公文写作与处理笔记

《公文写作与处理》笔记第一章公文第一节公文概述一、什么是公文1、什么是公文？怎么样理解公文的基本含义？答：公文，即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和实话管理的过程中形成的具有法定效力与体式的文书，是进行公务活动的重要工具。公文的这一基本含义，应从以下几个方面理解：（1）、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据宪法和有关法律、章程、决定建立起来的，是具有法定地位的。（2）、公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关与组织都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图。（3）、公文是具有法定效力和规范体式的文书。这是公文区别于其他文章和图书的主要之点。（4）、公文是进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要使用这一工具，以表达意图、办理公务、实施有效管理。二、公文的产生与发展1、公文的产生？答：公文，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它随着阶级、国家、文字的产生而产生，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治与经济活动中都要凭借文书这一工具进行彼此间的联系。这种联系，是人类社会向前发展的必要条件。2、我国古代公文的产生与发展？（我国古代公文产生的条件与发展过程？）（试述我国古代公文产生的线索及演变?）答：产生条件：我国是世界文明古国，有悠久的历史和古老的文化。在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的方式，在共同劳动与共同生活中表达思想，相互联系。随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活需要，又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字。文字是语言的载体，文字的创造发明是人类文化演进的重要里程碑。有了文字、语言的书面形式才得以出现，临民治事的文书才能产生。发展过程：（1）恩格斯把文字应用文献记录，即文书的出现当作人类文明的重要标志。（2）在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代。《周易·系辞》中说：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，而官以治，万民以察。”（3）三千多年前商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书，它是我国迄今发现的最早的文书档案。（4）西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏。这说明，在我国，作为国家管理工具的公务文书从它的产生到现在已有三四千年历史了。（5）自商周战国期间长期汇集而成的《书》（汉初称之为《尚书》，即上古之书）。其中收集《汤诰》、《大诰》、《康诰》的告民众书；《甘誓》、《汤誓》、《牧誓》等誓词，命令如《文侯之命》等。《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。（6）秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。（7）汉代及稍后，又出现了“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”等上行文；官府之间，平级官员之间的平行文种有“移书”、“关”、“刺”“咨”的使用；下行文则有“令、谕、制、教”等。（8）辛亥革命以后，南京临时政府内务部在颁发新的公文程式中，规定的公文文种有：“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”五种。（9）汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等。其中竹木的使用延续娄朝。直至东晋末年，太尉桓玄下令公文统一用纸。3、为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破？答：（1）汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，这些载体材料所制成的文书，即不便于运转管理，也不便于保管，在一定程度上限制了文书工作的发展。（2）公文用纸以后，大大方便了文书的撰制、处理与管理，同时也使公文的种类、名称以至内容、形式都越来越丰富多彩，从而极大地提高了文书工作效率。因些纸张作为公文载体广泛使用是我古代文书工作的重大突破。三、文书、文件和公文在机关日常工作活动中出现的文书、文件和公文这三个概念基本含义是一致的，都是公务文书。（1）文书一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦（下）》。（2）汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。（3）“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。（4）“文件”一词，大约在清代末年才出现。第二节公文的特点与作用一、公文的主要特点1、公文的特点？（1）公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或者代表机关组织的领导人。（2）公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法宝权威。因此，公文也就成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。（3）公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。（4）公文有规范的体式。在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。（5）公文有规定的处理程序。公文的制发，一般应经过起草、核稿、签发的程序，任何人不能违反公文办理程序擅自处理。二、公文的作用1、简述公文的作用？答：（1）领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导和指导。（2）行为规范作用。公文具有行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的，这些规范性公文一经发布，便成为全社会的行为规范，无论社会组织或个人都应当依照执行，不可违反。（3）传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的决策、方针、设想和意图等，常常是通过公文的传递而取得的。（4）公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。（5）凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。还有一些公文具有明显的记载作用，例如会议记录、传遍纪要、电话记录等。第三节公文的分类与文种一、公文的分类1、分类目的是什么？答：由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作中所使用的公文进行科学分类。这是人们认识公文这一事务并探求其科学规律的一种有效的方法。2、常见的公文分类有哪些？答：常见的公文分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。（1）按公文的来源来划分，可将一个机关的公文公为：对外文件，收来文件，内部文件。（2）按公文的行文关系来划分，可分为：上行文、平行文和下行文①上行文就是指下级机关、下级业务部分向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文，是自下而上的行文。②平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。③下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（3）按公文秘密程度和阅读范围来划分，可分为：秘密文件、普通文件、公布文件。国家秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三级。