4、会计档案管理实施细则[1]

中铁大桥局集团会计实施细则 第一章总则 第一条为了加强会计档案的科学管理,统一集团公司会计档案管理标准,更好地为生产经营建设及各项工作服务,根据财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和总公司《关于印发〈中国铁路工程总公司档案管理办法〉等七项档案工作规章的》,制订本实施细则(以下简称《细则》)。 第二条会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映本单位在生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证,是企业档案的重要组成部分。各单位领导必须加强对会计档案的监督、检查,设置必要的库房和柜架,建立健全会计档案立卷、归档、保管、借阅、统计和销毁等#管理制度#,切实把会计档案管好用活。 第三条会计档案应遵循集中统一管理的原则,各单位财务会计部门和档案业务管理部门共同负责对所属单位的会计档案工作进行监督、检查和指导。 第二章会计档案的收集、整理 第四条各单位每年形成的会计档案,由财务会计部门指定 - 1 - 专人按照归档要求,负责整理立卷、装订成册,编制会计档案保管清册。这项工作要列入财务会计部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。 第五条各单位当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计部门保管一年(出纳人员不得兼管会计档案)。期满后,由财务会计部门和经办人编造清册向档案部门移交,一般要求在每年六月底前交接完毕。未经档案管理部门同意,财务会计部门不得自行封包保存。档案部门必须按期接收,不得推诿,拒绝。 第六条各单位所属的指挥部(项目部)、分公司、办事处的会计档案,原则上保管三年后移交,若三年后仍有延续清算项目,待项目清算完成后三个月内向档案部门移交。 第七条财务会计部门向档案部门移交的会计档案,必须符合财政部制定的《会计基础工作》中的有关要求。 第八条会计档案的立卷整理,应遵循财务工作的规律,当会计年度终了后,按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理,装订成册,组成保管单位,一本凭证、账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。 第九条各种会计档案的整理要求是: 一、会计凭证的整理 (一)要分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上,粘贴时张与张之间要均匀、整齐。对 - 2 - 超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放;与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应叠压摆放;小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下,由左到右依次摆开叠压摆放,按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册,加上“会计凭证”封面(见附件1),并按规定填写封面各项内容。 (二)装订会计凭证时,要剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观,不掉页、不压字、不串行、不倒页,便于翻阅。 (三)银行对账单及银行存款余额调节表应当附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订,也可单独装订与当年会计凭证一同保管。 (四)对于数量过多的原始凭证,如:记工表、考勤表、收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管,在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。 (五)各种涉外经济、、建造合同、存出保证金收据等重要原始凭证,应单独组成保管单位永久保存,并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向,由立卷人签字盖章。 (六)工程项目征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证,由施工或购地单位单独组卷,归入地亩档案,施工或购地单位保存复印件,并注明原件存放地点,交接收单位永久保存。购地等 - 3 - 凭证交接时要填写移交清册和目录办理正式移交手续,并将移交清册和目录存入双方档案室。 (七)工资支付单如形成数量少,可按年度装订在一起,如形成数量较多,按月装订组卷。装订后每册要编页号,并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经手人和财务主管人员(签字盖章)。 (八)考勤表、计工表为编制工资单的依据,若考勤表、计工表在财务部门,则应随工资单一起保存;若在劳资部门,则不作为会计档案保存,但由劳资部门出示的如加班天数、加班费计算凭单等原始凭证可与工资单装订在一起。 (九)各级资金结算中心的原始凭证,可不粘贴,直接装订。装订后2-3册放在一盒内,为一个保管单位,编一个流水号,同一保管单位内每册厚度应大致相同。为便于查找,每册凭证封面标以“之一”、“之二”、“之三”等标志,以示区别。 二、会计账簿的整理 (一)会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账(或流转额表)、明细账、辅助账分别整理立卷,组成保管单位。 (二)订本式账簿以一本为一个保管单位,活页式账簿在整理时去掉空白页,按科目顺序整理成册,对账目较多的科目,应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页,并按要求填写扉页和封面的各项内容。 (三)计算机生成的总账、明细账、辅助账等都应分别独立 - 4 - 组卷并加装封面和扉页,封面应标明:单位全称、账簿名称、会计年度、册数等,扉页应列明科目索引表及账簿使用登记表。 (四)账簿内账页排列顺序是:银行存款、现金日记账按自然形成日期;总账、明细账按会计科目。 (五)除有特殊规定外,各种账簿不得跨年度使用。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧的上角编页号,空白账页不编号。每册账簿单独编一个流水号,编号可用号码机打印,也可用碳素墨水笔编写。会计账簿编号使用“页号”。 三、财务会计报告的整理 (一)财务会计报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理,有关财务会计报告说明与分析应与报表一同组卷装订。厚度超过50毫米时应分别组卷装订。 (二)本单位月、季度财务会计报告较薄的,可以分别合并组卷装订。所属不同单位上报的财务会计报告,可以合并组卷装订成册。 (三)凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称,单位名称可以用规范的简称。 (四)凡归档的财务会计报告及文字说明,均应存原始件,不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。 (五)各类会计报表应编写页码,其方法与账簿相同。 (六)所属单位的财务会计报告,由财务主管部门负责收集齐全,立卷后向同级档案部门移交。 - 5 -