采购流程图

采购管理架构图 询比议价作业 流程图P01 采购单位 财务单位 P02 - 2 合约采购订约作业 流程图P02 采购单位 测试单位 P03 - 3 订购作业 流程图P03 采购单位 供货商 会计单位 P04- 2 国外订购作业 流程图P04 采购单位 会计单位 采购单位 国外厂商 订购变更作业 流程图P06 采购单位 会计单位 请购单位 供货商 进口作业(一 ) 流程图P06 国外厂商 进出口单位 财务单位 P07 - 2 进口作业(二) 流程图P06-1 国外厂商 进出口单位 财务单位 报关行 P07- 3 到货追踪作业 流程图P07 采购单位 P08- 2 验收作业 流程图P08 门禁人员 仓储单位 品管单位 采购单位 数量验收不符作业 流程图P09 仓储单位 P10 – 2 质量验收不符作业 流程图P10 品管单位 生管单位 仓储单位 采购单位 P11 - 2 质量验收不符作业─特采 流程图P10-1 使用单位 仓储单位 品管单位 采购单位 索赔作业 流程图P11 采购单位 P12- 2 非仓储管理物品请购作业 流程图P12 请购单位 采购单位 会计单位 P12 - 2 非仓储管理物品之订购作业 流程图P14 采购单位 会计单位 请购单位 P15- 2 非仓储管理物品之验收作业 流程图P15 门禁人员 验收单位 请购单位 P17 – 2 应 付 帐 款 作 业 流程图P12 采 购 单 位 会 计 单 位 P13-2 索赔通知单 填日期: 填表人: 编号: 情 况: ( )生产线 ( )停 线 ( )厂商自行 ( )厂商到厂内 SORTING REWORK SORTING DELAY: HR 品名及不良原因说明: 异常日期 厂商名称 订单号码 验收单号码 数 量 异 常 时 间 异常费用(A) 基本费用(B) 总计( A+B) 停线时间( 人 Hr.) NT$300.- 备 注 1. 单位人工小时成本为NT$300.- 2. 正本由采购保存. 核 准 财务单位 采购单位 品管单位 生产单位 供货商 非仓储管理物 品订购作业 P16 存货控 制及管理 非仓储管理 物品验收作业 P16 合约采购 订约作业 P03 询、比、议 价作业 P02 订购变更 作 业 P06 采购 P01 请购作业 P01 到货追踪 作 业 P08 验收作业 P09 应付帐款 作 业 P13 是 合 格 ? 订购作业 P04、P05 否 验收不符作业 P10、P11 非仓储管 理物品请 购作业P14 进口作业 P07 索 赔 ? 否 是 索赔作业 P12 送会计 存档备查 询比议价 2 呈核表 询比议价 1 呈核表 请购单 2 依核决权限送呈签 核并选定订购厂商 依核决权限送呈签 核并选定订购厂商 3 是 索赔通知单 否 特采认证单 填询比议 价呈核表 寻找三家以上供 应商询、比议价 2 询比议价 1 呈核表 是 下合约采购订约作业 依请购品名、规 格找供货商寻价 合约采购 ? 是 否 下订购作业 下订购作业 依请购品名、规 格找供货商寻价 超过额度 ? 是 否 首次采购 ? 是 否 超过询价 有效期限 ? 否 1 请 购 单 上承存货控制及 管理 - 请购作业 自 存 送品管单位作为 进料验收之依据 承认 3 样品 承认书 2 依财务管理用印申 请作业办理用印 单位主管签核 将测试结果填入 是 否 A 合 格 ? 