公司行政管理制度正规范本

公司行政管理制度正规范本 第一章 行政办公规范管理规定 　　1.目 的：为规范公司办公管理及加强公司文化建设，特制定本规定。 　　2.适用范围：本规定适用于总公司及各分子公司。 　　3.权责说明：本规定由总经办监督执行。 　　4.工作挂牌 　　4.1上班时间，应严格按要求佩戴工作挂牌。 　　4.2员工应妥善保管挂牌，遗失应立即补办，费用自理。 　　5.办公室规范 　　5.1办公桌 　　5.1.1应保持办公桌面整洁，除电脑、口杯、电话、文具外，桌面不摆放与办公无关的物品。 　　5.1.2简易文具应收于笔筒之中，取用后立即放回;其余文具则应收入抽屉中。 　　5.2办公时，应当将所处理的文件放在文件夹中，如遇临时有事离开或有客人访问，应当将正在办理文件的文件夹及时合拢。 　　5.3离开办公室，须将桌面文件整理，齐放于文件架或抽屉中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。 　　5.4座椅：座椅靠背不能放任何物品，人离开时座椅推放至办公桌正下方。 　　5.5饮水机及其它设备、物品应在指定地点摆放，不得随意移动。 　　5.6电源: 下班离开办公室时，应关闭所有电器及电源。 　　6.语言规范 　　6.1交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。 　　6.2电话语言：您好、请问、谢谢、再见。 　　6.3接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行(切勿说“不”)。 　　7.行为规范 　　7.1私人信函自费交寄。 　　7.2接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。 　　7.3不得因私事使用公司电话。 　　7.4未经许可，不得使用他人的电脑。 　　7.5因公外出时，应事先得到主管领导的同意;外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前主管领导。 　　7.6发出的传真应注明：发件人、收件人、主题、发件人的联系方式等。 　　7.7接听电话应首先答复“您好，西藏药业”，使用电话注意语言简明;代接同事办公位电话，做好必要并及时转达。 　　7.8办公时间内不擅离岗位，需暂时离开时应告知同事。 　　7.9适时调整手机铃声，办公区域内适当调低，培训或会议中则应取消铃声。 　　8.不定期检查。凡违反上述规定的，每次贡献50元爱心基金。 　　9.附则 　　9.1 本规定由总经办负责解释。 　　9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 　　9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。   第二章 会议管理制度 　　1.目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 　　2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应制定细则并报总公司备案。总公司部门内部会议参照执行。 　　3.权责说明： 　　3.1 总经办负责公司会议的统筹协调。 　　3.2 会议提拟人负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 　　4.会议提拟与审批 　　4.1公司例会无须提拟和审批。 　　4.2 公司临时会议由总经理、分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。 　　4.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与公司会议冲突。 　　5.会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。临时召集的紧急会议不受此限。 　　6.会议准备 　　6.1会议通知 　　6.1.1会议通知按“谁组织，谁通知”的原则进行。 　　6.1.2会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。 　　6.1.3会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应进行书面通知，并向总经办提交会议准备申请;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 　　6.2其它准备 　　6.2.1会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)的准备工作。 　　6.2.2会务服务部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 　　6.2.3总公司召开的公司会议统一由总经办承担会务服务工作。 　　7.会议组织 　　7.1 会议组织遵照“谁主管，谁组织”的原则。 　　7.2主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。 　　8. 会议记录及纪要 　　8.1 公司会议应进行会议记录。 　　8.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可临时指定会议记录员。 　　8.3 会议记录员应遵守以下规定 　　8.3.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，整理会议纪要。 　　8.3.2会议记录应采用实录形式，确保记录的原始性。 　　8.3.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 　　8.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人及参会人员审核签名。 　　8.3.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将考勤记录报考勤人员。 　　8.3.6会议记录为公司的机要档案，保管人员不得外泄。会议记录本交总经办存档，永久保存。 　　8.4 会议纪要的形成与签发 　　8.4.1会议纪要的形成、发放或传阅范围由主持人确定,并填写《会议纪要发放审批单》，包括纪要编号、发放范围、主管领导意见等事项。 　　8.4.2会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。 　　9.会议跟进 　　9.1 会议决议、决策事项等须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则;会议另有决定的，从会议决定。 　　9.2 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。 　　10. 会议纪律 　　10.1参会人员不得迟到、早退、缺席，因故不能参加时，应事先向主持人，并征得同意。 　　10.2会议期间除了紧急情况外不处理其他事务，包括不接听电话。 　　10.3违反上述规定的，按《员工手册》2.3，2.4的规定进行处理，接听电话的由主持人酌情处理。 　　11.会议保密 　　11.1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论情况向外泄露。 　　11.2会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。 　　11.3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。 　　12.附则 　　12.1 本制度由总经办负责解释。 　　12.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 　　12.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。   第三章 文件管理制度 　　1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规件管理，特制定本规定。 　　2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。 　　3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。 　　4.公司发文 　　4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。 　　4.2公司发文程序 　　4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。 　　4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。 　　4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。 　　4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。 　　4.3公司发文分类、编号：西藏药业〔2006〕××号。 　　4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。 　　4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。 　　5.公司部门发文 　　5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。 　　5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。 　　5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。 　　5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。 　　5.3公司部门发文格式附后。 　　