7领导干部选择考试和竞争上岗复习资料_公文写作与处理

公文写作与处理 第一节　公文写作 一、公文的概念、类别和功能 1、公文的概念 公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。 公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。 狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指《公文处理办法》中规定的十二类十三种公文，专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。 2．公文的类别 依不同，不同角度，公文有多种分类方式。 (1)通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域（即通常所说的按公文形成和使用范围）划分，通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件，如请示、报告、函等，专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。 (2）对外公开文件、限国骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，内容含有一般国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害；机密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。 (3）上行文、平行文、下行文。是公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。 (4）规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。 (5）平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。 (6）收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件；发文是指本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。 3．公文的功能， 公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要表现在下述方面： (l)公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。 (2)公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。 (3)公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。 (4）公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。 (5）公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。 (6）公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份；记录了各项管理活动的性质、状态；因此，具有重要的凭证作用。 二、公文的文体、结构、格式和稿本 1．公文的文体 公文的文体，指公文的表达方式。公文属应用文体，应具有应用文体的基本属性，即具有直接应用性，从本质到现象，从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但它又不同于一般的应用文，具有其自身的特殊属性。 第一，公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。 第二，公文兼用、叙述、议论三种表达方式。这是因为公文内容的表述，必须做到事理结合，除去对客观事物的性质、状态、特征作出叙述与说明以外，还要求在此基础上进行科学的分析与论证，以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与行文目的不同而在三种表达方式的运用上，各有侧重。如规范性、公布性文件侧重于说明的方式；工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式；而内容复杂的公文，如调查报告，则需同时兼用三种表达方式。 2．公文的结构 公文的结构指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。国家有关机关对公文的基本构成作出了规范性要求；其基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分可视具体情况决定取舍。 公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 3．公文的格式 公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文格式具有较强的规范性；国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其直接阅读与传递、处理；有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。 公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。 目前我国通用公文的格式一般为： (1）公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。 (2）公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）。 (3）所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排）。 (4）左侧装订。（少数民族可按其习惯书写，排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排） (5）在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。 ①保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。 在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。 ②紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。 ③文头的编排。在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的1/3弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，但也可根据需要用其他颜色）印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。 ④发文字号的标注与编排。文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字，置于方括号中的年份号，顺序号。如国务院1997年第一发文即标作：“国发［1997]001号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。 在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中；如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长10omm的细实线。 ⑤签发人的编排。在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名，字体字号与发文字号相同。 ⑥标题的标注与编排。撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：结构完整；语意确切；文字简练、醒目，字数一般不超过50字。 ⑦主送机关的标注与编排。