档案立卷归档制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设文件归档整理》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。 六、校安档案部门应开展档案史料编研工作，积极配合有关部门编写全综介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等资料。 保密制度 一、对绝密级的文件、材料，非经原确定密级的机关、单位或者其上级文件批准，不得复制和摘抄。 二、收发、传递和外出携带绝密文件，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。 三、绝密文件应在设备完善的保险装置中保存，至少要使用性能完好的保险箱、柜存放“绝密”件。 四、不准在和人交往和通信中泄漏国家秘密，携带属于国家秘密的文件、资料和其他物品外出，不得违反有关保密规定。 五、不准在公共场所谈论国家秘密，否则应承担法律责任。 六、不准使用明码或者未经中央有关机关审查批准的密码传递国家秘密。 七、不准通过普通邮政传递属于国家秘密的文件、资料和其他物品。 八、未经有关主管部门批准，禁止将属于国家秘密的文件、资料和其他物品携带、传递、寄运至境外。 九、机关、单位应对工作人员进行保密教育，定期检查保密工作，使之制度化，不因领导人及其注意力的变化而被忽视。 十、国家工作人员或者其他公民发现国家秘密已经泄漏或者可能泄漏时，应当立即采取补救措施，并及时报告有关机关、单位，有关机关、单位接报告后，应当立即作出处理。 档案鉴定、销毁、移交制度 一、按照国家有关档案保管期限的规定，应定期对本机关档案进行鉴定、准确地判断档案的存毁。 二、档案的鉴定工作应在机关分管负责人领导下，由档案部门和有关业务部门共同组成鉴定小组，按规定进行鉴定。 三、销毁失去保存价值的档案和材料，须登记造册，由鉴定小组提出意见，经机关分管领导批准后，由二人在指定地点鉴销，并在销毁清册上签字。 四、按规定时间、规定范围、规定手续接收校安各类档案和向有关档案馆移交档案。 五、机关档案人员调动工作的，必须在办完档案移交手续后，才能离开岗位。 档案修改补充制度 一、各部门及个人不得自行修改补充档案文字材料及图纸部分，必须修改补充时，须经分管领导同意后，由专业技术人员修改。 二、各工程项目的竣工图修改补充工作，均由建设单位和城建档案馆共同监督原施工单位负责修改。 三、施工中变更不大时，可用施工图代替竣工图，但必须将更改的情况充分、准确、清晰地画到图纸上并注明修改依据，加盖“竣工图”章。 四、施工中变更较大的，难以在施工图上修改时，必须重新绘制竣工图，并以图签栏中注明“竣工图”字样。 五、施工技术人员必须在每张竣工图上签字，以明确责任。 档案员工作职责 一、努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真学习，执行党和国家有关档案方针、政策、法规，并制定本机关、本系统和所属单位工作。 二、在集中统一地管理全部档案，维护档案的完整、安全，便于党和国家各项工作利用的原则下，对所属系统和本机关的档案工作，对各部门形成的各种文件材料收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 三、集中统一管理校舍安全工程各种门类和载体的档案，积极提供利用，为校舍安全工作服务。 四、坚持原则，严格遵守执行各项规章制度，端正工作服务态度。树立高尚的职业道德，百拿不厌、满腔热情的做好调阅接待工作。 五、按照规定手续定期办理档案鉴定、销毁和向档案馆移交应进馆的档案。 六、遵守保密制度，确保国家机密安全，不得超越制度向任何人提供或扩大利用范围。不得向他人泄露档案内容。同危害档案安全的行为作斗争，做到人在档案在。