办公室文员、助理必备知识

办公室文员、助理必备知识 办公室文员、助理都可以学学........................................不要再留言了，谢谢各位。来源: 杨琳的日志 EXCEL绝招: 一、 输入三个“=”，回车，得到一条双直线; 二、 输入三个“~”，回车，得到一条波浪线; 三、 输入三个“*”或 “-”或 “#”，回车，惊喜多多; 在单元格内输入=now() 显示日期 在单元格内输入=CHOOSE(WEEKDAY(I3,2),"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日") 显示星期几 Excel常用函数大全 1、ABS函数 函数名称:ABS 主要功能:求出相应数字的绝对值。 使用:ABS(number) 参数说明:number代需要求绝对值的数值或引用的单元格。 应用举例:如果在B2单元格中输入公式:=ABS(A2)，则在A2单元格中无论输入正数(如100)还是负数(如-100)，B2中均显示出正数(如100)。 特别提醒:如果number参数不是数值，而是一些字符(如A等)，则B2中返回错误值“#VALUE～”。 2、AND函数 函数名称:AND 主要功能:返回逻辑值:如果所有参数值均为逻辑“真(TRUE)”，则返回逻辑“真(TRUE)”，反之返回逻辑“假(FALSE)”。 使用格式:AND(logical1,logical2, ...) 参数说明:Logical1,Logical2,Logical3……:表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。 应用举例:在C5单元格输入公式:=AND(A5>=60,B5>=60)，确认。如果C5中返回TRUE，说明A5和B5中的数值均大于等于60，如果返回FALSE，说明A5和B5中的数值至少有一个小于60。 特别提醒:如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。 3、AVERAGE函数 函数名称:AVERAGE 主要功能:求出所有参数的算术平均值。 使用格式:AVERAGE(number1,number2,……) 参数说明:number1,number2,……:需要求平均值的数值或引用单元格(区域)，参数不超过30个。 应用举例:在B8单元格中输入公式:=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，确认后，即可求出B7至D7区域、F7至H7区域中的数值和7、8的平均值。 特别提醒:如果引用区域中包含“0”值单元格，则计算在内;如果引用区域中包含空白或字符单元格，则不计算在内。 4、COLUMN 函数 函数名称:COLUMN 主要功能:显示所引用单元格的列标号值。 使用格式:COLUMN(reference) 参数说明:reference为引用的单元格。 应用举例:在C11单元格中输入公式:=COLUMN(B11)，确认后显示为2(即B列)。 特别提醒:如果在B11单元格中输入公式:=COLUMN()，也显示出2;与之相对应的还有一个返回行标号值的函数——ROW(reference)。 5、CONCATENATE函数 函数名称:CONCATENATE 主要功能:将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。 使用格式:CONCATENATE(Text1，Text……) 参数说明:Text1、Text2……为需要连接的字符文本或引用的单元格。 应用举例:在C14单元格中输入公式:=CONCATENATE(A14,"@",B14,".com")，确认后，即可将A14单元格中字符、@、B14单元格中的字符和.com连接成一个整体，显示在C14单元格中。 特别提醒:如果参数不是引用的单元格，且为文本格式的，请给参数加上英文状态下的双引号，如果将上述公式改为:=A14&"@"&B14&".com"，也能达到相同的目的。 6、COUNTIF函数 函数名称:COUNTIF 主要功能:统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 使用格式:COUNTIF(Range,Criteria) 参数说明:Range代表要统计的单元格区域;Criteria表示指定的条件表达式。 应用举例:在C17单元格中输入公式:=COUNTIF(B1:B13,">=80")，确认后，即可统计出B1至B13单元格区域中，数值大于等于80的单元格数目。 特别提醒:允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。 7、DATE函数 函数名称:DATE 主要功能:给出指定数值的日期。 使用格式:DATE(year,month,day) 参数说明:year为指定的年份数值(小于9999);month为指定的月份数值(可以大于12);day为指定的天数。 应用举例:在C20单元格中输入公式:=DATE(2003,13,35)，确认后，显示出2004-2-4。 特别提醒:由于上述公式中，月份为13，多了一个月，顺延至2004年1月;天数为35，比2004年1月的实际天数又多了4天，故又顺延至2004年2月4日。 8、函数名称:DATEDIF 主要功能:计算返回两个日期参数的差值。 使用格式:=DATEDIF(date1,date2,"y")、=DATEDIF(date1,date2,"m")、=DATEDIF(date1,date2,"d") 参数说明:date1代表前面一个日期，date2代表后面一个日期;y(m、d)要求返回两个日期相差的年(月、天)数。 应用举例:在C23单元格中输入公式:=DATEDIF(A23,TODAY(),"y")，确认后返回系统当前日期[用TODAY()表示)与A23单元格中日期的差值，并返回相差的年数。 特别提醒:这是Excel中的一个隐藏函数，在函数向导中是找不到的，可以直接输入使用，对于计算年龄、工龄等非常有效。 9、DAY函数 函数名称:DAY 主要功能:求出指定日期或引用单元格中的日期的天数。 使用格式:DAY(serial_number) 参数说明:serial_number代表指定的日期或引用的单元格。 应用举例:输入公式:=DAY("2003-12-18")，确认后，显示出18。 特别提醒:如果是给定的日期，请包含在英文双引号中。 10、DCOUNT函数 函数名称:DCOUNT 主要功能:返回数据库或列表的列中满足指定条件并且包含数字的单元格数目。 使用格式:DCOUNT(database,field,criteria) 参数说明:Database表示需要统计的单元格区域;Field表示函数所使用的数据列(在第一行必须要有标志项);Criteria包含条件的单元格区域。 应用举例:如图1所示，在F4单元格中输入公式:=DCOUNT(A1:D11,"语文",F1:G2)，确认后即可求出“语文”列中，成绩大于等于70，而小于80的数值单元格数目(相当于分数段人数)。 特别提醒:如果将上述公式修改为:=DCOUNT(A1:D11,,F1:G2)，也可以达到相同目的。 11、FREQUENCY函数 函数名称:FREQUENCY 主要功能:以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。 使用格式:FREQUENCY(data_array,bins_array) 参数说明:Data_array表示用来计算频率的一组数据或单元格区域;Bins_array表示为前面数组进行分隔一列数值。 应用举例:如图2所示，同时选中B32至B36单元格区域，输入公式:=FREQUENCY(B2:B31,D2:D36)，输入完成后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认，即可求出B2至B31区域中，按D2至D36区域进行分隔的各段数值的出现频率数目(相当于统计各分数段人数)。 特别提醒:上述输入的是一个数组公式，输入完成后，需要通过按“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认，确认后公式两端出现一对大括号({})，此大括号不能直接输入。 12、IF函数 函数名称:IF 主要功能:根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的。 使用格式:=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 参数说明:Logical代表逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真(TRUE)”时的显示内容，如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假(FALSE)”时的显示内容，如果忽略返回“FALSE”。 应用举例:在C29单元格中输入公式:=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求")，确信以后，如果C26单元格中的数值大于或等于18，则C29单元格显示“符合要求”字样，反之显示“不符合要求”字样。 特别提醒:本文中类似“在C29单元格中输入公式”中指定的单元格，读者在使用时，并不需要受其约束，此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格，具体请大家参考所附的实例文件。 13、INDEX函数 函数名称:INDEX 主要功能:返回列表或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。 使用格式:INDEX(array,row_num,column_num) 参数说明:Array代表单元格区域或数组常量;Row_num表示指定的行序号(如果省略row_num，则必须有 column_num);Column_num表示指定的列序号(如果省略column_num，则必须有 row_num)。 