关于采购管理

null 采购管理 采购管理 主讲人：leevo采购管理 采购管理 商品立项 订货 退货流程 补货流程 自动报警参数设置 供应商清理、合并管理 预收货 批次库存调整 1.1、商品立项------流程图1.1、商品立项------流程图1.2.1、商品立项------流程说明 1.2.1、商品立项------流程说明 1)、立项只完成把商品资料及相关信息进入到总部进销存系统，至于该商品要到哪个门店销售，对应物流模式、默认供应商和结算方式、价格的指定由另外的“商品销售范围指定”模块来完成；即若商品要在房山华冠的分店正常销售，则需完成商品的立项和销售范围的指定两个环节。 1.2.2、商品立项------流程说明1.2.2、商品立项------流程说明2)、新品和旧品： 某一商品(商品编码或条码)在系统商品资料库(总部或门店)中没有相关资料，则此商品(总部或门店)认为是新品，对此引进的商品立项就是新品立项；相反则被总部或分公司认为是旧品，旧品立项是此商品(总部或门店)已有其商品资料，旧品立项只是通过立项程序重新引进新的供应商。 1.2.3、商品立项------流程说明1.2.3、商品立项------流程说明3)、价格方面： (1)、新品立项需由总部物价小组审核供应商进价、公司售价，立项完成后公司售价为物价新指定的售价；旧品立项时物价只需审核新引进供应商的进价，公司售价须与现有商品资料中的售价相同，在立项时是不可改动的； (2)、当总部采购管理本部做了“商品销售范围的指定单”，并审核后，不经过总部物价室指定售价，系统自动按门店的加价率调整商品的售价，然后把相关的商品资料直接传到对应的门店；1.2.3、商品立项------流程说明1.2.3、商品立项------流程说明(3)、若原该门店已有此商品的基本资料，此时认为是旧品重新指定商品的销售范围，那么门店的原售价不能更改，保留原有门店的售价，只完成旧品的新供应商指定到门店； (4)、若原该门店没有此商品的基本资料，此时认为是新品指定商品的销售范围，那么系统须按门店该商品对应类别的加价率，自动生成其在指定门店的售价。 1.2.4、商品立项------流程说明1.2.4、商品立项------流程说明4)、配送公司资料： (1)、在总部的“商品销售范围的指定单”模块中，对商品指定销售范围或管理各公司的物流模式时，如果指定或更改后的物流模式为直通、配送时，同时也必须指定对应的配送仓库，则系统自动地把对应商品资料及相关供应商等信息传到指定配送仓库；如果指定或更改后的物流模式为直送时，系统就按正常指定的门店把相关资料传过去。 1.2.4、商品立项------流程说明1.2.4、商品立项------流程说明(2)、当要求系统自动传商品资料到对应配送仓库和配送门店时，对于供应商、默认供应商、进价和公司售价等基本信息方面的内容都与其它公司正常销售范围的处理一样：其中配送仓库和配送公司的售价用配送公司价率自动调整售价；物流模式对于配送公司和配送仓库而言其实基本就没有用处，除非是以后配送公司下设多个配送仓库并且之间还有业务方面的往来，目前对配送公司下所有商品的物流模式，都可以直接定义为直送的物流模式。 1.2.5、商品立项------流程说明1.2.5、商品立项------流程说明5)、倒扣商品注意事项： (1)、在旧品立项时，合作倒扣(29)结算方式的商品在旧品立项时，不能再立项为代销或购销的供应商结算方式，即对于一个单品如果新品立项成了倒扣的结算方式，就不得再旧品立项成其它的结算方式； (2)、在立项程序模块的“基本资料”的窗口中，经营类型不能手工新增或修改，经营类型不再是用户立项时是否记库存的标识了，只作了后台程序处理的一个标识；为了解决后台日结程序在处理算法、效率方面的问题，如果新品立项成了29(合作倒扣)的结算方式，后台程序自动地把其商品的经营类型定义为“联营”。 1.3.1、商品立项------立项作业 1.3.1、商品立项------立项作业 新品引入 1）、供应商手工填写或机打新商品报价单，盖章确认，采购员与之洽谈； 2）、达成后，采购员填写新品推广表，经营运部市调 3）、召开新品确认会 4）、经会后通过的新品，助理填写新增商品表 5）、交部门主任确认签字，采购经理确认签字、物价小组确认签字 6）、交信息部录入商品信息1.3.2、商品立项------立项作业1.3.2、商品立项------立项作业旧品引入 1）、系统已有商品与供应该商品供应商之外的供应商绑定，实现一品多商。 