在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”；除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者；应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关；应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。 在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格，结尾用冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。常用3号或4号仿宋体字印刷。 ⑧正文的编排。在印制本上，正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行顶格，常用3号或4号仿宋体印刷。 ⑨附件标记的标注与编排。撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。 印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号（只一件时不排）、标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。 ⑩印章或签署的编排。签署位于正本的右下方，一位领导者占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签注姓名。 印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下不压日期。 ⑾作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。 在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般占一行，字体字号同正文。 在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。 ⑿注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注（在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文）外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。 ⒀主题词的标注与编排。在印制本上，主题词位于末页注释之下，通常排一行，起首顶格标“主题词：”字样，然后排印主题词，词间空一格，常用与正文字号相同的黑体字印刷。 ⒁抄送机关的标注与编排。在印制本上，抄送机关位于主题词以下，用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。起首顶格排印“抄送：”字样，而后，按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称，其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。 ⒂印发说明的编排。在印制本上，印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端，在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”，字行的首尾各空一格。常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。 4，公文的稿本 在公文形成过程中，将有各种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。 草稿。是公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形式，均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备戚公文的效用。 定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即业经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的标准依据。 正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。 副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查、知照使用。 试行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。 暂行本。法规文件正本的一种特殊形式，在哲互里万期间具有法定效用。 修订本。对已经发布生效的文件，在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。 不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。 三、常用公文文种及其选用 文种，也叫作公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种，不但为公文撰写、处理提供便利，而且有利于维护公文的权威性及有效性。 1．常用公文文种的适用范围 (1）规范性文件。 ①条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。 ②规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。 ③办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。 ④决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。 (2）领导指导性文件。 ①命令（令），用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 ②指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 ③批复，用于答复下级机关的请示事项。 ④通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 ⑤通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 (3）公布性文件。 ①公告，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 ②通告，用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (4）陈述呈请性文件。 ①议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。 ②请示，用于向上级机关请求指示、批准。 ③报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 ④调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。 (5）商洽性文件。 函，用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 (6）会议文件。 会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。 2，公文文种的选择 撰写公文时要正确选定文种，不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。 选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。 根据作者的权限选择文种，就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。 根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容；“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告”可提出请示审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复；“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求厂门 四、公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，还必须遵循下列一些基本要求： (l）符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性。