（4）按公文的制发机关性质划分，可以分为：法律、法规文件、行政文件、党的文件。（5）按公文内容的性质与作用来划分，可分为：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。1指挥性公文：如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。2规范性公文：如、规定、办法、细则、章程、规则等。3报请性公文：如报告、请示等。4知照性公文：如公报、公告、知照性通知、通报、函等。5记录性公文：如会议记录，电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。（注意：会议记录，电话记录、大事记、值班日志是机关推行政务的应用文，而不是非法定性文，法定性公文只有：会议纪要。）二、公文的文种（不考旧的，考最新的）判断题题型：（1）公文的文种也就是每份公文的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。（2）一份公文的文并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。（3）在1993年11月21日发布的《国家行政机关公文处理办法》中被取消的文种是：指令、决议和布告。（现在最新的是2012年公文写作的基本规范）最新的公文文种（要考就考的）1、2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）新规定中去掉了“指示”、“条例”、“规定”三个文种。2、公文的种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（这是党的部门，还有政府的最高部门要用的）3、注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》（《中国共产党机关公文处理条例》）和原《办法》（《国家行政机关公文处理办法》）共18个文种；最终《条例？确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。4、原则上不区分党政机关文种适用对像。只有命令（令）、议案两个文种例外。5、15个文种范围的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。适用范围：1决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报4公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。5通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。6意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。7通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。8通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。9报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。10请示：适用于向上级机关请求指示、批准。11批复：适用于答复下级机关请示事项。12议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会的请审议事项。（议案属于行政公文）13函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。14纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。确定和使用公文的文种的依据？答：（1）公文的文也就是每一份公文的名称。（2）一份公文的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。（3）现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。第二章公文写作第一节公文写作概述（可再听一遍讲议）一、公文写作是代机关立言1、公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。2、公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程（201610考）。起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。★公文起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）。3）由起草小级共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿。二、发挥公文效用把好公文质量关1、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。2、公文质量主要体现在公文的思想内容与文表达两个方面。1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。①政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。②针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。③科学性强：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。①结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要求主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。②语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。③行为规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。三、机关领导要亲自动手撰写重要公文我们党和国家历来十分重视公文的撰写工作。公文是为机关立言，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。第二节公文写作的特点和要求一、★公文写作特点？答：1）被动写作，遵命性强；2）对象明确，针对性强；3）集思文益，群体性强；4）决策之作，政策性强；5）急迫之作，时限性强；6）讲究格式，规范性强。二、★公文写作的基本要求？答：1）要保证公文内容在政治上的正确性。2）要实事求是，在业务上符合客观规律。3）在文字表述上准确、鲜明、生动，答合语法与逻辑。4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体材料与字迹材料。体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核签发、印制、发出。尽量使用毛笔和钢笔，不要合用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水和其它低劣的墨水。第三节公文写作的步骤与方法（★1、公文写作的步骤与方法有哪些？答：一）明确发文的主旨。它是公文的灵魂和统帅，因此，在动笔之前，先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的。二）收集有关材料。材料的收集必须做到真实性、典型性、适用性、时效性。三）拟出写作提纲。先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思。四）认真起草正文。1）把握公文主题，选好用好材料；2）观点正确情况确实；3）内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见；4）文字表述要简练，交代问题要清楚。五）反复检查修改。）一、明确发文主旨1、明确发文主旨通常包括哪些内容？答：①公文的中心内容是什么；②根据公文内容，准备采用什么文种；③要明确公文发送范围和阅读对像；④明确发文的具体要求。二、收集有关材料①收集、阅读和研究有关的文件材料。②深入下去，收集有关的实际材料。a.收集有关材料村求：真实、典型、适用、时效。三、拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思。四、认真起草正文（导语、主体、结束语）1.正文起草步骤：（1）把握公文主题，选好用好材料；（2）观点正确情况确实；（3）内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见；（4）文字表述要简练，交代问题要清楚。