2）、操作同新品引入。 2.1、订货流程 ------流程图 2.1、订货流程 ------流程图 输入大类、输入 店号、供应商输入大类、录入店号、商品编码选择编辑订货/配送申请按单品编辑订货申请产生订货申请单按大类生成订货审批单保存 2.1、订货流程 ------流程图(续)2.1、订货流程 ------流程图(续)产生订货审批单新建单据 按单品编辑订货审批单按大类编号确认订货单订单类型产生普通订单普通订单长期订单批发订单单据审核 单据审核 确认生成 2.2订货流程------流程说明2.2订货流程------流程说明1)、订货总部、门店都可以进行；如果订货单的物流模式为直送，则订货单直接传至厂商，供应商把货送到门店；如果订货单的物流模式为配送，则订货单由总部订货人员传至厂商，供应商把货送配送中心，再由配送中心把货送门店； 2)、所有订货单只能由制单人审核生成订货审批单；所有订货审批单只能由制单人来审核生成订货通知单。 2.2订货流程------流程说明2.2订货流程------流程说明3)、订单必须由采购员确认签字，2.3订货流程------订货作业 2.3订货流程------订货作业 二级公司、总部 1）以下情况，采购员需在【采购管理】/【订货】/【编辑订货审批单】中编辑订单，检查无误后做单据审核，同时打印传真(或从网上发布)给供应商； a）日常对配送中心库存商品下订货单； b）在新品引入或新开店时，需向门店直接下首批订货单 （包括直送、直通商品）； 2）门店、配送中心根据订单验收后，采购员可【经营管理】/ 【商品验收】/【查询验收单】，监督检查收货情况。 2.3订货流程------订货作业 2.3订货流程------订货作业 门店 1）门店人员在门店的【采购管理】/【订货】/【查询订货 单】中查询订货通知单； 注：传真或在EC网站上发布的订单包括《直送商品订货单》和 《直通商品订货单》。3.1退货流程------流程图3.1退货流程------流程图退货申请单（分店）退货审批单（二级公司）批次物流模式单据审核 直送 直通、配送 3.1退货流程------流程图（续）3.1退货流程------流程图（续）是否为代销财务审核退货单 （二级公司） 检查金额财务否决退货单退货通知单退货审批单（总部）选择返配方式结算方式财务退货审批（总部）检查金额财务否决退货单产生退货单返配通知单代销 通过否否决退货返配购销直送 直通、配送 通过否决3.2退货流程------流程说明3.2退货流程------流程说明 1、  退货流程说明 1)、所有退货申请均由分店、配送中心提出， 然后上传分店、配送中心所属的二级公司； 2)、二级公司对所有的退货申请单进行审核，审核完后，如果商品的物流模式为直送，结算方式为代销，则生成退货通知单；如果商品的物流模式为直送，结算方式为购销，则生成退货审批单传“退货财务审批单”；如果为其它商品，则退货申请单上传总部“退货审批单”； 3.2退货流程------流程说明3.2退货流程------流程说明3)、财务审核退货审批单有两种操作：通过和不通过，如果‘退货进价’<=‘未记帐未结货款’+‘已记帐未结货款’则选择通过；如果‘退货进价’>‘未记帐未结货款’+‘已记帐未结货款’则选择不通过； 4)、在总部退货审批单模块中审核退货申请时，如果选择返配的方式为‘返配’，则生成返配通知单；如果选择返配的方式为‘退货’，则会生成配送中心的退货单； 3.3退货流程------作业流程 3.3退货流程------作业流程 门店作业 1）、门店、配送中心的录入员在【采购管理】/【商品退货】/【退货申请单】中，对欲退货的商品做退货申请，审核完后生成退货申请单上传二级公司； 2）、门店、配送中心的传单组在【采购管理】/【商品退货】/【打印退货通知单】中，打印在二级公司生成的《退货通知单》传各柜组，各柜组把欲退的商品打好包后传到理货区； 3）、在供应商来退货时，理货区在【采购管理】/【商品退货】/【退货单】中做退货； 3.3退货流程------作业流程 3.3退货流程------作业流程 二级公司作业 1）、采购员在【采购管理】/【商品退货】/【退货审批单】中，审核所有门店、配送中心传上来的退货申请单； 2）、财务人员在【采购管理】/【商品退货】/【财务审核退货审批单】中，审核所有购销的退货审批单，如果选择‘通过’，则生成退货通知单，如果选择‘不通过’，则生成财务否决单； 3.3退货流程------作业流程 3.3退货流程------作业流程 