福建省高速公路建设项目档案管理实施细则

福建省高速公路建设项目档案管理实施细则 第一章总则 第一条为深入贯彻《福建省高速公路建设项目档案管理办法》,保证建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《公路工程竣(交)工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《福建省重点建设项目档案验收实施细则》、《福建省重点建设项目档案移交办法》等有关法律和规定,结合本省高速公路工程项目实际,特制定本实施细则。 第二条在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位,必须遵守本实施细则。 本实施细则所称建设工程,是指土建工程、房建工程、绿化工程及机电工程。 第三条高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、调研、预可行性研究、立项、工程可行性研究、环评、征地拆迁、招投标、勘察、施工、竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的不同类型载体的档案资料(包括文件材料、图纸、图表、科研试验、计算材料、声像材料、电子文件等)。 第二章管理职责 第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,省高指对各项目业主、施工、监理单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。各项目业主、设计、施工、监理、科研单位应按《福建省高速公路建设项目档案案卷质量》中的组卷职责,做好建设项 1 目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。 第五条项目业主在编制完成业主档案的同时,要负责组织、协调和指导设计、施工、监理、科研单位编制、整理项目档案。 第六条项目设计档案的收集、整理、归档是设计单位的重要组成部分,各设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围,做好相关文件的收集、整理、归档工作,保证设计档案资料的齐全、完整。 第七条监理单位在保证工程建设项目监理档案资料完整、准确、的同时,应及时督促、检查所辖施工单位的档案资料形成、收集、整理、归档工作,并把此项工作纳入监理职责范围。在签订中间交工证书时,要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全,符合要求方可签字。 第八条施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作,将档案编制工作纳入施工管理职责范围,自觉接受监理单位、项目业主和质监部门的监督、检查。 第九条科研单位要做好从科研提出、编制任务书、招投标、签订合同、实施、总结、成果鉴定、运用等全过程中形成的应归档保存的文件材料的收集、整理、归档工作。 第十条项目业主应按照《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求,按照项目档案登记工作管理权限,适时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记办理表”向相关单位报送。 第三章业务管理 第十一条各项目业主与设计、施工、监理、科研单位签订合同 或协议时,应设立档案管理专门条款,明确档案收集整理依据、质量要求、归档份数、载体形式、移交内容、移交套数、完成时间及违约责任等要求。 第十二条各项目业主、设计、施工、监理和科研单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络,确定档案工作的分管领导,指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作,负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查,并配备与档案任务相适应的专(兼)职档案人员,负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。层层建立档案管理岗位责任制,保障档案工作顺利开展。各单位要建立文件材料收集归档并定期进行检查;每个子分项或分项工程完工,应及时收集相关竣工文件,并分类整理。 第十三条各参建单位应建立档案工作的“四列入”和“三参加”制度,“四列入”即将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入工程计划管理工作;列入施工管理及考核范围;列入有关领导和工程技术人员岗位职责;列入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱、参加各单项验收和基建项目总验收、参加项目技改鉴定。 第十四条各参建单位应设臵与工作任务相适应的档案库房并配臵必要的档案装具和保护设备,特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护,其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》(闽档[2008]28号)的要求。 第十五条各项目业主应依据《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》,结合本项目特点,在工程一开工,就要按照监理单位审核批复的单位、分部、分项工程,制订符合项目要求的档案分类编 号,实现分类科学、准确,编号合理。 第十六条建设项目档案组卷应合理,归档的案卷要符合《福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准》的要求;项目业主要做好整个建设项目档案的汇总、案卷排列和检索工具的编排工作。 第十七条项目业主应督促各施工单位及时做好竣工图的编制工作,监理单位负责做好竣工图的审核工作,并报业主审查。竣工图的编制应符合《福建省高速公路建设项目档案竣工图编制要求》。 第四章档案验收及移交 第十八条高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经档案专项验收或验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。 第十九条凡经交通部审批初步设计的高速公路项目档案专项验收工作,由交通部档案馆组织或委托省交通厅组织。其它项目档案专项验收工作按照公路工程竣工验收程序申报组织验收。 第二十条项目业主在组织各合同段项目交工验收时,应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理归档工作,并形成档案审查意见,报备省高指。各项目业主、设计、施工、监理单位必须在竣工档案审核单(见附表)上签字并盖章。 第二十一条设计、施工、监理、科研单位应在工程交工验收后3个月内向项目业主移交项目档案资料。 第二十二条项目业主完成所有项目档案汇总工作后,省高指将会同省交通厅、省档案局对该项目档案进行随机抽检,抽检合格后,项目业主可向省高指申请档案专项验收,同时需提交项目档案专项验收申请报告(包括项目建设概况、项目档案工作情况)、《交通建设项 目档案专项验收申请表》(由交通部审批初步设计的项目)、审查意见、项目档案案卷目录,再由省高指按照项目档案验收权限向有关单位申请档案专项验收。对抽检不合格的项目档案,由抽检小组提请项目业主一个月内对存在的问进行整改,省高指重新组织相关单位人员进行复查,合格后再组织验收。 第二十三条建设项目档案专项验收工作,应在工程竣工验收3个月之前完成。 第二十四条项目业主对其建设项目档案进行收集、整理、汇总、编目后,应将建设项目档案数字化,除施工日记、日志,监理日志外的高速公路项目档案均应进行原文数字化加工,但不必进行缩微制成缩微品。档案数字化制作应符合国家有关数字化档案的质量规定要求。 第二十五条凡列入《国家高速公路网规划》的高速公路项目,其档案移交要求:一是纸质档案原件完整一套由项目业主保存;征地红线图纸质复制件和竣工图(表)纸质原件分别一式4套,向项目使用单位、省高指、省交通厅、省档案馆移交;另外,向交通部档案馆移交的范围应按照《交通档案进馆办法》的规定,提供一套纸质复制件向交通部档案馆移交。二是数字化档案制作(光盘)一式6套:项目业主、项目使用单位、省高指、省交通厅、省档案馆、交通部档案馆各1套,同时要为接收单位安装配套的操作软件。其所有制作费用由各档案立卷单位自行承担。纸质档案数字化工作要按照省档案局《福建省纸质档案数字化操作规范(试行)》(闽档[2007]99号文)执行。 第二十六条凡未列入《国家高速公路网规划》的高速公路项目档案除不需向交通部档案馆移交外,其他要求同第二十五条。