应用举例:如图3所示，在F8单元格中输入公式:=INDEX(A1:D11,4,3)，确认后则显示出A1至D11单元格区域中，第4行和第3列交叉处的单元格(即C4)中的内容。 特别提醒:此处的行序号参数(row_num)和列序号参数(column_num)是相对于所引用的单元格区域而言的，不是Excel工作表中的行或列序号。 14、INT函数 函数名称:INT 主要功能:将数值向下取整为最接近的整数。 使用格式:INT(number) 参数说明:number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。 应用举例:输入公式:=INT(18.89)，确认后显示出18。 特别提醒:在取整时，不进行四舍五入;如果输入的公式为=INT(-18.89)，则返回结果为-19。 15、ISERROR函数 函数名称:ISERROR 主要功能:用于测试函数式返回的数值是否有错。如果有错，该函数返回TRUE，反之返回FALSE。 使用格式:ISERROR(value) 参数说明:Value表示需要测试的值或表达式。 应用举例:输入公式:=ISERROR(A35/B35)，确认以后，如果B35单元格为空或“0”，则A35/B35出现错误，此时前述函数返回TRUE结果，反之返回FALSE。 特别提醒:此函数通常与IF函数配套使用，如果将上述公式修改为:=IF(ISERROR(A35/B35),"",A35/B35)，如果B35为空或“0”，则相应的单元格显示为空，反之显示A35/B35 的结果。 16、LEFT函数 函数名称:LEFT 主要功能:从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定数目的字符。 使用格式:LEFT(text,num_chars) 参数说明:text代表要截字符的字符串;num_chars代表给定的截取数目。 应用举例:假定A38单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在C38单元格中输入公式:=LEFT(A38,3)，确认后即显示出“我喜欢”的字符。 特别提醒:此函数名的英文意思为“左”，即从左边截取，Excel很多函数都取其英文的意思。 17、LEN函数 函数名称:LEN 主要功能:统计文本字符串中字符数目。 使用格式:LEN(text) 参数说明:text表示要统计的文本字符串。 应用举例:假定A41单元格中保存了“我今年28岁”的字符串，我们在C40单元格中输入公式:=LEN(A40)，确认后即显示出统计结果“6”。 特别提醒:LEN要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为“1”;与之相对应的一个函数——LENB，在统计时半角字符计为“1”，全角字符计为“2”。 18、MATCH函数 函数名称:MATCH 主要功能:返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。 使用格式:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) 参数说明:Lookup_value代表需要在数据表中查找的数值; Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域; Match_type表示查找方式的值(-1、0或1)。 如果match_type为-1，查找大于或等于 lookup_value的最小数值，Lookup_array 必须按降序排列; 如果match_type为1，查找小于或等于 lookup_value 的最大数值，Lookup_array 必须按升序排列; 如果match_type为0，查找等于lookup_value 的第一个数值，Lookup_array 可以按任何顺序排列;如果省略match_type，则默认为1。 应用举例:如图4所示，在F2单元格中输入公式:=MATCH(E2,B1:B11,0)，确认后则返回查找的结果“9”。 特别提醒:Lookup_array只能为一列或一行。 19、MAX函数 函数名称:MAX 主要功能:求出一组数中的最大值。 使用格式:MAX(number1,number2……) 参数说明:number1,number2……代表需要求最大值的数值或引用单元格(区域)，参数不超过30个。 应用举例:输入公式:=MAX(E44:J44,7,8,9,10)，确认后即可显示出E44至J44单元和区 域和数值7，8，9，10中的最大值。 特别提醒:如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。 20、MID函数 函数名称:MID 主要功能:从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。 使用格式:MID(text,start_num,num_chars) 参数说明:text代表一个文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的数目。 应用举例:假定A47单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在C47单元格中输入公式:=MID(A47,4,3)，确认后即显示出“天极网”的字符。 特别提醒:公式中各参数间，要用英文状态下的逗号“,”隔开。 21、MIN函数 函数名称:MIN 主要功能:求出一组数中的最小值。 使用格式:MIN(number1,number2……) 参数说明:number1,number2……代表需要求最小值的数值或引用单元格(区域)，参数不超过30个。 应用举例:输入公式:=MIN(E44:J44,7,8,9,10)，确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7，8，9，10中的最小值。 特别提醒:如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。 22、MOD函数 函数名称:MOD 主要功能:求出两数相除的余数。 使用格式:MOD(number,divisor) 参数说明:number代表被除数;divisor代表除数。 应用举例:输入公式:=MOD(13,4)，确认后显示出结果“1”。 特别提醒:如果divisor参数为零，则显示错误值“#DIV/0!”;MOD函数可以借用函数INT来表示:上述公式可以修改为:=13-4*INT(13/4)。 23、MONTH函数 函数名称:MONTH 主要功能:求出指定日期或引用单元格中的日期的月份。 使用格式:MONTH(serial_number) 参数说明:serial_number代表指定的日期或引用的单元格。 应用举例:输入公式:=MONTH("2003-12-18")，确认后，显示出11。 特别提醒:如果是给定的日期，请包含在英文双引号中;如果将上述公式修改为:=YEAR(" 2003-12-18")，则返回年份对应的值“2003”。 24、NOW函数 函数名称:NOW 主要功能:给出当前系统日期和时间。 使用格式:NOW() 参数说明:该函数不需要参数。 应用举例:输入公式:=NOW()，确认后即刻显示出当前系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下F9功能键，即可让其随之改变。 特别提醒:显示出来的日期和时间格式，可以通过单元格格式进行重新设置。 25、OR函数 函数名称:OR 主要功能:返回逻辑值，仅当所有参数值均为逻辑“假(FALSE)”时返回函数结果逻辑“假(FALSE)”，否则都返回逻辑“真(TRUE)”。 使用格式:OR(logical1,logical2, ...) 参数说明:Logical1,Logical2,Logical3……:表示待测试的条件值或表达式，最多这30个。 应用举例:在C62单元格输入公式:=OR(A62>=60,B62>=60)，确认。如果C62中返回TRUE，说明A62和B62中的数值至少有一个大于或等于60，如果返回FALSE，说明A62和B62中的数值都小于60。 特别提醒:如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时，则函数返回错误值“#VALUE!”或“#NAME”。 26、RANK函数 函数名称:RANK 主要功能:返回某一数值在一列数值中的相对于其他数值的排位。 使用格式:RANK(Number,ref,order) 参数说明:Number代表需要排序的数值;ref代表排序数值所处的单元格区域;order代表排序方式参数(如果为“0”或者忽略，则按降序排名，即数值越大，排名结果数值越小;如果为非“0”值，则按升序排名，即数值越大，排名结果数值越大;)。 应用举例:如在C2单元格中输入公式:=RANK(B2,$B$2:$B$31,0)，确认后即可得出丁1同学的语文成绩在全班成绩中的排名结果。 特别提醒:在上述公式中，我们让Number参数采取了相对引用形式，而让ref参数采取了绝对引用形式(增加了一个“$”符号)，这样设置后，选中C2单元格，将鼠标移至该单元格右下角，成细十字线状时(通常称之为“填充柄”)，按住左键向下拖拉，即可将上述公式快速复制到C列下面的单元格中，完成其他同学语文成绩的排名统计。 27、RIGHT函数 函数名称:RIGHT 主要功能:从一个文本字符串的最后一个字符开始，截取指定数目的字符。 使用格式:RIGHT(text,num_chars) 参数说明:text代表要截字符的字符串;num_chars代表给定的截取数目。 应用举例:假定A65单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在C65单元格中输入公式:=RIGHT(A65,3)，确认后即显示出“天极网”的字符。 特别提醒:Num_chars参数必须大于或等于0，如果忽略，则默认其为1;如果num_chars参数大于文本长度，则函数返回整个文本。 