五、反复检查修改1.公文修改应从哪几个方面入手？答：1.有关于主题的修改。对公文主题要进行全面审视，看主题思想是否鲜明，是否符合党和国家的方针政策和法律法规等。2.关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。3.关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。4.关于结构的修改。修改公文的结构，包括公文总体结构的修正，起承转合的调整，层位置的改变，以及详略的更动等等。5.关于语言的修改。从语言整体风格上看是否符合文种的表达需要，以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。第四节公文写作人员的修养一、公文写作人员加强修养的重要性1、简述公文写作人员加强修养的重要性？答：1)公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作。公文写的好不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作的这种独特的地位和作用，决定了公文写作人员加强修养的重要性。2)公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用，注意重公文写作的质量，公文质量是公文效用的基础，公文效用是公文质量的反映，二者密不可分，具有一致性。二、★公文写作人员应具有的素质修养1、公文写作人员应具有的素质修养有哪些？（考点）答：1）政治素质好。就是要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。2）有一定的政策理论水平。公文写作是一项政策性、理论性都很强的工作，这就要求公文写作人员必须具备一定的政策理论水平。3）熟悉业务和机关工作情况。好的公文写作人员，应该熟悉本职业务，熟悉机关工作情况。4）有较宽的知识面。公文写作人员应当具有文博的知识，不仅要具有一定的社会科学知识和自然科学知识，还要紧紧围绕自己服务的单位部门和工作内容，熟悉业务和机关工作情况，努力拓宽知识面。5）有较好的文字功底。在公文中，宜事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥效用。好的公文，应该主题鲜明、观点正确、论证合理，论据充分，使人一读就懂，一听就明，便天理解执行。三、公文写作人员加强修养的途经（考点）1、公文写作人员加强修养的途经有哪些？答：1）与时俱进、勇于创新。不断学习、不断实践、不断提高、不断创新。2）博览群书、增长知识。要勤于、勇于、善于向书本学习。3）深入实践、勤学苦练。勤学苦练、锲而不舍、持之以恒。第三章公文的体式与稿本第一节公文的体式一、公文体式概述1、公文体式的含义与作用？答：公文的体式:是指公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。二、公文的文体（即文种）公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和主体特征。公文文体与一般的应用文体不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。（1）公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志（或称因素）；在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，作为机关工作工具的公文一般不使用描写和抒情。（2）公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。主要有叙述、议论、说明。1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事，指令性文件较少采用叙事外其他如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。（★公文叙事与一般记叙文的不同：1.公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2.主要是顺叙。3.在叙述的同进，可恰当地运用倒叙、分叙等方法。）2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解读清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。（说明的主要方法有：1.定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。2.注释说明，指对事物的性关、特征、成因等作简要的注释。3.比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。4.数字说明，指用确切的数字来说明事物。5.举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。6.图表说明。7.引用说明。8.分析说明。）3）议论，是议事说明把道理说清楚。（议论的要素：1.论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2.论据，是证明论眯真实性的根据。3.论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题---是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；论证沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）2、公文的语言特点1）准确：是公文语言的主要特征和基本要求。2）简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。在公文写作中，做到语言简明，决非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基本上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。要力戒空话、套话，不要使用一些生僻的词语。3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对像产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求：是适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸；是要恰当运用公文的专用语。（多选）3、公文中的常见词语的运用1）公文的特定用语。它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：1.开端用语—用于表示行文目的、依据与原因的。如：为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。2.引叙用语——在引叙来文（电）时使用，如：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。3.经办用语——表示工作办理的时间及过程的。如：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。4.称谓用语——是用以表示不同人称的。如：我局、你局、贵局、本局、该局（公司、厂、处……）等。5.期请用语——用来表示请求与期望。如：拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。6.表态用语——用来对来文表明态度的。如：同意、照办、可行、拟同意、不同意，不可、不妥、请核查等。7.综合用语——是对所叙述的情况进行综合使用的。如：如上所述、综上所述、上述、总之等。8.过渡用语——是在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。如：为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。9.谦敬用语，如敬请、恭请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激等。10.结尾用语，如：此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。2）公文的惯用语。指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫”、“吃大锅饭”等。