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跟单工作流程

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跟单工作流程 首先,我们必须对买家进行分类,认识我们的买家的背景,从而大致的确定接下来的谈判方向。我想每一个外贸人都应该知道不同国家的客户,都有不同的做生意方式吧。也就是地域分类。 A、欧洲买家:作风严谨的欧洲人对产品的质量、认证、环保、节能等方面特别注重,重视程度高于对价格的关注; B、北美买家:关注价格,价格第一,喜欢物美价廉的产品; C、南美买家:对价格比较在意,同时较为狡猾,喜欢讨价还价; D、中东买家:由于气候原因,对家电、机械类产品比较偏爱,对价格和质量都比较重视;经常得寸进尺; E、亚洲买家:韩日对质量要求比较高,同时会大幅...
跟单工作流程
首先,我们必须对买家进行分类,认识我们的买家的背景,从而大致的确定接下来的谈判方向。我想每一个外贸人都应该知道不同国家的客户,都有不同的做生意方式吧。也就是地域分类。 A、欧洲买家:作风严谨的欧洲人对产品的质量、认证、环保、节能等方面特别注重,重视程度高于对价格的关注; B、北美买家:关注价格,价格第一,喜欢物美价廉的产品; C、南美买家:对价格比较在意,同时较为狡猾,喜欢讨价还价; D、中东买家:由于气候原因,对家电、机械类产品比较偏爱,对价格和质量都比较重视;经常得寸进尺; E、亚洲买家:韩日对质量要求比较高,同时会大幅压价,日本人对信息格外关注,特别狡猾; F、非洲及一些落后国家:有质量好的买家,但也不乏诈骗者,需要小心 一般我的客人欧美的比较多,所以和他们做生意,价格和质量都很慎重。不过他们不像印度客人那么在乎价格,只要你的产品质量很好,对方一般不在乎小数点后面的数字的。 在了解了大概的客户区域分类后,当我们收到很多询盘的时候,就可以先看清来自哪个地域的客户,并采取相应的洽谈方式了。发现论坛很多人在对询盘的处理方式上不是很明确,现在我大概总结一下,首先该如何辩别买家询盘从而针对性的处理回复对方。 (1)看询价的内容 A:详细写清产品的规格,需要的数量,这样的询价可信程度会比较高,这类客户要重点对待,报价、交货期都要仔细回复清楚。 B:只是泛泛的询问所有产品的价格,这种可能是买家群发随便问问,这类客户怎么办?对于这些,可以先及时礼貌的回复做一些基本回答,如:DEAR SIR,THANKS FOR YOUR KIND QUOTATION TO XX(公司名称)。SINCE WE HAVE HUNDREDS OF PRODUCT IN DIFFERENCT SERIERS, PLEASE TELL ME WHICH SERIES/PRODUCT YOU INTERESTED IN,WE WILL QUOTE ACCORDING TO YOUR SELECTION。就象打太极拳,很轻松就把问题推还给客户。如果客户回复他所需要的具体产品情况,你就可以继续和客户详谈;如果对方再没有消息,合作的机会就不大了。当然,如果是欧美的买家,也可以适当的给个价格范围以吸引对方。 C:诈骗类. 这部分客户大多来自非洲或中东地区,他们谎称有一笔现金,要求代为偷渡出境/接受转移款项,并允诺将支付高额佣金,只要联络他们即有可能掉落骗人的陷阱;还有一些尼日利亚的客户会以参观考察公司为名骗取邀请函。 D:广告类 大多是一些国际货运公司发过来的公司介绍,有些可以参考;如果觉得没有参考价值就舍弃。 (2)看询盘每个具体小细节 A:大致浏览整个询盘信息,若对方填写资料不全,比如只有电子信箱填写完整,公司名称、传真或电话均为胡乱填写者,皆可初步判断此客户询价诚意不是很高。 B:注意邮箱地址,如果地址后缀为公司邮箱,一般可以初步判断此类公司比较正规;如果买家使用的是yahoo、163等门户网站邮箱,则不能完全判定公司规模,但很多大公司一般都是要求员工使用自己的公司邮箱。 C:注意电话、传真,如果买家留下的电话和传真为同一个号码,则该公司规模可能比较小,现如今已经很少有公司电话传真使用同一号码了,这类公司一般为规模很小的贸易公司或者私人企业。 [ 本帖最后由 Cassidy1987. 于 2009-5-7 16:28 编辑 ] 你来过一下子.我想念一辈子  [广告] 天津专业承接危险品、化工货代【十年化工、危品海运操作经验,专业为您服务】(航远达物流-尹健赫)Tel:022-23393921 Cassidy1987. 高级会员 状态 离线 #2 使用道具   发表于 2009-5-7 16:26  资料  个人空间  个人短信  加为好友  只看该作者 这里我提供一些追踪客户的邮件模版,仅供参考。 