首先，公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律，因为，它们是我们制定的一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。其次，要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章，因为，它们是制定本机关一切决策的直接依据，如果在公文中提出新的政策，应当加以说明。由于公文内容还要受其他多方面方针政策、法规规章的指导和制约，所以，还要加强横向联系，了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致，以便在工作中相互协调与配合，避免矛盾抵触。 (2）实事求是、讲求实效。 公文的制发必须符合客观实际，符合客观规律并切合实际需要，讲求实效。①从实际出发，根据客观需要制发公文，公文写作要具有明确的目的性与针对性，反对形式主义与文犊主义。②公文的内容务求符合客观实际，反映客观事物的本来面目，并从实际出发，提出切实可行的工作原则与方法，使公文具有真实性与可行性。公文内容失真或者所提对策脱离实际都会导致领导机关决策的失误，直接危害机关乃至国家利益。因此，公文撰写人员必须深人实际，认真做好调查研究工作。③注重时效。公文写作必须及时迅速、把握时机，紧密适应机关行政管理的需要，以便尽快实现公文的效用，提高机关工作效率。 (3）主题明确、结构完整、格式规范。 主题是作者通过公文表达的意图与主张，每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。应当具备的数据项目一定要准确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。 〔4）用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。 公文的语言表述，必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求： ①庄重严谨。庄重，指用语端庄持重，格调严肃，用以维护公文的权威性与有效性，表明作者的严正立场与严肃态度。严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明确，不出歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，用以维护公文的准确性，保证公文能产生直接应用价值与强制性的影响。公文撰写要选用含意明确、范围限定的词语，准确地表述概念的内涵与外延，正确揭示事物真相及其本质；认真辨析词语的含义及其感情色彩，使之符合实际、准确地表明作者的立场观点。 ②简明通顺。简明，指用词精练不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容，做到“言简意赅”。首先，要做到直接表述，开门见山，简洁明了地表述发文意图，以获得准确、快捷的阅文办事效果。其次，应尽量选用含义丰富、准确的概括性词语；也可利用附件，压缩公文正文的篇幅；利用图表或其他表格简化文字表述。最后，应字斟句酌，反复修改，果断删除重复或可要可不要的段落与字句，使公文简洁凝炼。通顺，即流利畅达，符合语法和逻辑。 ③平实得体。平实，指公文的语言平和朴实自然，通俗易懂，无形象描写，不堆砌华丽词藻，不滥用修辞格，强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关职责范围出发，根据本机关与受文机关之间的行文关系，选用恰当的词语，对上行文，应用语尊重，恭而不卑，对下行文，应用语郑重、准确，虽可适当使用告诫性词语，但应做到威而不凶；平行文则更应使用谦敬性词语，创造出相互协商与合作的良好氛围；面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。 五、行文规则 1．遵守行文规则的客观必要性。 为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定，这就是行文规则。遵守行文规则的客观必要性在于：加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地；使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序。防止行文紊乱；精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率。 2．行文规则的基本内容。 (1）根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的，主要有四种类型，即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被领导的隶属关系；同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指导与被指导的关系；同一组织系统中的同级机关之间属平行关系；非同一系统的任何机关之间均属不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。 (2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文，应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级右文。为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务上有指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，即按层级逐级上报、下发公文或只对直属的上一级机关或所属下一级机关制发公文。为加快公文传递，在必要时可采用多级行文的方式，即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，在一般情况下应避免越级行文。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。 (3）正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。 选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围，但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关，受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列情况则不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。 (4）坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能逸向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义逞向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。 (5）联合行文时，作者应是“同级机关”。因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。 (6）行文前必须对有关问题协商一致。为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。 (7）严格控制公文数量，简化行文手续。机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。除此，还应简化行文手续，为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。 六、公文写作的语言运用 1．公文的语言特点。 语言是公文的基本要素，特殊的应用领域与应用目的使公文的语言具有一定的特点。了解这些特点，有助于使公文更有效地“表之于外，达及他人”。 公文语言的主要特点就是：计策、准确、朴实、精练、严谨、规范。 