上级下发文件的收发和处理

上级下发文件的收发和处理 收文程序包括:传递、签收、登记、分类、传阅、承办、查办、立卷、归档、清退、销毁。 ,一,收文 1. 机要人员每天到校收发室逐件清点签收各类文件。 2. 机要人员到上级机要部门签收领取。 ,二,登记 1. 机要人员及时将签收的文件启封、登记、分类、立卷。 2. 登记时须填写公文标、密级、发文字号、发文机关、收文时间及处理情况。 ,三,处理 1. 按文件级别及发文机关分类立卷入夹。 2. 机要文件、公文等登记后呈两办主任阅示。 ,四,传阅 1. 根据阅文范围设不同级别机要阅文夹。 2. 填写传阅批办单～并付于每份文件之前。 3. 填写传阅登记本～首先呈校主要领导阅批。 4. 文件传阅后及时整理、存档。 5. 未经主要领导批示～不得擅自扩大传阅范围或复印。 6. 行政公文及函件经两办主任批示后 , 转呈有关校领导 . ,五,办理 1. 校领导批办的文件～登记、存档并及时转交承办部门。 2. 只有一个承办部门的～承办部门签收批办文件并办理。涉及两个承办部门的～分送两个承办部门办理。 ,六,下发 1. 按照党委系统下发相关机要文件、机要文件期刊和其他非机要文件。 2. 通知各部门机要干事到两办机要室领取机要文件～并当面清点、签字。 3. 党委职能部门的阅读文件由两办机要干事送达。 ,七,回收、清退 1. 校领导传阅文件及时回收、存档。 2. 下发各院,机关、后勤,党委、党总支、直属党支部和党委职能部门的文件每学期末清点回收。 3. 撰写、下发文件回收、清退通知。 4. 逐一清点应回收的文件～签字验收,如有问题～及时上报。 5. 清退、销毁。 对坡镇党政综合办公室管理制度 责任分工 张道利:主持党政办公室全面工作，联系邓平举书记、闵若梦镇长工作。 张艳:协助党政办公室主任工作，联系付雯副书记、赵启义委员工作。 刘智勇:协助党政办公室主任工作，主要负责办公用品采购、办公设备维护等工作。 杨敏:协助党政办公室主任工作，联系肖洋委员、范禹副镇长工作。 叶燊:协助党政办公室主任工作，联系人大罗馨主席、王扬志委员、吕兴华副科级干部工作，协助张艳完成“三问”“三解”工作。 王宏:协助党政办公室主任工作，联系政法委朱政书记、余彪副镇长、周珍云副镇长工作。 黄玲:协助党政办公室主任工作，联系曹刚委员、陈孝文副会长工作，负责档案、涉密工作。 陈莹:协助党政办公室主任工作，联系纪委张达毅书记、刘君副镇长工作，协助张艳完成“三问”“三解”工作。 范厚成:协助党政办公室主任工作，主要负责日常会务和接待服务、党政办书报签收整理、报夹更新工作，四楼会议室、二楼会议室、书记室、复印室等卫生工作，维护党政办室外公共区域卫生。 工作职责及要求 l、办公室作息时间。上下班时间:上午8:30—12:00;下午2:30—6:00。休息时间随叫随到。 2、每周一由办公室主任组织党政办工作例会，一是总结上周工作情况，安排部署本周办公室工作;二是组织业务学习;三是探讨并协调解决办公室存在的问题。 3、办公室人员坚持以“合作为主，分工为辅”的工作原则，做好所联系领导干部的文秘工作，全面负责所联系领导干部分管工作的办公日常事务处理、催办和督查，软件资料收集、整理和备档，做好值班、会务和接待服务工作，及时完成领导干部交办的其他工作。 4、加强办公室人员在岗、离岗和日常工作，做到在岗有人，出差(下村)有交代，请假有假条。 5、对自己分管、联系工作要精心和安排，及时建档，及时督促协调，及时追踪完成，注意收集、整理、完善相关文件、信息、图片、数据、资料等佐证材料，随时归档备查。 6、办公室人员要及时收集镇内发生的重(特)大新闻事件，积极挖掘镇内工作亮点和，每人每月必须完成2篇以上信息，全年调研不少于2篇。 7、党政办公室人员要遵守保密纪律，不得泄露涉密的事项和内容;同时要当好领导的勤务员、秘书，保证随叫随到，特别是领导外出时，要全程服务，不能误事。 8、党政办公室人员必须服从镇领导及办公室主任安排，若出现不服从安排或管理的，交由镇党委给予严肃处理。 