修改文稿的一般方法

修改文稿的一般方法 一、审阅修改法 指核稿人员对文稿从字到词、从词到段,乃至全文的结构布局仔细查看,发现问题随时留下标记,待全文审阅完毕,再回头对存在问题进行逐项修改。这是最基本、最常用的修改方法。 二、通读修改法 通读全稿1—2篇,努力把握全文的中心思想、结构层次,然后根据发文原因、目的来推敲文稿的思路、结构、逻辑关系,看看思路是否清晰,结构是否妥当,逻辑关系是否严密。如果思路不清,就要首先整理思路,重新安排结构;如果思路、结构基本可以,再考虑下一步具体修改问题。有的核稿人员喜欢一边看稿一边修改,结果一篇文稿一句、一段地改下来,到最后发现尽管文字能顺了,但全篇的思想、结构还是比较混乱,于是又重新修改,以致于事半功倍。如果文稿较长,可以一边阅稿一边将文稿的提纲整理出来,再从提纲中来看其思路和结构。 三、讨论修改法 一些内容复杂、事关重大的公文文稿,可以组织有关人员进行集体修改,先就文稿的内容和形式进行认真的讨论和研究,提出具体的修改意见,然后确定专人汇集整理大家看法并进行必要的修改。 四、特邀修改法 对一些政策性强、业务难度大的公文文稿,如果核稿人员把握不准,可以邀请熟悉政策的有关领导或熟悉业务的权威人士,对文稿进行把关或提出意见,使公文更加真实、准确、科学。 修改文稿要遵循“多就少改”的原则,如果原稿达方式和语言风格与核稿人员不一样,核稿人员不能一味强求,以“我”为准,将文稿都按自己习惯的表达方式来撰写,而应以原稿的语言风格、表达方式等进行修改。 1.1. 核稿的任务 核稿的任务 核稿是公文处理工作中的重要组成部分,是对形成正式文件前的文稿进行把关,修改、订正文稿中存在的各种问题。这是一项综合性、技术性、业务性很强的工作,有其自身的规律性。一般来说,核稿必须首先弄清文稿形成的背景、过程、部门领导的意见以及会商情况等,在此基础上,抓住重点对公文进行审核。 一、把好行文关 审查是否需要行文,这是核稿工作的第一步。着重查看文稿听内容有无普遍意义, 是不是照抄照转上级文件精神,是否已发了会议文件或公开见了报,是否属于业务职权范围内的工作,以及是否能用口头、电话、传真等解决问题。一般来说,可以不行文的就不行文,以控制发文数量。如果确需行文,要审查以什么名义行文比较合适,控制发文规格。 二、把好内容关 一看内容是否空洞无物。如内容空洞,无多大的实际价值,即使文字写得天花乱坠,也要卡住不发。二看文稿是否结合实际。有些单位或部门在贯彻上级文件时,不做调查研究,不结合本地的实际,只是例行公事,把上级文件依样画葫芦,改头换面发下去。这样发文,不但起不到多少作用,而且还造成一定的浪费,是一种典型的不负责的表现。三看主题是否鲜明,主题是公文中所要表达的中心思想,是公文内容的核心。修改文稿时要认真地研究主题。如果公文主题不鲜明、目的不明确、说理不清楚、章法混乱、没有中心,可提出具体的修改意见,请拟稿单位加以改写,以使公文主题明确。 三、把好结构关 结构是公文的骨架,调整结构主要是修改文稿的写作方式。一要注意结构的完整性。主要检查文稿的组成部分、内在联系以及开头、结尾有无缺项。比如修改一篇请示,首先要检查请示正文的基本组成部分请示原由、请示事项、请示结语等是否完整;修改一篇会议通知,首先要检查会议名称、内容、时间、地点、参加人员、注意事项等是否明确。二要注意结构的严谨性。主要检查段落安排是否合理、结构是否混乱、层次是否清晰、过渡与照应是否恰当等。三要注意各部分的篇幅是否合理、长短是否恰当等。如果不合理、不恰当,就要进行补充或调整。当然各部分篇幅长短只是形式,要服从内容的需要。内容所必需的,要能长则长,能短则短。值得注意的是,在修改文稿中往往需要删掉多余段落,增补某些材料,订正某些观点,或者增加某些引文,也会引起结构变动。这就需要我们在调整结构时考虑这一因素,不能顾此失彼,造成新的结构不合理。 四、把好主题和观点关 每篇文章,都应主题(主要指标题)突出,观点鲜明,材料充分,用主题和观点统率材料,用材料说明主题和观点,以求得主题、观点和材料的统一。