公司文件收发管理办法

公司文件收发管理办法 第一章 总则 第一条 为了使公司文件处理达到化、化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。 第二条 本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。 一、外部文件: (一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文等; (二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。 二、内部文件: (一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、 批复、报告、、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。子公司上报 公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件; (二)内部规章制度; (三)经济合同。 第三条 本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。 第四条 文件收发处理应遵循以下原则: 一、高效简捷原则。文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。 1 二、安全性原则。办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理单一并交档案室存档。 三、时限性原则。文件处理相关部门和人员应限时处理。对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。 第二章 职责 第五条 行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理; 一、 按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办; 二、 跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理; 三、 指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。 第六条 公司开展专项业务(如房地产项目开发)时，如有必要，将在业务 部门设立专门项目办文窗口，负责与项目业务往来单位来往文件的收发、传 递、办文跟踪、整理等工作，并在项目结束后将文件移交档案室归档。 第七条 文件所涉业务归属部门为文件的主办部门，协作的其他部门为会办部门。 一、 主办部门负责协助办文窗口送达部门所涉业务、公司对外的发文;承办或组织办理文件承载的各项工作。 二、 会办部门负责协助主办部门办理文件承载的各项工作。 三、 各部门指定专人为部门文件管理员，负责部门文件的收发、归档和保管工作。 2 第三章 文件办理的时限 第八条 文件根据办毕的缓急程度，分为加急件、急件和平件，各类文件办毕时限为: 一、纸质版文件: (一) 加急件:需要在1个工作日内办毕并交回办文窗口的文件。 (二) 急件:需要在2个工作日内办毕并交回办文窗口的文件。 (三) 平件:加急件、急件以外的文件为平件，平件应在收到文件后5个工作日内办毕并交回办文窗口。 (四) 除以上规定外，具体的文件办理时限需结合业务部门的时限要求更改。(时间要求需在会签单上注明日期、时间) 二、电子版文件: (一)加急件、急件:要在流程发起时，发起人进行电话督促，审批人应立即批示处理。 (二)平件:若审核人收到流程6个小时后还未签批的，发起人应进行电话提醒，跟催处理。 (三)对于电子文件流程办理，工作日期间当天17:50之前收到的审批文件必须当天处理完毕;无法当日签批的，必须注明原委。 第九条 外收文的缓急程度和拟办毕时限由公司领导批转文件时或行政人事部门分办文件时根据文件要求确定;内部文件则由主办单位确定;确定后应在文件上签注说明(规定办毕时限等信息) 第十条 办文窗口根据文件的缓急程度和办毕时限合理分配传阅或阅办部门和人员的处理时间，并在文件处理相关表单上注明，同时在文件登记表处理过程注明时间至几点几分 3 第四章 公司领导文件审批流程 第十一条 需呈报公司领导审批的文件按以下流程办理: 公司领导文件审批流程 程序责任人 文件呈报审批办文窗口 是否需财务审批办文窗口是 提出审批意见财务经理否 监察部审批监察部经理 分管领导审批各司分管领导 办文窗口是否属于总裁 审批权限是 否 签批总裁 签批各司分管领导 办文窗口是否属于董事长 审批权限 是 否 签批董事长 签批总裁第十二条 需要审计监察部参与事中监督审批文件包括: 一、重要合同。涉及10万元以上的经济合同，或公司领导指定的合同。 4 二、规章制度。按照部门职责，规章制度包括:公司章程、权限规范文件、基本制度。 三、涉及法律纠纷的文件。 四、 由公司领导指定的其他文件。 第十三条 文件的签发由总裁按照本职权限判断是否需要呈报董事长最后裁定和签发。 第五章 收发文流程 第十四条 收文处理的一般程序为:签收、收文登记、编号、分办、批转办理、会签审批、传阅，组织催办、查办，处置办毕公文。 