企业-外部联系与内部沟通管理制度

企业-外部联系与内部沟通#管理制度# 1 目的 信息的沟通与协商，保证与外部相关方的联系及内部的沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问反映及解决渠道，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。 2 适用范围 适用于有关安全信息的传递及本矿与外部有关安全信息的交流与沟通。 3 职 责 3.1 管理者代表负责本矿内外部有关质量、环境、职业健康安全信息交流与沟通的组织领导工作。 3.2 安全副矿长负责矿长与员工之间有关质量、环境、职业健康安全信息的协商与沟通。 3.3 企管科是质量、环境、职业健康安全等企业综合管理信息的主管单位。 3.4 安环科负责环境、职业健康安全等管理信息的传递与处理，是安全标准化体系的主管单位。 3.5 办公室负责外来信息的传递。 3.6 各相关部门负责各自职责范围内的质量、环境、安全等管信息的传递与处理。 3.7 员工参与质量、环境、职业健康安全的管理。 3.8 本制度由办公室归口管理。 4 工作程序 4.1 信息传递流程图 4.2 信息沟通方式 a、会议交流; b、电话交流; c、书面通知交流; d、公文传递交流; e、口头传达或汇报、通报、调查表、内部刊物; f、广播、板报、意见箱、宣传栏、网络等; g、培训、考试、演讲、竞赛等。 4.3 协商、交流的内容 a)外来文件; b)体系文件; c)内容; d)责任制、责任状; e)时效性文件;各类记录、报表数据; f)员工及相关方建议、意见、投诉、提案等; g)其他需要协商、交流的事项。 4.4 信息沟通与交流 4.4.1 内部沟通与交流 4.4.1.1 内部沟通与交流的主要内容有: a) 质量、环境、职业健康安全方针; b) 各层次的质量、环境、职业健康安全目标、指标; c) 环境因素、危害辨识和风险的结果; d) 事故、事件、不符合信息; e) 员工的意见与建议; f) 内部审核与管理评审信息; g) 外部审核信息; h) 纠正和预防措施信息; i) 体系运行中的其他信息。 j) 纠正和预防措施信息; k) 体系运行中的其他信息。 4.4.1.2 内部沟通与交流的实施 a)企管科对质量、环境、职业健康安全方针和总目标以书面和电子两种形 式形成文件，并通过局域网、会议等多种形式进行广泛宣传，传达到全体员工。 b)企管科组织制定质量、环境、职业健康安全目标，经管理者代表批准后， 以文件形式报各相关部门，各部门对年度目标进行分解细化，制定本单位的目标 和指标，并负责落实。 c)安环科负责组织相关单位在工程开工前对引入新工艺、新材料或新设备进行环境因素、危险源辨识和风险评价。 d)事故、事件和不符合信息执行《纠正与预防措施管理制度》。 e)应急信息的交流执行《应急准备和响应管理制度》。 f)政工科(工会)应通过职代会、座谈会等形式，组织员工参与质量、环境、职业健康安全方面的交流，及时了解员工的意见并收集合理化建议，并留有记录，将有关信息报分管领导，并对员工意见或建议的落实情况跟踪验证。 g)机动科设置专栏展示安全设备的安全设备状况和使用情况。 h)内部审核结束后，由审核组长编制内部审核报告，经管理者代表批准后以书面形式抄送到各相关部门，发至受审核方;每次管理评审后，管理者代表整理形成评审报告，经审批后提交有关领导，发放至各相关部门。 i)外部审核结束后，由企管科整理审核信息以电子或书面形式报送矿级及相关部门。 j)体系运行中产生的其他信息，通过报表、日常检查、例会、通报等形式沟通，按相关体系文件规定执行。 4.4.2 外部沟通与交流 4.4.2.1 外部沟通与交流的对象及内容 a) 与政府主管部门的信息交流(法规及其他要求、质量、环境、职业健康绩效)。 b)与顾客的信息交流(顾客要求、质量、环境、职业健康安全管理绩效)。 c)与其他相关方(合同方、施工方、访问者、临时工作人员)的信息交流(抱怨和投诉、质量、环境、职业健康安全注意事项、规定要求等)。 d)对相关方施加影响的管理信息、法律法规信息由各部门与相关方有业务往来的部门发布。 e)重大安全事项，特别是可能影响企业周围居民安全健康及相关方的事项经矿长审定后采用文件形式及时向外界披露。 4.4.2.2 外部沟通与交流的实施 a)安环科应与地方政府主管部门保持经常联系和交流，了解有关环境、职 业安全健康方面的法规及其他要求。 b)在投标阶段，主管单位对地方质量、环境、职业健康安全有关规定进行 充分了解，对顾客要求进行评审，并向顾客提供质量、环境、职业健康安全方针和目标及相关承诺;在施工阶段，职能部门应主动与承包方联络，获取相关信息，及时处理，并将解决结果及时反馈给承包方。 c)外来人员参观及检查，安环科应及时将质量、环境、职业健康安全的有关要求传递给他们，并对实施情况进行监控。 d)当发生相关方抱怨和投诉时，有关部门应及时提出、实施处理意见，并与相关方沟通。做好《相关方投诉、抱怨及要求处理记录》由安环科整理后提交管理评审。 5 相关文件 5.1《纠正与预防措施管理制度》 ZJY•AB•B—I—57—2010 5.2《应急准备与响应管理制度》 ZJY•AB•B—I—58—2010 6 相关记录 外部联系与内部沟通事项的会议记录 《相关方投诉、抱怨及要求处理记录》 ZJY•AB•J/AH026 ZJY•QEO•J/QG041