总部行政管理

总部行政管理 5.1 电话总机与服务台管理 电话总机管理: 1、 电话总机的设备要够。 2、 接线员以女性为主，发音正确，音调柔和，普通话。 3、 接线员口齿清晰、音质温柔、反应灵敏、动作迅速。 4、 接线员的基本态度要礼貌、亲切有耐心及责任感。 5、 接听来电(最好不要超过三声)，并用亲切的口吻说“德乐公司，您好～”。 6、 需转接的电话请对方稍候、需记录转告内容时与对方重复核对。 7、 可以将关系或交易伙伴企业、关系政府机构与团体，以及主要客户企业电话号码制成一览表，方便查找拨打，最好能熟记。 服务台管理: 1、 在勤务期间穿着公司工作服。 2、 8点45分播放上班音乐，打开电视播放幻灯片，更换每日地毯。 3、 打开加油站，盘点剩余情况，并记好每日账目。 4、 通知每日打扫卫生人员及时打扫，添加洗手液。 5、 检查会议室杯子使用情况，发现有未清理干净的，核对人员，清理干净。 6、 10点播放广播体操音乐，检查每个办公室卫生，工作服，设备情况。 7、 来宾来访、联络或引导其拜访。洽谈业务、代为答复或办理有关业务或引见主办单位。 8、 收取快递，挂号信，报纸，分发给各部门人员 9、 12点播放午休音乐。 10、检查公共区域卫生，设备情况，洗手间，吸烟室，大小会议室，电梯过道，走廊过道，如有问题及时联系物业打扫和修理。 11、15点播放眼保健操音乐。 12、收集各办公部门要寄发的邮件，快递，通知快递过来收取。 13、不间断的去加油站查看食物和钱的情况。 14、17点45分播放下班音乐。 15、检查各办公室设备关闭情况。 16、关闭前台和电梯的灯。 17、前台书籍，雨伞的借用和登记。 18、办公设备损坏联系厂家前来修理。 5.2 办公用品管理 1、按照《员工手册》第15页 第六章 第1条离职 第4点:离职时，原先个人领用的非消耗性办公用品，要如数归还。如果缺失、损坏，按赔偿价格进行赔偿。 2、员工在职期间如使用过程中，非正常消耗状态情况下的人为损坏，则按照该物品的赔偿价格进行赔偿;如为恶意损毁，则根据情节严重情况进行加倍处罚。 3、为节源公司成本及提倡低碳办公，总部领导商议后决定，从2011年7月份开始，各部门低质易耗类办公用品按每人10元/月来定额，超出定额部分行政部将不予批准，请各部门自觉遵守。打印机使用的硒鼓、传真机使用的碳带及打印纸按正常消耗不计在内，有小型打印复印机的部门请减少使用率，建议多使用共享的大型打印复印机，以减少硒鼓的购买数量。 4、电脑使用规定: 1)从事计算机网络信息活动，必须遵守《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》的规定，应遵守国家法律、法规，加强信息安全教育。 1 2)电脑由公司统一配置并定位，任何部门和个人不得允许私自挪用调换、外借和移动电脑。 3)电脑硬件及其配件添置应列出清单报网络运维部，在征得公司相关领导同意后，由网络运维部负责进行添置。 4)电脑操作应按规定的程序进行。 a.电脑的开、关机应按按正常程序操作，因非法操作而使电脑不能正常使用的，修理费用由该部门或其个人负责; b.窗口电脑软件的安装与删除应在公司管理员的许可下进行，任何部门和个人不允许擅自增添或删除电脑硬盘内的数据程序; 5)任何人不得利用网络制作、复制、查阅和传播宣传封建迷信、淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖、教唆犯罪的内容。 6)电脑发生故障应尽快通知公司管理员及时解决，不允许私自打开电脑主机箱操作。 7)停电时，接到通知后电脑操作员应尽快完成工作，以免造成数据丢失。 8)电脑使用人应爱护电脑并注意保持电脑清洁卫生。 9)电脑使用人在正确关机及显示器并完全关掉电源后，方可下班离开。 10)因操作人员疏忽或操作失误给工作带来影响但经努力可以挽回的，对其批评教育;因操作人员故意违反上述规定并使工作或财产蒙受损失的，要追究当事人责任，并给予经济处罚。 11)本规定由网络运维部负责解释。(以上规定将根据实际情况给予相应处罚)。 12)各部门人员办公电脑必须设置系统密码以免照成重要文件的丢失、泄漏。如因没有设置系统密码造成的资料泄漏或者遗失将由使用者承担责任。(相关部门与分管领导商量后根据实际情况给予相应处罚)。 