接待制度004

接待制度 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。本办法适用于公司各部门。 一对外接待范围 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 接待的对象分为内宾和外宾。 二对外接待部门 1.公司办公室为公司负责接待的职能部门。 2. 遇到重大的接待工作和活动,可有总经理协调若干部门共同做好此项工 作,有关部门要积极主动配合。 三对外接待原则 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。 平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落实大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结账。 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。 周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。 保密原则。向不定期来宾介绍情况,注意保守公司机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 四接待规格的确定 1. 高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企 来员洽商重要事宜。 2. 对等接待,适用于一般性接待活动。 3. 低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务来往。 五接待礼仪 1. 见面。原则为主动、热情、礼貌。 2. 接待。主动起迎,问明来意。 3. 安排交谈地点:一根据来客来意和身份,安排适当地点进行交谈。二手头正忙,一时难以抽身时,应向客人暂请他人代接待或另商时间。三切忌让客人久候而无人问津。 六引见 1. 把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的。 2. 按职务高低,依次介绍一行来客。 3. 职务相同,先介绍年纪大的。 4. 领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。 七行路 1. 陪同客人行路,请客人行与自己右侧。 2. 乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门。 3. 自己处于主陪地位,应并排在客人身边,不要落在后边。 八其他 1. 按规定着装,衣着整洁,有风度。 2. 主动照顾来宾中年纪大的人和儿童等。 3. 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 4. 因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。 九接待程序 1. 弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时 间、乘坐交通工具及车次或航班。 2. 提出接待:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报 请上级批准。 3. 根据来宾身份、人数、性别,预定招待所或宾馆,安排好伙食、进 餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。 4. 来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程 和目的,商定活动日程并通知有关部门。 5. 按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、 时间、陪同人员。 6. 按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级 检查,安排汇报、座谈会。 7. 根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿账目,话别送行, 派上车送到车站、码头或机场。 8. 每次较大规模接待完成后进行一次,以便总结经验、改进后续工作。