质量测试 合约书 送交供货商 询比议价 1 呈核表 合约书 (复印件) 存档据以登入 供货商档案及 办理采购事宜 送行政单位存盘 合约书 承认书 1 询比议价 1 呈核表 合约书 (复印件) 存档据以登入 供货商档案及 办理采购事宜 合约书 会同行政单位法 务人员订定合约 财务主管签注意见 依核决权限送呈签 核并选定订购厂商 2 询比议价 1 呈核表 承认书 1 样品 单位主管签核 3 2 1 承认书 承认书与规格书 样品测试 ? 是 否 询比议价 A 大宗采购或 专案性订购 下订购作业 请购单 1 询比议价 1 呈核表 存档备查 输入计算机 核 对 存档备查 请购单 2 1 订购单 请购单 2 取自档案 确 认 自 存 2 订购单 下接到货 追踪作业 送仓除单位依编 号顺序存盘备查 3 订购单 4 订购单 下接国外 订购作业 根据核定之供应 商发出订购单 国外采购 ? 否 上承询比议价作业 依核决权限送呈签核 4 3 2 1 订购单 请购单 1 询比议价 1 呈核表 是 P05 - 2 2 订 购 单 1 验 收 单 核 对 存档备查 下 单 拟制发票 拟制发票 下接进出口作业 2 订 购 单 取自档案 验退通知单 发 票 2 存档备查 下接到货 追踪作业 送 货 单 请购单 2 1 订购单 送请购单 位存档 3 订购单 4 订购单 取自档案 2 请购单 发出订购单 4 3 2 1 订购单 上承订购作业 P06 - 2 异动事项通 知单(复印件) 存档备查 输入计算机 核 对 1 请购单 取自档案 订购单 1 异动事项通 知单(复印件) 置于原订购 单下存档 登入供货商记录表 下接到货追踪作业 订购单 4 异动事项 通知单 自 存 异动事项通 知单(复印件) 异动事项通 知单(复印件) 依核决权限送呈签核 异动事项 通知单 依询比议价作 业办理比议价 价格变更? 是 否 根据变更项目填 异动事项通知单 4 订购单 上承到货 追踪作业 接获供应 商通知 第一联 会计单位 第二联 供应厂商 第三联 采购单位 附表P09 P12-2 注：如为T/T则无信用状申请书 注 存 檔 有关单 据文件 数日后取回有 关单据文件 向开状银行 开立信用状 支票 依一般费用报支作业取得支票或取款条 支付凭单 送会计单位归档 信用状 申请书 支付凭单 验退通知单 2 信用状 申请书 FOB TERMS ? CIF TERMS ? 是 是 否 否 海(空) 运安排 填写支付凭单 投保 备妥信用状 申请书 与财务单位 协商开状银行 上承索赔作业 送生管单位据以规划制程 下接存货管理作业—进料退出折让作业 是 下接验收作业 换货 否 T / T ? 拟制发票 单位主管签核 上承国外订购作业 下接验 收作业 向海关 提货 请报关行代缴 依财务管理一般费 用报支作业向财务 单位申请关税款 缴费通知 报 关 报关文件 报关文件 送验收单位 作为验收核 对之依据 准备文件交 报关行办理 报关提货 进口货物到货通知 进口文件 进口文件 至开状银行赎 单取回文件 支票 赎单文件 备具赎单 所需文件 依财务管理一般费用报支作业向财务单位申请赎单用款 要求国外厂商补运 相 符? 是 否 取自档案 4 信用状 核 对 装船文件 (副本) 装船文件 通知保险公司 装船通知 装船通知 否 下接验收作业 是 如期交货 ? 下接订购 变更作业 填写异动事 项通知单 查核及督促 交货进度 进货日报表 存 檔 4 订购单 异动事项 通知单 上承订 购作业 上承订购 变更作业 上承国外 订购作业 P09- 2 材料/商品 检验后签注检验状况并填入进料检验日报表 3 3 入厂登记并通知 收料单位 单位主管签核 否 否 否 取自档案 数量核对 是 上承进 口作业 上承到货 追踪作业 2 发票 2 相符? 