应用文写作格式

应用文写作格式 1.通知 通知的功能: 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这里主要介 绍的是指示性通知和告知性通知两种。 通知的写法: (1)标题: 发文机关+事由+文种，如:《××省关于进一步做好 城市蔬菜产销工作的通知》; 事由+文种，如:《关于召开省属高校档案工作会议的 通知》。 (2)正文: 正文一般由三部分组成。 第一部分是对通知事项的总体概括，按照具体通知的需要应交代清楚通知事项的背景、原因、以及它所依据的政策和文件等，即写明为何要制发该通知。然后以“现将有关事项通知如下”的过渡语引出 第二部分; 第二部分是写明通知事项，包括具体的要求和安排。 这部分的写作可采用条款形式 ，做到条理清晰。如需提出要求，要求的内容应根据 制发的单位达到相应的高度。 第三部分是对通知接受单位的要求和希望。这部分 通常采用“特此通知，望„„认真执行”的形式，也可直接以“特此通知”作结语。 (3)如有文件、图类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。 (4)落款:在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经标明制发机关名称的，此处可以省去。 (5)日期:即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日 2.请示 请示的功能: 是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。行文目的主要是对有关事项、问题等，请求上级机关给予明确及时的指示和批准，以便于办理、解决、开展工作。 请示的写法: (1)标题:发文机关+事由+文种，如《**部关于申请 文种，如《关于清理整顿社会集资金的请示》;事由+ 团的请示》 (2)正文:第一部分，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，请示的问题和事项能否得到上级的批准，很大程度上取决于请示的理由是否充分、是否具有说服力。因此，该部分的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。第二部分，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这部分的写作必须具体、清楚、一目了然。最后，以“以上请示当否，请批示”，“妥否，请批复”为结语。一般来说，求阅性的请示用“请批示”，求准性的请示则用“请批复”或“请批准”。根据需要，以上第一和第二部分的顺序也可调换，即先写清请示的事项，再表明请示的原因和依据。 (3)如有文件、图表类附件，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写明文件的名称。 (4)落款:在正文之后的右下角写明请示单位的机关名称，如果在标题中已经标明机关名称的，此处可以省去。 (5)日期:即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日。 (6)请示不同于其他文种的格式在于，在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。 3. 报告的功能: 适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。报告的种类主要包括综合性工作报告、情况报告、答复报告等。工作报告主要用于汇报工作的进展;情况报告用于介绍经验、提出问题;答复报告用于答复上级询问或呈送(报)一些物件。 报告的写法: (1)综合性工作报告:其结构主要包括工作情况概述、主要成绩、经验或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。 这类报告的写法一是单项分类写作。将所要汇报的各方面的情况逐项写清，每项单独成一段，可根据需要加上序号或小标题。二是综合分类写作。即将全部内容综合后再写出情况概述、成绩经验、体会教训、意见措施。 综合性报告的写作，要做到详略得当，成绩经验、体会教训要写透写深，其余从略;要做到点面结合、主次分明，既要写出总体情况，又要正对重点做详细的说明，给人留下总体印象的同时又能抓住重点。 2)情况报告:这类报告的正文结构为情况、问( 题、打算三方面。首先写事情的经过、原因、结果、性质等;其次写暴露出的问题、管理上的缺陷、工作中的疏漏等;最后写具体的处理意见和简要的建议。 (3)答复报告:这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，不能答非所问。一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，结束语一般用“专此报告”。 4.讲话 一、讲话稿的涵义与特点 讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿;狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、性质讲话的文稿。是应用写作研究的重要文体之一 讲话稿有如下特点: (一)内容的针对性 讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。 (二)篇幅的规定性 讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。 (三)语言的得体性 为了便于讲话者表达，易于听众理解和接受，讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握 现场气氛和场合。 (四)起草的集智性 为了提高行政效率，领导讲话稿经常由秘书代笔，然后经领导审核是否采用。有的部门还专设起草小组，领导一般要将写作的目的、背景、写作要求等对起草小组交代清楚，然后由起草小组分工协作，集体撰稿，并在起草的过程中反复讨论、修改、几易其稿，才提交领导使用。 二、讲话稿的种类 按照会议内容的不同可把讲话稿分为工作会议类讲话稿，庆祝、纪念会议类讲话稿，表彰会议类讲话稿，本节主要讨论以下两种比较常见的领导讲话稿。 (一)工作会议类讲话稿 此类讲话稿是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况包括成绩、经验、缺点等进行归纳总结。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。这类会议讲话稿要求态度鲜明，目的明确，内容单一，层次分明，逻辑严密，语气坚定，针对性强，号召力大，简洁明快。 (二)庆祝、纪念会议类讲话稿 此类讲话稿是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。这类讲话稿既 肯定和颂扬历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩，还要立足当前、面向未来。揭示其现实意义，对继承光荣传统，弘扬革命精神提出具体要求。 三、讲话稿的组成部分 讲话稿一般由标题和正文两部分组成 ,.标题。讲话稿的标题分为两种:一种一般是由讲话人的姓名、职务、事由和文种构成，如《 ×××省长在全省教育工作会议上的讲话》;另一种是由一个主标题和副标题组成。主标题一般用来概括讲话的主旨或主要内容，副标题则与第一种的构成形式相同。如，《进一步学习和发扬鲁迅精神—在鲁迅诞生110周年纪念大会上的讲话》。 2.正文。讲话稿的正文包括开头、主体和结尾三部分。 (1)开头部分。首先根据与会人员的情况和会议性质来确定适当的称谓，如“同志们”、“各位专家学者” 要求庄重、严肃、得体;然后用极简洁的文字把要讲等， 的内容概述一下，说明讲话的缘由或者所要讲的内容重点;接着转入正文讲话。 (2)主体部分。根据会议的内容和发表讲话的目的，可以重点阐述如何领会文件、指示、会议精神;可以通过分析形势和明确任务，提出搞好工作的几点意见;可以结 合本单位情况，提出贯彻上级指示的意见;可以对前面其他领导人的讲话做补充讲话;也可以围绕会议的中心议题，结合自己的分管的工作谈几点看法等等。 (3)结尾部分。结尾用以总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等等。 四、讲话稿与 讲话稿和发言稿在不作为公务文书时，两者可以通用，一旦作为公务文书，应严格区别使用。讲话一般体现主办方或上级领导的意见，从整体出发，具有一定的原则性、政策性、权威性;发言一般体现参与方平级或下级领导的意见，从自身的实际出发，畅所欲言，具有一定的务实性、灵活性。如“在某个会议上的讲话”和“在某个会议上的发言”可能内容写法相同，但在实际使用时要注意标题的命名 是选择“讲话”还是“发 言”。 5.感谢信 〔概念解说〕 感谢信是为表示感谢而写的一种专用书信。受信者和写信者均可是个人或单位。感谢 信可以直接寄送给对方单位或个人，也可公开张贴或送报社、电台。 〔格式内容〕 标题: 空一行正中写“感谢信”三字; 顶格写被感谢的单位名称或个人姓名、称呼，后加冒号; 正文:写感谢的内容，叙述先进事迹，赞扬好的品德作风以及产生的效果; 结尾:写表 示感谢、敬意的话; 署名:写单位名称或个人姓名、日期。感谢信要求把被感谢对象的人 物、事件准确精当地叙述出来，评价要恰当，文字要精炼，感情要真诚、朴素。 6.信 称呼:顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。 问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。 正文:这是信的主体，可以分为若干段来书写。 祝颂语:以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。 称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。 署名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。 7(回信 (1)书信――一般书信和申请书、倡议书、感谢信等专用信、一般书信 标题:一般情况下，书信无标题(发表的书信可根据书信的内容或主旨写上标题。) 称呼:第一行顶格写收信人的称呼，称呼后加冒号。 正文:第二行空两格写正文。转行，顶格写。如果内 容较多，可以分段。 结尾:结尾要写祝愿或表示敬意的话，“祝”“此致”等词语可以接正文写，也可以另起一行空两格写。“进步”“敬礼”等词语要另起一行顶格写。 署名和日期:在信文的右下方，分两行写。前一行署名，后一行写日期。署名的前面，可根据需要写明收信人的身份、辈份或单位。 在信的基础上根据来信内容写回信 填写标准信封 在信封左上角六个小方格内填写收信人所在地区的邮政编码。 信地区邮政编码的下方，写收信人的详细地址或在收 所在单位的详细名称。 在收信人地址或单位名称的下方，居中位置写收信人的姓名。 