秘书学

秘书学1.秘书的定义:秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。2.秘书的类别:①从服务对象和经济来源分,分为公务秘书和私人秘书;②从从所属部门分,分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、经济秘书和文化秘书;③从具体工作分,分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书和生活秘书。3.秘书的层次:两方面内容:①秘书人员所在机关、单位,其级别有高有低,可分为中央、省市、基层三个层次,因而相应的有三个层次的秘书;②在同一机关、单位,秘书人员的职位也有高低之分,表现出不同的层次。4.秘书的职业道德:①热爱工作,甘于平凡②自尊自重,克己奉公③谦虚谨慎,平等待人④严守机密,提高警觉。5.秘书的能力:办事能力、交际能力、表达能力、操作能力、速记能力。6.人际交往的要求:幽默;⑴何谓幽默?①事物的一种性质—使人乐观,带来乐趣②能力(幽默感)—表达和领会幽默方面的能力③力量—增进了解,改善关系,对自己做出正确评价的力量④综合定义:幽默是一个人在思想、学问、智慧和灵感在语言表达方面集中运用的结晶,它是衡量一个人知识水平、个人素质、修养程度高低的综合指标。⑵幽默必须具备三个条件:①善意的—给人带来愉快②要有深意③惹人发笑。⑶幽默力量的具体表现:①可助你一臂之力②可以使人面向光明③增强个人成功的信念④有利于观点的表达⑤良好的润滑剂。⑷幽默感获得,不可缺少的3个条件:①丰富的知识(源泉)②对生活乐观的态度③综合能力是幽默的根基。7.处理好人际关系的秘诀:㈠赞美(恰如其分的):⑴好处:①获得对方认同的最好方式之一②使他人正确认识自己的价值,信心百倍③它是人最高层次的需要(精神上)。⑵注意:真诚;语言得体,勿乱用;赞美与吹喇叭有本质区别。㈡倾听(倾听艺术):⑴好处:①人际交往重要的桥梁②加深人际交流③个人成长和成就的练习⑵含义:①积极聆听②认真听取别人的意见(无论好话或坏话)③“消极(即随机)”地倾听(效果是积极的)⑶倾听是信息的源泉,可以获得大量的第一手资料;倾听有助于消除偏见,改善思维方法;倾听有助于创造一个良好的空间环境。㈢微笑:⑴功能(好处):①人际交往的重要手段②微笑保持最长时间③非语言的信息交流④微笑是最美的⑤社会功能和经济功能。⑵操作:①从自发到自觉,从而科学练就②改变性格,养成微笑的习惯③事业练就微笑,心境练就微笑,技术练就微笑8.与名人交往的艺术:⑴理由:①人有两种生命存在形式—肉体形式(第一生命)和他人对自己的评价(名誉-第二生命),有时第二生命比第一生命更重要②通过名人影响,迅速成长。⑵如何与名人交往?①与学者交往最好的理由是学术成果②学师从教,不要过早与名人争名③礼貌地指出名人的失误④必要时向名人挑战⑤注意向冷庙烧香⑥接纳潦倒英雄⑦顶住名人的讥讽。9.如何处理与几类人的关系?⑴与领导的关系:①对领导应有深切的了解②要善于处理各种情况⑵与同事的关系:①了解同事②与同事打成一片③做好领导与同事之间的意见沟通工作。10.人际交往中的障碍(羞怯、自卑、嫉妒):㈠羞怯:⑴他是正常人的心理特征、心理现象,非心理疾病。⑵原因:①对自己潜力不信任②自尊屡屡受挫。⑶如何克服?①鼓起勇气②科学解剖原因③自主意识④刻苦科学训练。㈡自卑、嫉妒→走出自卑心理的误区:⑴自我意识:自我认识和自我评价。⑵何谓自卑感?即对自己评价太低,形成不良的自我意识,是正常的心理现象。⑶自卑心理的一般特征:①人际敏感②对己对人多不能正确评价③心理重心外化④自尊心强,心里容易受伤害⑤心胸狭窄,好嫉妒⑥自卑感辐射⑦长期处于紧张状态。⑷自卑与嫉妒关系密切:①差异不大—平分秋色②差异较大—易生嫉妒③差异过大—嫉妒消失。⑸自卑与自尊:①一对双胞胎。