28、SUBTOTAL函数 函数名称:SUBTOTAL 主要功能:返回列表或数据库中的分类汇总。 使用格式:SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...) 参数说明:Function_num为1到11(包含隐藏值)或101到111(忽略隐藏值)之间的数字，用来指定使用什么函数在列表中进行分类汇总计算(如图6);ref1, ref2,……代表要进行分类汇总区域或引用，不超过29个。 应用举例:如图7所示，在B64和C64单元格中分别输入公式:=SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63)，并且将61行隐藏起来，确认后，前者显示为62(包括隐藏的行)，后者显示为61，不包括隐藏的行。 特别提醒:如果采取自动筛选，无论function_num参数选用什么类型，SUBTOTAL函数忽略任何不包括在筛选结果中的行;SUBTOTAL函数适用于数据列或垂直区域，不适用于数据行或水平区域。 29、函数名称:SUM 主要功能:计算所有参数数值的和。 使用格式:SUM(Number1,Number2……) 参数说明:Number1、Number2……代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格(区域)、逻辑值等。 应用举例:如图7所示，在D64单元格中输入公式:=SUM(D2:D63)，确认后即可求出语文的总分。 特别提醒:如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略;如果将上述公式修改为:=SUM(LARGE(D2:D63,{1,2,3,4, 5}))，则可以求出前5名成绩的和。 30、SUMIF函数 函数名称:SUMIF 主要功能:计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。 使用格式:SUMIF(Range,Criteria,Sum_Range) 参数说明:Range代表条件判断的单元格区域;Criteria为指定条件表达式;Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。 应用举例:如图7所示，在D64单元格中输入公式:=SUMIF(C2:C63,"男",D2:D63)，确认后即可求出“男”生的语文成绩和。 特别提醒:如果把上述公式修改为:=SUMIF(C2:C63,"女",D2:D63)，即可求出“女”生的语文成绩和;其中“男”和“女”由于是文本型的，需要放在英文状态下的双引号("男"、"女")中。 31、TEXT函数 函数名称:TEXT 主要功能:根据指定的数值格式将相应的数字转换为文本形式。 使用格式:TEXT(value,format_text) 参数说明:value代表需要转换的数值或引用的单元格;format_text为指定文字形式的数字格式。 应用举例:如果B68单元格中保存有数值1280.45，我们在C68单元格中输入公式:=TEXT(B68, "$0.00")，确认后显示为“$1280.45”。 特别提醒:format_text参数可以根据“单元格格式”对话框“数字”标签中的类型进行确定。 32、TODAY函数 函数名称:TODAY 主要功能:给出系统日期。 使用格式:TODAY() 参数说明:该函数不需要参数。 应用举例:输入公式:=TODAY()，确认后即刻显示出系统日期和时间。如果系统日期和时间发生了改变，只要按一下F9功能键，即可让其随之改变。 特别提醒:显示出来的日期格式，可以通过单元格格式进行重新设置(参见附件)。 33、VALUE函数 函数名称:VALUE 主要功能:将一个代表数值的文本型字符串转换为数值型。 使用格式:VALUE(text) 参数说明:text代表需要转换文本型字符串数值。 应用举例:如果B74单元格中是通过LEFT等函数截取的文本型字符串，我们在C74单元格中输入公式:=VALUE(B74)，确认后，即可将其转换为数值型。 特别提醒:如果文本型数值不经过上述转换，在用函数处理这些数值时，常常返回错误。 34、VLOOKUP函数 函数名称:VLOOKUP 主要功能:在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。 使用格式:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明:Lookup_value代表需要查找的数值;Table_array代表需要在其中查找数据的单元格区域;Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号(当Col_index_num为2时,返回table_array第2列中的数值，为3时，返回第3列的值……);Range_lookup为一逻辑值，如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值;如果为FALSE，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A。 应用举例:参见图7，我们在D65单元格中输入公式:=VLOOKUP(B65,B2:D63,3,FALSE)，确认后，只要在B65单元格中输入一个学生的姓名(如丁48)，D65单元格中即刻显示出该学生的语言成绩。 特别提醒:Lookup_value参见必须在Table_array区域的首列中;如果忽略Range_lookup参数，则Table_array的首列必须进行排序;在此函数的向导中，有关Range_lookup参数的用法是错误的。 35、WEEKDAY函数 函数名称:WEEKDAY 主要功能:给出指定日期的对应的星期数。 使用格式:WEEKDAY(serial_number,return_type) 参数说明:serial_number代表指定的日期或引用含有日期的单元格;return_type代表星期的表示方式[当Sunday(星期日)为1、Saturday(星期六)为7时，该参数为1;当Monday(星期一)为1、Sunday(星期日)为7时，该参数为2(这种情况符合中国人的习惯);当Monday(星期一)为0、Sunday(星期日)为6时，该参数为3]。 应用举例:输入公式:=WEEKDAY(TODAY(),2)，确认后即给出系统日期的星期数。 特别提醒:如果是指定的日期，请放在英文状态下的双引号中，如=WEEKDAY("2003-12-18",2)。 一。单元格颜色效果全选表格，格式,条件格式，条件选择“公式”，公式如下，然后选“格式”按钮，“图案”，选择需要颜色。 1.隔行颜色效果(奇数行颜色): =MOD(ROW(),2)=1 2.隔行颜色效果(偶数行颜色): =MOD(ROW(),2)=0 3.如果希望设置格式为每3行应用一次底纹，可以使用公式: =MOD(ROW(),3)=1 4.如果希望设置奇偶列不同底纹，只要把公式中的ROW()改为COLUMN()即可，如: =MOD(COLUMN(),2) 5.如果希望设置国际象棋棋盘式底纹(白色，自定义色): =MOD(ROW()+COLUMN(),2) 说明:该条件格式的公式用于判断行号与列号之和除以2的余数是否为0。如果为0，说明行数与列数的奇偶性相同，则填充单元格为指定色，否则就不填充。在条件格式中，公式结果返回一个数字时，非0数字即为TRUE，0和错误值为FALSE。因此，上面的公式也可以写为: =MOD(ROW()+COLUMN(),2)<>0 6.如果希望设置国际象棋棋盘式底纹(自定义色，自定义色): 加入样式2: =MOD(ROW()+COLUMN(),2)=0 二。用颜色进行筛选 excel2007可以按单元格颜色、字体颜色或图标进行排序。 如果是excel2003，需要添加辅助列，用定义名称的方法得到对应的颜色号，然后对辅助列进行排序: 颜色单元格在A列，选中B1,插入->名称->定义，输入a，下面输入公式 =get.cell(24,$a1)， 此法可得到字体色的序列号。 B1输入 =a 将公式向下复制到相应行。 将全表按B列排序即可。若是想获得背景色序列号，将24改成63即可。 如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可 能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel来快速输入信息就成为各个Excel XP用 户非常关心的话题... 1、快速输入大量含小数点的数字 如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方 法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字 时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字 时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工 作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功 能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功 能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编 辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编 辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字 时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中 键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中 输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧, 2、快速录入文本文件中的内容 现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel XP的工作表，那该怎么办呢,重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样 做;将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系～您只要 在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需 要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次 用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会 话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导 对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的 格式了。 