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浅谈档案工作的重要性 (一) 档案工作从狭义上讲,就是档案业务工作,它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作,是利用科学的原则和管理档案,为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 一、档案是机关工作查考的依据 档案是过去工作和历史情况的记录,它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证,是第一手的参考材料。首先,它是在社会实践活动中直接形成的,而非后人编造的,这就客观地纪录了历史情况,具有最可靠的凭证。其次,它保留着真切的历史痕迹,如有些是当事人的亲笔手稿;有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示;许多文件盖有制发机关或个人的印信;有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的,这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料,如、契约等制发的目的就是备忘,其凭证作用就更加强烈、更加明显。 二、档案是宣传教育的生动素材 近年来,我国档案事业步入了新的历史发展时期,各级档案部门解放思想,改革创新,逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来,通过《中华人民共和国档案法》颁布实施,我国档案工作重新走上了依法管理的轨道,档案事业的宏观管理得到全面加强;各机关、各单位档案室,各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进,档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。 鉴于档案的重要性,作为档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好 1 档案,为档案的利用创造条件,提供方便,特别是应做到以下几点:1、要维护好历史的真实面貌;2、要忠于和热爱档案事业;3、要具备全心全意为人民服务的精神;4要有良好的保密习惯;5、要树立高度的法制意识和观念。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥档案事业的作用多做贡献。 (二) 档案来自于人们的社会活动。具体地说,就是在各机关团体企事业单位的工作中,以及个人在私人活动中产生出来的,它包括两个方面:其一是国家机关和社会组织在履行其职能,在完成其工作任务中,产生了大量的文件。档案就是由其中有价值的的文件中转化形成。其二是著名人物、著名家庭和家族,在他的一生活动中,形成的许多的日记、私人信函等,作为有价值的历史记录保存下来的就是档案。 档案,除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等一般功能之外,还有其特殊功能。 档案的特殊功能。主要是指档案有人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。 凭证作用:档案是历史的真赁实据,具有一定的法律效用,这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用,是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为,档案是自然形成的,这种形成的自然性,决定了档案记录历史情况的客观性,档案是令人信服的历史证据。 从档案自身的物质体态上看,它保留了当事人的历史真迹,如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等,这些都反映了档案是确凿的真凭实据。 参考作用:档案作为一种历史记录,不仅具有凭证作用,同 样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度,而且,也反映了实践活动的广度,为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。“察往知来,视兹故帙”,对档案的参考作用作了高度的概括。档案的参考作用,其主要特点在于它的可靠性和广泛性。 首先,档案参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录,是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”,它比其他资料来源可靠。其次,档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人尖在活动中形成的,人类的活动是广泛的,因而,档案也是很广泛的。其内容也是丰富的,它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区有档案馆,每个单位有档案室,保存着本地区、本单位各种内容的档案,人们遇有难题,都可以到档案部门参考档案,寻找答案。 干部人事档案材料的收集与整理 第一节收集工作的依据、概念、意义、原则及种类 一、收集工作的政策法规依据 一是《干部档案工作条例》,二是《干部人事档案材料收集归档规定》。中组部、国家档案局1990修订下发的《干部档案工作条例》是我们现在从事的干部人事档案工作包括干部档案材料收集工作的总的指导性法规;而中组部1996年修订下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,则对干部人事档案材料的收集范围、收集方法、归档要求、监督检查等都作了具体明确的规定,是我们从事干部人事档案材料收集整理工作的具体法规依据和行动指南。 二、收集工作的概念 干部人事档案的收集工作,是干部人事档案管理部门,根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围,向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料,集中起来,统一管理的工作。概括起来说,就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材料的工作。包含三层含义:一是收集本部门管理干部的人事档案,有协管任务的单位,还要收集协管干部的档案副本及材料,以保证干部人事工作的基本需求;二是收集形成的符合归档范围的档案材料;三是只有干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料,非干部人事部门不得以任何理由扣留和收集干部人事档案材料。 三、收集工作的意义 收集干部档案材料,不断充实干部档案内容,为组织上历史地、全面地考察、了解和正确使用干部提供依据,是干部档案工作的根本任务,因此,干部档案材料收集工作在干部档案工作中处于特殊地位,它的意义可以从三方面来理解: 1、收集工作是干部档案工作的首要环节。干部档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节,收集工作是首要环节。干部档案材料不是由干部档案管理人员编写形成的,而是产生于和干部有一定关系的各有关组织的现实工作中。将有关组织过去和新近形成的干部档案材料收集到干部档案管理部门,既是干部档案工作的起点,又是贯穿于干部档案工作始终的一项经常性工作,干部档案工作的其他各个环节都是在收集工作的基础上进行的。干部档案工作正是通过收集这个环节把干部的档案材料收集起来,为整个干部档案管理和建设工作提供客观物质对象的。因此可以说,没有收集工作,便没有干部档案工作。 2、收集工作是干部档案工作的基础。干部档案部门只有将干部档案材料及时、全面、准确的收集起来,按《干部档案整理工作细则》进行认真鉴别、整理,干部档案信息资源才能得到 开发和利用。如果收集工作不扎实,收集的材料残缺不全或者只收集到一些零散杂乱、价值不大的干部档案材料,就会直接影响到干部档案工作的其他环节。(收集工作好比工业生产中的原材料供应,没有足够的符合质量的原材料,工业生产就不能进行。)从整理工作来看,如果是成套材料,收集不全(如有头无尾或者有尾无头,缺结论或缺批复)就会给整理工作带来很大困难,甚至无法进行整理。从保管工作来看,如果一个干部的档案材料分散在几个单位没有收集起来,就无法做好集中统一保管工作。从利用工作来看就更为重要,如果材料收集不齐,就不能全面、准确地反映干部的真实面貌,就会给档案的利用造成很大的不便。干部档案工作人员必须花大气力做好收集工作,将该收集的材料统统收集齐全,才能帮助组织上全面了解干部和正确使用干部。 3、收集工作是实现干部档案集中统一管理的基本途径。干部档案材料是各机关、团体、企业、事业等单位在干部、人事工作中持续形成的,具有来源渠道多、零星、分散的特点。而干部档案的利用则要求相对的集中,即一个人的材料必须集中在一起。通过收集,就可以解决分散和集中的矛盾,实现干部档案的集中统一管理。 四、收集工作的原则 《干部人事档案材料收集归档规定》明确规定:“干部人事档案材料收集归档,要本着实事求是的原则。着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实干部档案,有效地为干部人事工作服务,为人事决策服务,为社会主义现代化建设服务。”同时,我们收集档案材料,还受国家有关法律、法规的保护和监督。 五、收集工作的种类 收集工作分普遍收集与定向收集两种。 普遍收集是指干部档案管理部门对实际工作中批量产生的