13)禁止工作时间内在电脑上做与工作无关的事，如玩游戏、在线电影、下载P2P电影及视频文件等。(违反者罚款20/一次) 14)下班后未关闭个人电脑者(包括显示器)，违反者罚款50元/次。 5、节能降耗:员工应养成节俭工作的良好习惯，节约使用办公用品(如打印纸的反面应作为稿纸使用)，文具消耗用品以旧换新。未经许可严禁私用公司非员工用消耗品(如纸杯、手拎袋及其它促销用品等)，离岗外出或下班应关闭办公电脑及切断所使用的电器电源。 5.3 印制管理 为方便公司员工开展工作，提高工作效率，同时保证公司形象统一，特对公司名片印制事宜制定本规定。 1、名片的使用原则 1)公司名片仅代表员工个人身份，用于工作或业务的开展。 2)私印名片或利用名片在外招摇撞骗者，一经发现将予以重罚直至做辞退处理。名片一般印制每人1盒，使用完毕重新申请制作。 3)员工离开公司或工作调动、升迁、降职均应立即停止使用原名片，并在三日内将未使用完的原名片送交行政部统一处理。 2、名片设计及与版式 公司所有员工的名片版式由行政部根据公司VI代为设计制作，由综合部主任审核，行政部经理审定。 公司员工名片分为三种标准版式(见附件): 1)总经理室领导名片版式 (进口雅纹纸); 2)中层以上干部(各分公司领导)名片版式 (国产铜板纸); 3)其它员工名片版式(普通白卡纸)。 3、名片印制范围: 1)总部、分公司中层以上人员; 2 2)营业厅销售主管以上人员; 3)渠道销售人员、大客户部相关人员 4)总经理或副总经理特批人员。 所有符合名片印制范围的新进人员及调动、升迁、降职人员均可印制名片。 4、名片印制的审核流程 1)由使用人的部门领导填写《名片印制申请单》; 2)综合部主任审核; 3)行政部经理审定。 5、名片的制作及交付 审定后的名片印制申请单交付制作部门进行制作;制作部门在七天内完成印制工作，并在验收后交付申请人使用: 1)总部员工的名片由总部总经办承印并备档; 2)分公司员工的名片由各分公司行政部负责承印备档; 3)总部及各分公司领导所印名片样式需报备综合部留存。 5.4 费用请领程序 1、适用范围 1)杂费是包括汽机车燃料费、交通费、邮电费、杂务费、修缮费(车辆、设备、财产)等其他杂项支出。 2)所有费用的申请，申请者于事前填写OA请款申请单，呈报相关主管核准。 3)各种杂费开支，如需预备现金，应填写OA借款单申请，呈报相关主管核准。 2、流程说明 1)请领方式以(请款申请单)填写OA，杂项费用、讲和车等小额费用支出都应取得凭证。 2)财务部仅就经核准后的项目付款，未经核准程序的开销，都由支出人员负责。 3)如有紧急采购，可事先经报务后进行采购或出，但同时仍需补埴写OA相关申请单，并经采购单位核准后方可付款。 4)紧急采购极需按正常采购程序办理。 5)其他各部门的费用，无论以备用金的方式申请，或非备用金的支出，也应遵照实施。 6)严禁支出者将整笔支出化整为零，而以备用金报销，凡该情形发生财务部将不付款，一概由雪出者负责。除非事前经相关领导核准都例外。 5.5 车辆管理程序 依据固定资产管理规定“谁占用，谁保管;谁使用，谁维护;谁收益，谁负担”的原则，车辆的日常使用及保管由使用部门负责;车辆的日常维护及管理:总部(平台)由行政部负责，分公司由行政部负责。 1、综合部或分公司行政部将车辆交付使用部门使用时必须进行交接验收，双方公司领导共同确认车辆的车型、车牌、车况及年检、保险等情况后方可签字交接。 2、或分公司行政部必须根据有关规定定期进行车辆的年检及保险。 3、行政部车辆除安排接、送总经理上、下班用车外，公司其余领导外出需向行政部申请公务用车。公司公务用车一般不予借用。 4、原则上，各部门业务用车须提前半天申请，同意后凭《出车单》交与驾驶员，其审批人均为行政部经理。 5、车辆用完后，停放在公司停车厂，行使人不得将车辆开回家(书面批准除外)，违反者予以罚款处罚。 6、车辆原则上不外借，特例(重要社会关系)，由行政部填写《车辆外借审批表》，由综合部主任或分管副总审批后，方可外借。 7、每月10日前各分公司行政部以Email方式向总部综合部行政经理上报《车辆使用月明细 3 报表》。 8、由综合部主任统一调度，所有公务车配专门驾驶员，不得由使用人随意驾驶。 