办公家具、办公设备、办公用品配置标准及使用管理规定

办公家具、办公设备、办公用品配置标准及使用管理 一、目的: 规范办公用品、设备、家具的领用和配置,提高资产使用效率,降低办公成本费用。 二、范围: 本规定适用于公司及全体员工 三规范内容: (一)办公家具、设备配置标准; 1、高层管理层级(核心领导层):黑色升降高背扶手转椅(1);豪华转 角办公桌(1);仿实木两层对开文件柜(1);仿实木三层抽屉柜(1); 黑色皮质单人沙发(2);玻璃茶几(1);液晶平板电脑(1);办公 电话(2);衣架(1);饮水机(1)。 2、中层管理层级(部门总监及经理):黑色升降高背转椅(1);普通办 公桌(1);三层抽屉柜(1);液晶平板电脑(1);办公电话(1)。 3、职员层级(部门主管及普通员工):普通办公椅(1);普通办公桌(1); 三层抽屉柜(限职能部门)(1);台式电脑(1);办公电话公用。 4、职能部门配置:双层推拉文件柜(1)单层推拉文件柜(1),特殊需 求上报主管领导批准后,由资产管理部门根据需要统筹配置。 5、业务部门(有坐席人员部门)配置:多门储物柜(以每人一门配置) 双层推拉文件柜(1-2)。 6、按照标准配置的办公家具、设备进行固定资产登记表登记后不得随 意变更,如有变更部门资产管理员必须进行部门资产登记表变更, 并上报资产管理部门。 7、各部门如需要增加办公家具、设备,在规定配置标准内可报资产管 理部门审批采购后登记配发,如超过配置标准需报主管领导审批后, 再报资产管理部门采购登记配发。 8、各部门标准配置以外的办公家具、设备纳入资产管理部门作资产库 存供调拨使用。 (二)办公用品配置标准: 1.办公用品分级管理: (1)员工通用办公用品:指公司所有员工根据工作需要均可以领用 的办公用品,例如:签字笔、普通记事本、签字笔芯、橡皮、记事 贴等易消耗的办公用品。 (2)部门专用办公用品:指责任部门才能领取的办公用品,如:复 印纸、收据等。 (3)部门共用办公用品:指各个部门可共同使用的办公用品,如: 钉器、计算器、打孔器等。 (4)办公用品:是指支持工作和业务开展所需的文具类物品,只针 对该项进行发放。其他用途所需要使用办公用品时,由需求部门向 行政部进行申请,行政部只负责代购,费用由需求部门支付。 2.领用和配置: (1)员工配备标准:签字笔(兰、红色,第二次以后为笔芯)、普通 记事本。每月由部门助理统计部门需求、统一至行政部领取。新入 职员工由该部门助理协助到行政部领用“员工通用办公用品”,特殊 岗位可依据工作需要申领其它办公用品,需获得本部门经理和行政 部经理审核批准。 (2)经理级及以上员工配备标准:签字笔((兰、红色,第二次以后 为笔芯)、硬皮记事本,其它必须用品。 (3)所有领用的办公用品数量均为一个单位,耐用品更新时以旧换 新,非人为损坏需以坏换新,丢失责任自负。 (三)办公家具、设备的申领; 1.职能部门新员工报到或其他原因需添加配套办公家具、设备。 2.由各职能部门资产管理员填写资产申购、转移审批表报部门主管经 理。 3.职能部门主管经理对进行资产申购、转移审批表审核后报资产管理 部门。 4.资产管理部门对申购需求进行审核。 5.资产管理部门确认资产库存有无库存实物(如无库存进入采购程 序)。 6.如有库存调拨资产库存发放出库(出库单据填写,固定资产登记表 记录变更)。 (四)办公家具、设备的采购; 1、资产管理部门对资产申购、转移审批表进行审核。 2、资产管理部门办公家具、设备库存进行核对确认库存数量。 3、库存数量如不能保证部门需求由资产管理部门对办公家具、设备需 求做出统计。 4、资产管理部门根据办公家具、设备需求统计进行采购编制。 5、资产管理部门联系办公家具、设备供应商提供相关报价。 6、资产管理部门对供货商报价进行对比确认后报主管副总核准。 7、采购计划和采购预算获批准后资产管理部门相关供应商供货。 8、货物送达现场后资产管理部门进行入库验收及入库手续办理(固定 资产登记表记录变更)。 9、资产管理部门凭相关单据进行采购费用支付和报销。 (五)办公家具的出入库管理; 1、办公家具到货后必须办理入库手续。 2、入库单作为固定资产登记表变更记录的依据和费用报销凭据。 3、入库单填写必须逐笔详细填写。 4、资产管理人员和采购人员必须在入库单签字确认。 5、资产管理部门通知资产申购部门资产管理员办理出库手续。 6、办公家具、设备出库必须填写出库单。 7、出库单作为部门固定资产登记表变更记录的依据。 8、出库单填写必须逐笔详细填写。 9、资产管理人员和申购部门资产管理员必须在出库单签字确认。 (六)办公家具、设备的使用管理; 1、办公家具、设备的使用管理由资产管理部门统一进行。 2、各部门有义务配合资产管理部门做好公司的资产管理工作。 3、资产管理部门编制固定资产总表和部门固定资产分表对公司资产进 行控制管理。 4、资产管理部门对公司资产进行统一编号、贴签。 5、部门和员工个人配套办公家具、设备由部门资产管理员按照配套内 容进行部门固定资产分表登记。 6、每个员工对自己的配套办公家具、设备负管理责任。 7、部门负责人和部门资产管理员对部门配套办公家具、设备负管理责 任。 8、如出现因人员变动、工作交接而造成资产变动须做好办公家具、设 备交接检查,并由部门资产管理员进行变更记录。 9、所有涉及办公家具、设备交接而造成的资产变动情况必须上报资产 管理部门。 10、资产管理部门对各部门出现的资产变动必须进行固定资产总表 的变更记录。 (七)办公家具、设备的维护、报修和报废; 1、办公家具、设备的日常维护由使用人员和使用部门负责。 2、办公家具、设备的检查和修理由资产管理部门负责。 3、办公家具、设备如出现故障和损坏,使用人和使用部门应填写资产 维修申请单报资产管理部门进行维修登记。 4、资产管理部门对报修的的办公家具、设备进行检查,确认损坏原因、 维修项目和维修预算报批后进行维修。 5、资产管理部门确认无维修价值的办公家具、设备应填写资产处置表 经审核后做相应报废处理。 6、办公家具、设备报废后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表 作相应变更记录。 (八)办公家具、设备维修费用的支付责任; 1、办公家具、设备的损坏责任确认由行政部和技术部负责。 2、正常使用损耗需要修理费用由行政部和技术部纳入正常维修成本。 3、如属人为损坏相关维修费用由当事人按照50%比例支付。 4、如查实属于故意破坏办公家具和办公设备的行为对当事人处以维修 成本2倍的罚款。 5、如因产品质量问题造成损坏,行政部资产管理部门通知相关供应商 进行处理。 继续阅读