总部作业 1）、采购员在【采购管理】/【商品退货】/【退货审批单】中，选择返配的方式，如果选择‘返配’，则生成返配通知单，如果选择‘退货’，则一步生成配送中心的退货单检查审批分管分类的退货商品； 退回给供应商的单据如果结算方式为购销，则需由财务人员进行审核； a)门店及配送中心根据《退货通知单》退货至供应商，根据《返配通知单》退货给配送中心或中转仓； b)采购员可在【采购管理】/【商品退货】/【查询退货单】中查询门店及配送中心的退货单； 3.3退货流程------作业流程 3.3退货流程------作业流程 注： 退货货申请审核后系统按规则自动拆分，拆分原则为：物流模式为直送的商品生成《退货通知单》，物流模式为直通、配送的商品生成《返配通知单》。4.1补货流程 ------流程图4.1补货流程 ------流程图 输入大类、 店号、商品编码补货申请单（分店、配送中心、二级公司）补货申请单（总部）产生补货申请单查看补货申请数 据 （二级公司）产生补货申请单查看补货申请数据 （总部）单据审核单据审核4.1补货流程 ------流程图（续）4.1补货流程 ------流程图（续） 直送代销 自营 订货审批单配送审批单按规则生成订货审批单/配送通知单（二级公司）按单品编辑订货审批单（二级公司）按规则生成订货审批单/配送通知单 （总部）产生直送订货审批单上传订货流程 选择生成方式：自动、直送、直通、配送 单据审核单据审核是否4.2补货流程 ------流程说明 4.2补货流程 ------流程说明 1)补货申请可由分店、配送中心、二级公司、总部提出； 2)对于分店、配送中心、二级公司提出的补货申请单，如果为直送、代销、自营，则传二级公司“按规则生成订货审批单/配送通知单”，且只能生成直送订货单，如果为其它，则补货申请单上传总部； 3)总部做的所有补货申请单均在总部进行审核； 4)在总部的“按规则生成订货审批单/配送通知单”，可以选择四个生成方法：自动、直送、直通、配送，如果为自动，则按物流模式来生成单的类型，物流模式为直送生成直送订货审批单，物流模式为直通生成直通订货审批单，物流模式为配送生成配送审批单，如果选择直送、直通、配送，则强制生成直通订货审批单、直通订货审批单、配送审批单； 4.3补货流程 ------作业流程 4.3补货流程 ------作业流程 门店 1）、门店采购员对欲补货商品在【采购管理】/【补货】/【补货申请单】做《补货申请单》，审核后自动上传至二级公司； 4.3补货流程 ------作业流程 4.3补货流程 ------作业流程 二级公司、总部 1）、采购员对欲补货商品在【采购管理】/【补货】/【补货申请单】做〈补货申请单》，审核后自动上传至二级公司； 2）、采购员按时在【采购管理】/【补货】/【补货申请单】中审核补货申请单； 3）、采购员在【采购管理】/【补货】/【按规则生成订货审批单/配送通知单】中检查审批，审核后生成〈订货审批单〉或《配送审批单》；4.3补货流程 ------作业流程4.3补货流程 ------作业流程4）、采购员在【采购管理】/【订货】/【按单品编辑订货审批单】中检查审批，审核后生成《订货通知单》，打印传真（或在网上发布）给供应商； 采购员在【供应管理】/【订货】/ 【编辑配送审批单】中检查审批，审核后生成《配送通知单》，并自动下传至配送中心及门店； 5）、采购员在【经营管理】/【商场配送处理】/【按单品编辑配送审批单】中检查审批，审核后生成《配送通知单》 4.3补货流程 ------作业流程 4.3补货流程 ------作业流程 注：1、补货申请汇总审核后系统按规则自动拆分，拆分原则为：物流模式为直送、直通的商品生成《订货审批单》；物流模式为配送的商品生成《配送审批单》； 2、直送、直通商品审核后，需传真或在EC网站上发布《直送商品订单》和《直通商品订单》。 5.1自动报警参数设置------流程图5.1自动报警参数设置------流程图日结自动出单批量修改订货辅助表修改订货辅助表总部、二级公司 门店 5.2自动报警参数设置------流程说明 5.2自动报警参数设置------流程说明 自动报警：自动报警是在日结后根据对商品自动报警设置的参数，进行自动补货，产生订货通知单； 自动报警参数：主要包括报警类型、销售类型、销进比例、固定补货量、陈列库存、临界库存、送货天数、订货单位数量、最大库存、补货周期； 如果商品的报警类型为不报警，则其他所有参数均无效，不能自动补货； 按临界库存报警则先判断当前库存与陈列库存之和，如果大于临界库存，就不报警，否则报警订货：订纲数量=（最大库存+陈列库存）-当前库存 5.2自动报警参数设置------流程说明 5.2自动报警参数设置------流程说明 5）按销进比报警则：如果100×最近销售数量100×最近销售数量÷最近入库数量≥销进比例，则执行如下； a.