9、驾驶员必须做到两勤:勤保洁、勤保养。 1)车辆保洁:驾驶员必须每天打扫车辆内外，保持车辆的清洁美观，做到无泥土、无杂物，不随意张贴标贴。 2)车辆保养: a.驾驶员必须按机械原理，规范驾驶车辆，确保车辆各部件正常工作，提高车辆使用寿命。 b.每天出车前，检查车辆的“油、水”，确保各部件运转正常后方可出车。 c.每天出车前或回来后，驾驶员必须进行一次整车检查、检修，发现故障及时处理，确保车辆性能良好。 d.定期做好常规保养，根据车况及时更换机油、三滤、刹车片等。 e.不定期的检查轮胎的压力及磨损情况，必要时申报更换，确保行车安全、迅速。 f.季节交替时，夏季应注意汽车空调的保养，冬季应注意防冻液的添加。 g.汽车发生异响及故障灯亮时，应及时处理，严禁车辆带”病”行驶。 10、安全管理 1)车辆必须定人、定车、定职、定责，任何驾驶员不得擅自将车交他人驾驶;驾驶员严禁私自用车或私自给他人用车，违者每次扣20元，情节严重者予以开除。 2)驾驶员出车时必须严格遵守交通法规，严禁违规、违纪、违章;否则自行承担一切后果;定期接受车辆维护保养工作的检查。 11、事故管理 事故种类:机械事故或交通事故。 事故处理原则:必须按三不放过的原则进行管理，即:事故原因不查清不放过、事故责任不查清不放过、事故整改措施不落实不放过。 1)驾驶员必须详细陈述事故原因，并由分管该部门的公司领导审核、综合部主任或分公司行政部经理审定事故的责任方。 2)如果为驾驶员全责，则所有责任由驾驶员自负;如果为对方全责，则驾驶员免责;如果驾驶员有部分责任，则由机构综合部主任根据实际情况裁定驾驶员进行部分赔偿。 12、维修管理 1)定点原则 车辆的日常维修由综合部或分公司行政部统一选定维修厂(点)。各部门不得自行选择维修点，否则全部费用自理。 特殊情况无法至指定维修点维修的，则必须经综合部主任或分公司行政部经理同意后方可另选维修点。 2)报修原则 a.日常报修管理:车辆维修由驾驶员填写《车辆报修单》，此单即为检查维修质量及结算的依据。《车辆报修单》总部由综合部主任审核、行政部经理审定;分公司由综合部主任审核，分公司总经理审定。驾驶员凭审定的《车辆报修单》送至指定维修厂(点)维修;修理结束由修理厂填写实修项目及金额，驾驶员填写验收意见后交行政部经理或分公司行政主管。 行驶中如遇故障，可电话报审，并于24小时内补办相关手续。 b.大修管理:车辆的大修或发动机更换等，一律由综合部主任最终审定后方可送修。 3)结算原则 维修结算由综合部行政经理或分公司行政主管按要求及有驾驶员签字验收的《车辆报修单》定期请款，由综合部主任使用部门的领导审核，行政经理或分公司总经理审批，《车辆报修单》为请款单附件。维修费用由各使用部门承担。 5.6 财产管理程序 为合理控制公司费用，使公司的行政采购工作更加规范化，并增强透明度特制定本规定: 1、行政采购工作原则:货比三家、价格公开、质优价廉、超规自负。 2、各部门相关物资采购人员，应熟悉了解相关物资的采购市场行情，并坚持货比三家，坚 4 持“同等质量比价格、同等价比质量”的双比方法，力求使采购的投资质优价廉。并寻找稳定、信誉好、可靠的定点采购制作单位。与长期交往的厂家结算费用时，以月结形式结算。 3、各部门在办理金额较大需要一次性付货款的情况下，要预留10%—20%尾款，以备有问题时解决。对固定资产的管理要帐、物核对，并按季与财务核对;并定期对固定资产的使用情况进行维修、检查(包括低质易耗品)，对不爱护公物的使用单位和使用人要严罚。 4、各部门要建立、完善申领办公用品台帐，每月将《办公用品费用表》、《耗材费用表》、《各部门行政费用分摊表》以E-mail形式上传行政部。 5、各部门领导对采购工作有疑问，可直接向综合部主任或行政部经理质询。如能提供比原价格更加低廉及质优的厂家，行政部门应及时予以商洽并采纳意见。 6、如发现各部门行政部门相关采购人员采购物资价格异常，并有不规范采购操作现象，一经查实，具体经办人除需补齐购买价格差额外，还将追究处罚其相关责任，直至作开除处理。 员工应养成爱护公司财物，保管、保养好个人使用的公司资产。不得随意损坏、丢弃、浪费各种办公用具、用品，如有发生应照价赔偿，非经许可不得私拿、私用公司财物。 5.7 文件资料管理 1、总则:档案管理是企业管理的重要内容之一，为规范公司的档案管理，特制订本制度。 