3、快速输入大量相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一 个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作 方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为:首先同时选中 需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左 键，逐个选中;其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选 中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表 就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以 用以下方法实现自动切换:首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法 菜单中选择一个合适的中文输入法;接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式” 标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮;然后再选中输入数字的单元格区 域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭 (英文模式);最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元 格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删 除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量 呢,您可以使用下面的操作方法来进行删除:首先打开要删除空行的工作表，在打开的 工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而 插入一新的列,，在,列中顺序填入整数;然后根据其他任何一列将表中的行排序，使 所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中,列的数据，以,列重新排序，然后删去 ,列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整 在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的 字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中 的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些 单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻 字号调整的工作量:首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽 度调整字号的单元格区域;其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/ “对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮 ;此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度， Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元 格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应 新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。 7、快速输入多个重复数据 在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无 疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重 复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮 上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下 步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格;接着再用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随 后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;设定好宏后，我们就可以对指定的单元 格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 8、快速处理多个工作表 有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表， 在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表， 如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打 开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样 的操作呢,您可采用以下方法:首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在 工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批 量处理;接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表 的操作;然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同 的页面模式;再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替 换、定位操作;通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元 格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作;接着在“工具”菜单中选择“选 项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的 视窗样式和单元格编辑属性;最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完 成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。 高效办公Excel排序方法"集中营" 排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算(类似成绩统计中的名 次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据 排序方法。 一、数值排序 1.RANK函数 RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK (number，ref， order)，其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字 单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略，则 以降序方式给出结果，反之按升序方式)。 例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是: 在F2单元格内输入公式“=RANK(E2，$E$2: $E$4)”，敲回车即可计算出铸造车间的 产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算 出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2， $E$2:$E$4，1)”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。 需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同，但会导致后续 数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名 分别是3、3和1(降序时)。 