Dear Sir/ Madam, Thanks for your inquiry at alibaba.com. We are professional supplier for XX at competitive price, located in Nanjing, Jiangsu Province. Here is the attachment with some pictures of our products that may suit your requirements, for more, please check our website, and select the products that you’re interested in. We have great interest in developing business with you, should you have any inquiries or comments, we would be glad to talk in details through MSN:XXX \ mails or any way you like. 回复了买家询盘,一直无回复。我们大概在二天之后可发一次邮件追踪 回复模板(参考): Dear Sir/Madam, For several days no news from you, my friend. Now I am writing for reminding you about our offer for item of XXX dated XXX according to your relative inquiry at Made-in-China.com. Have you got (or checked) the prices or not? Any comments by return will be much appreciated. It will be our big pleasure if we have opportunities to be on service of you in near future. Looking forward to your prompt response. 第二次追踪,在得不到对方回复的四天后 回复模板(参考): Dear Sir/Madam, How are you? Hope everything is ok with you all along. Now I am writing for keeping in touch with you for further business. If any new inquiry, welcome here and I will try my best to satisfy you well with competitive prices as per your request. By the way, how about your order (or business) with item XXX? If still pending, I would like to offer our latest prices to promote an opportunity to cooperate with each other. 老客户不回复,建议2-3天内追踪 据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用,在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持,可以在节日的时候给客人发送卡片祝福,客人都会觉得很亲切,合作的愉快。 定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息,坚持就会有回报! 在我们和客户洽谈一段时间后,客户可能会提出所要样品,那么这时,我们就需要对这类客户做一个大致的分析,决定是否该寄样, (1)不需寄样的情况: A、 收到询盘内容通常如下: Dear sirs, We have seen your web page and we are interested in your company and would like to deal with you。 We would like to import different types of your products。 So could you please send us more information and samples about all your products and price list? 第一次发询盘就直接向您索要样品和产品报价,这些客户目的很简单:骗取样品。对付这样的客户,最好不要直接寄样品,可以先将产品图片发给对方看, 如果客户有回复确实对某具体产品感兴趣,再谈寄样的事情,这样可以避免很多不必要的麻烦。