主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、2、适用范围: 统计、销毁等管理内容。 3、档案的归档管理 1)各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 2)档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。 3)档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。 4)档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。 5)建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。 4、档案的借阅 1)借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 2)各部门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须说明原因并经公司领导批准，方可借阅。 5、档案的销毁 1)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2)对超过保存期限档案，档案管理人员需填写《档案销毁申请单》，经总经理批准方可执行。 3)经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的《档案销毁申请单》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。 5.8 印章管理 为完善公司印章的管理，建立印章内部监控制度，进行有效地跟踪管理，特制定本条例。 1、印章种类 本管理规定中所指印章包括:行政章、公司法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等。 1)行政章:刻有向主管机关登记的公司印章，即公章; 2)合同专用章:签订经济合同时所用印章; 5 3)财务专用章圆章:如开具收据时所用印章等; 4)财务专用印鉴方章:财务业务专用印章，与银行支票连用; 5)发票专用章:财务业务专用印章; 6)总公司各部门印章:如综合部、人事部与社会联系较多可刻部门章，对外使用权在部门公司分管领导。 2、印章的管理 1)新制印章审批权及领用手续 a.公司总部、各部门和分公司新制印章必须向综合部申请，由综合部主任批准后统一办理。公司总部以及各分公司所有印章必须在综合部主任处留底。 b.公司公章、财务专用章、发票专用章均须到公安局指定处雕刻。 c.综合部设置《印章领用管理表》对印章进行统一编号，领用单位凭审批的《印章领用申请单》到综合部办理相关手续。印章应由部门主管以上人员领取并指定专人保管，同时需在《印章领用管理表》上签字认领。 d.总公司各部门印章遗失时，应立即向公司综合部报告，并依法公告作废。分公司印章遗失，应立即向分公司总经理报告，并在当地依法公告作废。 3、印章的保管 1)总公司的行政章(指南京德乐公章)、法人签字章由综合部主任指定行政部领导为专人保管，指定人员应报综合部主任处备案。 2)总经理签字章由总经理直接指定综合部主任为保管人。 3)财务专用章、发票专用章由综合部主任指定财务部领导为保管人，指定人员应报综合部主任处备案。 4)总公司合同专用章(南京德乐)由综合部主任指定商务部专人保管，指定人员后报综合部主任处备案。 5)总部有关部门的印章由分管的公司领导指定专人保管，指定人员后报综合部主任处备案。 6)分公司各类印章在分公司筹建期间，由分公司筹建组财务负责人代为保管，公司开业后，交由分公司财务经理保管，财务经理即为保管人，有商务部的分公司合同章保管人为商务经理。 7)印章保管人同时为印章使用的监印人。 a.保管人在指定人的领导下进行工作; b.凡已领用保管印章的部门，须设置《印章使用登记表》，凡用印章的必须登记。 c.保管人负责用印管理，用印时必须办理必要的批准手续并进行用印登记; d.保管人对印章使用进行监督，对未经批准使用印章的文件，有权拒绝用印，违者视为保管人擅自用印。 