2.COUNTIF函数 COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF (range，criteria)。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达 式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。 仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF($E$2:$E$4， ">"&E2) +1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。 此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生 一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合 条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的 是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。 3.IF函数 Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函 数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具 体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序 排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。 假如数据是按产值由大到小(降序)排列的，而您又想赋予每个车间从1到n(n为 自然数)的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF (E3=E2， G3,G3+1)”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产 值排名。 二、文本排序 选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您 要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列 (或行)的首个单元格(如图1中的A1)，单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令， 再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再 根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框 (图2)。如果您的数据带有标题行(如图1中的“单位”之类)，则应选中“有标题 行”(反之不选)，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排 序方式(“升序”或“降序”)后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。 此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。 三、自定义排序 如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重 排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方 法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自 定义序列”选项卡(图3)。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右 边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序 列了，输入的每个序列之 间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表 中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序 列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中 备用(图3)。 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话 框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。 回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的 自定义排序。 需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等)，均可 按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。 谈谈Excel输入的技巧 在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式:常数和公式。常 数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它 特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下 在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。 一、输入文本 Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的 组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用 程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格 中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元 格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前 单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你 是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。 二、输入分数 几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分 子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输 入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在 单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”(零)以示区别，并且在“0”和分子之间 要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输 入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。 三、输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在()括号 内来标识，比如在单元格中输入“(88)”，按一下回车键，则会自动显示为 “-88”。 四、输入小数 在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万 位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你 需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时， 可以采用下面的方法:选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编 辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示 在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为 要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3 位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有 小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影 响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入 数据时自带小数点。 五、输入货币值 Excel几乎支持所有的货币值，如人民币(,)、英镑(,)等。欧元出台以后， Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输 入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民 币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。 六、输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入 的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-” 来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输 入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上 的Ctrl+;组合键。 