5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。 　　5.5公司内部发文按以下办法分类、编号： 　　西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号 　　6.收文 　　6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写《收发文登记表》，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员，不得积压延误;属于急件的，应在接件后立即报送。 　　6.2各部门应指定专人办理收文事宜。 　　6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的《收发文登记表》一起存档。 　　7.其他 　　7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者“不得复印”、“不得携出”字样。 　　7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划、项目设计方案等文件。 　　7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、、技术资料、人事劳资体系等文件。 　　7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。 　　7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。 　　7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。 　　7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。 　　7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。 　　8.附则 　　8.1 本制度由总经办负责解释。 　　8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 　　8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。   第四章 档案管理制度 　　1.目 的：为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本制度。 　　2.适用范围：本制度适用于总公司及各分子公司。 　　3.权责说明： 　　3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。 　　3.2公司员工有保护档案的义务，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。 　　本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 　　3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。 　　3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。 　　3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作，以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。 　　4.档案归档 　　4.1归档资料包括 　　4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等)，已签署生效并接收的关联公司文档。 　　4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。 　　4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。 　　4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。 　　4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。 　　4.2归档方法 　　4.2.1文件、资料的正件与附件，正本与底稿等应一起归档。原件正本必须归档，执行机构只能留用原件副本或复印件。 　　4.2.2卷内文件排列有序，须条理、系统化，按时间顺序和重要程度排列，使卷内文件形成一个有机整体。 　　4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰，封面用毛笔或钢笔书写。 　　4.2.4注明起止日期、件数、页数。附详细卷内目录。 　　4.3归档要求 　　4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档，相关业务应尽量归于同类。 　　4.3.2归档资料必须层次分明，按时间及阶段归档以便符合其形成规律。 　　4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的所有方面;归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程，任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。 　　4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档，未经签署归档意见，财务部不报销差旅费。 　　4.3.5当年形成的各种材料，次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档，重要的文件需及时归档。 　　4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。 　　4.3.7归档时应填写移交清单，履行交接手续。 　　5.档案保管 　　5.1归档资料需进行登记，编制归档目录。 　　5.2档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 　　5.3属于公司保管的档案：公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作，并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。 　　5.4属部门和子公司保管的档案：各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。 　　5.5公司总经办应有存放档案的档案室，各部门、各子公司应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 　　5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 　　5.7所有档案资料必须分类长期保存，不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的，将处罚责任人。 　　6.档案借阅 　　6.1档案属于公司机密，未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。 　　6.2借阅档案，借阅人必须履行登记、签收手续，并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为：档案名称、等级分类，借阅事由，时间，借阅人，负责人，经手人等内容，表格由公司统一制定。 　　6.3借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等，归还时保证档案材料完整无损。 　　7.档案保密制度 　　7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案，分别用文字标示。拟制文件时，需在文件首页右上角标注密级。 　　7.1.1绝密档案：涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。 　　7.1.2机密档案：公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。 　　7.1.3秘密档案：可内部公开的一般文件资料。 　　7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像，不准带离办公区域。 　　7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准，与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。 　　7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。 　　7.5外出工作携带秘密级以上文件，必须有保证文件安全的措施。 　　7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。 　　7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者，不得向无关人员谈论档案内容。 　　8.档案销毁 　　8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。 　　8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 　　8.3销毁档案时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 　　9.附则 　　9.1 本规定由总经办负责解释。 　　9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 　　9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。