防伪税控开票机的详细操作方法

防伪税控开票机的详细操作方法 第一部分开票子系统的组成 一、防伪税控系统的构成运行在税务端税务发行子系统企业发行子系统发票发售子系统认证报税子系统。运行在企业端防伪税控开票子系统。 二、防伪税控开票子系统的组成防伪税控开票子系统由三部分组成通用设备、专用设备和应用软件。 通用设备 1、计算机P2以上的PC机建议有64M以上内存2G以上硬盘空间预留ATISA扩展槽1个PCI扩展槽1个3.5寸软驱1个光驱1个。 2、打印机针式打印机用于打印专用发票和各种#格#。打印能力16。 专用设备 1、金税卡主要由加密功能部件、税控黑匣子两个功能部件组成。 加密功能部件将发票上的七项重要数据加密生成84位电子密码。 税控黑匣子是一个大容量的存储器 2、税控IC卡企业用的是税控IC卡。由于IC卡上信息不易被修改可以保证数据的安全性所以它是企业与税务机关信息传递的介质。主要功能1传递企业所购发票的号码和张数2抄取、传递企业授权、纳税数据3进入防伪开票子系统的“钥匙”。 3、IC卡读卡器读取IC卡中的信息传送给黑匣子或读取黑匣子中的信息写入IC卡。 4、金税卡和IC卡是一一对应的任何开票机之间都不能混用否则将锁死开票机 应用软件 1、Windows98II中文版操作系统 2、开票系统 FOR WINDOWS 三、防伪税控系统的安全要求 1、 发票、专用设备、IC卡分开保管下班或不用时应锁入抽屉或保险柜。 2、 防伪税控系统的通用设备要专机专用。 3、 防伪税控系统的专用设备不能相互通用。 4、 不允许携带设备外出开票。 5、 开票系统由取得防伪税控资格证书的专人操作若有人员变动应重新培训。 6、 一旦发生发票或专用设备的丢失应立即向税务机关。 7、 企业注销、减少分开票机后所持两卡应及时返回给税务机关统一销毁。 8、 严禁私自修改开票系统的各种数据库严禁各种非法操作一旦发现必将严惩。 四、防伪税控开票子系统的功能模块本软件的主要功能模块有 业务处理功能以填开增值税专用发票为核心围绕着这个核心而设置发票库存管理功能、发票与销货清单的填开、销货清单打印格式设计、编码库发票类别编码、客户编码与行政区域编码、商品编码与税目编码、管理功能另外为了报税需要而设置发票数据统计以及报表输出功能、抄报税管理等功能。数据维护功能将本系统中所涉及到的表格以列表形式列出并列出了相关的字段设置、属性提供数据管理、维护的功能同时用户也可以在此功能模块中查找金税卡错误信息表。 第二部分防伪税控系统基本工作原理 一、发票的购买、读入、分配、退回 1、企业安装本系统后并不能马上开发票。企业安装本系统后第一次购买发票时应先带IC卡到税务机关进行购买发票授权然后才能购买发票每次限购一卷发票。 2、企业日常购票时带主开票机IC卡到税务机关购票税务机关根据情况决定是否向企业售票。 3、企业购票回来后将税控IC卡插入读卡器执行“发票读入”操作将购买发票的起止号读入到开票系统中才可正式开具发票。 4、企业有主分开票机时用主开票机的IC卡到税务机关去购票将所购发票的起止号码读入主开票机然后由主开票机将发票的号码分配到各分开票机的IC卡上再读入各分开票机。 5、退回发票时先选择要退回的发票卷从开票系统退回到IC卡再带IC卡到税务机关退票。企业有主分开票机时分开票机中发票的退回是分配的逆向过程。 6、 购、退回及分配的发票必须在本会计月内读入。 7、企业购、退票必须遵从税务机关的规定。 8、购、退票每次限一卷待读入金税卡或退回税务局后才能进行下一次购、退票。退票时可选择企业想退回的任意一卷发票。 二、开始初始化 它将建立本系统使用的全套数据库清空系统所有的当前库销项发票数据录入系统管理员姓名使系统进入“初始设置”状态。这是初次使用本系统的首要操作否则会引起数据的混乱。另外当系统发生故障或是数据不正确且无法修复必须重新开始时也要使用本操作这种情况下建议在初始化前做好数据备份工作。 三、税务信息 这是输入企业的具体税务信息将作为开票时的销方信息其中有关金税卡、单位名称的信息由系统自动填写无法修改。当银行帐号有多个时输完第一个后使用“↓”键可以输入第二个、第三个。在日常工作中可以对税务信息进行随时修改。 