管理系统”数据库中，在“例6-11学系信息表”报表中创建一个以“专业”表为数据来源的子报表，该子报表的名称为：专业子报表。1．在已有报表中创建子报表（例6-11续）图6-68该报表的“设计视图”1．在已有报表中创建子报表（例6-11续）图6-69例6-11学系信息表的打印预览视图2．将已有报表作为子报表添加到另一个报表中第一种方法的操作步骤简介如下：（1）在“设计视图”中打开希望作为主报表的报表。（2）在“设计视图”下，确保“设计”选项卡上“控件”组中的“使用控件向导”按钮已经按下。（3）单击“设计”选项卡上“控件”组中的“子窗体/子报表”按钮。（4）单击“主体”节区中将要放置子报表的适当位置，显出相关的未绑定控件的矩形框，并显出提示“请选择将用于子窗体或子报表的数据来源”的“子报表向导”对话框。（5）在该“子报表向导”对话框中，单击“使用现有的报表和窗体”单选钮，再在该单选钮下边的列表中选定某一报表或窗体，然后单击“下一步”按钮。2．将已有报表作为子报表添加到另一个报表中（续）第二种方法的操作步骤简介如下：（1）在“设计视图”中打开希望作为主报表的报表。（2）在“导航窗格”上的“报表”对象列表中，选定某个希望作为子报表的报表对象，按住鼠标左键，将该报表从导航窗格对象列表中拖到主报表中需要出现子报表的位置。3．链接主报表和子报表在插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，子报表控件必须与主报表相链接。主报表与子报表间的链接，可以确保在子报表中显示的记录与在主报表中显示的记录保持正确的同步的对应关系。如果主报表的数据源和子报表的数据源已经建立了关系，那么在创建子报表时，Access将自动使子报表与主报表保持同步；如果没有建立关系，可通过“设计视图”打开包含有子报表的主报表，双击“子报表”的“报表”选定器，打开子报表的“属性表”窗口，设置“链接主字段”和“链接子字段”的属性值，形如图6-70所示。3．链接主报表和子报表（续）图6-70“链接子字段”和“链接主字段”属性6.3.7导出报表与Aceess2003不同，在Access2010中，不能将报表导出为快照文件。但是Access2010提供了将报表导出成为.pdf和.xps文件格式的功能，这些文件格式会保留原始报表的布局和格式设置。用户可以在脱离Access环境的情况下，打开某个扩展名为.pdf或.xps的文件来查看该报表。此外，在Access2010中，还可以将报表导出为Excel文件、文本文件、XML文件、Word（.rtf）文件、HTML文档等。Addtheauthorandtheaccompanyingtitle生活图标元素商务图标元素商务图标元素商务图标元素商务图标元素