e.财务专用章必须单独保管，财务专用章、印鉴章必须分开两人保管。 f.各部门印章保管人应细心使用印章，并随时注意保养。 g.印章应放置固定安全处，不得随意放置。 h.印章保管人请假外出期间，应将印章交代理人代为保管。 i.印章如出现遗失，保管人应及时报总经办或分公司总经理，并办理公告遗失手续。 j.保管人不得擅自用印，违者给予相应的处罚;造成经济损失的，追究经济赔偿责任。 k.使用总公司及分公司的行政章、合同章的材料均需有复印件存档备查，必要时需有原件存档;使用其他印章的是否复印存档由批准用印人确定。 4、印章的使用 1)行政章 公司总部及分公司公章的使用范围: 以公司名义对外发文; 以公司名义向政府或主管上级单位申报材料或发文文件; 以公司名义对外贷款、担保、出具证明等; 以公司名义对外签署协议及合同; 以公司名义开具的委托授权书; 以公司名义开设、合并、撤销帐户; 其他相关事项。 6 2)程序: 一般事项:经办人报总部财务副总或分公司财务经理签字批准，监印人方可进行登记后用印;用印后必须以复印件留档备查。 重要事项:须公司总/副总经理、财务经理签字批准，更甚的还需经总部商务部经理审核，监印人方可进行登记后用印;用印后必须以原件留档备查。 3)合同专用章 使用范围: 签署协议、合同; 其他相关事项。 程序:由商务部另行规定。 4)财务用公司法人章、公司财务专用章、印鉴章、发票专用章的使用办法由财务部另行规定。 5)各地分公司有下列情况之一者需使用总部公章时，经报总经理签字后方可用印: a.以公司总部名义内外行文、发文; b.以公司总部名义，对外签订合同或协议; c.以公司总部名义行使的任何形式的对外贷款、担保或证明; d.其他相关事项。 6)各地分公司任何形式的贷款、担保或出具投资、合资等协议及有可能造成经济责任的公章使用均需由分公司财务经理报总/副总经理批准或授权。 5、处罚 对于违反任何印章管理制度的部门、分公司或个人将视情节轻重给予处罚，造成经济或名誉损失，要承担相应的法律责任和经济责任。 6、生效 本规定自签发之日起执行，解释权归综合部。各分公司参照本文执行，如有异议，提出补充规定报综合部，提请综合部主任审批后执行。 5.9 制服管理 工作服要求:周一至周四工作服，上装:深色正装外套(西装) 浅色或素色衬衫。下装:男、女 深色正装裤(西裤) 或 女士 可以深色正装裙。(深色:黑色及藏青色) 周五可着便装，禁止穿拖鞋，男士禁止穿短裤，女士禁止穿迷你裙。 1)员工在工作期间穿着应得体、整洁，佩戴胸卡及工号牌。配发工作服的员工，必须在上班时按规定着装，并将服装熨烫平整。未配发工作服的员工，男士必须穿白衬衫及黑(蓝)色长裤，女士必须穿着黑(蓝)色职业装，不得穿牛仔服、运动服、无袖及吊带装、超短裙、透视装等不适合职业要求的服饰。 2)男、女员工不得穿不符合职业工作要求的鞋类，皮鞋应常上油。 3)周一至周五不准穿休闲装。 4)员工上班时应注意将头发梳理整齐，保持面部整洁，男员工要求发不过耳，不留胡须。 5)女员工上班应提倡化淡妆，饰物佩戴得当。 6)所有员工在上班或上岗前应养成对镜自检着装的良好习惯。 5.10 环境卫生管理 总则:为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此管理细则。 1、员工应保持工作环境的整洁，在公共办公区域内严禁吸烟，更不得在公共区域内吸游烟。(独立办公室、会议室、洽谈室等待区、接待室等为吸烟区)。 2、不得乱扔纸屑杂物，废纸入篓、垃圾入桶，下班后应保持桌面整洁，办公设施、设备上不得沾满积尘污垢。 3、办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰， 7 杜绝脏、乱、差现象。 4、办公室环境卫生的管理由办公室人员负责，所有人员按照卫生安排表，每天一小扫，每周五为大扫除，消除卫生死角。 5、当天负责卫生管理人员要严格执行卫生标准，分工合作、尽职尽责，认真打扫。 6、卫生要求: 1)保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。 2)门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。 