3）缩略语，是由较长的词语缩短省略而成的，如“一国两制”、“三个代表”、“政协”等。4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。如：“凤毛麟角”、“废寝忘食”。5）引用语，是指写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。★1、试述公文的表达方式及其应用？答：表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志（或称因素）；在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，作为机关工作工具的公文一般不使用描写和抒情。公文写作运用说明、叙述、议论的表达方式各有特点。分述如下：1.关于说明。说明是公文写作中最常用、最主要的表达方式。不仅规范性公文、商品说明书主要采用说明的方式，其他如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，也多以说明为主；公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主；报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。或作为论据的主要表达方式。2.关于叙述。叙述是对人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代。包括写“人”和写“事”两个方面。在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。除计划性、规范性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外，其他文件如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要等都必须以叙事为基础。3.关于议论。议论，就是议事说理，是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或处理措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。2、试述公文的语言特点？答：语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以公文运用语言应该当做到准确、简明、庄重、得体。1.准确。公文的内容必须用准确的语言来表达，以保证理解和执行的准确性，它即包括思路的清晰也包括字、词、句的精心选择和反复推敲。2.简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，要做到简短明了，逻辑严密，议论精当，力戒空话、套话。3.庄重。是指公文用语必须讲究庄严、郑重，这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力决定的。即要求使用规范的书面语言，注意雅语、敬语的运用。3、在公文语言的运用上怎么苏我对他到得体？答：得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求包括：①是适应行文的语体风格；②是要分清上下级关系，掌握好分寸；③是要恰当运用公文的专用语。第二节公文的构成要素与方面格式一、公文的构成要素（公文的组成部分）1、公文的构成要素有哪些？答：公文的构成要素，由发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等构成，它是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的。二、公文的书面格式公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。★公文的眉首部分包括：1）公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）。《办法》和《条例》都规定带有密级公文要编制份数序号。编制份数序号一般用6位（不得少于两位）阿拉伯数码，位置：位于版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。2）秘密等级和保密期限，秘密等级是标识公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应当标明密级。标注方法：是在密级与期限中间加“★”，如“秘密★六个月”、“机密★五年”、“绝密★长期”、“机密★”等。公文密级的位置：位于文件首页公文版头右上角第一行，用宋体3号黑色体字标注，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年以内，一年及一年以上，长期和期限不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。3）紧急程度，是对公文送达和办理的时间限度。（包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急。标明紧急程度的位置在文件首页文头右上角。需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。限时送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关标识（即版头又称文头）大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选用小标宋体字。使用这种套红版头的文件，通常称之为“红头文件”。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。5）发文字号指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份（加辩解括号〔〕）和序号组成。★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文管理；2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第×号”。6）签发人在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文负责。一般供上行文使用，位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。★公文的主体部分1）公文标题，①由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置：应于红色横线之下，分1行或多行居中排列。省略情况：1.省略公文机关名称（下行文可省，上行文不可以省）；2.省略事由的；3.机关名称和事由同时省略的。②公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。一般说来，公文标题要尽量简短，不要占的行数太多，对那些较长的标题则要动些脑筋，先要把标题的意思搞懂，回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当；做到既有美感，又要避免产生异议，然后再决定如何断行，不要草率从事。（只有规章以上的文才可用书名号，其它不可用。）2）主送机关，是指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了，该送的没送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明，意见不一，或相经推诿，无人过问，以致贻误工作。〔1.选定公文的主送机关一般有哪几种？答：①上级领导机关对下级发出的公文，其所属下级机关单位都负有贯彻执行的责任。除批复外，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。而且级别愈高的机关的发文，其主送机关的覆盖面愈大。②下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不管内容如何重要，牵涉面如何广泛，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不得多头主送。（不得向领导机关的个人来行文。）③直接向社会发布的公文，（在这种情况下公文的主送机关就没有必要再写了）。主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。〕3）正文是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。