也可以通过提出要对方支付样品费和运费的方式来试探对方是否真的对你的产品感兴趣,一些真正的骗子在看到这类回复后一般就都没有下文了。 B、 一些以前根本没有联系过的国内贸易公司突然以电话/传真的形式表示对您的产品感兴趣。希望能够提供样品供检测,同时要求提供公司简介、营业执照、法人名片等资料,通常有固定格式。这类客户目的也很简单:拿您的样品充实他们的样品间。等您的产品被他的买家看中了,他会再拿您的样品在国内找价格便宜的厂家按样生产。 (2)应该寄样的情况: A、自己联系的国内贸易公司、国外买家,在经过几次磋商(询盘、报盘、还盘等)后,为了使客户更深入地了解自己的产品,可以考虑送样!这一种情况应该是比较正常的情况了。 B、对于一些规模较大、在行业范围内较有名气的客户,要主动出击,主动拜访,主动递上资料,否则抢不到先机,在市场竞争中恐怕就落入困境了。 如果是自己主动寄样,所寄的样品不需要太多,有代表性一点,或造型新颖一点就可以。但样品的质量一定要保证,因为这些样品代表的就是你们公司,样品不好,等于给你们公司的名称上贴上了劣等标签,给对方留下不好的第一印象。第一印象一旦形成,以后可能很难改变了。所以大家一定要注意给客户的“第一印象”——样品的质量。 如果是大公司买家主动要求您寄样,则应该尽量满足对方提出的要求,若对方一次性要几十种样品,工厂可能一下子拿不出这么多产品,或是基于费用的问题不想拿太多,就需要同对方商量一下,有时客户会同意寄几款有代表性的;若客户仍然坚持全部都要,则应与对方协商是否可以给您时间准备或是分批交样。这样的大买家我建议还是尽量满足客户要求。 (3)可寄可不寄的情况: 外贸过程中,我们也会经常会遇到这类潜在客户,他们可能是产品需求量不大,或者产品不是十分的匹配,联系也不太频繁和热烈,所以让人提不起精神来。遇到这类情况我觉得就应该按照公司的实际情况来处理了, 如果说您的工厂规模较大,样品费几乎不是问题,完全可以负担得了,而且工厂也希望通过各种途径扩大企业的知名度,那就不妨一试,毕竟这也是一个机会;但如果你的工厂没有过多富余的资金,或没有专门的这项预算,企业也是本着稳妥的市场开发方针,那就不必寄了。 当我们确定了寄样客户之后,就可以按照以下几点寄样了。 3.寄样准备 (1)样品确认很关键 ·确认客户需要的样品型号及规格,包装、、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。 ·必要时可结合邮件及光盘、照片。 (2)取样原则 ·样品要有代表性,是从批量生产的产品中抽样而得。 ·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。 ·制作样品标签。 ·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。 (3)与客户确认寄样地址国外买家很多都是贸易公司,这些公司往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况,一旦错寄会严重影响你的商业机会,所以寄样之前务必要确认清楚寄样的准确地址。 4.最佳寄样方式 (1) EMS :价位较低,适合无到达时间要求的小件货物。 (2) UPS & DHL:北美(美国,加拿大),南美(巴西,阿根廷),欧洲(英国) 5.5公斤以下的货物DHL比较便宜 ; 6~21公斤的货物UPS比DHL便宜很多; 21~100公斤的货物DHL比UPS 便宜; 100公斤以上的货物 UPS比较便宜。 (3) TNT:西欧国家,价格较贵! (4) FedEx :东南亚地区,21公斤以上的大货FedEx的价格是DHL,UPS的一半。 FedEx:800-988-1888 DHL:800-810-8000 UPS:800-820-8388 TNT:800-820-9868 在样品寄出之后,我们需要进行随时的跟进寄样后:跟踪、下单、改进 如何避免样品寄出后石沉大海? 一、及时通知很重要 1、用邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息,包括Courier的样品跟踪号码何时发送,大约何时到达等信息。 2、形式发票也不可少.形式发票除了是客户清关的必需单据外,也是出口商样品管理的重要。 3、请客户收到样品后确认。 二、样品管理 1可样品管理表,包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、样品数量、金额等。 2、妥善保存好形式发票,用以留档。 3、客户对样品的评估内容也应增加到样品管理表中。 三、跟踪样品情况 1、询问样品顺利到达与否,表达对客户的重视程度,体现外贸的专业精神,避免被忘记。 