订购单 是 是 登入材料卡并按编号顺序存盘 存放适当储位 下接应付 帐款作业 送会计单位据 以核对入帐 填验退通知单 下接数量验 收不符作业 下接品质验 收不符作业 送货单 材料 商品 4 发票 3 来自厂商 送货单 异动事项 通知单 验收单 1 抽验样品? 验收单 4 验收单 1 验收单 2 合格? 否 是 据以转销定购 单及连络客户 下接索赔作业 存档备查 扣款/退货? 验收单 2 P10-2 通知采购联络厂 商补货或扣款 依实收数填验收单 办理质量检验 办理退货 是 短交 超交 下接验收作业 下接验收作业 否 拒 收 ? 超交数办理退货 数量不符 上承验收作业 超(短)交 ? 否 超交数拒收 ? 是 3 2 存档备查 填验退通知单 单位主管签核 上承到货 验收作业 验退通知单 1 验退通知单 3 转销订购单及通 知厂商处理 验收单 4 退货 存档备查 办理退货 验退通知单 1 下接索赔作业 转销订购单及联络客户 特采条件 ? 否 是 验收单 2 特采认证单 存档备查 登入材料卡并存档 特采认证单 特采认证单 登记特采及标示 特采品 验收单 3 特采认证单 上承验收 不符作业 上承验收作业 相关单位签注意见 特采认证单 填特采认证单 生产计划 需求用料 验收作业 上承品质验 收不符作业 验收作业 P11 - 3 送会计单位填折 让单或索赔款收 入入帐事宜 下接应付 帐款作业 送交厂商 存档备查 1 索赔通知单 3 索赔通知单 特采认证单 2 验退通知单 2 验收单 2 2 索赔通知单 单位主管签核 1 索赔通知单 2 3 填单通知会计单位索赔内容及项目 补足数量或 以折让扣款 将公证报告影印寄 给厂商及保险公司 公证报告 找公证行公 证并出报告 是 进 口 ? 否 通知厂商 2 验收单 验退通知单 2 特采认证单 2 取得数量及品 质不符验收单 上承验 收作业 上承品质验 收不符作业 下接询比 议价作业 2 请 购 单 存档备查 1 请 购 单 存档备查 3 请 购 单 依核决权限 送呈签核 3 2 1 请 购 单 开 始 依实际需求 填写请购单 下接国外 订购作业 是 国外采购 ? 否 存档备查 请购单 2 1 订购单 作为验收核 对之依据 3 订购单 核 对 2 请购单 取自档案 依编号顺序存盘，并跟催供 应商如期交货 ，下接验收作业 送供货商 确 认 依核决权限送呈签核 4 订购单 3 订购单 2 订购单 1 订购单 根据核定之供应 商发出订购单 请购单 1 询比议价 1 呈核表 上承询比议价作业 2 订购单 4 订购单 物品 存放适当位置 送还总务单 位办理退货 相 符 ? 是 否 质量验收 物品 3 订购单 2 订购单 1 验收单 请购单位 存档备查 送总务单位 存档备查 送会计单位据 以核对入帐 1 验收单 1 验收单 1 验收单 送货单 3 发 票 2 送货单 3 依核决权限送呈签核 2 发 票 请购单 1 4 订 购 单 取自档案 3 订购单 2 订购单 1 验收单 填写验收单 否 是 相 符 ? 下接数量验 收不符作业 核对数量 物品 3 入厂登记并通 知验收单位 发 票 2 送 货 单 上承订购作业 新厂商? 供货商资料卡 核 对 输入计算机 (应付帐款系统) 定期打印进货明细表及应付帐款明细表 特殊付款? 进货明细表 核 对 输入计算机打印传票(总帐系统) 传 票 核 对 进货明细表 验收单 1 有关单据 取自档案 单位主管签核 传 票 有关凭证 据以入帐后依编号顺序存盘 付款日前打印该项应付帐款明细表 定期打印应付帐款明细表 应付帐款明细表 下接财务管理- 出纳支出作业