节约管理成本提高管理效率

节约管理成本提高管理效率大唐电信运营商事业部质量保障部潘相东2014年3月QC活动成果一、QC小组概况八、对策实施二、选题理由九、效果检查三、现状十、巩固措施四、设定目标十一、遗留问五、原因分析题及今后打算六、确定要因十二、结束语七、制定对策一、QC小组概况（一）1、小组名称：IPMSQC小组2、小组组长、成员介绍： 姓名 职务 组内 组长 赵雨佳 架构服务部经理 制定小组活动计划、整体决策与协调、选题、课题分析 组员 潘相东 质量保障部副经理 协助选题、课题分析、实施以及进度跟踪、效果检查 组员 段贺新 研发工程师 开发、方案实施 组员 范学谦 测试工程师、配置管理员 测试、方案实施、效果检查一、QC小组概况（二）3、小组组建时间：2013年10月份4、课题名称：节约管理成本提高管理效率5、小组活动计划： 内容 时间 负责人 选题 2013年10月上旬 赵雨佳、潘相东 课题分析 2013年10月下旬 赵雨佳、潘相东 方案制定 2013年11月 赵雨佳、潘相东 方案实施 2013年11月下旬到2014年1月中旬 段贺新、范学谦 方案测试 2013年11月下旬到2014年1月下旬 范学谦 效果检查 2014年2月中旬 赵雨佳、潘相东 项目上线和总结 2014年2月下旬 全组成员二、选题理由在工作中，部门管理者和项目管理者经常会抱怨，每个月将太多的时间浪费在工作量核对、工作内容核对以及跟踪员工行程等管理工作上，使得管理效率不高，难以控制管理成本。基于管理成本与管理效率上的考虑，我们希望能够通过小组活动来实现降低管理成本，提升管理效率的目标。因此经过反复研究与讨论，我们决定选取对承载公司员工日报填写、部门和项目工作量统计查询的管理系统----IPMS系统，对其进行二次功能开发，来满足管理者对于管理工作的实际需要，以求能够改善当前管理工作效率低、成本高的情况。因此，我们成立“IPMS”QC小组，并开始进行QC活动，实现我们“节约管理成本，提高管理效率”的目标。针对于管理者提出的管理效率低、成本高的问题，我们组织了多次的讨论以及实际的调研，用以确定管理效率低、成本高具体表现在哪几个方面。通过分析，我们梳理出以下几点。三、现状分析现状一：核对工作量耗费工时较多1、现状描述：管理者月底统计工作量方法不够简便且数据与OA系统不统一，时常需要与人力部门的统计结果进行二次核对。2、具体分析：IPMS上的工作量统计功能不够完善，且与OA系统完全孤立，数据上没有做自动的核对，导致OA上的出勤与IPMS的工作量数据时常不一致，需要管理者进行人工的二次核对。3、后果：增加了管理者核对工作量的耗时。三、现状分析（一）现状二：难以实时监控员工分布1、现状描述：管理者监控员工分布，只能依靠自制的EXCEL和记忆，对于在项目现场的员工行程难以实现实时监控。2、具体分析：暂时没有这种实时监控员工分布的工具或者系统功能，导致管理者在需要监控员工行程时需要与现场沟通和员工本人沟通。3、后果：沟通耗时多，难以做到自动化的实时监控。三、现状分析（二）现状三：查看日报填写情况不简便 1、现状描述：管理者了解员工当天工作内容，需要查看当天员工日报填写情况时，操作比较繁琐，耗时较长。 2、具体分析：缺少一个公共展现日报的功能，导致查看员工日报比较耗时，工作效率不高。 3、后果：查看日报填写情况耗时较多。三、现状分析（三）通过现状分析，我们可以得出结论，管理者提出的管理效率低、成本高的问题主要表现在三个方面：核对工作量、员工分布监控、日报查看。因此，想要改善管理效率低、成本高的现状，我们需要针对性的对这三个方面的现状设定各自的目标。三、现状分析（小结）通过对现状的分析可知，问题具体表现在核对工作量、员工分布监控、日报查看三个方面。我们对这三个细化的方面分别做出目标的设定。通过调研现状数据以及我们设定的目标，我们了下表做现状与预期目标的对比，以针对性的解决问题。