庄重是指语言端庄、格调郑重严肃；准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚假无错漏，褒贬得当，语意明确，界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容；朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无浮华夸饰，无渲染，无形象描绘，无矫揉造作，忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇；精练是指语言简明扼要，精当不繁，去浮辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要，当详则详，当略则略；严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧；规范是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语（少数民族地区使用的本民族文字的公文则为民族语言）的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。 上述特点体现在词语、语句诸方面以及表达、修辞、构词组句等语言运用实际活动中。 公文词语特点主要是：大都为规范化的书面词语，排斥使用一般的口语词、方言词、土俗侄语，禁绝使用生造的词语等；词语需有确切的含义，除非不可避免或特殊需要，一般不使用含义不确的词语；在音节方面，公文词语以双音节词为主，单音节词（如经、依、此、何、悉等）、多音节词的使用频率比其他文章稍高；有一部分词形确定、含义精确特定的公文专用词语；介宾词组、联合词组、“的”字词组的使用频率较高。 公文语句特点主要是：含义完整确切，在文中具有较强的独立性，关键性文句脱离上下文之后仍不生歧义，不易被歧解或曲解；起铺垫、过渡作用的语句少且简短，以利直接而精当地表意；一般都有专门表达公文主题的主题句，使主题鲜明显露；陈述句多，祈使句次之，疑问句、感叹句再次之；有较多带限定修饰成分的单句，其中含复杂主语或宾语的单句比一般文章为多；泛指性无主句较多；判断句中，“是……的……”形式有较高的使用频率，常用于表达作者对陈述对象的见解、态度和解释；单句多而复句较少，比较有利于受文者的全面理解和准确执行。 公文表达即对有关事物的性质、状态以及有关概念的表述。公文表达的特点主要是：在表达方式的运用方面兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式，不同文种各有侧重；直接表意不渲染、不婉曲，以保证受文者直接快捷地获取有用的认识；只表述对解决现实具体事务有价值的事与理，以保证公文具有现实针对性；对现实的反映追求从本质、总体到现象、细节的全面真实，决不作任何虚构；较强的程式化、规范性，即对同类对象所使用的表述手法、式样甚至语句都相对固定并形成一定的规范；所使用的符号系统统一通用，如我国当代公文就都统一使用通用性强的现代汉语的书面形式作为符号系统。 公文在修辞方面也有特点：在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。 2．公文词语的选择。 词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点，认真学习和占有丰富词汇的基础上，根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表情达意的词语。 (l）认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。可以在公文中采用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法方面有差别，也有联系。为此，要使公文用语精当必须注意对词语认真加以辨析，真正掌握其确切含义，否则就很有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。 (2）注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点。在公文中，对事实的叙述要求客观准确，而在表明立场主张时则要求旗帜鲜明。为达到这一要求，必须注意分辨词语的感情色彩。避免对不同感情色彩的词语的误用，否则就会造成阅文者的误解或降低文件的严肃性。 (3）注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果。公文中的词语若能音节匀称往往既可以加强气势，表现庄重严肃的色彩，给阅文者以更鲜明的印象，又容易上口，便于记忆。 汉语语音系统的特点之一是音节不多，音节出现率不均衡。这使得汉语中同音字词的数量较多。一般情况下，在受文者主要通过视觉“看”文件而接收信息时，同音现象对公文写作并无什么影响，而一旦当信息接收过程存在“听”的活动（在会议上“听”报告，通过电话“听”通知）时，这种现象所带来的词语的同音异义问题，就会给准确接收信息带来一定障碍。特别是在听者无从了解作者使用了同音词中的哪一个时，就难免张冠李戴并由此产生极严重的后果。 (4）注意词语间的正确搭配，遵循语言法则。词语的选择要受事理逻辑、搭配习惯的制约，如随意超越这些制约，违背语言法则，就会产生差错，影响表达的效果。词语的搭配最根本的是要使语义搭配，使表达合乎事理、合乎逻辑，同时又要注意符合语言习惯。 (5）注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性。公文大都使用于正式、庄重严肃的场合，为与之相协调，选择词语时务必注意词语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语词、谚语、歇后语以及方言土语，书面词语中带有调侃、诙谐意味以及不够严肃郑重的词语也不应入选。 (6）注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”，便于理解和执行。公文具体收受对象的理解能力以及与作者的关系不同，公文所选用的词语也就应有所差别，否则就难免会“无的放矢”，使对方难以理解，不知所云，或给对方平添困难，影响正常的工作关系。 (7）注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果。公文中所涉及的人物和事物是多种多样的，人物的地位、事物的性质、出现的年代以及相互之间的关系不同，就需要用不同的词语来表达，以使表达更鲜明、更直接、更有效。 (8）注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性。一件公文的上下文对词语的选择具有很大影响。有时为了使文气贯通、协调一致，上下文的词语需要相互照应配合；有时则为避免不必要的重复，相互制约对方选词的范围。 (9）注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。公文沟通效果的好坏与范围的大小，与公文中所使用的词语的规范性有密切关联，因此要正确使用正式列入现代汉语书面词汇体系中的规范词语，力戒生造或使用不规范的词语，特别是使用不规范的简称、方言土语，以及随意改变成语的结构形式等。 注意词语的规范性，还包括有意识认真积累和正确运用公文的专用词语、常用词语。对同一概念的表述应尽可能选用已在公文同类表达中反复运用并被实践证明最有效的词语。这样做不仅能省时间，更重要的是使表达更准确，更精练、更有效，避免错漏。 3．公文语句的组织。 同撰写其他文章一样，公文写作中的语句组织也不外乎在使语句通顺、合理、获得最佳表达效果三个方面下功夫。使语句通顺涉及语法问题，使其合理涉及逻辑问题，使其获得最佳表达效果则涉及修辞方面的问题。 (l）对公文语句的基本要求： ①含义明确、清晰、完整，便于准确理解、无歧义。 ②句子成分搭配得当。 ③句子成分完整。 ④语序安排妥当。 ⑤合乎事理，合乎逻辑规律。 ⑥句式内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果。 (2）语序的安排。在公文中正确地安排语序，主要应注意这样几点：一是注意尊重语序的习惯性。词中的词素、词组中的词其先后次序有许多都必须按约定俗成的习惯排列，否则人们就看不懂，不易接受。如表达方位时，习惯于称“东西南北”就不能随意变为“西东北南”。二是注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物内部规律性的反映，因而是安排语序的主要依据。