第十五条 外收文件按以下程序处理: 外收文件处理流程 程序责任部使用表格门/人员 收文办文窗口 内外收文件处理登记登记、编号办文窗口(附录?)表 判断是否行政人事部需要请示公司是领导分办经理否 批办主管领导 文件呈批(阅办)单(附录承办传阅办文窗口三) OA《公司文件呈批》流程 公司领导公司领导审批流程 收集文件办文窗口传达工作指令 存档档案室 一、 签收 (一) 除私人信函外，任何外收文件，包括政府主管部门下发的文件和批 5 件、外单位或个人送达的信函和通知、法律文书等，统一由办文窗口接收;公司各部门收到外来文件，应立即交办文窗口处理。 (二) 外收文件接收人只可接收文件，不得签收，尤其是利益相关对方送达的相关文件;如需签收时，须征得公司业务主管领导的同意。 二、 外收文件由办文窗口登记、编号(编号方法详见《公司行文规定》)，然后送行政人事部经理签批分转意见，再分送有关部门办理。 三、 行政人事部经理在签批分转时，认为无需送领导批转的一般性文件，可根据文件内容和性质直接分转有关部门传阅和阅办。密级文件或无法确定如何分转的文件，呈报公司领导批示。 四、 外收文件如需回复的，应在5个工作日内向发文单位回文;不能及时回复的，主办部门应及时与对方沟通。 第十六条 内部收文按以下程序处理: 6 内部收文流程 使用表格程序责任部门/人员 收文办文窗口 内外收文件处理登记表登记、呈报办文窗口(附录一) 判断文件是否文件呈批(阅办)单(附录三)办文窗口需要阅办OA《公司文件呈批》流程是否 阅办业务部门 判断是否需相关部门/人员提主管公司领导供专业意见 是 否会签业务部门 公司领导公司领导审批流程 文件签批人批复 分发办文窗口 存档档案室 一、各部门或子公司报送公司领导的纸质文件由办文窗口签收、编号(编号方法详见《公司行文规定》)，并分转处理;部门间往来文件由主送部门文件管理员签收、处理。 二、各部门或子公司报送公司领导的OA电子文件，根据公司审批权限，由业务部门选定相关审批领导，并抄送办文窗口及档案管理员。文件审批后，由部门文件管理员或办文窗口对收文进行登记后再分发处理。 三、请示文件的审批，如需征求相关业务部门意见的，需批转相关业务部门会签。 四、上级领导对下级请示的问题须在5个工作日内给予答复，不能决定或暂缓决定的应告知请示单位。 7 第十七条 公司对内对外发文按以下程序处理: 一、公司对外或对内发文，由主办部门拟稿、发起会审，经会办部门会签后，送公司领导审核签发。对外发文、以及涉及法律事项的对内发文应由办文窗口统一送法律顾问审核意见后反馈主办部门跟进。 (一)办文窗口或会办部门经领导审核签发后编辑装订，并附上《用章审批单》经核对同意盖章，送至档案管理员盖章后分发签收。 (二)档案管理员应对《用章审批单》和发文签收件归档，主办部门存复印件以备查看。 二、公司纸质发文一律加盖公司印章，无公司印章的纸质发文无效。 三、部门和子公司向上呈报或向平级单位发送的文件，由部门负责人签发。 四、办文窗口负责监督文件的会签、审批和签发过程，统一办理文件的编号(编号方法详见《公司行文规定》)、印制、分发、送达和发文签收等工作。所有发文除按主送和抄送单位数量印制外，均需制作一份副本以供存档(子公司发文应制作副本二份，一份由公司档案室存档，另一份由子公司存档)。 五、对外发文统一由办文窗口负责发送，主办部门协助。办文窗口和主办部门应确保文件送达主送和抄送单位，并回收对方收文人签字确认件或收件回执。文件送达签收应注意的事项: (一) 直接送达的文件，由收件人在文件副本上签收，签收时注明收文单位、收文人和收文日期;或由收文单位出具收件回执，回执内容包括文件名称、文件数量、原件或复印件、收文单位、收文人和收文日期等。 (二) 特快专递寄送的文件，应在信封和邮寄凭证上注明文件名称和发送日期，并及时取回收件凭证。邮寄凭证和收件凭证存档。 (三) 传真发送的文件，应在传真件上注明收文单位、收文人、发送单位、发送人和发送时间。传真发送后由经办人在传真件上签名，然后送档案室存档。 第十八条 其他收发文处理要求 一、 办文窗口应保障文件及时处理，不可随意压文。 8 二、 纸质文件在流转过程中，前一处理部门做出审核后须即时返还办文窗口，再分送到下一处相关部门审核，以避免积压或传失。 三、 对于电子文件，发起人须适时查看审批流转意见，及时跟办处理或提醒下一处理人员。对于经过沟通仍不能形成统一意见时，文件审核人应明确填写自己的意见，及时将流程转交下一环节的相关人员审核，严禁久拖不转。 四、 办文窗口负责文件处理的全程跟踪和督办工作，对有领导批示分转办理的文件及公司发出的指令性文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。 五、 公司员工参加各类会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交档案室立卷归档。 第六章 办毕文件的管理 第十九条 文件处理完毕后程序: 一、对于纸质文件处理完毕后，办文窗口将流转文件、发文副本、审批修改稿、文件处理表格、签收回执、以及其他审批过程文件一并移交档案室存档。 