2会议管理制度

(2)会议 第一章目的 第1条为规范企业会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。 第二章会议类别 第2条总经理办公会 (1)总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。 (2)参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人。 (3)时间原则上定为每周________。 (4)例会由行政管理部转发通知,并做好会议的相关准备工作。 (5)会议纪要由行政管理部负责整理,并于次周周____呈总经理审阅后发放至各有关部门。 第3条部门例会 (1)部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。 (2)例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排,以不影响日常工作的正常进行为原则。 第4条部门联席会议 (1)部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。 (2)会议由行政管理部转发通知,并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理,并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。 第5条其他会议管理 (1)行政管理部每周____应将企业例会和各种临时会议,统一编制《会议》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员。 (2)凡行政管理部已列入《会议计划》的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排其他会议时,召集单位应提前____天报请行政管理部调整《会议计划》。 (3)对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,行政管理部有权安排合并召开。 第三章会议的准备 第6条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有 关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报提纲、发言要点、草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等)。 第7条会议应按规定时间准时召开,组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容,并负责维护会议纪律。 第8条参会人员准时参加会议并签到,准备好与会议有关的,做好会议记录,对要求传达的会议内容要及时进行传达。 第9条会议涉及机密事件,所有与会者要严守保密制度,不得外传泄密,否则按有关规定处理。 第10条会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门,并负责监督落实情况。 第四章会议记录 第11条会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。 第12条集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作,集团总经理另有规定的,依据集团总经理指定的办法实行。 第13条会议记录员应遵守的规定 (1)做好会议的原始记录及会议的考勤记录,根据需要整理《会议纪要》。 (2)对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。 (3)会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 第五章会议室管理 第14条会议室由行政管理部指定专人负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向行政管理部申请,由行政管理部统筹安排。 第15条会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行,在每次会议召开前后均要进行卫生打扫,并做好日常保洁。 第16条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则造成设备损坏应按价予以赔偿。 第六章附则 第17条本制度由行政管理部负责解释。 第18条本制度由集团总经理批准后生效,自颁布之日起执行。