如果日结当天有商品验收入库，不报警，否则计算最近日销售量：最近日销售量=最近销售数量÷（日结日期—验收日期）如果40×最近日销售量+陈列库存<当前库存不报警，否则执行如下b； b. 如果上月日平均销售量>0，继续，如果30×最近日销售量÷上月日平均销售量>3判断：该商品为畅销商品或堆垛商品，继续如果陈列库存>0判断：堆垛商品，执行c后，执行d；否则，就是畅销商品，执行c后，执行e；5.2自动报警参数设置------流程说明 5.2自动报警参数设置------流程说明 c. 如果上月日平均销售量>0预计日平均销售量=最近日销售量×alfa÷100＋上月日平均销售量×（100-alfa）÷3000注：alfa为预测学参数，否则预计日平均销售量=最近日销售量； d. 如果商品为堆垛商品报警订货数量=最近入库数量； e. 如果商品为畅销商品预计日平均销售数量=最近日销售量×0.2＋上月日平均销售量×（1－0.2）÷30报警订货数量=订单有效期×预计日平均销售数量注：0.2为预测学中移动平均系数，30是把一个月当30天计； 5.2自动报警参数设置------流程说明 5.2自动报警参数设置------流程说明 6）按销进比固定量报警，如果100×最近销售数量÷最近入库数量≥销进比例就报警订货报警订货量=固定补货量； 5.3自动报警参数设置------作业流程 5.3自动报警参数设置------作业流程 1）、以下情况时，采购员需更改商品的报警参数； a、新品引入后指定到二级公司销售； b、对某一商品不合理的报警参数进行更改； c、对清场、清柜的商品停止报警； 2）、采购员在总部的【采购管理】/【订货参数设置】/ 【修改订货辅助表】 中，录入需更改的商品编码，修改报警参数保存后即可； 6.1供应商清理、合并管理------流程图 6.1供应商清理、合并管理------流程图 查询供应商清理审批单查询供应商合并审批单供应商合并审批单供应商清理审批单二级公司 总部 6.2供应商清理、合并管理------流程说明6.2供应商清理、合并管理------流程说明1)、供应商清理、合并只能在总部采购管理子系统做； 2)、供应商清理即把供应商与商品的对应关系取消，供应商不能订货、补货、销售； 3)、供应商合并即把供应商与商品的对应关系转入另一个供应商，另一个供应商可对该供应商的商品订货、补货、销售； 6.3供应商清理、合并管理------作业流程6.3供应商清理、合并管理------作业流程1）、采购员按供应商进行清理时，录入一个供应商，所有此供应商的商品与结算方式全部显示出来，并且还显示库存数。一旦审核，此供应商与对应商品取消，不能订货、补货及销售，总部与二级公司可以进行查询； 2）、采购员按供应商进行合并时，从一个供应商转入另一个供应商，即：前一个供应商的所有商品转入另一个供应商中。审核后，前一个供应商的所有商品对应转入供应商； 7.1预收货------流程图 7.1预收货------流程图 调度汇总表供应商送货时间调度查询未送货供应商供应商送货情况统计验收单 打印订货通知单 订货通知单重点供应商送货时间表调度汇总表分店收货时间段工作量订单按有效期 类型分配比例送货时间段表维护大类工作量定义订单有效期类型门店二级公司、总部 7.2预收货------流程说明7.2预收货------流程说明1）、送货时间段表维护，这个模块主要功能是，对分店或配送中心进行送货的供应商，它的送货时间的规定。一般分为三段（早、中、晚）； 2）、大类工作量的定义，这个模块主要功能是，对每个大类进行工作量的安排； 3）、订单有效期类型，这个模块主要功能是，按天数划分有效期的类型，以及每个有效期类型的最大有效天数，和最小有效天数； 7.2预收货------流程说明7.2预收货------流程说明 4）、订单按有效期分配比例，这个模块主要功能是，每一种有效类型根据实际情况来把一天的工作量，按比例进行分配； 5）、供应商时间调度，这个模块主要功能是，对每个供应商的订单进行预约（确定送货日期与时间）。而且普通订单才可以进行预约。