七、输入时间 在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两 种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为: 2:30:38，而用12小时制输入时间格式为:2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一 个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。 了解Excel公式的错误值 经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息:# N/A～、#VALUE ～、#DIV/O～等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果， Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的 单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方 法。 1(#####～ 原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产 生了一个负值，就会产生#####～错误。 解决方法:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的 宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为 正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####～错误。如 果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。 2(#VALUE! 当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产 生错误值#VALUE!。 原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类 型。 解决方法:确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有 效的数值。例如:如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式 "=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略 文本):=SUM(A1:A2)。 原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。 解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。 原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。 解决方法:将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或 列。 3(#DIV/O! 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。 原因一:在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在 Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值)。 解决方法:修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 原因二:输入的公式中包含明显的除数零，例如:=5/0。 解决方法:将零改为非零值。 4(#NAME? 在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。 原因一:删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。 解决方法:确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令，如果所需 名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。 原因二:名称的拼写错误。 解决方法:修改拼写错误的名称。 原因三:在公式中使用标志。 解决方法:选择菜单中"工具"|"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算" 标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。 原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。 解决方法:Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中 的文本括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本"总计:"和单元格B50中的数值合 并在一起:="总计:"&B50 原因五:在区域的引用中缺少冒号。 解决方法:确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)。 5(#N/A 原因:当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。 解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公 式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 6(#REF! 当单元格引用无效时将产生错误值#REF～。 原因:删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元 格中。 解决方法:更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作 表中的单元格。 7(#NUM～ 当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM～。 原因一:在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。 解决方法:确认函数中使用的参数类型正确无误。 原因二:使用了迭代计算的工作表函数，例如:IRR或RATE，并且函数不能产生有效的 结果。 解决方法:为工作表函数使用不同的初始值。 原因三:由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。 解决方法:修改公式，使其结果在有效数字范围之间。 8(#NULL～ 当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL～。 原因:使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。 解决方法:如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号(，)。公式要对两 个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如:SUM(A1:A13，D12:D23)。 如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13 和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。 在Excel中快速查看所有工作表公式 只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用 来存放日期的序列值。 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`(位于TAB键上 方)。 EXCEL2000使用技巧十招 1、Excel文件的加密与隐藏 如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用 在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的 密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方 法为: A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者(另存为)”命令后，在弹出的“保存或 者(另存为)”的对话框中输入文件名; ,、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的 对话框中输入自己的密码; 这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文 件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。 ,、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确 认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如 果密码不正确，文件将不能打开。 2、对单元格进行读写保护 单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel 对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就 是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以 限制。 