三是注意语序的强制性，语序既然受语言习惯、事理逻辑的制约，也就具备了强制性。不管是谁，要想利用公文清楚地表意并为人所理解，都必须服从这种约束，不随意改变语序。四是注意语序的选择性。从局部的和具体的情况看，语序的强制性中又有一定的可选择性，只要不出现语法错误，不改变语义，为追求更佳的表达效果，也可对词语的位置作一些调整，如将状语置于主语之前等。在公文中安排语序时，常做如下处理： ①当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低、多少之别时，应依次顺排或倒排；而无这种分别时则按一定标准（空间分布、音节多少）分门别类排列。 ②当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。 ③当以一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。 ④当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。 ⑤当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，并不改变语义而且有利于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提前。 ⑥当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。 (3）句式的选择。句式是指句子的结构形式。句中词语类别、配置方式等不同，就构成各不相同的句式。不同句式不仅语法结构各异，且有各具特色的修辞功能。在公文写作中如下几组句式的选择与调整具有一定规律性。 ①主谓句与非主谓句。由主谓词组构成的句子是主谓句；由主谓词组以外的其他词组或单词构成的句子是非主谓句。由于公文对语句的要求具有高度准确的特点，因此主谓句的使用频率很高，非主谓句的运用则受到一定限制，主要是使用一些无主句。无主句指不带主语或不必交代以至根本说不出主语的句子。由于公文具有定向表述的特点，一些意愿（禁止、希望等）的发出者和情况问题的发现者是不言自明的，因此，一旦需由其作主语时，往往可不必交代。公文中的祈使句往往即以无主句为主。 ②主动句与被动句，句子的主语是动作行为的发生者，这种句子就是主动句，而主语为动作、行为的接受者时，句子就是被动句。在公文中这两种句子是兼而有之的，在具体写作实践中采取哪一种，一般决定于需要强调哪一方面。如果要强调动作或行为的发生者就采用主动句，反之则采用被动句。 ③长句与短句。在公文中阐发道理，说明事物性质（如下定义）、状态，叙述较复杂或精细的事物时，常用长句子。因为这时句中限定修饰成分多，联合成分多，用长句子既有利于使表达更严密精确，又可以形成一种有利于突出公文严肃性、权威性的特殊色彩。短句在用于表达强烈感情，以及需要人们认真记忆、随时执行的要求方面见长。因此，在公文中表示命令、要求和希望的文字，叙述一连串动作的文字，以及表达激动心情的文字常用短句；在会议公文和其他一些需通过念读而使受文者了解内容的公文中，短句也比较多。 ④完全句与省略句。在公文中，完全句是主要的，只有在为使语言简洁且又不会对语义造成损伤的情况下才使用省略句，而且主要是省主语，谓语、宾语也可适当省略。 ⑤紧密句与舒缓句。紧密句就是组织得紧凑的句子；舒缓句则是松弛一些的句子。二者可形成不同的表达效果，前者简洁有力，给人以集中概括的印象，有助于突出句中的某一个重点；后者则语气舒缓，感染力强，有助于表明几层意思，突出几部分重点。 从一般规律上看，公文中紧密句更多一些，舒缓句则主要用于一些会议公文（讲话稿等）。当被表述的事物有多层意思且有并列的几个重点方面时，也可用舒缓句予以强调。 ⑥单句与复句。单句是可表示一个完整意思而不可再分解成几个分句的句子；由两个或两个以上的单句组合而成的句子就是复句。在公文中多用单句，以便于理解和执行。而一旦被表述的事理过于复杂时，也可用复句取代复杂化的单句。在使用复句时大都选择借助虚词（关联词语等）表明分句间关系的句型。 4．公文中若干事物和概念的特殊表达要求。 在对公文所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。 第二节　公文处理 一、公文处理及其任务 公文处理，从广义上说，是指对公文的撰写传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理具体包括：公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。公文处理的基本任务是准确、及时、安全、有效地拟制、传递、处理和管理公文，以便为机关公务提供适用的信息，充分发挥公文的效用。其具体任务是： (1）拟写与制作公文。包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对直至用印或签署，形成正式公文。 (2）传递公文。将拟制成的公文，根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关。 (3）办理公文。对于收文予以执行、办理或撰拟新的公文作出答复、批转或转发的处理。了解与处理公文内容所针对的公务，实现来文的目的要求。 (4）处置办毕公文。指对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置。 (5）管理公文。指对公文的平时分类保管与提供查阅。 (6）对公文拟制办理的组织管理与监督控制。 二、公文处理责任 在公文处理活动中，不同层级、不同类型的工作人员承担着各自不同的具体工作任务及与之相吻合的责任。明确这些责任的归属，对于提高公文处理的质量与效率有重要意义。 1．机关领导的公文处理责任 机关领导在公文处理中的责任主要包括：亲自参与对重要公文的撰拟工作；审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律或行政后果；阅处重要来文并指示处置原则与方法；直接承办最重要的来文；审定公文处理方面的、规章和标准，确定对公文处理系统的重大改善，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等。 2．综合办公部门负责人的公文处理责任 综合办公部门即指机关内部设置的办公厅（室）等综合服务或综合管理机构。该部门是公文信息流通的中枢，其负责人对公文处理负有全面而具体的多种责任：亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文；审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果；亲自审核重要的对外发文；经机关领导明确授权代为审定签发以机关名义制发的公文；阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法；直接拟办和承办重要的来文；制定机关公文处理方面的计划及实施方案，组织制定公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，协调机关内外的行文关系，指导解决机关内公文处理中的一般随机事件，指导下级机关的公文处理工作。 3．业务部门负责人的公文处理责任 业务部门指机关内设的具体承担机关某一项或几项管理职能的职能机构。这些部门的负责人的公文处理责任包括：亲自动手撰拟一部分比较重要的公文；审定签发以本部门名义制发的文件并承担相应的法律或行政后果；审核由本部门承办、以机关名义发出的文件；阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案；直接拟办和承办重要来文；协调与其他部门间的行文关系；督导本部门的公文处理工作，控制其质量，确保工作效率，向机关首长或综合部门反映有关情况，解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题等。 4．公文处理机构负责人的公文处理责任 公文处理机构又称文书部门或专职文件机构，它是在综合办公部门或业务部门内部下设的专门承担（或主要承担）公文处理任务的组织，具体称谓有多种，如文书处（科、室）、文电处（科、室）、秘书处（科、室）、办文处（科、室）、核文处（科、室）、机要处（科、室）等。