国家重大建设项目文件夹归档要求与档案整理规范DAT 28 -2002

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 28 -2002 1范围 本标准规定了国家重大建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法。 本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。其他建设项目可参照本标准。 2规范性引用文件 GB/T 10609·3技术制图复制图的折叠方法 城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局档发字[1997]20号 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3·1建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 3·2单项工程unit of project 指建设项目(3·1)中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 3·3单位工程subunit of project 指具有独立设计文件,可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益工程。 3·4项目文件records of project 1 验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件(3.5)、项目竣工文件(3·6)和项目竣工验收文件(3·10)等。 3·5项目前期文件prophase records of project 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3·6项目竣工文件records on completion of project 指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件(3·7)、项目竣工图(3·8)和项目监理文件(3·9)组成。 3·7项目施工文件implementing records of project 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 3·8项目竣工图drawing on completion of project 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 3·9项目监理文件 records of superivsion 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 3·10项目竣工验收文件 records of test on completion 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 3·11项目档案 archives of project 指经过鉴定、整理并归档的项目文件(3·4)。 3·12项目文件归档 filing of project records 建设项目(3·1)的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件;项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。 3·13项目档案移交 transfer of project archives 项目竣工验收后,建设单位根据、和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案(3·11)。 4总则 4·1项目建设单位 (业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。 4·2在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 4·3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。 4·4建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 5项目文件的收集 5·1项目文件的形成和积累 项目文件产生于项目建设全过程,其形成、积累和管理应列入项目建设和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。 5·2项目建设各阶段文件的收集及其责任 5·2·1项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 5·2·2项目施工阶段 项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况,审核、签署竣工文件,并向建设单位提交有关专项、验证材料及其他监理文件。 5·2·3项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行申形成的文件;项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。 5·3收集范围 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,归人建设项目档案。 项目文件归档范围和保管期限见附录A。 5·4收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档。再行译校、复制和分发使用。 5·5项目文件质量要求 5·5·1字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续完备。 5·5·2需永久、长期保存的文件不应用易褪以的书写材料 (红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 5·5·3复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 5·5·4录音、录像文件应保证载体的有效性。 5·5·5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 6项目竣工文件的编制 6·1竣工文件编制要求 6·1·1项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。 6·1·2竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。主要内容有:施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试 (调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明,竣工图、重要工程质量事故报告等。 6·1·3根据附录A及建设项目实际情况,进一步收集所缺少的重要文件;文件数量未满足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。 6·1·4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 6·1·5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起,也可以单独组卷,但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。 6·1·6凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件。 6·2竣工图编制要求 6·2·1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,在项目竣工时要编制竣工图。 项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。 6·2·2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。 6·2·3按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。 6·2·4一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在原图上更改,加盖并签署竣工图章。 6·2·5涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号,末尾加注"竣"字,或在新图图标内江明"竣工阶段"加盖并签署竣工图章。 6·2·6同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明申注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。 6·2·7建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。 6·2·8竣工图图幅应按GB/T 10609·3要求统一折叠。 6·2·9编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。 6·3竣工图的更改方法 6·3·1文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制。 6·3·2利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。 6·3·3无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明。 6·3·4图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。 6·3·5有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改,当更改内容较多时,可采用注记说明。 6·3·6新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 6·4竣工图章的使用 6·4·1竣工图章内容、尺寸如图1所示。