相互依存②自尊=成功/愿望(愿望↑,成功的希望↓,那么,自尊素质↓,从而易生自卑;反之,自尊素质↑,不会产生自卑。)⑹如何对待自卑者?①同情与怜悯不可取②理解比同情更重要(耐心倾听,表示理解)11.被领导学(下级学):⑴于光远的观点:①是组织学、行政学、管理学、政治学的分支②服从关系不一定是上下级关系(父母与子女,师生关系)③上下级关系的本质是服从④上下级要建立健康和谐的关系⑤下级的两难境地—于光远请教刘少奇主席(案例):刘:独立思考、老错、不要盲目执行;高觉悟、高责任心、高艺术。其中最重要的是要独立思考,上级指示是否正确,是否官僚主义,不要盲从。⑵下级学的研究对象:探讨下级行为诸要素之间的关系,帮助下级成功的学问。⑶下级学的研究内容:下级行为的本质、基本规律、基本原理的特点,以下级行为本质为起点,以提高素质为终点的整个过程。⑷下级成功的主题词:①自知(自知之明,控制自己→认识自己)②正义③忠诚④分寸⑤方法(智商,艺术)⑥情商⑦勤奋。⑸下级活动的基本规律:①无一不处于级差结构之中,这是社会地位的现实②级差关系决定了上下级矛盾的性质:a、矛盾的主要方面,上级或领导(绝对的)b、矛盾的次要方面,下级。③下级是上级活动的基础,是新生产力的主要代表,是变革的动因,它决定着矛盾的转化(相对)(上级←→下级)。⑹不健康的上下级关系:(案例:程维高与他的秘书李真):关注秘书腐败现象:①权力来源:与领导政治生命捆绑在一起,是领导权力的延伸②秘书集团:腐败是上下级互动互用的结果③领导政治生活化④权力场失控。⑺秘书的双重性:服务性;上下级沟通桥梁;繁琐、重复;多变的。12.领导的八大软肋(韩非):①同床(美色,耳边风)②父兄(近亲繁殖)③养殃(投其所好)④民萌(收买人心,玩弄民意)⑤流行(华美之语,口蜜腹剑)⑥威强(扩大自己势力,拉帮结派,威胁领导)⑦四方(作秀,利用外部力量制造舆论)⑧在旁(领导身边最近的人,秘书司机)。13.秘书工作的特点:政治性;辅助性;被动性;综合性;事务性。14.秘书工作的任务:①辅助决策工作②日常程序化工作③协调工作④领导人临时交办的工作。15.秘书工作的作用:①领导助手的作用②领导参谋的作用③沟通上下、协调左右的枢纽作用④协调领导进行信息反馈的耳目作用⑤领导机关的门面作用。16.秘书人员应是具有比较广博的知识基础又熟悉某行业专业知识的通才—专才型人才。通才—具有比较全面的知识;专才—针对性地学通、学精某一方面的知识和技能。17.评价秘书工作的:有效性(包括效益与效率)。18.秘书工作管理的内容:秘书人员管理和秘书工作管理,二者密不可分。管理模式是“三化”,即规范化、制度化、科学化。19.毛泽东选秘书:胡乔木、田家英、李锐。要求:①有思想、有学问的人②博览群书、兴趣高雅③注重调查研究④看重人品,人要忠厚老实。20.调查研究在秘书工作中的作用(为什么要调研?)①调查研究是秘书人员的重要责任②调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础③调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节④调查研究是秘书人员坚持群众路线,切实改进作风的有效方式⑤调查研究是提高秘书人员工作能力的必要途径。21.秘书调查研究的特点:①切合领导工作的需要②突击性③与信息、督查工作相结合④与基层建立定点联系。22.秘书调查研究的内容:①围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查研究②为贯彻执行各项方针政策而进行调查研究③为起草政策性文件、重要以及其他文稿而进行调查研究④为解决突发性事件和倾向性、苗头性问题进行调查研究⑤对一些容易被遗漏的问题进行调查研究。23.社会调查的基本类型:最基本的是,按调查对象的范围分,分为全面调查和非全面调查。