这类机构负责人在公文处理中的主要责任是：草拟由领导交办的公文；审核公文；拟办、承办部分来文；具体协调解决机关内部、外部有关公文处理的一般性具体矛盾关系；具体组织控制各部门公文的流程；从多种渠道了解公文处理的具体情况，直接指导解决或提请领导解决有关具体问题；根据授权提出公文处理工作的计划及实施方案，设计公文处理的制度、标准和规程，规划公文处理的流程；具体指导下级机关的公文处理工作。5．专（兼）职文书人员的公文处理责任 在各级各类机关中总需要有一部分专门或主要承担公文处理工作的人员，一般称其为文书人员、文秘人员或机要人员。他们在公文处理过程中的主要责任包括：分类集中承担一部分公文处理任务，特别是其中具有管理性质的任务，如收发、’启封、登记、注办、摘编、用印、立卷归档、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、分发、对外传递以及审核公文等；组织公文的具体运转过程；辅助设计公文处理的制度、标准和规程等。 6．一般业务人员的公文处理责任 在各职能部门工作的一般业务人员在公文处理中的主要责任就是按规定的时限阅读处理来文，提供拟办意见，具体承接办理公文，解决其中所涉及的问题，起草公文，参与审核一部分公文。 三、公文办理程序 1．收文办理程序 收文即对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。 (l）公文的收受与交流。 ①签收。指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后收取公文。签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成。 ②启封。公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。③登记。为便于掌握公文运转办理情况和查阅线索，外收发人员在完成签收工作后，对收发情况做简要记载。 (2）办理收文。 办理收文是指对收文进行阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决所针对的事务或问题的过程。 ①拟办。这是一项辅助决策活动。由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见和建议，提供可供选择的方案，供领导审核定夺的活动。 做好拟办工作，应注意：第一，弄清文件的意图、问题的性质与实际状况；第二，意见要简明、具体、得体；第三，如所提方案有两个或两个以上，应将倾向性意见排在前；第四，在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期；第五，对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺。 ②请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。 ③批办。有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见。这是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动，规定了对具体文件的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。 批办公文时应注意：第一，不越权批办；第二，严格控制批办范围；第三，批办意见明确、具体、切实可行；第四，采取措施保证批办意见执行；第五，如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办；第六，填“公文处理单”。 ④分发。指经过收文筛选分类后，依一定标准和要求分送有关部门、有关人员阅知办理的活动。其主要依据是：文件的性质、重要程度、涉密程度、缓急时限要求、内容所涉及的职责范围等。 ⑤承办。即具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动，是公文处理的中心环节。为使文件所涉及的问题得到解决，承办可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置等。承办是各级机关的重要职责，其依据是有关法规、指令、决定等。更具体的是上级领导依照法规、决议等作出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图。 (3）组织传阅与催办查办。 ①组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 ②催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 ③查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 (4）办毕公文的处置 ①立卷归档。即将机关在工作活动中形成的办理完毕的具有查考价值的文件材料，按其一定的联系、性质和保存价值分类整理编立成案卷，并移交档案部门保管。 立卷原则：遵循文件材料形成的特点与规律、保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管与利用。 立卷方法：把握文件的特征，同其所同，异其所异，进行科学的分类、组合与编目。要保证立卷文件的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况。电报随同文件一齐立卷。 立卷归档的程序：编制立卷类目（分类归卷方案）、平时归卷、年终调整、排列卷内文件与编号、填写卷内文件与备考表、拟写案卷标题（题名）、填写封皮与装订、案卷排列与编目、归档。 ②清退。即向原发文机关或指定的其他机关退还属于清退范围的公文。 ③销毁。即对已不具备留存价值的公文，在履行审批手续之后予以销毁。 ④暂存。即对不属上述范围的公文暂时予以妥善保存。 2．发文办理程序 发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。 发文处理是一个不断形成和积累有效公文生成条件的过程；是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，创造、加工和记录、传递有用信息的过程；是由机关内众多工作人员共同参与的集体创造活动过程。 发文处理的一般程序为：拟稿、会商、核稿、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出、处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。 (1）文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、核稿、签发。①拟稿。即撰拟公文文稿。拟稿是机关各级工作人员的职责，不仅各类具体工作人员应积极参与，各级领导者也应亲自动手草拟各类重要公文。②会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。③核稿。指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。④签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及重要领导指导性公文须经有关正式会议通过，或再由负责人签署即可生效外，其他的公文的文稿，一经履行签发手续即为定稿，即有正式公文的效用，为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。 (2）公文的制作，具体包括：注发、缮印、用印或签署。①注发。即指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，其作用是使签发意见进一步具体化、技术化。②缮印。即从誊录抄写、印刷等方式制作供应出的公文。③用印或签署。即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。 (3）公文的对外传递，包括分装、发出等环节。①分装。指按照规定具体拣配和封装公文。②发出。将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。 (4）处置办毕公文，包括：立卷归档、暂存销毁等。 四、公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点 1，拟办 拟办是一项辅助决策活动。由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见的建议，提供