文书档案管理规定

程序文件 文书档案 VA-4.1-MO-002 版本：1.00       1.　目的 集中统一管理本公司的文书档案，使文书档案能正确、全面反映本公司的工作面貌，维护档案的完整、安全，便于档案的查考与利用。 2.　管理机构 2.1　文书档案由总经理办公室(秘书科)负责管理。 2.2 各部门设一名兼职文书(秘书或办事员)负责本部门的文件收集及立卷归档。 3. 文书档案归档范围 凡是在工作中形成的，能反映本公司主要职能活动的（包括照片、录音、录像及证书等)及今后具有查考价值的文件材料均应属文书档案归档。 4.　立卷归档 4.1 立卷归档的文件必须由各部门兼职文书收集齐全，按文件材料的自然形成规律和特点，保持文件有机联系，分类整理立卷。 4.2 归档部门对同一问题，同一案件，同一会议的文件应收集完整，有序排列：批复在前，在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，原稿在后。归档手写材料须用钢笔，字迹清晰，打印件所用纸张须整齐划一，以保证案卷质量。 4.3 每一案卷要填写卷内目录，卷内需说明的情况应由立卷人填写备考，并签名，备考中检查人应由部门主管领导签字。 4.4 各职能部门，应在每年第一季度起将办理完毕并具有保存价值的，上一年度的文件材料集中到一级部门，向档案室移交并办移交手续。 5 档案室职责 5.1 负责本公司文书档案的接收、整理、保管和统计，编制案卷目录。 5.2 帮助各部门兼职文书正确立卷，按期归档。 5.3 负责文书档案的借阅、咨询，协助有关部门做好档案利用工作。 5.4 上交或销毁档案前按规定手续进行检查、审批、登记。 6. 各部门兼职文书职责 6.1 负责本部门各类归档材料和相关资料的收集，做好收发文登记，确保归档材料的完整。 6.2 负责本部门立卷归档工作，编制目录，按时向档案室移交，办理归档手续。 6.3 执行档案#管理#，负责提供本部门档案的信息。 7. 档案整理与保管 7.1 文书档案的整理应按分类规则整理，问题连贯，年代清楚，全宗内案卷应按照年代－类别－问题的特征分类排列编号。 编制日期:2003/7/15 审核日期:2003.7.15 批准日期:2003.7.15 生效日期： 编制: 孙萍华 审核: 金德明 批准: 于琼根 2003.7.17         7.2 对不同保管期限的文件分别立卷，标明每一案卷的标题内容。 7.3 文书档案保管期限分永久、长期、短期三种。分别在案卷封面上标注。 8.　档案借阅利用 8.1 公司各部门因工作需要可借阅利用与本业务工作有关的档案，向档案室办理借阅手续，借阅其它部门的重要档案，须经主管部门或领导同意。 8.2 外单位调阅档案，应持有单位介绍信、写明调阅的档案名称，并经主管领导批准。 8.3 绝密档案，须经公司领导批准，在档案室查阅。 8.4公司内部档案借阅时间，一般不超过一星期，如因需要应作说明可办续借手续。 8.5 借阅档案应妥善保管，保持档案的完好、无损，不准涂改、拆卷、抽页剪裁，不泄密、不转借与遗失。未经许可不得擅自转抄、复印。 9.　档案鉴定销毁 9.1 从当前和长远利用档案的需要出发，根据档案的历史和现实价值确定不同的保管期限，便于保管和利用。 9.2 原则上每年进行一次初次的鉴定，一般在组卷工作完成时对当年档案进行鉴定，确定保管期限。 9.3 对超过保管期限的需要处理的档案，应由领导、专业人员和档案人员组成的档案鉴定小组进行综合评审和鉴定。 9.4 鉴定后，对需销毁的档案，应提出申请，经审核确认，报上级主管部门批准。 10. 存档文件 无 11. 评审与更改 该程序文件由总经理办公室每年进行适用性评定，并在需要时进行修改。 12. 分发 上海大众各一、二级部门 13. 附件 文书档案档号编制 附件 企业档案档号编制(文书档案部分)       “0”党群工作类 “1”行政管理类 “2”经营管理类 “3”生产核技术管理类 0.　党务工作 0.　董事会 0.　企业管理 0. 　质量管理 0.0.200*-- 1.0.200*-- 2.0.200*-- 3.0.200*-- 1.　组织工作 1.　行政事务 1.　计划统计工作 1.　劳动管理 0.1.200*-- 1.1.200*-- 2.1.200*-- 3.1.200*-- 2.　宣传工作 2.　武装保卫工作 2.　财务管理 2.　能源管理 0.2.200*-- 1.2.200*-- 2.2.200*-- 3.2.200*-- 3.　统战工作 3.　审计工作 3.　物资管理 3.　安全管理 0.3.200*-- 1.3.200*-- 2.3.200*-- 3.3.200*-- 4.　纪委、监察工作 4.　人事管理 4.　经营销售 4.　科技管理 0.4.200*-- 1.4.200*-- 2.4.200*-- 3.4.200*-- 5.　工会工作 5.　教育(培训)工作 5.　三产、联营企业工作 5.　环境保护 0.5.200*-- 1.5.200*-- 2.5.200*-- 3.5.200*-- 6.　共青团工作 6.　后勤福利   6.　化工作 0.6.200*-- 1.6.200*--   3.6.200*--       7.　档案信息工作       3.7.200*--       8.　基建设备管理       3.8.200*--