如果主题、观点、材料配合失当,要么就会造成主题和观点大、材料少,显得空洞、干瘪说服力不强;要么就会出现事例的罗列,材料淹没了观点。所以,一要恰如其分地确立主题,使之成为公文的核心,用观点和材料围绕主题开展论述。二要看文稿的基本观点是否提出,已提出的是否正确,是否符合实际。如果文稿的基本观点没有提出或提得不够明确,就要从材料中提炼观点,使之成为公文的骨架,看了观点就能知道公文的主要内容。如果基本观点不正确或脱离实际,应退回原拟稿单位进行认真修改。如果观点基本正确,也比较符合实际,但较为模糊、片面,可进行修改订正,使之正确、鲜明。三要删减与主题和观点无直接联系不大的材料,避免出现材料过于繁杂的毛病;要补充一些新的具有典型性、代表性的材料,以增强主题和观点的说服力。 五、把好政策关 主要核查文稿的内容是否符合国家的法律法规。对新制定的政策、规定,一要按照局部政策规定服从国家总政策总规定、过去政策规定服从现行政策规定、下级政策规定服从上级政策规定的原则进行审查,不符合这一原则的要进行修改。二要注意政策、规定的连续性,不能朝令夕改。三要把握政策出台时机,虽然说公文的实用性、时效性决定了公文应快写快发快处理,但对新提出政策规定的公文,要根据客观实际,选择最佳时机同台,以收到 最佳的社会效果。四要注意这一政策与那一政策之间的衔接,核稿时对这一问题特别要引起注意,不仅要对照国家有关政策规定,而且更重要的是通过有关部门会签发现问题,凡部门与部门之间政策规定有冲突的,必须通过协调、政府裁决或请示上级答复后才能发文。有的部门或单位往往从局部利益出发,提出一些片面性的或与其它部门政策有冲突的政策规定,如果核稿时不进行认真审核,就会给执行过程中带来一些困难或造成一定损失。五要审核文稿中提出的落实政策、规定的措施和是否切实可行。如果不明确、不具体或难以执行,核稿人员应主动向拟稿部门提出个性意见,使其制定出切实可行的措施和办法。 六、把好事实关 公文法定的权威性和严肃性以及鲜明的政策性和政治性,决定了公文内容必须准确,事实要真实可靠,数字要准确无误,结论要符合政策法规和实际情况,不可夸大也不可缩小,不可拔高也不可压低。比如外交公文,一字一名都关系到国家的威望、安全和利益;司法公文关系到当事人的切事利益,甚至当事人的生命。把好事实关,就要认真查看文稿内容是否添枝加叶、浮夸拔高;是否有“合理想象”万分,张冠李戴或以点代面,夸大其词;是否有弄虚作假的痕迹;是否有猎奇轻信,以讹传讹等。只有这样,才能在实事求是的基础上观察问题、认识问题,有针对性地提出解决问题的方法,指导和促进工作的开展。 七、把好语言文字关 公文的语言文字表述如何,直接关系到公文的质量,影响公文的贯彻执行。因此,把好文字关是公文审核的重要一环。审核语言文字要注意以下几点: (一)压缩冗长的文字。 (二)审核文稿语言文字上的毛病。 (三)遣词造句,增强文字表现力。 (四)注意对文稿中的引文、数字、标点符号、序列号、计量单位、日期等进行认真审核。 八、把好文稿的体式关 公文的体式关系着公文的运转效率和工作效能的发挥。核稿人员必须按照《国家行政机关公文处理办法》的要求审核文稿体式,查看文种使用是否合适,标题是否准确,发文机关和收文机关的关系处理得是否恰当,主送、抄送机关的范围是否合适,有无乱抄送、滥抄送以及漏抄送的现象,秘密等级和紧急程度是否恰当,以及秘密等级、紧急程度、发文字号、附件、附注是否合适,特别有处理好党政不分、请示与不分、越级行文等问题。这里需要强调的是,要加强对发文形式的审核,如果是带有全局性的、比较重大的问题,部署中心工作或某一时期的重要工作,传达贯彻上级方针、政策,发布规章和重要决定以及向上级报告或请示重要工作,应以政府领导机关的名义行文;有的虽属机关名义行文,如转发直属各部门的报告、通知有关重要事项等,可以政府机关办公厅(室)的名义行文;如果能以业务主管部门名义发文或有关部门联合行文解决问题的,应建议由业务部门行文或由有关部门联合行文,以发挥职能部门的作用。其中有涉及下级政府内容的,报政府批准后,可在文中注明“经政府同意”。