在验收时一定按照预约时间来收货； 6）、调度汇总表，这个模块是，用来查看供应商的送货时间，及其以前分配此供应商的工作量与当日分配的工作量。这个模块与订单有效期类型分配工作量和分店送货时间、大类工作量定义有联系的；7.2预收货------流程说明7.2预收货------流程说明 7）、供应商送货情况统计与查询未送货供应商，这两个模块主要是查询前一天供应商送货情况，不过只能在分店或配送中心查询； 8）、总部或二级公司下订单时，根据订单有效期类型、送货时间段、分店收货时间段工作量、重点供应商送货时间、大类工作量，来安排供应商送货时间、分店收货时间以及收货工作量（即在指定的收货时间段分配的验收工作量）。订单下传到供应商、分店后，如有特殊情况，供应商可以和分店进行预约（即：供应商送货时间调度）； 7.2预收货------流程说明7.2预收货------流程说明9）、总部、二级公司、分店各有一个调度汇总表，但可以各不相同，原因是，总部是根据自己给分店下传的订单进行汇总，二级公司是结合总部和自己给分店下传的订单进行汇总，分店则综合总部，二级公司下传达的订单，经过送货时间调度以后再汇总。总部或二级公司的预收货，只能对预收货的时间段、工作量、有效期类型的比例等进行维护，以及进行查询调度汇总表； 7.2预收货------流程说明7.2预收货------流程说明10）、分店的预收货，其功能是对所有的普通订单进行预约，而长期订单或批发性的订单则不能进行预约； 11）、分店收货的工作量有一个原则：对约定好时间的重点供应商，安排收货的工作量要多些；7.3预收货------作业流程7.3预收货------作业流程 1）、采购员在总部、二级公司的【采购管理】/【预收货】/ 【送货时间段表维护】 中，按“增加”可输入“时间段编号”、“起始时间”、“结束时间”， 如时间段编号50、起始时间21：30、结束时间23：30，选某时间段编号，按“删除”即可删除某时间段； 2）、采购员在总部、二级公司的【采购管理】/【预收货】/【大类工作量的定义】 中，按“增加”可输入“大类”、“最大品种数”、“最小品种数”、“平均工作量”后，按“保存”即可增加此大类工作量的定入，按“删除”后可删除一个大类工作量的定义；7.3预收货------作业流程7.3预收货------作业流程 3）、采购员在总部、二级公司的【采购管理】/【预收货】/【订单有效期类型】 中，按“增加”可输入“有效期类型”、“有效期名称”、“最小有效期”、“最大有效期”后，按保存，可按“删除”可删除一个有效期类型； 4）、采购员在总部、二级公司的【采购管理】/【预收货】/【有效期类型分配比例】 中，选一个有效期类型，按“增加”输入“有效期第N天”、“分配比例”后，按“保存”即可； 7.3预收货------作业流程7.3预收货------作业流程 5）、采购员在总部、二级公司的【采购管理】/【预收货】/【重点供应商送货时间表】 中，按“增加”，输入“供应商编号”、“收货地”、“星期几”、“固定送货时间”后按“保存”； 6）、采购员在总部、二级公司的【采购管理】/【预收货】/【调度汇总表】 中，首先输入“日期”、“收货地”按“查询”、“重新统计”即可看到“本日新分配工作量”、“饱和度”等； 8.1批次库存调整------流程图 8.1批次库存调整------流程图 修改批次库存物流模式查询批次库存物流模式总部、二级公司 门店 8.2批次库存调整------流程说明8.2批次库存调整------流程说明1）、在分店采购管理子系统“修改批次库存的物流模式”的模块，可修改商品的批次库存的物流模式，但不能更改商品的物流模式，审核后该调整单必须上传二级公司，二级公司采购、财务均能查询此单据； 2）、在“修改批次库存的物流模式”模块中，输入商品编码/条码后，调出商品的批次物流模式，具体内容有：商品编码/条码、品名、规格、原料成份、批次供应商、批次物流模式，可以通过“调整栏”选择物流模式，来更改商品的批次物流模式； 8.3批次库存调整------作业流程8.3批次库存调整------作业流程1）以下情况时，采购员需更改批次库存的物流模式； a、对于需返配回配送中心，但批次物流模式为直送的商品； b、对于需由分店直接退货，但批次物流模式为直通、配送的商品； 2）采购员在门店的【采购管理】/【库存查询】/ 【修改批次库存物流模式】 中，输入商品编码/条码后，调出商品的批次物流模式，可以通过“调整栏”选择物流模式，来更改商品的批次物流模式； 谢 谢！谢 谢！