正文可分为：①导语（导语写作有：1.依据式，简要说明发文的根据，常用语有“根据”、“按照”、“遵照”等。2.目的式，开宗明义说明发文的目的，常用语有“为”、“为了”等。3.原因式，简要地说明发文的原因，常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。）②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。正文主体一般要求：（正文当中的数字除了成语，都用阿拉伯数字表达，数字不可回行。）1.内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2.所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切实可行；3.内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4.文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5.公文中的数字年份均不能回行。③结束语，就是正文的结尾。4）附件，公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关材料的名称及件数。附件是相对公文正件而言的。公文附件的形式一般有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，5）成文时间，指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全—用汉字）位置：公文的成文时间应标注在发文机关署名下方，不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。注意事项：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准。并加括号哪怕给你在公文标题的正下方。（3）法规、规章类公文以批准时间为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。（5）一般的日常事务性公言文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它他们印发时间为准。〔2.简述公文成文时间的确定方法。答：公文的成文时间：（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准。并加括号哪怕给你在公文标题的正下方。（3）法规、规章类公文以批准时间为准。（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。（5）一般的日常事务性公言文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它他们印发时间为准。〕6）公文的生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。1.单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识。）2.联合行文印章。3.关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明，采取调整行距、字距的措施加以解决。7）附注，是对公文的发放范围，使用时间需注意的事项加以说明。附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。★公文版记部分1）主题词，指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写，最多不超过五个主题词。（已取消不考）1、抄送机关，是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关要掌握的原则：1.抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。2.向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。3.向下级机关的重要行为，可抄送直接上级机关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。4.一般情况下，下机机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被越过的上级机关。5.受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。抄送机关位置：抄送机关标注在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。2、印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。位置：(印发机关和印发说明)位于抄送机关之下占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制人数：是该份文件所印的数量。（判断说明或单选题）注意：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分一双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。2、如何正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？答：置于主题词之下的各要素统称版记。版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。这样眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主体、版记三部分缺一不可。三、公文的特定格式1）信函格式2）命令格式3）会议纪要格式第三节公文的排版形式与装订要求一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。公文排版的有关问题：1）公文用纸尺寸与规格。国际A4纸，长297mm、宽210mm。2）公文的书写形式。一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法：第一级用：一、二、三……；第二级用：（一）、（二）、（三）……；第三级用：1、2、3、……；第四级用：（1）、（2）、（3）、……。（序号“一”后面不要标点符号直接正文）3）字体字号的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识使用小标宋体字，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋体；签发人姓名用3号楷体。4）排版规格。正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。5）制版要求。版面干净，字迹清楚，尺寸，版心不斜，误差不超过一毫米。6）印刷要求。双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。二、公文装订要求对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。《国家行政机关公文格式》（简称《格式》）规定：a.公文应在左侧装订、不掉页。b.包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。c.无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固。d.后背不可散页明订。e.裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。第四节公文的稿本一、公文的稿本公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。1、草稿是指内空和文字表述都不未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。文稿的分类按修改次数可分为：初稿、二稿、三稿等按照作用和形成特点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿，是机关制发文件的唯一可靠的标准稿本。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过定稿有会议批准通过的情况的记载。