央企全套内部控制系统制度3.1修理费用管理业务控制矩阵

3.1修理费用管理业务内部控制矩阵 3.1修理费用管理业务内部控制矩阵 业务 目标 业务风险 控制点 适用单位 不相容 岗位 控制点 分值 控制点相关资料 相关索引 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 1.编制修理计划和材料需求计划 1.1 经营风险：修理计划与实际脱节，导致修理费上升或设备隐患。 1.1固定资产使用单位及管理部门建立分级共享的资产运行情况、管理档案，作为制定修理计划的依据。固定资产使用单位及管理部门负责人审阅资产运行情况、管理档案。 【非ERP】固定资产使用单位据此编制修理计划及材料需求计划。 【ERP】固定资产使用单位在ERP系统中创建通知单，设备的故障信息，同时在生成工单中编制修理计划及材料需求计划，固定资产管理单位审核维修工单并批准下达。 分（子）公司 8 资产运行情况、管理档案 修理计划 材料需求计划 1.6.10 1.6.11 2.10.1 1.1 经营风险：修理计划与实际脱节，导致修理费上升或设备隐患。 1.2各级固定资产使用单位实时检查资产的使用情况，做出资产使用情况检查报告，经其部门负责人审批后确定是否对修理计划进行修订。【ERP】启用设备管理模块的企业的修理费要全部纳入工单管理。 分（子）公司 6 资产使用情况检查报告 2.10.1 2.审核下发修理计划和费用预算 1.1 经营风险：修理计划未按规定审批，导致修理项目不合理。 2.1分（子）公司固定资产实物管理部门按照权限审核固定资产使用单位上报的修理计划、材料需求计划。 年度固定资产大修理计划和月度修理计划报分管副经理审批。 分（子）公司 8 修理计划 材料需求计划 1.1 经营风险：未按规定编制修理费预算，修理不落实,或未按规定维护承诺项目，不能实现系统控制。 2.2分（子）公司固定资产实物管理部门根据修理计划编制修理费预算，并经同级财务部门审核。月度修理费预算报总会计师（或分管副经理）审批；年度修理费预算经分（子）公司经理审批后报主管事业部按规定权限审批。【ERP】财务部门根据批准的修理费用预算在ERP系统中进行承诺项目维护并下达，固定资产实物管理部门根据批准的维修计划在ERP系统中维护工单。 主管事业部 分（子）公司 财务部门 固定资产实物管理部门 审批 8 月度修理费预算 年度修理费预算 2.10.1 3.组织实施修理计划 1.1 3.1 经营风险：未审核资质和资信，影响修理质量。 合规风险：招投标违反法律法规。 3.1分（子）公司修理项目应进行分类，明确采取招投标方式的项目。各级固定资产实物管理部门应对施工单位建立管理档案，并审核其资质和资信。【ERP】维修计划人员在ERP工单工序中维护服务供应商和服务计划价格。 分（子）公司 8 修理项目分类表 施工单位资质及资信 施工单位管理档案 2.10.1 1.1 2.1 3.1 经营风险、合规风险：未按规定程序和权限签署，造成损失，违反法律法规，造成损失。 财务风险：交易不真实，影响财务报告。 3.2分（子）公司按照经法律事务部审核的修理合同标准文本和规定权限签订合同。对于需要招投标的项目，各级固定资产使用单位及实物管理部门会同财务、审计、法律事务等部门审阅招、投标书。【ERP】维修计划人员在ERP系统中创建服务采购订单。 分（子）公司 8 修理合同 招投标书 1.12.1 2.10.1 √ 管理费用 销售费用 1.1 经营风险：施工未经审查，影响修理进度或质量。 3.3修理项目需要确定的，各级固定资产实物管理部门组织审查确认后由施工单位实施。 分（子）公司 8 施工方案 4. 确认修理质量及工程量 1.1 2.1 经营风险、财务风险：未按规定验收影响质量或未按规定审核导致修理费上升，影响财务报告。 4.1修理工作完工后，由施工单位出具交工验收报告，并经同级固定资产使用单位和固定资产实物管理部门责任人审批；固定资产使用单位及固定资产实物管理部门对结算书的工程量进行审核和复核。分（子）公司有关管理部门审核工程结算书、核销计划，审计部门对工程项目的合规性进行抽查或专项审计。【ERP】维修计划人员根据审核后的决算单据在ERP系统中收货过账并对工单进行技术完结，财务部门月末对工单进行结转。 分（子）公司 固定资产使用单位 固定资产实物管理部门 审计部门 6 修理项目验收报告 修理项目结算书 修理项目抽查或者专项审计报告 2.10.1 √ 管理费用 销售费用 应付账款 1.1 2.1 经营风险：未按约定扣取质量保证金，造成损失。 财务风险：实际与合同约定不符，影响财务报告。 4.2财务部门按合同约定扣取一定的质量保证金。 分（子）公司 6 修理合同 √ 应付账款 1.1 经营风险：未按规定保管资料，导致管理信息失真。 4.3固定资产使用单位及实物管理部门及时将交工验收报告等资料归入资产管理档案。 分（子）公司 6 资产管理档案 交工验收报告 5.修理费用确认与核算 2.1 财务风险：未正确划分费用归属，影响财务报告。 5.1各级固定资产实物管理部门在审批修理费用时要根据项目性质划分费用归属。按照股份公司修理费用列支范围暂行规定划分资本性支出和收益性支出、日常消耗材料和修理费消耗。 分（子）公司 固定资产实物管理部门 物资供应部门 财务部门 6 修理费用审批表 1.6.14 √ 管理费用 销售费用 固定资产 2.1 财务风险：核算错误，影响财务报告。 5.2【非ERP】各级财务部门根据审定后的工程结算书或其他报销原始单据，结合修理费用预算，审核后进行账务处理。会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 【ERP】各级财务部门对审定后的工程结算书、维修服务合同和发票复核无误后，在ERP系统中进行发票校验。会计凭证须经不相容岗位人员稽核。 分（子）公司 记账 稽核 6 工程结算书 维修服务合同 发票 1.6.10 1.6.11 2.10.1 √ √ √ 管理费用 销售费用 固定资产 2.1 财务风险：未按实际情况暂估入账，影响财务报告。 5.3年末对已发生但未收到发票的修理费用，各级固定资产使用单位及管理部门应根据实际发生的工作进度，结合修理计划、费用预算、工程预算书等向财务部门提供入账依据， 【非ERP】经财务部门负责人审核后暂估入账。【ERP】经财务部门负责人审核后在ERP系统中对工单进行收货确认暂估入账。 分（子）公司 固定资产使用单位 固定资产实物管理部门 财务部门 6 修理费暂估依据 1.6.10 1.6.11 2.10.1 √ √ 管理费用 销售费用 6. 分析及考核 1.1 经营风险：1.未按规定分析和考核，降低修理费用控制效果。 6.1分（子）公司至少每半年组织固定资产实物管理部门、固定资产使用单位、供应、财务、审计等部门召开分析会，对实际支出与计划和历史数据进行分析，出具分析报告，有关部门提出考核意见和奖惩办法，报分管经理审批。 分（子）公司 10 经济活动分析会报告 考核结果 2008年 C 3.1－1