公司办公用品及办公设备管理制度(范本)

公司办公用品及设备#管理#(范本) 1、目的 为规范公司内部办公用品及设备管理,加大对办公用品耗用成本的控制力度,进而有效降低办公用品费用,现结合公司实际情况,特制定本制度。 2、适用范围 适用于公司。 3、管理权责 行政部负责公司办公用品的领用审批、监管和调度等日常管理工作;财务部负责公司所有办公用品的出入库管理工作、库存办公用品的定期盘点工作。 4、办公用品定义 办公用品指用于日常办公所领用的物品,包括但不限于文具用品、办公耗材、办公设备及日用品。 5、办公用品分类 5.1文具用品 5.1.1文件档案管理类:文件架、档案盒、档案袋、文件夹、资料册、抽杆夹、拉链袋、名片册/盒等。 5.1.2书写用品:钢笔、中性笔(签字笔)、圆珠笔、铅笔、自动铅笔、白板笔、荧光笔、笔芯、墨水等。 5.1.3办公本簿:装订本、活页本、会议记录本、笔记本、报事贴、便利贴、便签纸等。 5.1.4辅助用品:订书机、起钉器、打孔器、剪刀、削笔刀、胶水、胶带、胶带座、尺片、笔筒、涂改液、大头针、回形针、长尾夹、橡皮筋、笔袋、笔盒、台历架等。 5.1.5财务用品:账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、计算机、印油/印台、印章、印章箱等。 5.1.6其它用品:鼠标、鼠标垫、键盘、U盘、移动硬盘、录音笔、刻录盘、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、内存条、报刊架、白板、信封、工作证、会议牌、卡座牌等。 5.2办公耗材 5.2.1打印耗材:硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件等。 5.2.2装订耗材:装订夹条、装订胶圈、液熔机等。 5.2.3办公用纸:复印纸、电脑打印纸、相片纸、喷墨打印纸、铜版纸、彩喷纸、绘图纸、不干胶打印纸等。 5.2.4 IT耗材:网线、水晶头、网线转换接头、电源线等。 5.3办公设备 碎纸机、装订机、支票打印机、考勤机、点钞机、过塑机、电话机、投影仪、复印机、传真机、扫描仪、交换机、路由器等。 5.4日用品 桶装饮用水、矿泉水、纸杯、茶叶、咖啡、面巾纸、卫生纸、拖把、水桶、洗拖把、清洁桶、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳等。注:办公用品不包括礼品;因使用桶装饮用水、公用复印机、打印机耗材等所产生的费用,行政将按照部门业务量桶装水、公用的复印机、打印机耗材等按照部门业务量均摊。 6、办公用品管理 6.1办公用品申购与采购 6.1.1精确申购。每月XX日,各部门文员须汇总本部门下月办公用品申领清单(备注须包含每项办公用品的具体申领人),并通过0A统一申请,行政负责人有权驳回不符合办公用品领用标准的申请;除新员工入职所需办公用品申领外,原则上不允许零星申领日常办公用品。 6.1.2安全库存。依据各部门文员每月XX日提交的下月部门办公用品申领清单,仓库负责人员须对 各部门下月所需办公用品品名、数量予以汇总。继而,根据汇总表,仓库负责人员对现有库存用品进行有效盘点,于每月XX日前对相应短缺办公用品进行申购。 6.1.3及时采购。经公司领导审批后,仓库负责人员依据已获批的申购单,进行询价、下单。 6.2办公用品入库与领用 6.2.1准确入库。如无特殊状况,仓库负责人员须确保于每月XX日前,完成月办公用品采购入库工作。同时,办公用品入库前,要求仓库负责人员与行政工作人员根据已获批申购单,对到货用品一一进行清点,双方核对无误后签字确认,方可入库。 