值班制度 一、党政综合办公室工作人员实行轮流值班工作制，每天的主班、值班人员除干好本职岗位工作外，主要负责当天的文件查收、处理，办公室卫生清洁，并保持工作环境卫生，做好电话，接待来人来访，上情下达，下情上报，报夹更新等日常工作。若遇到自己不能处置的事情,要及时向有关领导汇报,并根据领导的要求迅速安排处理。 二、主班实行A、B岗制度，A岗指当天主班人员，以A岗为中心,对应B岗全力配合A岗，特殊情况由B岗顶替A岗。必要时其他人员也要配合或顶替主班工作，确保不断档。 三、主班、值班人员在值班期间不得擅自离岗，出现一次予以警告，按旷工3天论处;出现两次以上空岗或误事的，要写出书面检查;出现三次以上空岗或误事的年度考核直接确定为不合格等 四、主班、值班人员遇到紧急或重大情况，要及时向带班领导报告，并根据带班领导意见及时处理。 五、所有人员要保持24小时通讯畅通。 六、卫生制度， 主班、值班人员须每天打扫党政办公室、复印室、二楼会议室、书记室卫生，及时清理垃圾，及时更新报夹，保持 地面清洁，桌面整洁，室内办公器材、茶具、桌上文件资料放置整齐。重要文件要妥善保管，谨防丢失。办公室工作人员要养成良好的卫生习惯，不乱扔纸屑、烟头，不随地吐痰 等。保持有一个清爽、整洁、美观的办公场所。 收发文工作制度 一、查收:凡是上级机关的来文，包括通过镇乡网上签收和会议、机关办事带回的文件等，必须由党政办予以收文登记。 1、镇乡网上签收文件:由主班、节假日周末值班人员负责及时签收，重要文件必须下载存储于电脑。 2、会议、机关办事带回的文件:由主班、节假日周末值班人员负责接收，纳入镇乡网签收文件处理程序进行处理。 3、凡注明领导同志姓名的亲启件，交由领导本人拆封。 二、登记:查收后，须将文件进行登记，登记内容要准确、清晰，并附上文件处理签送办公室主任填写拟办意见。 1、所有会议、机关办事带回文件，转一份原件给档案管理人员归档。仅有一式一份的会议、机关办事带回文件，复印一份进行拟办。 2、与镇乡网签收文件重复的，直接转档案管理人员归档。 3、镇乡网签收重要文件，有存档价值的，转一份给档案管理人员归档。 三、拟办:根据办公室主任的拟办意见，分别送相应领导阅示或部门阅办。 四、督办:需要立项督查督办的文件，提供《立项跟踪督查》给分管领导填写，附上具体文件送督查督办领导小组办公室和相应督查组办公室备案和督查督办。 五、承办:要求各部门承办的文件，应及时送到承办部门，并办理签收手续。对批给几个部门承办的文件，依次送给有关部门阅办并办理签收手续。 六、传阅:同一时间接受并要求传阅的文件，不论多少，主班人员都要负责按普件、急件分类填写一份传阅清单，主动及时送呈班子成员传阅，普件两日内阅完，急件当日阅完,不得滞留，尽量缩短文件传阅周期。 七、催办:对承办或传阅的文件，承办部门、责任人务必在限期内办理，党政办驻各督查组工作人员根据办理时限，及时催办。 八、领导传阅完毕或部门阅办后归回的文件应及时转档案管理人员存档。其中属于秘密以上的文件、资料，须作定期清退处理。 九、发文。 1、 以党委或政府名义发文，由发文内容分管领导牵头，主办部门拟稿，文件、材料字迹要工整清楚，党政办公室核稿，送分管领导审稿，由党委或政府主要领导签发。 2、 由党委政府联合行文须由党委政府主要领导会签。 3、 发文内容要简明扼要，语言精练，措辞准确，格式规范，正确使用文种、版头、印鉴。 4、 需要立项督查督办的下发文件，提供《立项跟踪督查表》给分管领导填写，附上具体文件送督查督办领导小组办公室和相应督查组办公室备案和督查督办。 5、 有存档价值的，转一份给档案管理人员归档。 文印工作制度 一、认真负责，热情服务，高质量、高效率地完成好各项文印工作，力争少出或不出差错。 二、务必熟练掌握文印技术，节约用纸，努力降低各种费用。 三、对于各种文印稿件，务必进行登记，原则上以文稿起草部门为主，文责自负;以党委政府的名义报送的文件， 需符合行文规定和存档要求，经党政办公室审核用印后方可上报。