3)办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。 4)电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。 5)文件柜内各类文件、资料分类摆放整齐，便于检查。橱顶无乱堆乱放现象，报纸摆放整齐有序，无尘土。 6)卫生间要求镜面保持无污浊，洗手台面无水痕，抹布清洁干净，便池/坑保持清洁卫生，垃圾日产日清，各物品摆放整齐。 7)办公室人员应尊重值日人员的劳动成果，良好的卫生环境重在维持，各人员需做好日常维持工作。 8)此制度由行政部负责制定解释。 总部会议管理 9.1 会议的目的 会议依其目的可分为: 1、传达资讯的会议 联络公司资讯或传达事项的联络会议，应由传达者与接受批示双方与会，进行质疑应答，确认需传达的资讯。通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 2、解决问题的会议 提出特定问题或有关各部门的问题，确认其问题点，交换关于解决方案的意见，从新观点媒体谋求解决的会议，借着各部门中提出没有发现极具创造性的不同意见来达到期待的效果。 3、整合意见的会议 公司内组织间意见及各承办部门意见相左时，各冷言冷语有关人员的意见必须整合，否则将无法期待能顺利进行运作，针对所整合问题，各当事者间相对提出意见，建立共识，当事者虽各执己见，但仍要确认最终目的，若意见不合，会议主持发挥领导统御能力来整和意见，并确认方案达成的目的。 4、决定目的事项的会议 借助此闪集体讨论情形对会议案件下最后决定。会议需由上下决定最终确认，各当事人间应充分讨论内容。 5、开展有效沟通的会议 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 6、资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮肋，共同进步。 7、激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 8、巩固主管地位 8 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一上下协调会议，以些来强化自己的地位。 9.2 会议管理 9.3 会议管理 1、为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下: 1)公司全体会议:每月底或月初进行一次，公司所有人员参加，主要内容是各部门报告本部门工作情况;对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况;由总经理安排和部署下月公司整体工作;需要公司协调解决的问题。 2)销售会议:每周及每月底召开，事业渠道部所有人员参加，主要内容总结公司本周/当月销售工作情况;对下一工作周/月度销售工作进行预测;研究行业发展趋势及销售工作的对策。 3)季度总结会议:每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。 4)临时性会议:因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。 2、会议主持 会议由总/副经理召集并主持召开，总/副经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。 3、所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到及签退。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。 4、所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并交行政 9 部备案。 5、业务联系会每两周召开一次，由商务助理负责做好会议记录、存档并呈报总/副经理审阅。 6、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。 7、此制度由行政部负责制定解释。 