对单元格的写保护有两种方法: ,、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元 格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错 误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。 ,、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤: (1)选定需要锁定的单元格或单元格集合; (2)从格式菜单中选择“单元格”选项; (3)在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁 定”; (4)从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设 置。 对单元格的读保护有三种方法: ,、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景 颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内 容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。 ,、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护 目的。例如:使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩 形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到 的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。 ,、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能 直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。 3、快速填充相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一 个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操 作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为: ,、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同 时，点击鼠标左键，逐个选中; ,、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单 元格同时填入该数据。 4、使用Excel中的“宏”功能 宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命 令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录 的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义 方法如下:: ,、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格; ,、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单 项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令; ,、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进 行的各方面操作记录复制。 5、连续两次选定单元格 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元 格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不 便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键 后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选 定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便: 单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格 周围将出现实线框。 6、在工作表之间使用超级连接 首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入 超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件 或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏 中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠 标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打 开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。 7、快速清除单元格的内容 首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除 了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的 两种操作步骤: ,、选定想要清除的单元格或单元格范围; ,、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单; ,、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一 个。 8、快速修改单元格次序 在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一 个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具 体方法如下: ,、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键; ,、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操 作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变 成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。 、在Excel中利用公式来设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要 理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值，而不是简单 的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其 实就是一个除法算式)，分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果 就是这些量值的加权平均值。 10、用Excel绘制函数图像 函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而 用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下: ,、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这 时屏幕上会出现一个空白的电子表格; ,、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从 小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三 个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使 这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成 “，”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入; ,、接着在B列的B1格输入函数式y=f(x)的一般函数表达式，如y=1/x;也可在点 击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种;输 入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选 中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“，”时按住光标沿B列拖动到 适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自 变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算; ,、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y 散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;这 时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用 “图表向导”中的“折线图”格式绘制。