2、以质量检测报告跟进客户端的样品进展情况(准入测试、终端用户使用体验、参展等)。 3、客户对样品的评估,满意不满意都想办法让客户给出具体说明。 四、建立稳定联系 1、不管短期内有无订单,尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系,不间断通知公司的产品线新情况。沟通的频率很重要。 2、让客户有少不了你的感觉,因为电子商务的存在使得客户始终面临无数诱惑。。 如果客户对所寄样品满意,并告诉你即将安排下单,恭喜你,成功了70%。 下面就是我对前四个月的一点点工作总结,既可以当我的工作笔记也可跟大家分享一下: 1、客户开立信用证后,通知行会通知你信用证已到,要去银行签收。 回来要仔细的审证,出现不利于我们的条款就要通知客户进行修改,否则日后出现问题就麻烦了。 信用证的内容最好每一条都看明白,不明白的一定要上网搜搜,包括看不懂的单词。 注:“审核信用证中的装运条款:如装运期,结汇期,装运港,目的港,是否能转运或分批装运以及是否指定船公司,船名,船籍和船级等,有的来证要求提供各种证明,如航线证明书,船籍证等,对这些条款和规定,应根据我国政策,国际惯例,要求是否合理和或是否能办到等来考虑接受或提出修改要求。” (信用证的审核与指南可以在福步上搜一下,有很多) 2、业务员与客户签定的PI,可以作为使用。在操作之前都会把这些资料给你,如果没有,你得去要(例如,客户的联系方式,P/I,详细的订单等)。客户的详细联系方式一是为了开船后给客户传真他们所需的资料(如箱单、发票等),而是为了进一步确认客户的名称,在你做单的时候才不容易出现错误。 根据P/I提前把Packinglist、Commercial invoice (还有一些信用证上客户规定的可以自己做的单据,如分析单)做好,这样是为了避免在操作几票货物时,因为手忙脚乱或者是粗心出现差错。 3、要随时知道货物生产的情况,在一周甚至更早点租船订舱(CIF条件下,客户不指定船公司货代)。 注:要跟货代搞好关系,很多人说找货代其实是找个友情货代,好的货代能为我们在操作过程中解决很多突发的事件,(比如我们在操作过程中不小心出现的数字或者是字母错误)所以不要小瞧这个哦? 你根据客户的交货期以及货代提供的到目的地的船的开船日期来定一个合理的装货以及船期。然后编制一份出口托运单(下货纸)给货代,内容包括:目的港,货描,件重尺等 我们家一般都走超高柜,集装箱的规格有很多种,详细的我也不多介绍了,大概的说一下: 20GP、40GP、40HC 4、租船订舱后,货代会传给你一张入货通知,内容有Destination、B/LNO.、ETD、VSL&VOY以及通关时间,所以你要与生产部门的营管沟通货物要提前生产完毕,然后呢提前两天装柜,正好可以利用这两天报关。 拖车司机会先到场站背箱,然后到工厂来装货,同时带来理货单及铅封(用于封箱,在未装完货之前妥善保管,不可扣死),有的还有自查申报表,根据实际装的货物来填写这两份单子(一定要与装货的负责人核对件重尺),然后盖公章,影印留备份,正本交给司机带回场站。 有时候装柜装到中午休息时间,为了办理后续工作都顾不得吃饭,忙完还要准备单据,争取在下午上班时间能及时报关,这样才可以在下午下班之前通关。 5、装柜完毕,这时你提前缮制的发票箱单就有了用处,根据实际装货情况做一下修改,传一份给货代公司,然后开始准备报关(装货24小时之内报关)。 一般报关需要的资料: A、        报关明细  包括目的港,件、重、尺,金额,集装箱号,铅封号,场站,海关编码,报关手册、海运费等等 B、        发票    根据信用证对单据的要求,仔细缮制 C、        箱单    大部分内容与发票相似,也要根据信用证对单据的要求来缮制 D、        其中不手册报关,用一般贸易报关时还要提供一份P/I 关于发票日期,要早于装船期2-3天,箱单日期等于发票日期 报完关要求报关行回传报关单,影印留备份,传真件交给财务,以备财务进行核销使用。 报关单中有个批准文件号那个就等同于核销单号,核销单号在交单时会用到。 注:同货代一样,合作的报关行也必须具备一定的实力,办事的效率要高,可以签订长期。 委托报关需要一系列的手续,这里就不多说了,等操作的时候按照步骤一步一步来即可。 最后呢,要把箱单发票、预计开船通知等客户需要的资料传真给他们。 关于发票和箱单这两份单据有时缮制起来很简单,有时很复杂。我们做的无纺布布卷,客户规定每个布卷上都须有卷号并且要在箱单中体现。 装柜之前,营管会点清每个布卷的卷号,但一堆布卷不一定都是按顺序号堆放,所以营管提供的卷号有一大堆,这就加重我做箱单的难度,有时候写不开,就不断的合并单元格,更改各个货描内容的位置。 记得第一次操作那个客户定了三票货,我们第一天装了一个,第二天上午装了一个十吨多的,下午又装了一个,每票卷号都不是按顺序来的,很混乱,我一个一个的敲到电脑上,那几天晚上都十二点多才回宿舍,晚饭也不吃,洗漱一下就睡觉。 