非全面调查包括:典型调查、重点调查、个别调查、抽样调查。24.秘书信息工作的基本要求:准确、及时、适用(信息有针对性,适合领导利用)。25.秘书信息工作的程序:⑴信息的收集⑵信息的整理⑶信息的传递。信息的整理(是整个信息工作的核心):①筛选②加工,包括充实内容、综合、提出意见。(对信息的思维加工:ⅰ资料—现象为入门导向ⅱ弃粗取精ⅲ去伪存真ⅳ由表及里—本质)③编写。26.协调工作在秘书工作中的作用(协调是沟通信息、通报情况、解决矛盾。):①协调是秘书部门的一项基本任务②协调推动秘书工作向深度和广度发展。27.秘书协调工作的内容:从协调的对象划分,分为领导成员之间的关系、领导与被领导的关系、本单位内各部门之间的关系、本单位与外单位之间的关系。从协调的内容划分,分为项目协调、工作协调、公文协调、会议协调。28.秘书协调工作的原则:从属原则;分层负责原则;政策原则;及时原则;调查研究原则。29.公文的特点:鲜明的政治性;由法定的作者指定;具有特定的格式;具有严格的办理程序。30.公文的作用:①法规和准绳作用②领导与指导作用③宣传教育作用④公务联系作用⑤凭证和依据作用。31.公文的写作要求:①符合党和国家的方针政策及有关规定②紧密结合实际③选择恰当文中④遵守公文格式⑤注意行文关系⑥掌握公文的语言特点及其术语(语言特点:准确、质朴、简明。术语:称谓语、起首语、引述语、经办语、强调语、期请语、允辞语、结束语)32.礼仪文书的特点:传统性、应酬性、情感性。33.礼仪文书的写作要求:审时度势;分清对象;区别场合;概括简明;用语得体。34.礼仪文书之祭悼文书之墓碑文:⑴东方:①严肃、肃穆、庄重②篇幅一般较长③少幽默⑵西方:①幽默(翘辫子,即kickthebacket)②乐观③简明35.秘书学的研究对象:是研究秘书工作规律及其应用的学科。36.秘书学的性质:是一门综合性、实践性很强的新兴学科。37.秘书学与管理学关系最密切,原因:①秘书学的产生和发展,反映了管理科学发展的需要②秘书工作是管理工作的一个组成部分③秘书工作的核心是辅助管理,为提高管理水平和效率服务。38.信息工作在秘书工作中的作用:①信息工作是秘书部门辅助决策的一个重要工作②信息工作是秘书工作的一项重要业务③信息工作有利于开创秘书工作的新局面。39.秘书调查研究与调研部门的调查研究区别:工作重点不同;调查研究的内容不同;对调查研究成果的要求不同秘书调查研究与学术研究机构的调查研究区别:学术机构的调研多是为论证某一假设,建立和发展某种理论而进行的、有很强的技术性、业务性的;而秘书调研则注重应用性。40.秘书人员、秘书机构、秘书工作是秘书学的三大内容。41.如何做一个忠实的听众?①你必须愿意去听,露出很希望听别人讲话的神情②你必须耐心去听③注意避免以下情况:坐立不安、持怀疑态度、不屑一顾的表情、挑剔存疑的眼神④切莫打岔⑤不要总是保持沉默。42.如何与同事打成一片?①与同事合作②对待同事一视同仁③注意并欣赏同事的优点④关心同事⑤正确对待同事的称赞、批评、嫉妒。43,如何协调领导成员之间的关系?①因个人所处的职位不同、分管工作不同、观察认识问题的角度不同、思维方式不同而产生的意见分歧→对此,秘书人员不要轻易地表示肯定或否定一方,不要卷入领导的争论之中②有的领导理论水平不高,对一些方针、政策学习不够、理解不深,发表的某些“不同意见”明显偏离中央或上级的政策规定,甚至与某些法律法规相抵触→对此,秘书人员不能消极回避,而应采取“暗中相助”的方法,将中央或上级的有关政策条文、法律规定等资料秘密地提供给这些领导,促其临阵“充电”,使其在不失颜面的情况下自行放弃原来的意见③有的领导平时深入基层较少,调查研究不多,对具体情况吃不透,讨论中“想当然”地发表所谓看法,导致意见分歧→对此,秘书人员应发挥自己平时掌握情况较多,对本次决策内容比较熟悉的优势,利用会后的时间主动找到这些领导交谈,详细介绍和汇报有关情况,帮其体面下台阶。