如何将有限的上班时间和精力高效地利用起来？

如何将有限的上班时间和精力高效地利用起来？ 　　当我们没有足够时间完成要求的任务时，我们常常被建议说要“分个优先级”，好像这就能够神奇地解决问似的。但是，在帮助客户解决和管理工作问题的过程中，我发现分优先级的方式收效甚微，部分原因在于做起来太容易。我们先来下个定义：分优先级是给事务分等级的过程，比如要占用我们时间的人，未处理清单上的内容，收件箱里的邮件等等，要把他们按重要性排列。虽然有时会难下判断，但大多数情况下只是直接依靠感觉做出排列。当看到会议请求，未处理清单，或是一封邮件，我们直觉上就知道这是否重要，然后我们就可以把不同的事情进行比较，并排好次序。 　　问题来了。排完优先级后，我们还是按照时间和精力充裕的情况来着手处理，而且我们会把不那么重要的事项放在“以后”来做。但是从来没有所谓的“以后”。未完成清单从来没有底的。 　　我们的时间和精力都是有限资源。一旦我们的职业生涯进入到某个阶段，我们所担负的责任让我们永远无法满足所有要求，不管我们加多久班，干得多卖力。想要见我们的人排到了门外，排到了街上。我们的未完成清单长得都拖到了地上，我们的收件箱从来没有清空的时候。 　　让我们许多人犯的错误是幻想我们可以把门槛一降再降——工作更卖力，加班时间更长，用“更聪明”(不管到底怎么个聪明法)的方式工作，希望有一天能把清单上的事情都做完，但到头来是一场空。 　　关键点在于，排优先级是必要但不充分的。重点在下一步上，鉴别归类。处理突发事件的医务人员必须判断哪些患者需要立即处理，哪些可以等一等，哪些根本无需治疗，还有哪些已经没救了。对我们普通人来说，鉴别归类意味着不要只关注最重要的事项，而把不那么重要的事情放到“以后”来做，而是主动忽略占大比例的那些未及重要性门槛的事情。 　　■第一步要把事物重新组织一下。 　　把满满的收件箱，没做完的工作清单，还有排在门外的失望人群视作失败，这没有任何帮助。这种观点会推动我们更努力工作，希望有一天能完成任务，但这是无用功。这场战斗我们如何都打不赢，因为在职业的某一个阶段，不管我们如何投身事业，我们所面临的潜在挑战总是超出我们能力所及。所以，收件箱，工作清单还有排队的人群恰恰是成功标志，证明人们需要我们的时间和关注。最终的胜利不是赢得一场战斗的胜利，而是一场战争的胜利：不是处理完收件箱，而是处理完收件箱里所有重要信息。不是完成清单上的所有事情，而是清单上全部都是重要事情，而你完成了。不是处理完所有排队人群的问题，而是把真正重要的人的问题处理完。 　　■下一步就是停止使用错误工具。 　　我们在“时间管理”和“个人生产力”上面花了太多精力。虽然这些努力从战术上有效，但是在战略上进行鉴别归类时就没用了。记住：任务不是要列出清单，而是决定哪些可以删除，并且坚持执行。 　　■最后，我们需要解决鉴别归类所涉及到的情感问题，因为这部仅仅是个认知过程。 　　主动忽略一些事情，拒绝一些人会产生一系列情绪，极大地影响我们的选择和行为。这正是鉴别归类的困难之处，但只有我们关注它的情绪维度，我们通过基本理性干预来控制工作流程的努力才会有效。 　　这个过程可能当下就在进行。刚才当你读到上面说的“不是真正重要的人”时，你很可能会退缩，觉得这也太无情了。我读到这里时也打退堂鼓，而且这还是我写的!这个反应是可以理解的，也正解释了为什么我们会在那些不值得的人身上花费时间和注意力。在有效地进行鉴别归类和成为“混蛋”之间有清晰界限，而我们中的许多人生怕跨过这条线，但是其实还离得远呢。 　　要进行有效地鉴别分类，我们需要加强管理这些担忧和其他相关情绪的能力(这里是管理不是压抑)。正如USC的神经学家Antonio Damasio所写的(也正如每个人自己经历的)那样，情绪会“产生对于目标事实的偏见，甚至干扰做决策的支持机制(比如工作记忆)，从而影响有效决策的制定。但这正是我们在主动忽略一些事物时所发生的。处在鉴别归类核心的决定会产生我们无法完全驾驭的情绪。 　　当我们面对无法完成的工作要求时，我们会感到焦虑，害怕，后悔，甚至气愤。但是我们常常没有充分意识到或者接触到这些情绪，以便有效利用。它们在我们的自主意识水平之下产生，无可避免的影响我们的行为，但很多情况下，尤其是在压力下时，我们无法意识到这种影响，失去了做出符合需求的最佳选择的机会。 　　加强情绪管理是一个复杂的任务，但是我们可以采取以下步骤进行： 　　■调整思维模式来体现情绪的重要性，体现情绪在理智思考和决策制定时的重要性。我们的想法会影响我们的经历。 　　■更关心自己的身体。定期运动，保持充足睡眠已经被证明可以提高我们感知和控制情绪的能力。 　　■参与一些需要专注力的日常事务。冥想，写作，和其他反馈性的活动能够加强我们控制思想的能力，帮助我们更敏锐的感知情绪，并对我们的经历形成新的看法，从而帮助我们理解情绪的含义。 　　■增加我们描述情绪的词汇量——指的就是字面意思。扩大词汇量来描述自己的情绪，不但能帮助我们更好地与他人交流，也帮助我们更好地了解我们自己。 　　我们的最终目标是通过不舒适的方式来变得更舒适——要能够意识到进行鉴别归类会产生困难情绪，这样我们就能面对没完没了的未完成清单，爆了的收件箱，还有排队想要获得我们关注的人们。和善但是坚定的说“不“。