软件项目沟通计划

项目沟通计划 项目沟通计划（Project Communication Plan）  什么是项目沟通计划   项目沟通计划是对于项目全过程的沟通工作，沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划与安排。  就大多数项目而言，沟通计划的内容是作为项目初期阶段工作的一个部分。同时，项目沟通计划还需要根据计划实施的结果进行定期检查，必要时还需要加以修订。所以项目沟通计划管理工作是贯穿于项目全过程的一项工作，项目沟通计划是和项目组织计划紧密联系在一起的，因为项目的沟通直接受项目组织结构的影响。  项目沟通计划的内容   项目沟通计划包括四个方面的具体工作，如下图所示： 1、编制项目沟通计划前的准备工作  1）收集信息  项目沟通内容方面的信息；  项目沟通所需沟通手段的信息； 项目沟通的时间和频率方面的信息； 项目信息来源与最终用户方面的信息。 2）所获信息的加工处理  对收集到的沟通计划方面的信息进行加工和处理也是编制项目沟通计划的重要一环，而且只有经过加工处理过的信息，才能作为编制项目沟通计划的有效信息使用。  2、项目沟通需求的确定   项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，其内容包括：  项目组织管理方面的信息需求； 项目内部管理方面的信息需求； 项目技术方面的信息需求；  项目实施方面的信息需求；  项目与公众关系的信息需求。  3、沟通方式与方法的确定   在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法，因此在编制项目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面：  沟通需求的紧迫程度；  沟通方式方法的有效性；  项目相关人员的能力和习惯；  项目本身的规模。 4、项目沟通计划的编制   项目沟通计划的编制是要根据收集的信息，先确定出项目沟通要实现的目标，然后是根据项目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务，进一步根据项目沟通的时间要求去安排这些项目沟通任务，并确定出保障项目沟通计划实施的资源和预算。  项目沟通计划书的内容除了前面给出的目标、任务、时间要求、具体责任、预算与资源保障以外，一般还应该包括下列特殊内容：  信息的收集和归档格式要求；  信息发布格式与权限的要求； 对所发布信息的描述； 更新和修订项目沟通管理计划的方法；  约束条件与假设前提。  项目沟通计划主要包括以下儿个方而的内容。 (1)描述信息收集和文件归档的结构，这一结构用于收集和保存不同类型 的信息。举例来说，一个项目组的成员出席了一个会议并带回一些有价值的信 息和资料，它将如何归档和保存在哪里?如果一个供应商送来了一本新产品样 本，它将如何归档和保存在哪里?如果同一供应商儿个月后又送来了一本新产 品样本，如何处理这本新样本与旧样本?如果在项目中不同的成员负责访谈不 同的部门，他们的访谈结果和发现会影响到其他成员下一步的研究，那么这些 访谈信息应如何处理和在成员之间共享?对于这样的信息资料如果缺乏及时 清晰的整理和保存，就会造成信息的缺失和部门间或成员间信息的不一致，所 以，有必要制定和遵循一个，将与项目有关的重要信息资料和文件进行建 档管理。 (2)项目干系人联系方式。应该有一个专用于项目所有相关人员联系方式 的小册子，包括项目组成员、项目组上级领导、行政部人员、技术支持人员、出差 订房、订票等系统中相关的人员，座机号码、手机号码、职能等等，应一一列上， 做到简洁明了，最好能有特殊人员的一些具体的标注，能够做到在一打开小册 子的同时就能将所有的相关人员的资料了然于胸，正所谓知己知彼，这样一来， 很多在平时大费周章的事，就能在养成的良好的习惯中，轻松应对。 (3)传送重要项目信息的格式。项目组的成员在准备书而的和口头的状态 时，是否存在可以遵循的格式?是否所有的缩写词和定义都有一个列表? 在不同的项目文件中它们需不需要被重复列出?建立一个项目本身统一的文 件模板，是正规管理的一部分，所以必须统一各种文件模板，并提供报告编写指 南。 (4)用于创建信息的日程表。是否已经分配资源去创建、聚集和发送关键 项目信息?项目干系人是否知道什么时候期望提交不同的信息?什么时候他 们需要参加重要的会议?时间安排是否考虑到了关键项目文件的审评和批准? 保证时间以建立关键项目信息和确保其质量是很重要的。 (5)获得信息的访问方法。谁能看到一个草拟的文件?每个人都能访问所 有的项目文件吗?哪些信息在线保存以及哪些只保存在硬拷贝中或以其他形 式保存?每个人都能检查硬拷贝中的文件吗? (6)工作汇报方式。明确表达项目组成员对项目经理或项目经理对上级和 相关人员的工作汇报方式，明确什么时间，什么形式。比如项目组成员对项目 经理通过E-mail发送周报;项目经理对直接客户和上级按月通过E-mail发送月 报;紧急汇报通过电话及时沟通;每两周项目组进行一次当前工作沟通会议;每 周同客户和上级进行一次口头汇报等等。 (7)沟通计划维护人。随着项目推进和发展，需要更新沟通管理计划和方 法。要明确做出变更时谁来更新沟通计划?新的计划如何发送?对哪些相关 人员发送? 对于大多数项目，沟通计划的大部分工作作为项目前期阶段的一部分来完 成。然而本过程的结果在项目进行中应时常被复查和修订以确保持续的应用 性。沟通计划常常与组织计划紧密联系在一起，因为项目的组织结构对项目沟 通要求有重大影响。图9-1给出了项目沟通计划的编制流程。