“两条腿走路

“两条腿走路 “两条腿走路 '' 业?务探 索 两条腿走路才能走得稳" —— 谈学校档案信息化建设中的软硬件建设 一笔丽英 摘要:本文分析了学校档案信息化建设中存在的问题,并提出了相应的对策. 关键词:学校档案信息化软硬件建设 学校档案是在开展教学,教研,管理等活动中形成的具 有保存价值的以各种不同载体形式体现的文件材料.档案 信息化建设能更有效地使学校档案在教育事业发展过程中 发挥其重要的作用,促进教育事业的现代化建设.但目前, 学校档案信息化建设中存在诸多问题,档案信息化建设远 跟不上教育事业的发展要求,因此,重视学校档案信息化建 设中的软硬件建设,在硬件上注重新型载体档案的保护;软 件上统一网络平台和数据库建设,健全,管理,调 整人员结构,提高档案管理员工的业务能力,实现档案工作 "两条腿走路"已是当务之急. 一 ,学校档案信息化建设中存在的问题 (一)新型档案载体层出不穷,但管理保护令人堪忧 众所周知,新型档案载体因其载体制成材料各异,化学 稳定程度不同,在管理保护过程中应针对其特点分库保存, 统一管理,但由于档案部门既懂硬件技术,又懂档案知识的 专业人才缺乏,档案室往往成了"杂物间".各种不同载体与 专门配备柜架"张冠李戴",比如将底片等极易引起化学变 化和自毁的感光材料放在光线充足的地方;将磁带等应远 离磁性物体,防止磁带消磁的载体放在室内电脑或复印机 旁边;将需要要定期绕动,防止粘连与生霉的磁带永远"束 之高阁"等.更有甚者,库房内连一般应配备的强制通风设 备与空调设备也难以保证. (二)档案信息管理系统软件功能开发利用不充分 不少学校为此花大量费用进行安装,却又不重视软件 功能开发利用.例如:仅有档案目录着录和编制,数据统计 以及信息检索等几项功能被普遍使用;系统中档案文件管 理,全文着录,网络共享等多项功能均未实现;档案信 息管理系统与教育局,学校其他部门的计算机应用软件,数据 库无法接轨. (三)档案管理队伍素质参差不齐 多数学校不重视档案工作,档案管理仍停留在可有可 无的观念上,"重藏轻用"的现象尤为突出.部分档案管理人 员的现代化档案管理,利用意识薄弱,缺乏服务,开放意识. 具备一定理论水平,懂得档案政策规范,懂得档案工作基本 理论知识和,接受过档案专业培训,具备基本信息技术 能力的档案管理队伍严重不足. 二,学校档案信息化建设中应软硬件建设并重 (一)新型档案载体的管理,利用及保护 不同载体的保管方法有许多相同的地方:防光,防尘, 防水,防霉,防虫,防潮,防盗;库房内应配备强制通风设备 与空调设备使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中;录音 和录像材料均应使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架; 各类新型载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或 需要进行其他保护性处理.当然,特殊档案载体的保护也有 特别的技术要求,但是也应有不同的侧重点. 如底片是一种化学感光材料,极易引起化学变化和自 毁,又属于胶质材料,极易起火熔化和变质,其保护条件要 求较高,通常应配备空调设备控制温度,并给予附加的防潮 措施,如放置中性吸湿剂.照片档案的保护应着重于抑制霉 菌的生长,放到PH值可调节的内环境里,并添加必要的防 霉剂.缩微片保管环境需有适宜的温湿度,且不含有害气体. 缩微片中最常用的银盐胶片的最佳环境是不含硫化氢,二氧 化硫等酸性气体,以防缩微品发生粘连,霉变,发脆,变硬,图 像失真和乳胶层脱落等变质损坏现象;另外要选择适当的保 管器具和存放位置;为减少其与外界空气的接触,常选用密 封较好的金属容器存放并把盖子处用胶带密封;存放缩微品 的柜架要求距地面1.5米以上,以免潮湿和浸水;不常用的胶 片最好立放以免挤压变形或磨损;使用中避免污染和刮伤图 ytjNANARCHiVES —豳翻业务 暖糊嘲鲺匝探 索 像表面;拿胶卷时手不要触及药膜只能拿胶卷的上下边缘; 缩微片连续阅读不能超过规定时间以免设备过热胶片受热 发脆变形;胶卷不应卷得过紧,不能加橡皮筋缠绕,不同种类 的胶片应分开保管以避免产生化学反应等.磁带的保护应注 意避免灰尘的侵蚀,要远离磁性物体防止磁带消磁;对于长 期存放不用的磁带,要定期绕动,防止磁带粘连与生霉;录 制孔应打开,以防误操作抹掉信息.软磁盘需防磁,防折,防 潮.