严格按照公文规范核定文稿，版面排列要整洁、美观。 四、严守工作纪律和保密原则，文印内容一律不外传，涉密文件应由专人负责制作，发现问题及时向领导请示、汇报。 五、文印器材及耗材的购置，向办公室主任汇报，大额购置需经主要领导同意，方可购买。 六、必须保管好文印的设备和物品，及时保养维护文印设备，保证工作的正常运转。 档案管理制度 一、按照集中统一管理的原则，由专人管理档案，以达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。 二、做好平时立卷工作，妥善保存，以便查阅和归档。 三、档案管理人员应遵守档案管理的相关制度，认真履行收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。 四、切实做好防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作，确保档案安全。 五、每年归档的文件材料原则上要求必须是原件，并于次年六月底以前归档。 六、档案保管期限分为永久、长期、短期，管理人员应依据业务主管部门要求，实施分类管理。对保管期限已满的档案，依据有关规定进行鉴定销毁。 七、对档案的件宗数量、利用情况以及借阅、移交进行登记，做好基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。 八、清退及销毁:坚持便于利用的原则，按档案局要求将档案分类建档，适时上交。对于重复、无保留价值的档案，经批准后，由专人(二人以上)在指定地点进行销毁，并对销毁档案进行登记造册。 印章管理制度 一、印章的保管，按照规定，由专人专柜妥善保管。镇党委、镇政府印章分别由组织委员和党政办公室主任负责管理。 二、需用党委、政府印章，需经党委书记、政府镇长或办公室主任批准。 三、为使用印后的文稿有据可查，对用印后的文稿、材料应作认真登记，并按规定存档保管。 四、未经批准用印，造成的不良后果，将追究用印人员的相关责任。严禁开具空白介绍信，确因工作需要，要先经分管领导审核后，报主要领导批准，方可出具介绍信。党委、政府印章确需带出使用，必须经分管领导批准。 办公用品采购和管理制度 一、购买:主班人员要随时掌握常用办公用品的使用情况，依据存量及使用趋势及时汇报办公室主任，一般情况下通知专人进行采购，临时需要提供的在当地购买，确保必需的办公用品随用随有，不影响正常工作开展。 二、保管:由主班、值班人员进行常用物品保管和外接登记。要认真履行职责，确保办公用品不丢失、不损坏、会议话筒、相机等不缺电，随用随取。交接班时接班人员要第一时间检查、了解办公用品情况及去向。 三、贵重物品由档案管理人员逐一造册，长期由个人使用的挂靠责任人并登记归档备案，人员更换时由党政办公室监办移交。 四、加强网络和电话管理工作，政府信息网络必须由政府办公室指定专人负责，严格保密制度，非政府工作人员不 得借用计算机网络。办公室电话由主班、值班人员负责管理,除特殊情况外，避免电话占线超过十分钟。 乍浦镇机关公文处理办法 为进一步做好公文处理工作，促进公文处理规范化、制度化、科学化，提高办文质量和工作效率，根据上级有关规定，提出如下意见: 一、来文处理 (一)凡是送镇党委、政府及办公室的文件，一律由政府办公室收文、分类登记，填附收文单。 (二)来文签收后，送党委办公室拟办。拟办一般先送呈镇党委、政府主要领导，后按文件内容送分管领导传阅。紧急事项，先将复印件送分管领导和有关部门办理。 (三)对要求请示镇党委、政府办理的文件，原则上先由分管领导提出办理意见，再由党委办公室呈送镇党委、政府主要领导阅示。 (四)会议通知类文件，一般先送呈镇党委、政府主要领导阅示，党委办公室根据主要领导阅示意见送交相关人员。 (五)文件传阅完毕后，送政府办公室归档。 二、发文处理 (一)发文原则 1、以镇党委、政府名义行文的，主要是事关全局的重大决策和重要工作部署。 