四、设定目标四、设定目标 现状 现状依据 设定目标 核对工作量耗费工时较多 耗时：0.5天/人月 耗时：0.4天/人月 难以实时监控员工分布 耗时：0.4天/人月 耗时：0.3天/人月 查看日报填写情况不简便 耗时：0.5天/人月 耗时：0.4天/人月 总计 耗时：1.4天/人月 耗时：1.1天/人月四、设定目标根据上表可知，当前每个管理者每个月核对工作量、员工分布监控、查看日报分别耗时0.5、0.4、0.5天，共计1.4天；设定目标分别为0.4、0.3、0.4天，共计1.1天，即我们设定目标是每个管理者每个月管理耗时减少0.3天。五、原因分析为了达到预期目标，我们需要清楚的知道是什么原因导致了问题的发生，然后根据原因进行改进。对此，我们需要先设定可能导致问题的原因范围。我们利用调研和假设相结合的方法，对于可能造成管理成本高，管理效率低的末端原因进行了梳理与分析，并通过各个末端原因的特点，划分为人、工具、环境、方法等四个大方面，共计5个末端原因。具体原因如下图的鱼骨图所示：管理成本高，管理效率低人工具方法管理者经验不足环境IPMS与OA系统未打通缺乏人员分布即时查询功能无基于数据的体现员工工作状态的方法缺乏日报公共展现功能五、原因分析细分为：1、人：管理者经验不足。2、工具：（1）缺乏人员分布即时查询功能。（2）缺乏日报公共展现功能。3、环境：IPMS与OA系统未打通。4、方法：无基于数据的体现员工工作状态的方法。原因1：管理者经验不足--------人1、原因猜想：管理者较为年轻，经验不足2、测试方法：（1）调研管理者从业年限、管理经验（2）侧面调研对于管理者能力的评价3、测试结果：（1）管理者都是从业年限比较多的且经验丰富的员工担任。（2）员工以及各级领导的上级主管对于管理者评价均较高。4、结论：确定管理者经验不足这一假设不成立，不是主要原因。六、确定主要原因（一）原因2：缺乏人员分布即时查询功能--------工具1、原因猜想：缺乏自动的实时监控人员分布的工具或者平台2、测试方法：（1）梳理公司用于管理的工具、平台（2）咨询经验丰富的管理者3、测试结果：（1）现存的工具、平台，不具备自动监控人员分布的功能。（2）反馈知暂时没有这种实时监控人员分布的技术手段。4、结论：缺少这种自动的实时监控人员分布手段，导致只能通过人工来完成，做不到自动化管理，耗时费力，确认为主因。六、确定主要原因（二）原因3：缺乏日报公共展现功能--------工具1、原因猜想：缺乏公共的日报展现功能，导致日报查看不方便。2、测试方法：（1）研究当前IPMS日报查看功能结构（2）调研管理者对于当前日报查看功能的使用反馈3、测试结果：（1）当前的IPMS日报查看功能使用繁琐，需要输入每个员工的名字后才能查看，每次仅能查看一个员工，无组织架构分级。（2）反馈不够完善，无法查看组织结构下的所有员工日报。4、结论：日报查看功能不完善，没有公共组织结构下全部员工，仅能单个查看，耗时费力，确认为主因。六、确定主要原因（三）原因4：IPMS与OA未打通--------环境1、原因猜想：两个系统环境独立存在，数据不统一2、测试方法：导出IPMS系统2013年9月份质量保障部员工工作量统计，OA系统2013年9月份质量保障部员工考勤统计，进行工作量统计数据以及考勤统计数据这两个统计结果的数据核对。3、测试结果：IPMS的工作量结果和OA的考勤结果不一致。4、结论：IPMS和OA数据不一致，导致需要进行工作量和考勤数据的人工二次核对，耗时费力，确认为主因。六、确定主要原因（四）原因5：无基于数据的体现员工工作状态的方法--------方法 1、原因猜想：缺乏以数据统计为支撑的体现员工状态的方法。因此导致在管理过程中需要进行多次沟通。 2、测试方法：调研管理者判断员工表现、展现员工工作状态的方法。 3、测试结果：调研结果知，管理者缺乏的是从侧面体现员工状态的数据依据，而这会影响到员工评价的科学性，但是不会影响到管理的耗时以及效率，因此不会涉及到管理成本以及效率。 4、结论：无基于数据的体现员工工作状态的方法，不会影响到当前管理工作的耗时，不会导致成本难以控制，因此该假设不成立，确认不是主因。