6.2.2有序领用。每月xx日起(节假日顺延),仓库应分批次、有序发放各部门月申领办公用品。分批次发放安排如下:每月XX日,部门领取;每月XX日,营销部门领取;每月XX日,其他部门领取。办公用品领取责任人员出差或休假时,由该部门负责人指定其他员工代领。 7、办公用品费用控制 7.1每财年初,各部门须对本财年内其部门办公用品费用进行月预算、财年预算,并提交相关书面请示,经公司领导审批后交予财务部。原则上,各部门每月的办公用品费用不超出当月办公用品预算费用。 7.2财务部根据公司的财务制度,对各部门办公用品费用应进行单独入账,每月进行统计并于每月20日前将相关统计交予行政。每月的统计报告可作为下一财年各部门办公用品费用预算的参考依据。 7.3个人人均办公用品费用每月不超过50(仅供参考)元,主要用于打印、复印、纸巾、矿泉水、纸张、办公文具等,该费用不包含桶装饮用水、快递费用。 8、办公用品领用标准与控制 8.1办公用品领用标准: 8.1.1 部门正、副职负责人: 盒纸巾、一次性纸杯、三菱水笔、硬皮笔记本、计算器、订书机、名片夹等。 8.1.2新入职员工: 晨奇签字笔、胶水、铅笔、文件架、文件夹、笔筒、便签纸、笔记本等。 8.1.3其它员工: 笔芯、铅笔、回形针、长尾夹、订书针、便签纸、笔记本等。 8.2员工个人日常办公用品申领的注意事项: 8.2.1关于三菱水笔的领取事宜。仅限于部门正、副职负责人领用三菱水笔,其它员工不予以领用; 8.2.2关于晨奇签字笔与笔芯。员工新入职时,可领用两支晨奇签字笔。此后,每月仅允许领取笔芯; 8.2.3 关于计算器。各部门正、副职负责人可各领取一个计算器;非资金财务系统、工程系统部门员工每五人共用一个,根据实际人数领取相应数量计算器;资金财务系统部门人员可以根据岗位需求领取财务计算器,工程系统部门人员可根据岗位需求领取函数计算器; 8.2.4 关于直尺。各部门正、副职负责人可各领取1把直尺;非资金财务系统、工程系统部门员工每五人共用一个,根据实际人数领取相应数量直尺;工程系统部门人员可根据岗位需求领取比例尺; 8.2.5 关于盒装纸巾。每月1盒盒装纸巾仅限于各部门正、副职负责人,其他员工不予以领用; 8.2.6 关于其他办公用品。员工可根据岗位要求注明原因,予以申领。 8.3部门公用办公用品申领的注意事项: 订书机、打孔器、起钉器、戒刀、剪刀属部门公用办公用品。原则上,员工个人不予以单独申领,如确需申领,须注明详细原因。 8.4离职人员退还办公用品的注意事项: 离职人员在办理离职手续前,须到仓库退还入职所领用的办公用品,如笔筒、文件架、文件夹、计算器、电话机等。否则,将按未退还办公用品的原价,予以相应的赔偿。该赔偿费用将直接在离职结算工资中予以扣除,不足部分,以现金结算。 9、办公设备耗材费用的特别说明 9.1 公用打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材费用,不计入个人定额费用。 9.2 耗材包括:激光打印机碳粉、硒鼓,针式打印机色带,喷墨打印机墨盒(水),复印机碳粉,传真纸,鼠标,键盘等;以上耗材的申购由设备使用部门(人)予以申请,经相关领导审批后,方可进行采购。 9.3 每财年XX月底,由行政制作“本年度公司、各部门办公用品耗用统计总表”,交行政负责人审阅签字后存档。 10、办公用品相关资料的后续处理工作 10.1《员工物品领用清单》一式三份,分别是仓库、计划财务部、领用部门,保存2年后销毁。 10.2《办公费用支出通知单》由行政保存3年后销毁。 11、附则 11.1本制度由行政负责解释。 11.2本制度自颁布之日起执行。