二、对于电子文件处理完毕后，由发起人将线上OA审批单打印核对签字，并与附带文件一并移交档案室存档;若对于工作联系单等非正式文件，待批转完成后由发起人作OA归档处理。 第二十条 各部门在工作中形成的文件，包括文件、会议纪要、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存利用价值的资料，应及时移交档案室归档。因工作需要暂由部门代管的文件资料，应由部门负责收集齐全，分类整理保管，于次年2月份送交档案室归档。 第二十一条 各部门文件管理员在传递文件时，必须办理登记、签收等手续，公司重要文件应办理签阅手续，签阅时使用《文件传阅单》，《文件传阅单》随原文件存入档案。 第二十二条 各部门应建立部门收发文档案，对所有经办收发文件复印存档备查。 第二十三条 任何个人不得私自保存公司文件。 9 第二十四条 文件办毕移交档案室管理的相关规定按《档案管理规定》执 行。 第七章 相关文件及附件 第二十五条 以下文件为本规定的支持性文件: (一) 《公司行文规定》 (二) 《档案管理规定》 第二十六条 以下附件为执行本规定流程使用的表单，表单使用人应严格 地填写各项内容: (一) 内(外)收文件处理登记表 (二) 文件传阅单 (三) 文件呈批(阅办)单 (四) 内(外)发文登记表 第八章 附则 第二十七条 本规定由行政人事部负责修订和解释。 第二十八条 本制度修订版自发布之日起生效执行。 10 附件(一) 内(外)收文件处理登记表 收文单位: 收文字号: 序原文 处理跟踪 原 件 文件名称/内容 来文单位 收文时间 处理结果 号 编号/日期 签收 时间 签收 时间 签收 时间 签收 时间 入档签收 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 备注:收文时间和文件处理过程签收时间请记录日期和时间(时/分)。 11 附件(二) 内收文件处理登记表 来文单位: 收文字号: 收文 处理跟踪 原 件 文件名称/内容 原文文号 原文日期 收文时间 处理结果 序号 签收 时间 签收 时间 签收 时间 签收 时间 入档签收 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 备注:收文时间和文件处理过程签收时间请记录日期和时间(时/分)。 附件(三) 文件传阅单 文件传阅单 12 文件名称文件名称 来文单位 来文单位 /内容 /内容 文号 密级 文号 密级 传阅 传阅 收文日期 收文日期 签发人 签发人 传阅发起拟办毕 传阅发起拟办毕 日 期 日 期 日 期 日 期 传阅传阅传阅部门 传阅意见及签名 办毕时限 传阅部门 传阅意见及签名 办毕时限 顺序 顺序 行政人事年 月 日 行政人事年 月 日 部 时 部 时 计划 年 月 日 计划 年 月 日 财务部 时 财务部 时 年 月 日 经营 年 月 日 营销部 时 销售部 时 年 月 日 年 月 日 时 时 年 月 日 年 月 日 时 时 年 月 日 年 月 日 时 时 年 月 日 年 月 日 时 时 年 月 日 总经理 年 月 日 发展总监 时 助理 时 年 月 日 审计 年 月 日 副总裁 时 监察部 时 年 月 日 年 月 日 总裁 副总经理 时 时 年 月 日 年 月 日 董事长 常务副总 时 时 阅办人员 阅办人员 签 名 签 名 13 附件(三) 文件呈批(阅办)单 文件类型:外收文 ? 内收文 ? 收文编号: 文件名称 来(报)文单位 原文文号 密 级 急 缓 成文日期 收文日期 拟批结时间 文件拟办 意 见 签名: 日期: 会签审核 会审意见 办文时限 部门/人员 年 月 日 时前 年 月 日 时前 会 年 月 日 时前 签 年 月 日 时前 年 月 日 时前 审 批 经(阅)办人员 签 名 文件处理 年 月 日 文件办结时间 结 果 时 备注:如在办文时限内无法完成会签或审批，请及时告知办文窗口。 14 附件(五) 文件签发处理单 文件类型: 对外发文 ? 对内发文 ? 申请日期: 年 月 日 文件名称 撰稿人 密 级 急 缓 部门负责人 主 送 抄 送 拟办结时间 会签审核 会审意见 办文时限 部门/人员 年 月 日 时前 年 月 日 时前 会 年 月 日 时前 签 年 月 日 时前 年 月 日 时前 年 月 日 时前 年 月 日 审 时前 年 月 日 核 时前 年 月 日 时前 年 月 日 签 发 时前 发文处理 份 数 印 制 核 对 发文文号 字〔 〕第 号 附件名称 发文签收 文件处理 年 月 日 文件办结时间 结 果 时 备注:如在办文时限内无法完成会签或审批，请及时告知办文窗口。 15 附件(六) 内(外)发文登记表 发文单位: 文件种类: 字号: 序文件名称/内容 编号 发文日期 主送单位 主办部门 送文人 送达日期 签收回文日期 原件入档签收 备注 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 16 附件(七) 对内发文登记表 文件字号: 序副本入档签文件名称/内容 编号 发文日期 主送单位 抄送单位 备注 号 收 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 17 18