六、确定主要原因（五）结论：经过多次的测试、讨论，最终确认要因：1、缺乏人员分布即时查询功能。2、缺乏日报公共展现功能。3、IPMS与OA未打通。主因确定，我们就可以根据以上原因有针对性的制定对策。六、确定主要原因（小结）导致问题的主要原因已经确定，那么针对于这三个主要原因，我们就可以有针对性的制定对策，进行逐一解决。对于我们制定的对策，我们也做了具体的分析以及任务的分工。七、制定对策对策一：1、针对原因一：缺乏人员分布即时查询功能。2、对策：对IPMS进行功能开发，增加人员分布图功能。3、期望效果：希望新功能能够清晰容易的显示部门、项目组的人员分布。4、副作用：可能会影响到其他功能的正常使用，并且增加系统功能，可能会导致系统压力大。5、分工：（1）赵雨佳、潘相东确定需求、功能点，针对员工分布图功能进行设计。（2）段贺新针对新增的员工分布图功能点，进行IPMS的功能开发以及过程中的问题改进。（3）范学谦在段贺新开发过程中配合进行员工分布图功能的测试以及系统性能测试。（4）赵雨佳、潘相东对于使用效果进行检查，并将新的需求反馈给段贺新。七、制定对策（一）对策二：1、针对原因二：缺乏日报公共展现功能。2、对策：对IPMS进行功能开发，增加日报墙功能。3、期望效果：希望新功能能够更快速、更容易的查看员工日报。4、副作用：可能会影响到其他功能的正常使用，可能会导致系统压力大。5、分工：（1）赵雨佳、潘相东确定需求、功能点，针对日报墙功能进行设计。（2）段贺新针对新增的日报墙功能点，进行IPMS的功能开发以及过程中的问题改进。（3）范学谦在段贺新开发过程中配合进行日报墙功能的测试以及系统性能测试。（4）赵雨佳、潘相东对于使用效果进行检查，并将新的需求反馈给段贺新。七、制定对策（二）对策三：1、针对原因三：IPMS与OA未打通。2、对策：对IPMS统计功能进行开发，并打通与OA系统之间的通道，使之能够进行数据的自动核对。3、期望效果：希望改进后能够直接得到需要的工作量结果，并且结果值能够与OA的考勤数据相符合，不必进行二次核对。4、副作用：可能会影响到OA系统的正常使用、增加系统压力。5、分工：（1）赵雨佳、潘相东确定打通与OA系统之间通道的实施方案，并对IPMS统计功能进行设计。（2）段贺新开发IPMS与OA系统之间的接口，并对IPMS的统计功能进行开发。（3）范学谦核对打通通道后OA与IPMS的数据统一性以及准确性。（4）赵雨佳、潘相东对于使用效果进行检查。七、制定对策（三）七、制定对策（内容小结） 序号 项目 现状 目标 措施 地点 负责人 完成日期 备注 1 人员分布监控 难以实时监控人员分布 实时监控人员分布 IPMS系统改造，增加人员分布图功能 公司本部 赵雨佳、潘相东、段贺新、范学谦 2014年2月 方案：赵雨佳、潘相东开发：段贺新测试：范学谦 2 日报查看 查看日报填写情况不简便 能快速查看员工日报 IPMS系统改造，增加日报墙功能 公司本部 赵雨佳、潘相东、段贺新、范学谦 2014年2月 方案：赵雨佳、潘相东开发：段贺新测试：范学谦 3 核对工作量 核对工作量耗费工时较多 减少工作量核对耗费工时，无需二次核对 IPMS系统改造，重构统计报表功能，并打通与OA之间，进行数据自动交互核实 公司本部 赵雨佳、潘相东、段贺新、范学谦 2014年2月 方案：赵雨佳、潘相东开发：段贺新测试：范学谦八、对策实施制定完对策，我们即开始针对制定的对策进行对策的具体实施。我们的实施工作更多的在于IPMS系统改造本身的设计、功能开发以及功能测试上。八、对策实施（一）对策实施1：IPMS增加人员分布图功能1、实施过程：（1）13年11月份由赵雨佳、潘相东确认最终方案，确定在IPMS系统上增加人员分布图功能并完成人员分布图的设计。（2）13年11月起，由段贺新对IPMS进行功能开发，在IPMS上增加人员分布图功能。于14年1月初完成研发。（3）与段贺新开发开始同步启动，由范学谦负责人员分布图功能的功能测试以及系统压力的性能测试，于14年1月初完成测试。