预算员岗位工作指引

天津公司 预算员 岗位工作指引 远洋装饰工程有限公司 天津公司商务部 2012 年 预算员岗位工作内容 1.编制《材料品种清单》 项目部资料员收到甲方下发的正式施工蓝图后,第一时间转给预算员,预算员及时根据图纸编写预算书(成本测算),经甲方审核预算书后,然后根据审核后的预算书编制《材料品种清单》,要求材料清单为全部工程材料含主材、辅材以及对应材料的预算限价、预算图纸工程量,以便控制材料采购限价、施工用料损耗控制,限额领料,材料清单打印由项目经理(生产经理)签字后,交由资料员下发至项目经理、生产经理、采购员,如果材料清单有增加或者修改,则预算员及时对已经上交的材料清单进行补充和修改,材料清单编制和补充都用书面文件进行记录,由相关人员审核签字。 如果因为甲方图纸更改而需要调整材料清单时,则应及时修改《材料品种清单》,并抄送有关人员和部门。 2.材料认价 针对部分工程项目,主材单价需要由甲方审核确认的情况。 根据甲方审核后的预算书(成本预算)进行主材前期限价,然后由项目部采购人员依据材料限价单进行市场询价(原则上要求材料单价低于限价),项目部在材料采购之前,项目经理、采购员、预算员组成联合与厂家谈价,确定我司主材利润额,然后由材料商配合报价以及提供相关材料资料证明文件,由预算员上报甲方成本部,要求甲方尽快给予主材认价并出具主材认价单,由预算员跟进甲方成本主材认价工作,项目经理需要积极跟进协调整个认价工作,采购员要求积极配合项目材料认价,项目经理不管施工现场工期多么紧张,一定要求主材认价后才能进行主材采购工作,如果甲方工期压力大,需要发联系单至甲方相关领导,说明情况。 3.编制《施工图预算》 编制《施工图预算》的目的是根据甲方提供的施工图确定工程的总价,主要是用于签订施工目的,通过工程的项目除外。 预算员在收到甲方下发的工程图纸后依据甲方认可的计价原则,开始编制《施工图预算》,需要生产经理配合对施工界面划分进行说明,提供界面划分的文件或清单,同时还需要采购员配合提供主材市场价格,预算员根据预算编制规则编制工程预算书,《施工图预算》编制完毕后,同时预算员需要及时编制《项目内部实际成本预算》,根据市场人工费单价、材料实际采购价计算实际人工及材料支出成本,然后记取一定比例(根据实际情况调整)的综合管理费后,计算出含税金的利润率(毛利率),及时将毛利率及《项目内部实际成本预算》汇报项目经理,由预算员按照项目经理要求的毛利率,调整《施工图预算》文件,调 整后《施工图预算》经项目经理审核通过后按照甲方的要求上报有关部门,作为沟通施工合同金额及合同经济条款的依据。 如果甲方对材料的价格或者材料样板提出修改意见,则采购员根据甲方的要求重新寻找材料样板,再次提供材料单价,由预算员调整相应的《施工图预算》后上报甲方预算部,直到甲方审核无异议后,双方确认最后的《施工图预算》,作为签订施工合同的依据,根据预算书编制材料品种清单,作为限额领料、主材限价等依据。 注意:《项目内部实际成本预算》由预算员留存。 4.编制《项目成本预算》 项目在签订施工合同后,进场施工前,需要编制《项目成本预算》上报公司商务部做为与项目经理签订项目承包书的附件,亦作为项目成本绩效考核的依据。 图 1 编制及上报《项目成本预算》流程图 编制《项目成本预算》的流程如上图所示,由项目预算员编制《项目成本预算》,其中的人工费单价和材料费单价可以根据项目工作的进展程度自主选择采用实际单价或暂估价或定额上限进行计算。记取管理费后,求出毛利率,对比公司要求的毛利率,调整管理费及人工费、材料费成本,使项目成本预算毛利率达到公司要求的毛利率,预算员编制完成后交给项目经理进行审核,项目经理审核无误后由预算员将电子版上交到公司商务部抄送财务部。 5.签订施工合同 签订施工合同,首先由预算员编制《施工图预算》,与甲方核对预算书,甲方审核完毕后,确定合同金额,然后起草或者与甲方沟通合同条款,且汇报项目经理由项目经理总体协调,合同条款达成一致意见后,确定合同初稿后,项目部预算员将合同上交公司商务部,商务部对施工合同进行审核,审核无异议后,项目部预算员通知甲方办理合同审批流程,由甲方先走流程完毕后,预算员办理公司合同审批流程,先走OA开工报告,然后与财务沟通立项,之后走合同文件NC 审批流程,之后打印邮寄公司盖章完毕,送至甲方成本,由甲方盖章完毕邮寄回公司,施工合同签订完毕。 