山西省《归档文件整理规则》实施细则

山西省《归档文件整理》实施细则 (2002年3月18日) --------------------------------------------------------------------- ----------- 1.本细则规定了归档文件整理的原则和方法。 2.本细则适用于山西省各级机关、团体及其他社会组织。 3.归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 4.归档文件的整理指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒,使之有序化的过程。 5.一件一般指一份文件,即每份文件的正本与定稿、正件与附件、原件与复制件、转发文与被转发文为一件,统计报表、名册、图册等一册(本)为一件。 6.归档文件整理质量要求 6.1归档文件的整理原则是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 6.2归档文件齐全完整,已破损的文件进行了修整,字迹模糊或易褪变的文件附有复制件或作耐久性处理。 6.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要求。 7.归档文件的整理方法 7.1装订 7.1.1归档文件按件装订。归档文件要去掉金属物,另加封面(图1),采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等方法在左侧装订。已经成册的报表、图册保持原册封。 7.1.2件内排序:正本在前,定稿在后;正件在前,附件在后;原件在前,复制件在后:转发文在前,被转发文在后。 7.1.3编制页号:归档文件按件逐页编制页号,以固定件内材料的顺序和位置。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角、背面的左下角标注;已有页码的报表、图册不再新编页号;文件的封面不编页号。 7.2分类 归档文件—般采用年度—组织机构—保管期限分类法,归档文件数量较少的单位可按年度—保管期限进行分类。 7.2.1按年度分类 将文件按其形成年度分类。 7.2.2按组织机构分类 将文件按其形成或承办机构分类。归档文件数量少的单位可以不按组织机构分类。 7.2.3按保管期限分类 将文件按其保管期限划为永久、定期两类。 7.3排列 归档文件应在分类的最低一级类目内,按事由结合时间顺序排列,会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。 7.4编制档号 档号由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。 7.4.1全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 7.4.2类目号:分类方案中类目的标识符号。 7.4.2.1一级类目代号:指一个全宗内档案分类方案中一级类目的标识符号,譬如机关档案室中文书档案标识符号为1。 7.4.2.2二级类目代号:以四位阿拉伯数字标识公元纪年。如二00二年标识为2002。 7.4.2.3三级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的,指的是机构的代号;采用年度—保管期限分类的,指的是永久、定期的代号。 7.4.2.4四级类目代号:采用年度—组织机构—保管期限分类的单位,永久、定期的代号。 7.4.2.5上、下位类目之间用“·”隔开。如某单位2002年文书档案永久类可标识为1·2002·1。 7.4.3件号:按排列顺序逐件编号。整理归档文件只编室编件号。 7.4.4页数:指每件归档文件的页数。 7.4.5保管期限:根据国家规定划定的文件的保管期限。 7.5编制目录 7.5.1归档文件目录设件号、责任者、文号、名、日期、页数、备注等项目(图2)。 7.5.1.1件号:填写室编件号。 7.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。 7.5.1.3文号:文件的发文字号。 7.5.1.4题名:文件标题。没有标题或者标题不规范的,可自拟标题,外加“〔〕”号。 7.5.1.5日期:文件的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如2002年3月15日标注为20020315。 7.5.1.6页数:每一件归档文件的页数。 7.5.1.7备注:注释文件需说明的情况。7.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型(长×宽为297mm×210mm)。 7.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面(图3)。 7.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒脊及备考表。 7.6.1档案盒 7.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据要设置30mm、40mm等几种规格(图4)。 7.6.1.2档案盒脊设全宗号、类目号、组织机构、室编件号、馆编件号等项目(图5—1)。件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。不按组织机构分类的单位,组织机构项空置不填(图5—2)。 7.6.1.3档案盒用无酸纸制作。 7.6.1.4档案盒由档案行政管理部门监制。 7.6.2备考表 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(图6)。 7.6.2.1盒内文件情况说明:填写盒内文件的档号及文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 7.6.2.2整理人:负责整理归档文件的人员姓名。 7.6.2.3检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 7.6.2.4日期:归档文件整理完毕的日期。 8.本细则由山西省档案局负责解释。 9.本细则自颁布之日起实施。