八、对策实施（二）对策实施1：IPMS增加人员分布图功能2、新功能效果：人员分布图，分项目组人员分布、部门人员分布两个维度，分别针对项目组和部门的人员分布进行即时监控。以“部门人员分布图”为例，我们点击‘运营商-质量保障部’，查看该部门下员工分布情况。对策实施1：IPMS增加人员分布图功能由下图可见，人员分布分了项目组人员分布和部门人员分布两个维度，分别针对项目和部门的分布进行即时监控，以部门人员分布图为例，我们点击‘运营商-质量保障部’，查看该部门下员工分布情况：八、对策实施（三）由此图可看到，运营商-质量保障部部门内部人员在选定的某一天在每个项目的分布，分布情况一目了然：八、对策实施（四）对策实施1：IPMS增加人员分布图功能同样，对于项目人员分布情况，我们以电信规划院为例，点击电信规划院，如图：八、对策实施（五）对策实施1：IPMS增加人员分布图功能由此图可以看到，进入下一个页面之后，可以清晰的看到，针对于电信规划院项目组内成员，离散在各个分项目的即时分布情况，效果也是一目了然。对策实施1：IPMS增加人员分布图功能八、对策实施（六）对策实施1：IPMS增加人员分布图功能八、对策实施（七） 3、实施结果确认： 经过测试，IPMS已经具备了即时查询人员分布的功能，且功能操作十分容易，展现结果清晰明了，满足最初制定对策时设想的效果。 通过该功能，管理者可以很轻松的得到员工的即时分布情况。并且针对于系统压力进行了性能测试，规避了有可能导致的副作用。 因此确认，IPMS增加人员分布图功能，实施成功。对策实施2：IPMS增加日报墙功能 1、实施过程： （1）13年11月份由赵雨佳、潘相东确认最终方案，确定在IPMS系统上增加日报墙功能，并完成日报墙的功能设计。 （2）13年11月起，由段贺新对IPMS进行功能开发，在IPMS上增加日报墙功能。于14年1月初完成研发。 （3）与段贺新开发开始同步启动，由范学谦负责人员分布图功能的功能测试以及系统压力的性能测试，于14年1月初完成测试。八、对策实施（八）对策实施2：IPMS增加日报墙功能 2、新功能效果： 日报墙功能，分为人员日报墙、项目日报墙、部门日报墙三个功能页面。 以“人员日报墙”为例，通过选择部门、人员，查看该员工的日报填写情况，且可以通过选择时间，来查看该员工某阶段日报填写的整体情况，如下图所示，点击“运营商-质量保障部”。八、对策实施（九）对策实施2：IPMS增加日报墙功能八、对策实施（十）进入下一个，展示该部门下员工头像，点击任意员工头像：八、对策实施（十一）对策实施2：IPMS增加日报墙功能展现出来的结果就是该员工的日报填写情况，可以根据时间范围的选择，更改查看日报的范围，十分方便：八、对策实施（十二）对策实施2：IPMS增加日报墙功能同样的，项目日报墙展现的是当前选择日期下，选择的项目组下各位员工日报填写情况：八、对策实施（十三）对策实施2：IPMS增加日报墙功能部门日报墙展现的是当前选择日期下，选择的部门下各位员工日报填写情况：八、对策实施（十四）对策实施2：IPMS增加日报墙功能对策实施2：IPMS增加日报墙功能3、实施结果确认： 经过测试，IPMS已经具备了从人员、项目、部门三个维度快速查询员工日报填写情况的功能，且功能操作十分容易，展现结果清晰明了，满足最初制定对策时设想的效果。 通过该功能，管理者可以很轻松的得到员工的日报填写情况。并且针对于系统压力进行了性能测试，规避了有可能导致的副作用。 因此确认，IPMS增加日报墙功能，实施成功。八、对策实施（十五）对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计1、实施过程：（1）13年11月份由赵雨佳、潘相东确认最终方案，确定打通OA与IPMS系统之间的通道并完善IPMS的统计功能，并完成了IPMS统计功能的设计。（2）13年11月起，由段贺新对IPMS进行功能开发，在IPMS上增加与OA的接口并完善IPMS的统计功能。于14年1月初完成研发。