6.填报《工程月报商务板块》 图 2 填报《项目生产工作计划表》工作流程图 《项目生产工作计划表》的填报流程如上图所示,每月末由项目、设计员、采购员、预算员、安全员、质检员、生产经理,分别填写各自的生产计划,然后交给项目资料员进行汇总整理,经项目经理审核后,由资料员上报到工程管理部,工程管理部收齐后汇总整理上报到项管中心。 由于各专业人员的工作计划在同一张表格里,项目部可根据实际情况安排填写顺序。例如首先由生产经理编写生产计划,其它各岗位人员依次填写本岗内容,最后交给资料员上报工程管理部。或者所有岗位人员同时填写本岗工作计划,最后交给资料员进行汇总,汇总后上报到工程管理部。 填报时注意分合同编写工作计划。 7.工程产值资金上报 每月根据财务确认下发的资金产值表台帐,依项目为单位上报本项目实际产值情况、回款情况以及计划后三个月资金回款及支出情况,上传产值资金报量OA审批。 8.工程月产值及回款上报 每月根据第7条审批完毕的工程产值资金台帐表由财务确认下发,依项此表内确认的月度产值分施工合同上传OA审批完毕后上传NC月度产值审批,同时根据工程产值资金台帐表分施工合同上传NC月度回款审批。 9.工程进度款申请 工程进度款申请是指按照施工合同付款条件按照工程进度向甲方申请工程进度款的过程。工程款一般包括工程预付款、工程进度款、工程结算款、工程维保尾款四种款项。工程预付款一般是在工程进场前申请,工程进度款是在工程施工过程中根据实际形象进度申请,工程结算款是工程正式竣工结算完毕后根据合同条件申请的工程款,工程维保款是超过工程维保期之后申请的工程维保款。 所有和甲方申请的工程款项必须都有书面的请款文件,且请款文件必须有甲方的签字和盖章才有效包括《进度款》、附上工程量清单及累计的《工程量报审表》、施工进度报表。重点介绍工程进度款工作指引。 申请工程进度款的工作流程如下图所示: 图 3 申请工程进度款工作流程图 工程进度款的申请流程如上图所示:首先由生产经理提供分项施工进度,预算员根据施工进度核算完成工程量,然后预算员填写《进度款申请表》并附上工程量清单或累计的《工程量报审表》,由项目经理审核签字后,资料员上报给甲方审核签字,预算员负责与甲方商务沟通月度请款金额,然后资料员将审核后的申请表存档。 10.人工费申请 申领人工费进度款时首先由工班提供工程量,项目预算员根据生产提供的劳务进度报表与工班核对工程量,出具工程量清单,项目预算填写《报销申请单》、《项目物资报账明细表》、《支票领用单》、《项目劳务费用请款会签表》并附上人工费报量表明细。 《支票领用单》中领取人姓名必须用正楷填写清楚,并由项目预算填写领款人且到财务部支取劳务费,工班长无权到公司直接支取。 劳务合同签订之后方可申请人工费进度款,没有签订劳务合同概不付款。申请人工费进度款时必须在《项目劳务费用请款会签表》里填写清楚项目名称、施工合同名称、施工合同编号等内容,否则不予支付。 预算员填写完《项目部会签表》后首先进行项目部内部会签,项目部会签完毕,由预算员交由事业部会签,同时预算员上传NC人工费请款审批流程,纸板、NC审批完毕,将审核完毕的纸板、NC审批单一并交由工程部专人留存,由工程部转交待财务支付人工费。 11.工程结算 工程结算是指项目与甲方之间进行的结算工作,一般是在工程竣工验收之后正式进入工程结算阶段。 (1)工程结算资料准备 编制工程结算资料需要依据竣工图、材料价格表及主材认价资料、洽商变更文件、施工合同、劳务分包合同等各有关资料,因此需要相关人员进行配合提供相应资料。 表 1 工程结算所需资料清单 以上资料要交给项目预算员。 (2)工程结算编制过程 工程结算时需要项目部各有关专业配合提供竣工图、主材认价资料、洽商变更资料、施工合同以及劳务合同等资料,首先由生产审核竣工图,由预算员根据竣工图算量过程中提出修改竣工图意见并及时要求设计修改图纸,按照施工合同计价原则编制结算书,依据主材认价文件计入主材价格,依据洽商文件编制洽商结算书,由项目经理安排竣工图签字完毕,洽商文件签字完毕,主材认价资料齐全,远洋地产内2012年5月份之前的施工合同需要搜集:水电费收据或者发票、保洁费发票文件,由预算员整理汇总全套结算文件(结算书、竣工图、主材认价文件、洽商文件),全套结算文件编制完毕后由项目经理审核是否合格,不合格通知预算员进行修改,修改完毕后再次经项目经理审核,合格后上报公司OA工程结算上报审核会签单审批,公司审核后由预算员转交生产,由生产移交资料至甲方工程师,甲方经过初审、终审(或有二次审核)最后出具《结算定案表》。 审核过程中预算员负责和甲方核对工程量。终审完毕后甲方出正式的结算定案表给项目部预算员,预算员到甲方取回结算定案表,并由预算员办理结算定案表盖章手续,在公司盖完公章之后,报送甲方盖章,甲方盖章之后报送公司商务部,公司商务部报送综合办公室存档。 12.劳务结算 劳务结算工作主要分为审核《人工费结算书》和申领人工费结算款两个部分的内容。 工班于工程完工后1个月内上报工程量清单到项目部,工程量清单分为合同内用工和合同外用工两部分。项目部预算员首先对工程量清单进行审核,然后上报公司OA审核,审核通过后最终签订《人工费结算单》(附工程量清单)。 生产经理 预算员 预算员 预算员 资料员 资料员 公 司 内 部 流 程 资料员 图 4 编制《人工费结算单》流程图 如上图所示,工班上报工程量清单上报给项目部,首先由项目部生产经理或技术负责人对工作内容进行审定,项目商务人员根据《劳务合同》、《工程洽商变更记录》、《施工任务单》及特殊情况说明文件等资料,对工程量、劳务单价(合同内单价执行合同,合同内未有单价,与工班协商暂按项目部审核价格计入,由公司最终审核确实)等内容进行审核,之后与工班进行对量形成工程量清单审核初稿,然后由预算员出正式《人工费结算单》(附工程量清单)(一式三份),上报OA审批流程,走公司劳务结算审批流程,公司流程审批完毕后由公司留存一份《人工费结算单》(附工程量清单),返回项目部两份,项目部资料员留存一份之后下发劳务分包一份。 劳务结算单审核完毕后,由预算员申请人工费结算款办理结算款申请手续(同人工费申请手续)。 注意:劳务结算单编制一定要仔细阅读劳务合同文件 13.项目策划 负责编制成本预算文件作为项目策划的组成部分 14.项目管理责任书签订 针对新开工项目,开工前,需要签订项目管理责任书,负责起草责任书,上传OA审批,负责跟踪流程及签订全过程。 15.劳务合同签订 工程开工前,由预算员编制劳务合同报价工程量清单,由劳务班组报价(形式一、工班直接报价,然后由事业部最终审核上报公司审核确定劳务单价的情况;形式二、劳务招标,三家工班报价,选择最低价,最低价发公司审核确定劳务单价的情况,需要走OA劳务招标/评标会签表),项目部预算员首先对劳务上报单价进行审核,出具审核版劳务清单,返回劳务班组,及时与劳务班组商谈劳务单价,意见不一致,上报项目经理协调解决,单价审核一直后,上报公司审核完毕后,由预算员起草劳务合同,与工班沟通完毕,由预算员上传跟踪NC审批,审批完毕由预算员负责打印合同办理劳务合同签订手续。 劳务合同签订注意事项: 1、“工程名称”填写时请按如下要求填写:“工程名称(木工、油工)”;如“***装修工程(木工、油工)”,包括合同中、封面,审批单 2、“合同他方”填写时按如下要求填写:“劳务公司名称(班组名称)”;如“北京洪港华运建筑劳务有限公司(张三), 3、填写“合同审批单”时合同他方、合同类别、付款情况等相关信息必须如实填写 4、填写“项目部会签表”时,劳务合同名称、合同他方、合同类型、计价方式、付款方式相关信息必须如实填写 16.工程分包合同签订 针对专业分包工程,开工前,需要签订分包合同以及组织分包招标工作,负责起草分包合同,负责跟踪流程及签订全过程。 17.采购招标 配合项目部进行采购招标工作,参与(组织)开标、评标工作,负责起草招标文件商务标部分,负责编制招标材料清单以及材料组价表。 18.成本管控 由项目预算员全程监督审核。 