印章使用管理制度

印章使用#管理# X有限公司管理文件 文件编号: 公司印章使用管理制度 (版本:1.0) 编制: 审核: 批准: X有限公司 年 月发布 公司印章使用管理制度 一、总则 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。 二、公司印章的刻制 (一)公司印章的刻制均须报公司总经理审批。(见附件:表1《印章刻制申请表》) (二)法人个人名章、财务章、发票专用章、公章、合同章等，由综合办开具公司介绍信到县公安机指定的地方办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经县公安局备案。 (三)公司各部门的专用章(人事章、生产章、品质检验章等)，由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。 (四)未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 三、公司印章的启用 (一)新印章要做好戳记，并统一在综合办留样保存，以便备查。(见附件:表2《印章保管登记表》) (二)任何部门在启用印章前，均需到综合办办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章领用签收手续》(附表3)并备案。 四、公司印章的管理责任者及使用范围 公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 (一)公司公章 公章由综合办经理或专人保管。各部门需要盖公章的文件、通知等，须到综合办领取并填写《印章使用申请表》(附表4)，由总经理核准，并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。 公司公章使用范围主要为: 1 、公司对外签发的文件。 2 、公司与相关单位联合签发的文件。 3 、由公司出具的证明及有关材料。 4 、公司对外提供的财务。 5 、公司章程、。 6 、员工的任免聘用。 7 、协议(合同)资金担保。 共4页 第 1 页 (二)公司合同专用章: 合同章由综合办保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先到综合办处领取并填写《印章使用申请表》，由总经理审批并在《印章使用申请表》中签字后方可盖章。 公司合同专用章的使用范围主要为: 1 、对外投资、合资、合作协议。 2 、各类经济合同等。 (三)公司(法人)个人名章: 法人私章由公司银行出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。 法人私章的使用范围主要为: 主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等文件。 (四)财务专用章: 财务章由财务部长保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。 (五)公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。 职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。 五、公司印章保管人的职责: 1、负责印章的保管。 2、负责设立印章使用登记台帐。 3、负责印章使用的审核工作。 4、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。(见附件:表5《印章移交登记表》) 5、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 六、公司印章的管理、使用 (一)印章的使用 1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章(见附件:表4《印章使用申请表》)。总经理签字的文件可以直接 用印，不必留底，否则将总经理签字的原文件留底备查。 第 2 页 共4页 2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。(见附件:表6《印章使用登记表》) 3、公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。 4、财务章、发票专用章、法人个人名章由财务部门按权限使用。 5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出登记表后，由总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。(见附件:表7《携带印章外出登记表》) 6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司领导批准后方可盖章。对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。 7、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 (二)有下列情况之一的，印章管理人员不得用印: 1、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料; 2、未批准的文件、材料; 3、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料; 4、空白的介绍信、空白证件、空白纸张等。 (三)印章的保管 1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。 4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。 6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时总经理报告，并备案，配合查处。 7、公司领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须办理携带印章外出登记手续(见附件:表7《携带印章外出登记表》)。 8、公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。 9、所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。 第 3 页 共4页 七、公司印章的停用 (一)有下列情况，印章须停用: 1、公司名称变动。 2、印章使用损坏。 3、印章遗失或被窃，声明作废;如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。 (二)印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。(见附件:表8《印章停用申请表》) (三) 印章的更换 更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《印章停用申请表》，经总经理核准后，交由综合办按批示处理，并填写《印章刻制申请表》申请新的印章。 八、附则 1、本制度由综合办拟制，执行总经理批准后从2012年8月1日起实施。如有变更亦同。新版执行生效后旧版自动作废。 2、本制度解释权归XXXX公司。 3、附件: 附表1《印章刻制申请表》 附表2《印章保管登记表》 附表3《印章领用签收手续》 《印章使用申请表》 附表4 附表5《印章移交登记表》 附表6《印章使用登记表》 《携带印章外出登记表》 附表7 附表8《印章停用申请表》 第 4 页 共4页 印章刻制申请表 印章保管登记表 印章领用签收手续 书 承 诺 XXXXXXXX有限公司: 本人于 年 月 日起负责保管、使用XXXXXXXX有限公司 章，承诺严格按印章管理制度执行，若因自身保管、使用不当引起的 不良后果，或被查实属违规用印，愿意承担一切经济责任和法律责任。 承诺人: 年 月 日 印章使用审批表 印章使用登记表 印章移交登记表 携带印章外出登记表 印章销毁申请表