（3）与段贺新开发开始同步启动，由范学谦负责新的统计功能的测试以及核对新统计方法得出的工作量数据和OA系统导出的考勤数据是否一致。于14年1月初完成测试。八、对策实施（十六）对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计 1、新功能效果： IPMS新的统计功能，先以“月工作量报表”为例，通过选择部门，能够直接查询到员工在各个项目工作量的分摊，并且通过点击‘导出报表’，能够直接导出部门的月工作量，功能简单易操作，如下图所示。八、对策实施（十七）将导出的工作量统计与OA的数据进行了核对，核对结果表明OA与IPMS的数据一致！八、对策实施（十八）对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计在日常工作查询报表中，部门人员月工作统计，通过选择部门、时间，可以看到整体周期内该部门在各个项目的整体工作量分摊，能够极为方便的帮助部门经理统计部门内工作量分摊情况。八、对策实施（十九）对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计在日常工作查询报表中，项目人员月工作统计，通过选择部门、项目简称、时间，可以看到该月内该部门在各个项目的人员工作情况，能够极为方便的帮助项目经理统计某个部门在项目组内员工工作情况。八、对策实施（二十）对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计在日常工作查询报表中，员工月工作统计，通过选择人员、时间，可以看到该月内该员工在各个项目工作情况，能够极为方便的帮助部门经理、项目经理了解指定员工的工作情况。八、对策实施（二十一）对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计对策实施3：打通OA与IPMS之间通道，完善统计3、实施结果确认：经过测试，IPMS已经具备了快速查询员工部门月工作量统计功能、月部门月度工作量项目分摊统计、项目、人员工作情况统计等功能，且操作十分容易，展现结果清晰明了，满足最初制定对策时设想的效果。而通过范学谦对于新统计报表导出的工作量数据与OA系统导出的考勤数据进行核对，确认打通OA与IPMS系统之间通道之后，数据已经做了自动的交互与核实，使得统计数据变得精确。因此，通过该功能，管理者可以很轻松的得到需要的、准确的工作量统计结果情况。并且针对于系统压力进行了性能测试，规避了有可能导致的副作用。因此，打通OA与IPMS之间通道，完善统计，实施成功。八、对策实施（二十二）小组活动实际实施进度：八、对策实施（二十三） 内容 2013年10月 2013年11月 2013年12月 2014年1月 2014年2月 选题 ●         现状调查 ●         设定目标 ●         分析原因 ● ●       确定主因 ● ●       制定对策   ● ●     对策实施     ● ●   效果检查         ● 巩固措施         ● 内部总结         ●八、对策实施（小结）具体从2013年10月份完成选题以及现状的调查，同月完成目标的设定。并通过调查的现状为依据，同步进行原因分析，并于11月份完成最终主因的确定。在确定主因后开始制定对策，通过对策的反复修改，于2013年12月份完成对策制定。对策制定之后，开始进行对策的实施，实施期间研发与测试同步进行，于14年1月整体完成并上线。2月份进行效果检查、措施巩固以及内部总结。九、效果检查（一）在14年1月完成系统研发与测试，即对策实施结束之后，我们从2月份开始进行了效果的检查，主要检查方法为，收集管理者的使用体验反馈以及实际的数据分析。九、效果检查（二）1、效果检查体验反馈： （1）核对工作量：直接导出的报表即可使用，操作简单，结果清晰，并且数据准确，无需二次核对。 （2）员工分布监控：能够通过员工分布图直接进行实时监控，方便易行。 （3）日报查看：能够快速定位到想要查看的需要的组织架构下的员工日报或者整体日报情况，使用十分方便。九、效果检查（三）2、效果检查数据明细：下表是针对于耗费工时统计的2月份来自于各个部门经理、项目经理所反馈的关于管理耗时的平均数据约数，并与改造前的数据以及预期目标的数据进行了对比。 项目 改造前数据 预期目标数据 实际结果数据 提升值 是否达到预期 核对工作量耗费工时较多 耗时：约0.5天/人月 耗时：约0.4天/人月 耗时：约0.3天/人月 耗时缩减0.2天/人月 超过预期 难以实时监控员工分布 耗时：约0.4天/人月 耗时：约0.3天/人月 耗时：约0.2天/人月 耗时缩减0.2天/人月 超过预期 查看日报填写情况不简便 耗时：约0.5天/人月 耗时：约0.4天/人月 耗时：约0.4天/人月 耗时缩减0.1天/人月 达到预期 总计 耗时：约1.4天/人月 耗时：约1.1天/人月 耗时：约0.9天/人月 耗时缩减0.5天/人月 达到预期九、效果检查（四）3、效果检查数据结论：（1）核对工作量耗时：每月每人缩减0.2天。（2）人员分布监控耗时：每月每人缩减0.2天。（3）查看日报耗时：每月每人缩减0.1天。（4）通过本次改进，在管理耗时方面，每月每人耗时为0.9天，相对改进之前的1.4天可以缩减工时0.5天，并且比最初设定的1.1天要少0.2天，超出预期效果。这部分的管理效率提升达到36%。因此可以确认，本次QC活动提高管理效率的目标达成。九、效果检查（五）4、经济效益：工时的缩减可以带来成本上的节约。因此，本次改进对于经济效益上是有所斩获的。以每个管理者平均工资设为1.5W元，每个月22个工作日，那么每个月每个管理者在管理方面上，公司就会通过本次改进，节约管理成本0.5*1.5/22=0.034W元，即每人每月节约管理成本340元。假设公司部门管理者和项目管理者共10人，则每月公司管理成本节约3400元，经济效益十分可观，达到了节约管理成本的目标。九、效果检查（六）5、总结：由管理者的体验反馈以及数据分析可知，通过本次QC小组活动，我们实现了“节约管理成本，提高管理效率”的期望目标。措施的巩固：1、规范：对于本次IPMS改造结果，我们制定了使用规范以及操作说明，构建了新的文档：《IPMS新增和修改功能说明书.docx》。2、宣贯：研发体系张总对于本次IPMS改造，向全事业部进行了通知与宣贯，号召全体人员对于IPMS提出意见，以求可以继续促进管理效率的提升。3、专项支持：成立IPMS项目组，在公司POA系统（需求缺陷管理系统）中增设IPMS项目，对于IPMS项目的后期需求、bug以及管理方法优化等意见进行统一的收集与汇总，并设定专门的接口人进行整理以及分析，以求具备持续改进的条件。4、持续改进：继续研究新的方法以优化管理，降低成本，使部门、项目管理质量更为优质与高效；针对于仍然存在的可以优化的问题继续进行研究，并设定下一个目标，争取做到每个阶段都能够有持续性的提升。十、巩固措施1、遗留问题：对于当前的管理工作，能够科学的为员工阶段性工作状态表现评分进行客观佐证的、基于客观数据的统计数据仍然不足，数据方法依旧不够完善，导致人员管理方面上，对员工的评价略显主观，使得管理质量不够优质。2、今后打算：（1）尝试研究更为科学的统计方法，研究日报缺填数量排名加权统计方法或缺填比例排名统计方法。（2）将如何通过IPMS功能改进，实现人员管理更为科学，提升管理质量为下一步的研究方向，开始进行下一轮的改进。十一、遗留问题及今后打算十二、结束语本次QC小组活动，通过对IPMS的功能改造，实现了公司在管理工作过程中，对于管理效率的提升以及管理成本的节约，实现了最初设定的“降低管理成本提高管理效率”的目标，取得了不错的成绩。而这次QC小组活动的成功，除了在经济效益上获得了实际的成本节约，更使我们积累了大量的经验，为后续的持续改进提供了有力的技术与经验上的保障！最后，感谢各位公司领导在QC小组活动中给与的极大的支持！谢谢！