在收信人姓名的右下方，写寄信人的详细地址和姓名。 在信封右下角的小方格内写寄信人的地区的邮政编码。 8.请假条 〔概念解说〕 请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动的文 书。 〔格式内容〕 1.标题。 2.称渭。 3.请假原因。 4.请假起止时间。 请假人签名。 7.请假时间。 5.祝颂语。 6. 9.留言条 留言条是指找人没有找到，又没有时间等候，只能留给对方一个简短而明了的条据。 格式:留言条的格式也分三部分:称呼、正文、署名和日期。 称呼要顶格写，条子留给谁就称呼谁。 在称呼下一行空二格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚。 在正文下面写清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清 年、月、日。 10.启示 第一行正中简写“启示”二字，另起一行顶格写称呼，另起一行开头空两格写问候语，再另起一行开头空两格写正文。最后写署名和日期。 11.借条 借条的主要内容包括:债权人姓名、借款金额(本外币)、利息计算、还款时间、违约(延迟偿还)罚金、纠纷处理方式，以及债务人姓名、借款日期等要件。 格式，一般来说只要具备贷款人姓名(最好有身份证号码)、借款人姓名(最好有身份证号码)、借款金额(币种)、利息计算方法、还款日期、还款延迟的罚金、以及发生纠纷时的解决方式等就行了。 12.写日记 写日记有一定的格式。一般在第一行中间写明几月几日、星期几以及天气情况。从第二行开始，空两格写要记的内容。 13.写板报稿 板报稿是准备刊登在学校或班级里板报上的稿子，不能写得太长。由两部分组成:一是标题，二是正文。标题要醒目，要能概括出这篇报道的主要内容。正文一般由三部分组成:1、开头一句概括全文内容，交代时间、地点、人物和事件。2、事情的经过。3、事情的意义。 14.读书笔记 读书笔记是人们在平时的学习和生活中，把自己读书的和精彩内容整理记录下来的文字材料。 做读书笔记可采用笔记本、活页本、卡片、剪报等形式，目的在于能够把自己在阅读过程中的所感、所想，或者一些优美精彩的句子、语段摘录下来，便于自己的学习和知识积累。 做读书笔记是一个好习惯，所谓好记心不如烂笔头，常做读书笔记，可以帮助记忆，弥补脑力不足，有效提高读书效率。还能锻炼思考能力，开阔视野，培养创新精神 15.建议书 建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。有的建议书也称“意见书”。 建议书的写作格式一般由标题、称呼、正文、结尾、署名及日期几部分构成。其中: 标题:一般在第一行中间写上“建议书”字样。有的建议书还写上所建议的内容，如“关于中小学生素质教育的建议书”。 称呼:建议书称呼要求注明受文单位的名称称呼或个人的姓名，要在标题下隔两行顶格写，后加冒号。 正文:一般包括建议的由来、建议的内容以及希望采纳的具体想法。建议内容要具体合理，语气要谨慎，不能说空头大话。 结尾:结尾一般是表示敬意或祝愿的话。同一般书信相同。 落款:落款要写上提建议的单位或个人的称呼姓名，并写上写作日期。 16.介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。 介绍信一般应包括标题、称呼、被介绍者情况、署名日期等内容。 标题:介绍信的标题一般是在信纸的第一行写上“介绍信”三个字，有些也可省略。 称呼:第二行顶格写联系单位或个人的单位名称(全称)或姓名，称呼后要加上冒号。 正文:另起一行，空两格写介绍信的内容。要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务、接洽的事由等。 结尾:介绍信的结尾要写上“此致敬礼”等表示祝愿和敬意的话。 署名及日期。签名，盖章，写上日期。 17.倡议书 倡议书是由个人或集体首先提议某种作法、介导某项活动的开展，希望能够得到广泛的响应、有更多的人来参加的一种号召形式。 倡议书的书写格式和一般书信相同。标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。 标题:倡议书标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。 称呼:倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。如“广大的青少年朋友们:”、“广大的妇女同胞们:”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出。 正文:正文部分要注意两点:首先，写明在什么情况下，为了什么目的，发出什么倡议，倡议有哪些意义、作用;其次，倡议的具体内容和要求做到的具体事项。 结尾:结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。 落款:在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，写上发倡议的日期。 写倡议书，所提的倡议必须是对国家、对人民有利的好事，这样才会有广泛的群众基础。倡议的内容简便易行，这样才能吸引更多的人响应。 18.调查报告 调查报告，就是根据调查研究成果而写出来的反映客观事物的书面报告。它是以弄清某种现象、总结工作经验教训、探讨事物发展规律为目的的一种常用新闻体裁。 调查报告一般包括开头、主体、结尾三个部分。