二、公文的文本（正本副本可能会考）公文文本按不同用途可分为：1）正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本的特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力。2）副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。副本的作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。3）存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。4）修订本。是对已经发布生效的文件，在实行一段时期后，文件中的某些内容已不短命当前的情况需要进行修改补充的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。（单选）6）各种文字文本。包括两层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本。二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。第四章公文的行文规范（重点章课后思考题全!）第一节公文的行文关系1、公文的行文规范的意义？答：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。2、什么是公文的行文规范？它包括哪几个方面？答：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。3、什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？答：公文的行文关系。是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的机关之间的文件授受关系。确定行文关系的基本原则是：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围。2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。一、确定行文关系的基本原则1）国家行政机关的隶属关系和职权范围。2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。二、机关之间行文关系的划分1、怎样划分机关之间的行文关系？★答：党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可以划分为：1）同一系统的机关，既有上级领导机关又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。——使用“上行文”“下行文”2）上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。——使用“上行文”“下行文”3）非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。——使用“平行文”4）同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。——使用“平行文”（一）、什么是机关之间的领导与被领导关系？试举两个以上的例子来说明。答：同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。例如，党的系统：党中央与各省、自治区、直辖市党委；各省、自治区、直辖市党委与所属的各地、市、州、区（县）党委。政府系统：国务院与各省、自治区、直辖市人民政府；各省、自治区、直辖市人民政府与所属的各市、州、区（县）人民政府。第二节公文的行文方向与方式1、简述公文的行文方向与方式。★答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向。行文方式根据机关工作的需要分为：上行文、下行文、平行文（1）下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发言语不同目的和要求分为：1.逐级下行文。是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。2.多级下行文。是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。3.直达基层组织和群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种地文方式。（2）上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管总站的一种行文。根据发文机关的实际工作需要分为：1.逐级上行文。是指下级机关直接和所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文中最基本、最常用的一种方式。2.多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。3.越级上行文。是指在非常必要的警方和我，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。（3）平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的和种行文。平行文可以在不分系统、级别、地区的党、政、军机关以及社会团体、企业、事业单位之间使用。2、为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式？（判断说明）答：逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。在正常情况下，下级机关一般都应当采取这种逐级行言语的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，以保证正常的领导关系和业务工作关系。第三节公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。1、行文规则的主要内容有哪些？★答：行文规则的主要内容有：1）注意隶属关系尊重机关职权。2）大力精减文件，严格控制发文数量和范围。3）一般情况下党政机关不得越级行文。4）牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关。6）主送机关与公文种要相互响应。7）关于联合行文的问题。不同级别的机关不能联合行文。8）关于“请示”的行文问题。请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。9）关于各级党政机关的办公厅（室）的行文问题，必须把握发职权范围和授权范围。10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。2、简述行文关系与发文范围之间的关系。(P107-108)答：各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。上级机关对其所隶属的下级机关有权行文，而不是对其所属的机关都一定要每文必发，按级别确定发文范围，行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。3、为什么说一般情况下党政机关不得越级行文？（P108）答：①党政机关要严格控制越级行文，除非确有特殊情况，一般以不越级为宜，以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。下级机关如果抛开直接上级机关越级向上行方，就可能使直接上级机关的工作陷入被动，或者造成公文往返传递延误时间。②同样,上级机关或业务主管部门向下级行文,一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级,这样上下级机关或业务部门之间就可以及时沟通情况,以免造成工作上的脱节。4、为什么说牵涉到几个部门的问题要先协商一致或经上级裁决后才能向下行文？答：在机关工作中，有些问题往往牵涉到几个部门，尤其在当前革经济体制和转变政府职能的新形势下，对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度。这就要从全局整体利益出发，经过有关方面充分协商。如果意见未协商一致，就匆匆忙忙各自向下发文件，把不同的意见捅下去，会使下级单位无所适从。如部门擅自行文，上级机关有权责令纠正或下令撤销。5、简述公文的主送机关与公文名称之间的关系。答：一份公文的文种要与该份公文的主送机关相互呼应。主送机关是直属上级领导机关的，其行文可使用“请示”、“报告”等上行文种；主送机关是直属下级