等我们领导从瑞士回来已经是十二天以后了,我基本上都处理好了,就差最后一票的交单,这一个礼拜瘦了很多,也很累,没人帮也没人问,都是自己一个人摸索着操作,很开心。 这期间出现了很多错误。 比如第二天装的两个柜,每一个柜即每一票货物有一个提单号,我把这两个柜的货物装反了这样理货单上的提单号与实际的装货不一致,后来问货代能不能在理货单上把提单号给改一下,如果不能改还得扒箱,当时货柜都装了一大半,只好先停下,还好这个问题解决了,那天知道了什么是“扒箱”o(∩_∩)o…哈哈 A、交单时提交的发票箱单中有个开船期一定要与提单保持一致 B、来证规定保险单要空白背书,那就要在保险单的背面盖上业务章即可(即有公司名称及公司持有人签名的签章) C、我们家的汇票都是银行给做,记得交单时带两张白纸和业务章,如果你知道怎样在这两张白纸上盖业务章也可以自己盖,不会的话银行给盖也行。 6、在装完柜后不长的时间内办理产地证,分为:一般产地证(CO)和原产地证(FORM A) 我们家用的都是一般产地证,信用证规定去贸促会盖章。所以我就说说CO吧。 前一段时间一般产地证需要到贸促会购买,一份40元/份,现在是网上操作。 1)日期 a、制单日期等于发票箱单日期,也有说可以等于提单日期,或是在开船后的几天内的日期,不过我一般都是与发票和箱单的日期一致或晚一两天。有一次早了一个月,这是我的输入错误,不过银行说这个日期也不是很重要,也没给我们提不符点,客户那边也接受了,货款也及时付清。不过若摊到一个难缠的客户就难说了,所以我很幸运吖~~ b、签单日期可以等于或晚于发票箱单日期 2)货描 根据信用证规定来写,有时候来证规定要表现出信用证号码,H.S.编码等 3)当这些在电脑的Excel表缮制完成,就可以打印了,打印时,可以先把未填写的产地证复印一份,打印试试,看是否有无不合格的地方,然后再用正本的打印,这样就避免了错误的出现。 4)打印完毕,在产地证的一份正本以及两份副本上都盖中英文对照章,并签字,准备好就可以去贸促会办理了(就是去盖个章)。 所需文件:申请单一份:里面有一栏Price,应该用总价减去运费及保险费用即填写FOB价           发票一份 7、办理完产地证,一般这时就可以询问货代船开了没有,船开要求货代回传费用明细及快递费用发票,你就可以跟自己公司的财务部门办理这些事宜,并将结汇的水单传给货代。若信用证规定是CIF,可以让货代帮忙做保险。在这期间会有同货代操作之间的多次提单以及保险单的确认。这个过程要仔细,字母,空格,符号数字等都不要出现差错。 提单以及保险单会在开船后三四天内由货代快递给我方(一般情况下是这样) 8、交单议付 根据信用证规定的交单日向银行提交来正规定单据 我家是开船七天内交单,公司的车还比较少,比较难申请,加上货代有时把提单及保险单在我交单的最后一天才寄到,所以每次时间都很紧迫,有时自己坐公交车去交单。 这样的情况发生过两三次,有一次是周五的4点半交单,银行五点下班,办理完毕他们正好下班,我走出银行还是从后门出去的,大门已关了。 交单的单据一般信用证都有相关的条款: 我一般提交的单据有: 1)已签署发票正本4份 2)已签署箱单正本4份 3)L/C一份 4)一般产地证一份正本 5)分析单三份正本 6)保险单两正两副 7)船证一份 8)提单三正三副 要记得带中红色的英文对照章和蓝色的业务章 还要把记载本票货物的核销单号以及公司组织机构代码和美元帐号的工作记录带上(不过美元账号在信用证中也会出现最好填写完跟信用证上的核对一下),在中行交单是要填写一些资料会用到这些资料,在具体的填写内容要根据时间情况来填写了,不会的话可以跟中行国际结算部的相关人员请教一下,千万不要害羞,也不要害怕别人不耐烦,不懂就得弄明白。 后续还有些工作要做,比如核销退税,这些我都没有过多接触。 只是我家领导有一回交代我把一些已购买的核销单和代理委托报关协议都盖章,然后快递给报关行。 我每隔一段时间还会收到报关行退下来的正本报关单及核销单,有时候没快递给我们我会打电话向报关行咨询,然后把这些资料连同一份发票交给财务,有财务进行核销及办理退税。 这就是我操作过的信用证的大致过程,往后的工作中肯定还会出现我没经历过的问题,但是会努力想办法解决。 还做过四票付款方式为T/T的单子,这个操作起来比较容易,这几个客户的信用都不错。 不需要很复杂的操作 需要做租船订舱,装柜,报关,然后办理一些后续工作 等收到全额金额就可以通知货代电放提单,这其中有个电放保函(不明白的可以在福步上搜哦),只需要你大概看看内容盖公章然后传真货代即可。 有关T/T这个付款方式的分类,也可以在福步上搜一下,就不多讲了。
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