2、机关各部门的文件原则以镇党委办、政府办名义行文。除人大、纪委、人武部以及工青妇等具有合法发文权限的组织外，其他部门、单位均不得以本部门、单位的名义擅自印发文件。 3、行文要少而精，讲求实效。党委办公室负责对行文必要性及以何种名义发文进行审核。 (二)发文程序 1、文稿的撰拟。根据文件的内容由党委、政府相应的部门、单位拟稿。经党委、政府讨论决定的事项行文由党委办拟稿。 2、文稿的送审。拟定的文稿送党委办核稿，填写发文单。需党委办、政府办行文的，送分管领导审核、会签;需党委、政府行文的，送主要领导审核。经初审后的文稿，如需班子会议讨论的，应经过班子会议讨论、修改、通过。 3、文件的签发。镇党委、政府行文的，由主要领导签发。党委办、政府办行文的，由党政综合办分管副书记签发。 4、文件的登记、送印、校对、分发和归档。 (1)文件从领导签发到印成一般不超过3个工作日。 (2)拟发文稿在领导签发以后，由承办(拟稿)部门及时送达文印室登记、打印，并对清样即行校对，校对完毕后签具姓名和日期，随后付印。 (3)印成待发的文件，由承办(拟稿)部门阅读无误签字认可后，送政府办盖章。承办(拟稿)部门负责文件的分发和上报工作。 (4)印成文件送3份给党委办。留正本1份与原稿一并归档。 为使镇机关公文处理工作制度化，规范化，按照公文处理的相关规定，结合我镇实际，制定本制度。 一、 收文处理 收文处理包括:签收、启封、登记、贴笺、拟办、传阅、分办、催办、立卷、归档、销毁等环节。 1、外来的各种文件、表册和资料，统一由办公室启封， 根据公文内容，分类在收文登记簿上进行登记、编号，加贴处理笺，分送有关部门或领导。原则上上级来文先送主要领导阅示，下级来文先送分管领导或业务部门。 2、阅文领导在阅知文件内容后，应明确标注处理意见， 署上姓名和日期，办公室至少每天一次就公文运转进行清查，实行跟踪管理，根据领导意见及时作好下一环节的工作;对须由我镇牵头办理的事项，县领导批示件或村(居)、部门的请示件，应及时处理，及时回复。文件传阅、办理完毕后，应由办公室及时收回，在登记簿上注明领导意见后统一归档。 3、根据文件的紧急程度、内容和办理时限，办公室要加强公文的催办和督办工作，实行重点公文重点催办，紧急公文紧急催办，一般公文跟踪催办。 4、镇领导及各部门人员外出开会带回的文件，应在返回后第一时间交办公室进行处理，任何人不得将文件带回家，更不得私存公文。 5、年度终了，办公室应当将文件进行彻底清理，对未 办结的及时催办，并对全部公文按照档案管理规定分类立卷，归档成册，各部门也要将部门保存的文件资料立卷归档，交档案管理人员存档备查。 二、 发文办理 发文办理包括:承办、拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、缮印、装订、分发、邮寄、归档、销毁等环节。 1、各业务部门因工作需要拟制文件，到党政办上贴文件处理笺，由办公室统一编号，一般性的文件由部门拟稿送分管领导审签，重要文件先由分管领导签署意见，再由主要领导签批。签批完毕后方可打印、校对和装订，再交办公室用印、分发、邮寄，严禁擅自行文。 2、凡属对上行文报告工作或请示批准，文件字号一律 用龙委呈〔〕或龙府呈〔〕。凡属对下安排工作，文件字号一律用龙党发〔〕、龙委通〔〕或龙府发〔〕、龙府通〔〕、龙党政办发〔〕、龙党政办通〔〕。凡属不相隶属机关和部门之间的工作商洽、询问或答复问题，文件字号一律用龙委函〔〕号、龙府函〔〕。答复请示事项，文件字号用龙委复〔〕、龙府复〔〕号。整理印发会议纪要，文件字号用龙委议〔〕、龙府议〔〕号。 3、凡以龙坪镇党委或龙坪镇人民政府的名义制发的公 文，由办公室对公文体式、文字表达、标点符号等进行把关。业务部门对公文内容(经济指标、解决办法、相应措施及其合法性、可行性等)负责。 4、年度终了，各部门应将年度内产生的各种文件资料进行认真清理分类，及时立卷归档，交档案管理人员验收后统一管理。