9.4 会议的与注意事项 1、会议计划考虑要项 1)会议时间 配合课题的时机，在最有效的时间内举行会议。确定参会人选后提前通知，给参会人员预留一些准备时间，以免仓促开会，没有任何准备，达不到会议预期目的。 2)日期的选择 选择不影响工作进度的日期作为举行会议的时间。 3)时段的选择 需考虑各区域总部分公司及门店能配合的时段。 4)会议时间的控制 开会时间的长短应以二小时为限，至多也要在三小时内结束，如果非得延长，则中间需有休息时间。 5)会议人选 为了在最少的时间内得到最有效的结论，因此于会议之前，应该仔细考虑与会人员的适合与否。预先与有召集会议者商量，根据当天的议题、参会者及依据可预期的讨论状况决定最好请那些人一定出席会议，并事先通知或请对方随时待命参加会议。 6)会议地点 基本上会议场选择的考虑因素依会议性质、内容、方式、与会人员、人数、时间不同而定。 7)会议成本估计 为严格控制会议的质量，避免召开不必要或耗用成本太大的会议，需针对会议做成本效益分析。 8)会议的费用应包含场地费、餐饮费、交通费、讲义资料费、联络费(电话、FAX)等。 9)会议的禁忌 会而不议、议而不决、决而不行、行而不果。 主题模糊，资料不足，内容天马行空，不知所云，浪费与会者时间。 与会命令系统太多，阶层太杂，将使会议事项无法裁定，且使会议游玩单向陈述。 应按会议时间作息，不得迟到早退，不得无故中途离席，避免会议时间延长。 9.5 会议作业程序 1、会议前你准备 开会时日最迟要在一周前通知有关人员。但临时会议、紧急会议不在此限。又对于主要主管人员最好于月初分发下月份会议开会一览表。 2、议案的事前通知 会议时要讨论什么议案要事前通知，议案要尽量写的具体。同时事前通知议案是要求参加者养成事前作育人知道及准备的习惯。 3、场地确认 1)会议时间决定后，即依照会议讨论的内容、所需时间、时段等因素，于会议召开三天前，向会议场地负责单位办理使用登记手续。 2)直至会议召开前一套，应再行向管理场地的单位，确认场地是否能正常使用。 10 3)例行会议场地应事先与场地负责单位通知办理固定的场地预留，如有临时变更应事先以书面通知场地负责单位。 4、与会人员的通知确认 5、会议场所的布置与确认 6、会议主持应注意的事项 7、会议人员应注意的事项 8、会议信息的记录、拍照 9.6 例行会议 1、总部主管每周一例会 2、总部各部门每周一例会 3、销售部门及分公司每月销售例会 4、年中公司经营分析会 5、年末公司经营分析会 9.7 对外形象活动会议 1、新闻发布会流程 1)确定新闻发布会日期、地点、新闻点等 2)确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签订合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布点会现场布置方案等。 3)按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。 4)购买礼品、选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行培训和预演。设计背板、发置会场，充分考虑每一个细节。 5)正式发布会前提前一到两小时，检查一切准备工作是否就绪。 6)按计划开始发布会，程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布开始和按会议议程进行、会后聚餐交流等。 7)监控媒体发布点情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集，作为公司资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。 7)评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结。 2、促销推广会议 1)现场展示:品牌形象展示、现场管理、产品展示、销售人员。 2)销售行为 是指销售现场为消费者提供各项服务工作，促销人员的销售行为就是充分提高消费者在购买过程中的满足感，在现场促销的具体销售过程中需注意:立稳自己的产品，适当的距离服务。 11