工程量方面: 严格依据图纸工程量进行现场用料控制,根据《材料品种清单》内材料工程量控制现场实际用料,工人现场料单需要生产妥善保管以备后期结算审查,劳务结算、材料结算、分包结算时,所有工程量需要图纸复核工程量,找出图纸工程量与分包结算工程量差异然后通知项目部,由项目部对天津公司领导最终解释、解决。 人工费方面: 严控人工费付款审核、劳务合同外用工审核、人工费结算审核、劳务合同单价审核;开工前,签订劳务合同时,项目部需要与工班签订材料损耗率,需要生产、技术、设计、商务、工班共同商定材料损耗率,依据与劳务班组确定的主材损耗率,预算员根据竣工图工程量且结合入库工程量计算主材损耗,超出约定损耗的部分材料费用由劳务班组承担,劳务结算时一并扣除。 材料费方面: 项目部采购人员进行材料采购前期市场询价,并且依据材料限价选样,超出限价的材料,要求采购在施工合同签订之前,材料未订货的前提下及时反馈到商务,然后商务找甲方沟通此种问题。 要求每种主材采购上报审核单价流程时,都需要预算员按照图纸计算审核组价以及材料市场询价,之后出具主材单价预算审核意见后,方能签核流程单据; 要去材料快速采购文件需经公司审核完毕后,项目方可进行材料采购及报账; 项目部采购人员组织合同谈判、合同文本审查、合同报批及合同起草及签订,项目经理、预算员参与; 项目部负责组织材料招投标工作,项目部采购人员配合; 材料报价单必须按照《材料一般要求》进行报价,然后将报价单交由项目经理、预算员; 材料一般要求(预算员把关) 石材、瓷砖类材料: 材料单价需包含对应材料的加工费,不能出现加工费单独列项情况 有采购合同的材料收货时,材料规格型号单价等必须与采购合同材料清单保持一致 瓷砖类材料报价单需标明材料规格型号品牌 包安装类材料 工程量按照现场净尺计算必须有现场工程师签字确认后给予结算,单价依据现场净尺定价,此单价必须标明所含的工作内容,并且有组价明细以及标明此材料为包安装材料 涂料类材料 报价单或送货单一定标清楚每桶重量及规格型号品牌 壁纸类材料 报价单或送货单一定标清楚每卷长度*宽度尺寸及规格型号品牌,需要明确是材料供货还是供货安装。 窗帘类材料 卷帘类:单价依据m2计算,此单价为综合单价,依据现场窗户洞口净尺寸计算此单价,此单价必须综合包含卷帘全部工作内容,单价必须有组成明细以及标明此材料为包安装材料 布帘类:单价依据m2/m计算,此单价为综合单价,依据布帘尺寸计算此单价,此单价必须综合包含布帘全部工作内容,单价必须有组成明细以及标明此材料为包安装材料 灯具类材料 灯具采购时必须包含光源,按套计算单价,此单价必须包含对应灯具的光源,报价单或送货单一定标清楚灯具的规格型号品牌 洁具类材料 洁具的配件必须标明对应哪种洁具的哪个部位的配件,报价单或送货单一定标清楚洁具的规格型号品牌 以上《材料一般要求》需要预算员、库管、采购员把关审核,若不符合上述规定,项目部可以根据实际情况另行商量办法,库管收货时一定对上述要求进行把关,库管有权对不符合一般要求的材料拒绝收货,预算员有权对不符合报价要求的付款申请单给予驳回处理。 材料收货、出库一般要求(预算员、库管员把关) 材料收货时,要求项目部质检员在收货单上签字确认材料质量,然后库管根据《材料一般要求》把关材料,然后签字确认收货;材料出库时,由库管指定工班专人(合计不超过3人,并且到项目部备案)领料,并填写领料单签字确认,领料单由库管留存,库管于每月25日汇总当月出库材料情况(包括出库材料清单、数量、领料人、日期、使用部位),交至项目经理处审核; 关于材料入库单事宜:商务需要把关材料报账入库单需要有主要材料明细, 以后杜绝入库单全部为一项费用情况,同时需要把关入库单需要有项目经理审批,无材料明细及项目经理审批,预算员可以拒绝签字。 物资请款会签表,《项目预算员意见》填写方法:(预算员把关) 战采类:战采类材料,同意支付 招标类:①招标、评标资料齐全,同意支付 ②招标、评标资料尚未齐全,待补充,同意先付款 快采类:①快采资料齐全,同意支付 ②快采资料不齐全,待补充,同意先付款 发票类:①发票资料齐全,同意支付 ②发票资料不齐全,待补充,同意先付款 其他类:例如:①甲方已认价,同意支付 ②该类材料无需甲方认价,满足成本控制要求,同意支付 19.工程投标 商务部指定1名专人配合市场部进行工程投标工作 10