不能直接用硬笔在磁盘上写标签,不能触摸数据读写 区,磁盘保存中要立放防止挤压变形,写保护口置于写保护 状态.光盘的保护应着重预防划伤,受热,受挤压变形和老 化.其信号稳定性比磁盘好,但由于其数据密度比磁盘也大 许多倍,要求定位准确度更高,尤其数据光盘一旦划伤或变 形将可能导致整张盘的数据无法读出.光盘在使用中不能 用手直接触摸数据面,放置时数据面朝上平放以免弄脏或 划伤,用完后及时放回保护套或盒中.保存中要放在保护套 或盒中立放.光盘若被弄脏用无腐蚀性的清洁剂清洗干净 还可正常使用. 由于新型载体档案的自身特点,为安全的保护和利用 它们,应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审 批手续.磁性载体文件应一式两份归档,将其中一份作为保 存件不得外借,利用率高的档案应另行制作复制件.录像片 也应另归档一套可供借阅的备份片. (二)统一网络平台和数据库建设 档案信息化的前提是实现档案系统的办公自动化,只 有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案 网络平台,才能够实现档案信息从接收,整理,归档,着录, 存储到开发利用的现代化管理.网络平台统一之后,档案数 据库的建设就显得非常重要了.因为档案数据库的建设决 定了档案信息化水平的高低,档案数据库的规模和内容决 定着共享资料的能力和水平,一定的档案数据库规模才能 产生一定的使用效应.数据库的建设应遵循三个原则:一是 实用性,对室藏的传统档案,通过录入,扫描,数码照相等形 式进行数字化处理贮存于数据库,满足各部门的需要;二是 安全性,严格限定利用者的使用权限,建立不同层次的数据 库,并及时将旧载体上的档案信息转换到新载体上进行刻 录光盘,复制磁盘等备份处理,确保档案数据不被非法改 写;三是多样化,应不断地丰富档案数据的形式,不仅要有 文字,图表方面的内容,还要有图片,录像及多媒体等方面 的内容. 建立完善的档案管理工作制度,健全工作规范,逐步实 现规范化管理.各处室做到职责明确,使归档有范围,立卷 有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利 用有目标,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展.《综 合档案室工作职责》,《档案人员工作职责》,《档案库房管理 制度》,《档案保密制度》,《档案利用制度》,《档案鉴定,销毁 制度》,《档案室》等制度的制定,促使各室人员都 重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学 校档案工作保质保量限期完成. (三)调整人员结构,提高档案管理员工的业务能力 现代化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人 员担任.学校档案工作人员首先必须热爱档案工作,这样才 能做好学校档案管理的各项工作.其次,信息时代已向档案 人员的素质提出了更高的要求.面对新技术蓬勃发展的信 息时代,档案管理人员传统的知识结构已经不能适应新的 形势,信息社会不需要过去那种"仓库保管员",而需要具有 广博知识结构的专家.比如对各种形式的档案信息(文字 的,声音的,图像的或数码的)进行收集,加工,存储,转换, 传播等需要利用信息技术来操作;当前因特网上的档案信 息很多是英文信息,档案工作人员需要有较深厚外语功底. 总之,档案工作者应是知识面的"广与博"的多面手,有 较好的基础知识,较高的专业知识及广泛的相关学科知识素 养,有档案信息真实性的维护能力,档案信息的获取能力,档 案信息的鉴定,评估能力,档案信息的加工,提炼能力,档案 信息的交流,传播能力,档案信息市场的调查,营销能力. 参考文献: [1]荀利敏.企业档案信息化建设构想田.档案天地,2006(3) [2J张华.对我国图书馆法制建设的思考?1.贵州民族学院 (哲学社会版),2006(5) [3】安俊.新时期档案事业发展的再思考.太原城市职业技 术学院卟2004($2):28-29 [4】沈颖婕.吴永志.档案信息网络化的优缺点分析【l1_兰 台世界,2007(04):17—18 『515沙叶云.档案管理在信息化建设过程中遇到的一些问 题?].广东档案,2006(增刊) VUNANA辩GHtVES 作者单位:浙江余姚市第二中学