办公系统OA管理制度

办公系统OA管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强公司泛微OA办公系统,以下简称OA系统,管理～保证其高效、安全运行～充分发挥OA系统的作用～根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》的～结合公司办公自动化工作实际～特制定本制度。 第二条 OA系统主要运用于公司内部的信息发布、文件处理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置等功能～实现无纸化传输、信息共享和交流～规范管理～提高办公效率和降低管理成本。使用仅限公司内部人员。 第三条 本制度适用于公司各部门。 第二章 管理机构 第四条 公司办公室负责办公OA系统的规划、推广和检查考核、升级维护工作。主要职责: 1、制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度～并按照工作规范和制度进行检查落实, 2、征询各使用部门的意见和建议～协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题, 3、培训各使用部门系统使用人员, 4、负责系统使用账户的管理、维护与升级。 5、做好其他相关工作。 第三章 使用与管理 第五条 根据工作需要～公司管理岗位、关键岗位、骨干员工均配备OA账号。使用人员的账号由网络管理员统一注册～初始密码为******～使用人员获得账号和密码后要及时 1 对密码进行修改～避免他人使用～若密码丢失～应向办公室申请找回密码。 第六条 新增使用人员或者现使用人员调岗、离职～部门OA管理员必须及时告知网络管理员～由网络管理员负责办理使用人员名称变更或者是注销手续。 第七条 个人信息的完善 在OA系统的个性设置里面～必须对自己的个人信息进行添加～如联系方式、e-mail、生日日期等～以便同事之间联系时查找方便。 第八条 使用人员如因出差或休假时间较长而无法处理待办事项的～应指定授权的代办人进行相关操作。 第九条 因工作需要需增加OA使用账号的部门或个人应走“OA账号使用申请”流程～由各部门OA管理员提出申请说明申请账户的理由～报车间负责人/部门领导、分管领导审批后～由办公室根据实际情况进行增加或调配。 车间、各部门OA车间主任 部门负责人 分管领导 办公室主任 网络管理员 管理员提出申请 审核 审核 审批 核实 办理 第十条 现有OA流程在使用过程中若出现需修改、完善之处～应提前走“流程编制修改”流程～由各部门OA管理员提出申请说明新增或修改流程的名称、涉及到的节点及表单～报车间负责人/部门领导、分管领导审批后～由办公室根据实际情况进行修改或新增。 车间、各部门OA车间主任 部门负责人 分管领导 网络管理员 管理员提出申请 审核 审核 审批 办理 第五章 安全保障 2 第四章 安全保障 第十一条 1、OA系统的推广应用由办公室进行检查考核,对长期不使用OA系统、其处罚见第五章。 2、任何使用人员不允许侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。 3、违反保密规定,造成失密泄密的,按《保密法》有关规定进行处理。 第十二条 联入系统的计算机,应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测,以防病毒入侵。 第十三条 网络管理员应定期检查、维护计算机网络,发现问题应及时排除,无法排除的,应立即与泛微公司联系,确保系统正常运行。 第十四条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动,不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息,一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。 第十五条 使用人员应严格执行有关操作。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的成员个人,予以处罚。 第五章 管理办法 第十六条 OA登陆时限要求, 1、配备OA账号同时配有专用电脑的员工上班期间必须时时在线, 2、配备OA账号但使用的是共有电脑的员工要求每天登陆OA二次,及时处理和查阅公司的即时信息, 3、配备OA账号但无电脑的员工要求每天登陆一次,及时处理和查阅公司的即时信息。 第十七条 OA流程处理时限要求 为提高流程处理的时效,上班期间流程各节点的办理人员处理各流程节点的时限为二个小时,如工作紧急,处理该流程的相关人员可以通过内部短信或者手机短信的形式提醒尚未处理流程的人员。 3 第十八条 文档管理时限要求 各部门定期要求上传的文档必须按时间要求上传,每月各部门OA管理员必须对本部门文件夹内的电子文档进行整理、分类管理,便于今后方便查找,同时及时删除一些无保存价值的文档,节约OA服务器的使用空间。 第十九条 处罚措施 1、办公室每周不定期对OA使用人员登陆情况进行抽查,并形成《检查》,对检查情况予以通报并进行口头警告, 2、使用人员通报次数累计达三次以上,含三次,,将处100元罚款,通报次数达五次者,取消其OA账号,今后对其工作上所造成的影响自行承担。如需使用请再次申请。 3、 对于个人文档,不允许上传与工作无关的文件,如歌曲、短片、MTV等,违者将罚款50元。 第六章 附 则 第二十条 本办法由办公室负责解释。 第二十一条 本办法自发布之日起实施并生效。 4 5