美国总统备忘录——政府文件管理

美国总统备忘录——政府文件管理 美国总统备忘录——政府文件管理 壤外学求交流 译者注:本备忘录是美国总统奥巴马于2011年11月28日签署并发布的.其发布具有重要的历史意义, 标志着近些年来美国政府首次正式且大范围开展联邦政府文件管理改革活动.该备忘录明确规定了一系列 具体的行动措施,包括机构提交文件管理现状,制定《文件管理指令》等,并要求美国国家档案与文件 署,管理与预算办公室,司法部通力合作,监督并执行备忘录中提出的各项工作. 通过该备忘录的发布,美国政府将文件管理工作与开放政府的目标紧密地联系在一起,并将其视为后 者的支柱,它期待通过文件管理工作的提高与完善能够节省开支,提高效率,实现知识共享,并为子孙后代 留下宝贵的信息遗产. 美国总统备忘录——政府文件管理 致行政部门和机构领导的备忘录 主题:政府文件管理 [美]巴拉克?奥巴马张宁译 (1.中国人民大学信息资源管理学院北京100872) PresidentialMemorandum._____________--._——ManagingGovernmentRecords MEMORANDUMF0RTHEHEADS0FEXECUTIVEDEPARTMENTSANDAGENCI ES SUBJECT::ManagingGovernmentRecords BARACKOBAMATranslatedbyZhangNing (1.SchoolofInformationResourceManagementofRenminUniversityofChina,Beijing100 872) 第一部分:目标 本备忘录标志着行政部门开始采取更广泛的 努力,来对文件管理政策及实践进行改革.加强文 件管理,可以更好地机构的活动及其决策,从 而提升机构的工作效能,透明度及问责性.移交到 美国国家档案与文件署的文件能够像镜子一样使 我们的后人理解和借鉴我们的行为及决策现代化 的文件管理还能帮助行政部门和机构最大程度地 降低管理成本,提高工作效率.因此,提升文件管理 是基于2011年11月9日颁布的行政命令13589 号(提高支出的效率)提出的要求,该行政命令旨在 指导机构降低其支出并关注其关键业务功能. 如果文件可以被很好地管理,那么机构就可以 使用它们来评估项目影响,减少多余工作,节省费 用,并在机构内部及各机构之间实现知识共享.可 以说,有效的文件管理是实现开放政府的支柱. 几十年的技术发展使得机构的活动方式发生 了很大改变,同时还给机构的文件管理工作带来了 机遇和挑战.对电子通讯和信息系统越来越强的依 赖性极大地增加了机构必须管理的信息的数量和 种类. 如果能够合理地加以规划,技术能够使得文件 的管理,利用和共享更轻松.但是,如果文件管理政 策和实践指南并没有作出适应数字时代的更新的 话,信息量的膨胀将会使机构的系统瘫痪,导致机 构付出更高的代价,甚至丢失文件. 我们必须抓住机遇,制定一个二十一世纪的政 府文件管理框架来迎接这些挑战.这个框架将会为 透明政府提供基础,同时利用信息来提升机构效能 和减少不必要的花费和负担. 一 83— 《档案学研究》2011年第6期 第二部分:文件管理改革的机构责任 (a)每个机构的领导应该: (i)确保将法律,规章和本备忘录规定的文 件管理要求的成功实施作为高层机构管理的优 先目标; (ii)确保为有效实施这些要求配置合适的资 源:和 (iii)自本备忘录发布之日起30天内,以书面 的方式告知美国国家档案馆馆长,并指派一位机构 高级官员会同机构文件管理人员,首席信息官和总 法律顾问按照本节(b)部分的要求进行监督审查. (b)自本备忘录发布之日起120天内,各机构 的负责人应当向国家档案馆馆长以及管理与预算 办公室主管提交一份报告: (i)阐明机构当前关于改进或维持其文件管理 项目的计划,尤其是电子文件的管理,包括电子邮 件,社会媒介,部署基于云服务或存储的解决以 及应对其他文件管理挑战; (ii)查找现行相关法令,规章制度或国家档 案与文件署的官方指导可能给机构采取完善,成 本收益高的文件管理政策和实践造成障碍的规 定或疏漏; (iii)列出可以帮助机构改进其文件管理工作 的政策或项目,前提是它们被纳入了本备忘录第 部分所要求的文件管理指令之中或者已经被国家 梢案与文件署所采纳或执行. 如果各机构已依据其他相关报告制度向国家 档案与文件署提供了类似信息,本部分所要求提交 的报告将作为其补充,避免重复. 第三部分:文件管理指令 (a)本备忘录在第二部分(b)中要求在120天 之内提交报告,因此,在这个报告要求的截止13期 后的120天内,管理与预算办公室主管,国家档案 馆馆长协同司法部副部长应共同制发一个文件管 理指令,用以指导机构领导采取特定步骤来改革和 完善机构内的文件管理政策和管理活动.该指令应 当包含如下内容: (i1建立一个政府文件管理框架,该框架应该更 高效,更符合成本效益原则; fii1推进文件管理政策的制定和实践活动的开 一 84一 展,提升各机构履行其法定职责的能力; (iii)通过对行政机关活动的记录保证其问责职 能的履行; (iv1增强政府的开放性,适当的增加公众利用 政府文件的机会; (v1帮助机构按照法律要求保存与诉讼相关的 信息; (vi)在可行的情况下,将纸质文件管理向电子 文件管理的转变. (b)在制定文件管理指令过程中,国家档案馆 馆长,管理与预算办公室主管和司法部副部长应共 同对相关的法规,规章和国家档案与文件署的官方 指南加以审查,发掘有利于促进完善政府文件管理 实践改革的机会.国家档案馆馆长应与管理与预 算办公室的主管,司法部副部长合作,在文件管理 指令发行之前向总统呈交审查结果,为联邦文件管 理的法律,规章和政策的更新奠定基础. (c)在制定指令的过程中,管理与预算办公室 主管,国家档案馆馆长和司法部副部长应当咨询并 参考其他相关机构,跨部门的团体以及公共利益相 关方的意见. 第四部分:通用条款 (a)本备忘录的实施要与现行法律的要求以及 经费拨款的使用保持一致; (b)本备忘录的内容不应被解释为要削弱或影 响; (i)法律赋予一个部门或机构及其领导的权力; 或 (ii)管理与预算办公室主管在制定预算,管理 或是立法等方面的职能; (e)本备忘录无意,而且也没有创建任何权利, 利益,实质性或程序性的法律与美国,其政府部门, 机构或实体,以及其职员,雇员或代理人,或任何其 他人对立. 第五部分:公布 特此授权国家档案馆馆长在《联邦公报》上公 布本备忘录. (备忘录原文链接:; press-office/2011/11/28/presidential——memorandum—— managing—government—records)