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软件项目实施管理规范

2019-02-02 15页 doc 78KB 78阅读

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软件项目实施管理规范 项目实施管理规范 V1.0 甘肃诚创电子科技有限公司 版本信息 作者 版本号 创建时间 备注 赵大龙 V1.0 2014.4.1                           目录 1. 编写目标    3 2. 项目实施管理规范    3 3. 项目实施流程说明    5 3.1. 实施流程描述    5 3.2. 实施流程图    7 3.3. 业务运作分工界面    8 4. 项目管理操作细节    9 5. 实施文档规范    11 5.1. 合同概况表   ...
软件项目实施管理规范
项目实施管理规范 V1.0 甘肃诚创电子科技有限公司 版本信息 作者 版本号 创建时间 备注 赵大龙 V1.0 2014.4.1                           目录 1. 编写目标    3 2. 项目实施管理规范    3 3. 项目实施流程说明    5 3.1. 实施流程描述    5 3.2. 实施流程图    7 3.3. 业务运作分工界面    8 4. 项目管理操作细节    9 5. 实施文档规范    11 5.1. 概况表    11 5.2. 施工计划书    12 5.3. 项目告知书    12 5.4. 项目任务书    12 5.5. 培训通知书    12 5.6. 项目备忘录    13 5.7. 项目会议纪要    13 5.8. 项目月报    13 5.9. 项目费用月报    13 5.10. 项目周计划    14 5.11. 阶段工作确认书    14 5.12. 业务裁决书    14 5.13. 故障记录表    14 5.14. 需求修改建议书    15 5.15. 催款通知书    15 5.16. 设备交验货报告    15 5.17. 合同设备清单    15 5.18. 系统初验证书    16 5.19. 系统终验证书    16 5.20. 项目总结报告书    16 6. 实施文档管理    17 6.1. 文档编号规范    17 6.2. 文档归档    17 7. 出差审批、报销流程    17 7.1. 出差审批流程    17 7.2. 报销流程    18 8. 项目验收管理    18 8.1. 项目验收费用管理    18 8.1.1. 定义    18 8.1.2. 借支流程    18 8.1.3. 报销流程    18 8.1.4. 费用归属    18 8.1.5. 说明    19 8.2. 应收帐款管理    19 8.2.1. 责任    19 8.2.2. 考核    19 8.3. 合同施工终结    19 9. 实施文档格式(见附件)    20 9.1. 合同概况表    20 9.2. 项目任务书    20 9.3. 实施计划书    21 9.4. 项目告知书    22 9.5. 项目备忘录    23 9.6. 项目会议纪要    23 9.7. 项目月报    24 9.8. 项目周计划    25 9.9. 需求修改建议书    26 9.10. 故障登记表    26 9.11. 培训通知书    28 9.12. 合同设备交验货报告    29 9.13. 合同设备清单    30 9.14. 付款通知书    30 9.15. 阶段工作确认书    31 9.16. 系统初验报告    32 9.17. 系统终验报告    33 9.18. 项目总结报告    34 编写目标 为了进一步地完善公司项目实施管理运作体系和加强项目实施管理力度,以求达到项目实施管理者在保证项目质量、不拖延工期、不突破项目预算的前提下完成项目实施任务和与最终用户保持长久合作关系。因此在项目实施管理的过程中牢牢把握项目实施管理目标以及规范项目实施管理流程是十分重要的,为此公司根据项目实施管理的特点制定本#管理#,用以作为项目实施管理的行为。 项目实施管理规范 ? 仔细反复阅读和体会项目合同条款,明确项目合同条款规定的各项责任和义务,确认用户的具体目标和约束条件,保证项目实施计划的实现。 ? 注意和项目组人员、用户一起确认目标的优先次序和关键性的要求,以及实现这些目标的制约条件。 ? 确认用户哪些需求是无法满足的,并及时与其沟通协商,力争取得一致意见 。 ? 将项目每月进展情况及存在的问题及时通报客户负责人和项目经理,从反馈中体会其对项目的要求,并以此来对项目实施计划进行必要的调整,实施计划的调整应通知客户负责人、项目经理和项目组各成员。  ? 市场部(商务)负责合同预付款回笼,只有当合同预付款到帐后,公司才可以同意下实施任务书给项目实施部门,如确系特殊情况,需由销售责任人员签署书面意见(需有部门总经理签字和技术总裁认可)交项目实施部,可在无预付款条件下执行合同。 ? 项目实施经理是项目合同执行的总负责人,对项目实施协调上出现的问题负有不可推卸的责任。 ? 在公司授权范围内,项目实施经理作为实现公司合同项目目标的责任人,代表公司处理项目中非技术问题与用户的接口关系,在此过程中,项目组各相关部门应积极配合项目经理完成此项工作的实施。  ? 各种验收文件必须项目组根据项目合同编写,并由项目经理组织有关人员做好竣工验收的准备工作。在个别情况下可授权项目经理组织验收工作。 ? 项目经理有义务对项目实施中的所发生的实施文档进行整理的工作,并递交公司归档。 ? 项目经理委派项目实施组到用户现场开展工作时,应根据相应的项目实施进度按要求填写“项目任务书”及“项目告知书”,并提前2个工作日交项目经理,以确定到位的人数和任务完成的期限,并按任务负责人制定的阶段计划进行检查和监督,以避免人力资源的浪费,同时保证项目实施质量和实施进度的按计划进行。 ? 对于客户在系统运行中遇到的所有软件和硬件方面的故障,均应由客户填写“故障纪录表”,并通过客户方总协调人签字确认后,由项目经理交给相关执行部门,要求在收到书面需求后24小时内给客户明确的答复或解决。 ? 按合同执行是项目经理一切行动的基本准则,拒绝承担合同外的其它各方强加的干预是项目经理的基本权利。 ? 对于客户要求的工作量较小的需求改变,由客户总协调人填写“需求修改建议表”,由项目经理交给相关部门,要求在收到“需求修改建议表”后24小时内给客户明确的答复或解决方案。对于客户要求的工作量较大的需求改变,由项目经理与客户进行商务谈判。 ? 对于实施阶段的项目,项目经理应及时提交《项目周计划》和《阶段工作确认书》等项目工作记录资料给项目实施部。 项目实施流程说明 实施流程描述 ? 项目经理在完成相关售前工作后,将合同草案按规定送相关部门审核通过后,将合同和最终技术方案(根据合同实际情况包含系统总体方案、系统可行性分析、系统需求报告、合同设备采购清单等复印件)提交到项目部,同时提交包括“联系人”“签约背景”“可能存在的问题”等要素的“合同概况表”。 ? 项目部在收到合同相关资料1个工作日内,根据合同实际情况,将最终技术方案分发到相关负责人,同时召集相关部门人员召开内部协调会: ? 确定项目组成员,并就各成员的工作分工和责任予以书面明确。 ? 分析技术方案,确定项目组工作的大致工作量,形成项目计划草案。 ? 项目经理根据项目计划草案,运用项目管理工具(例如:Microsoft Project),对项目任务进行细分和阶段安排,在收到项目经理委派书1个工作日内形成最终的实施计划书,并由各部门书面确认。项目经理在制定计划的过程中,应充分考虑到实施中可能发生的变化,软件开发和客户等方面的不可确定因素,给进度安排留有一定的余地,使项目计划具有充分的可操作性。 ? 执行部门于收到相关合同资料的2个工作日内形成《项目立项报告》递交项目部进行项目立项。 ? 在项目进行的每个阶段,由项目部提前将该阶段的任务和期量填写到“项目任务书”,交相关部门负责人签署意见后,由相关人员执行,相关人员完成后,必须在“项目任务书”上说明完成情况,由客户和项目经理或项目经理签字后,将任务完成情况反馈给实施部责任人。 ? “项目任务书”所属的任务负责人,如在实施现场遇到自己不能解决的问题时,处理如下: ? 如属本部门问题,由其负责直接和本部门协商解决,项目经理进行协助。 ? 如属跨部门问题,由实施部负责与相关部门进行协调,拿出解决方案。 ? 项目经理根据《合同》及《项目实施计划》填写《设备订货申请单》交市场部采购人员进行采购。项目经理必须对市场部采购人员所下的设备订单进行有效的跟踪以确保最迟到货期和设备到货地点的及时性和有效性。 ? 市场部必须对所下的合同设备定单信息及时反馈给实施部。合同设备到货后,由市场部或项目组根据合同设备清单逐一检验,并将逐一检验的书面结果交项目经理和实施部。 ? 项目经理对已检验的设备组织运输至最终用户地,并组织用户进行合同设备验收形成《合同设备交验货报告》对于合同设备错发、遗漏,项目经理负有不可推卸的责任,并在当月的考核中予以体现。 ? 项目经理在实施现场进行实施管理时,应及时提交相应的施工文档,处理好项目组内部关系以及项目组与最终用户的关系,并及时反馈有关现场信息。 ? 项目经理在处理合同规定的客户培训,如果合同规定在公司进行,需提前一周通知公司培训小组,如果合同规定在客户方进行,应与客户协调人员协商解决安排。 ? 项目在通过初验、试运行、终验,并取得相应的最终验收证书后,表示项目的竣工,竣工后的系统的维护工作按合同规定安排。 实施流程图 流程图 责任门/责任人 文件记录 市场部 (商务) 项目部 项目经理 项目组人员 项目经理 项目经理 采购人员 项目组 项目经理 项目经理 项目经理 项目经理 《合同》 《合同概况表》 《系统技术方案》 《项目任务书》 《项目会议纪要》 《项目计划草案》 《项目施工计划书》 《项目会议纪要》 《设备定货》 《设备定货单》 《合同设备交验报告》 《系统开发文档》 《付款通知书》 《项目周计划》 《项目月报》 《需求修改建议书》 《故障记录表》 《客户培训记录表》 《项目初、终验报告》 《项目总结报告》 《付款通知书》       业务运作分工界面 说明:(“∨”表示批准者,“〇”表示接受者,“T” 表示提供者) 部门 主要工作描述 市场部 项目部 实施部门 项目组 技术总裁 商务采购 财务部 1.合同评审报告 T 〇 〇   ∨ 〇 〇 2.合同概况表/合同设备清单 T 〇 〇     〇 〇 3.项目任务书   T 〇         4.任命项目经理 〇 〇 ∨ 〇 〇 〇   5.项目会议纪要/项目计划草案 〇 〇 〇 T ∨ 〇   6.项目实施计划书/项目任务书/项目告知书 〇 〇 〇 T ∨ 〇 〇 7.项目立项报告书   〇 T   ∨   〇 8.设备订货申请表 T       ∨ 〇   9.设备订货合同         ∨ T 〇 10.合同设备交验报告 T 〇         〇 11.合同阶段催款通知书 T           〇 12.软件开发规范各阶段文档   〇   T       13.项目周计划/项目月报/需求修改建议书/故障登记表/阶段工作确认书/业务裁决书 〇 〇 〇 T 〇     14.项目费用月报   〇 〇       T 15.系统初验报告 〇 〇 〇 T     〇 16.系统终验报告 〇 〇 〇 T ∨   〇 17.项目总结报告书 〇 〇   T ∨                     项目管理操作细节 ● 合同交接流程:(如下图) ● 项目计划草案制订流程:(如下图) ● 项目施工计划书制定流程:(如下图) ● 项目立项流程:(如下图) ● 项目实施及监督管理流程:(如下图) ● 项目工作信息记录流程:(如下图) ● 合同设备交验流程:(如下图) ● 合同项目培训工作流程:(如下图) ● 项目阶段工作评审流程:(如下图) N ● 项目验收流程:(如下图) ● 合同阶段款催款流程:(如下图) ● 项目售后服务流程:(如下图) 实施文档规范 合同概况表 描 述 根据项目合同描述以下内容:项目合同名称、合同乙方签字人、合同甲方签字人、合同总金额、合同提交日期、合同提交人、合同甲方负责人、联系电话、详细地址、合同最迟交货期、合同提交附带材料、合同内容概要描述。 制 定 人 项目经理。 接 受 人 实施部门、采购、商务、财务部。 提交时间 商务部门签定合同后1日内。 关键要素 需财务部审核确认。     施工计划书 描 述 实施计划书主要描述根据项目合同书相关条款而确定的阶段性目标、人员配置、实施费用控制计划、项目进度、项目预算等内容。 制 定 人 负责此项目的项目组、项目经理 接 受 人 商务、实施部、采购负责人、客户负责人。 提交时间 召开第一次项目会议1个工作日内。 关键要素 必须有各相关部门负责人和客户的书面确认。     项目告知书
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