四、 编码设置及数据导入 编码设置可以在初始化中设置也可以在日常操作中随时设置这是一个重点内容我们将在初始化后具体讲解、练习。这里主要讲数据导入数据导入有两种编码导入和发票导入它是针对已使用防伪税控系统的企业从DOS版本升级到WINDOWS版本而设置的能将DOS版本中的客户编码、商品编码、发票类别编码、和销项发票硬盘数据导入到本系统中继续使用。因此新用户可以不做此操作。其中发票导入只能在初始设置状态中使用一旦结束初始化退出初始设置状态就不能再进行发票导入了。 五、 结束初始化 结束初始设置工作使系统从“初始设置”状态转为“正常处理” 状态在做此操作之前应检查初始数据的录入工作是否完整准确是否需要备份数据一旦结束初始化就不能再进行某些初始设置。 六、编码设置 1、 客户编码用于设置客户编码库维护客户信息数据。 1 工具条介绍存盘、编辑、添加、删除、生效、等。 2 库结构编码、名称、简码、税号、地址电话、银行帐号。其中编码应按地区分级编制要清楚编码的分级变长结构。 3 编码簇管理器用于分级显示、刷新编码的树状结构并对各级编码进行整体增、减位。 A、 管理器工具条介绍、开启关闭管理器。 B、 管理器功能菜单的介绍结构显示、按族查询、增位、减位、删除、重建、及显示方式的切换。 4 增加客户记录点击工具条上的“”便在当前行的上方插入一条新记录且依序产生相应的编码企业在此录入新客户记录。当前行是数据表格最后一条记录时按“↓”键可 以在当前行的下方增加一条记录。增加的这条记录的税号前4位不在行政区编码库中则系统会自动给出“增设行政区编码”对话框要求填写记入行政区编码库。银行帐号的填写可以用换行的方法填写三个帐号。增加好这条客户记录后一定要点击工具条上的“√”使之生效。 5 删除客户记录 6 栏目显示宽度的修改。 7 在栏目名称处单击鼠标右键可以选择该栏目的固定输入法。 8 本系统每个编码库数据都可被打印方法点击工具条上的“打印”按钮。 9 快速查找某条记录CTRL鼠标左键先按住Ctrl键同时在欲查询的项目栏上点击鼠标左键即可弹出通用的“查找”窗口。这个功能适应于每个编码库。 10 系统安装后自动带有0103的编码内容作为示范企业可视情况删掉。 2、 增值税税目编码用于设置税目编码库维护税目信息数据。税目编码库用于商品编码设置时为商品指定相应的税目及税率。系统安装好后已带有一套设置好的税目编码这套编码是根据国家现行的标准税目编码来制订的企业在使用时通常不需要来编辑修改如果各地有不同的编码要求则可以作相应的修改。这里的编码是定长无级别的。 3、商品编码 用于设置商品编码库维护商品信息数据。由于填开发票时的商品信息必须从已建立好的商品库中提取所以要求在填开发票前必须建立好商品编码库。它的基本操作方法和客户编码库一致。其中的单价可以是含税的也可以是不含税的。商品税目和税率与税目编码库有关必须从税目库中选择。 4、发票类别编码 1通常情况下不需要设置在读入发票时系统会自动识别IC卡中的发票代码如果是新代码它会自动添加到库中。如果本库中的发票代码被删除或篡改 那么系统对发票的查询、登记、作废等就无法操作。所以必须维护好该编码库其编辑维护方法与上类同。编码定长无级别。 2发票面额更改及限额 5、行政区编码 行政区编码的建立主要用于检验税务登记号和专用发票的类别编码要保证其正确性。它的编码是定长无级别的。系统安装后已按现行国家标准建立了一套行政区编码在使用时一般不要修改。在建立客户编码库时如果某客户税号所在地区不在该行政区编码库中系统会给出提示要求添加。 6、税目更新 可以方便地一次性将商品编码及销项发票数据中的旧税目全部替换成新税目其中新税目来自税目编码库本库中的记录只能更换无法增删。 七、发票管理 1、 发票领购、读入读入发票时应避免下列失误否则不能成功读入发票 1 未插IC卡。 2 IC卡中无领购或无分配的发票或发票流水号已读走。 3 金税卡已到锁死期不能读入发票。 2、 发票填开填开窗口的工具条在相关应用中进行介绍。 第一步发票号码确认核对电脑中自动给出的发票号码及代码是否与当前打印机上的实际发票号码、代码一致只有两者一致才能开票。检查开票窗口是否处于编辑状态。 第二步填写购货方信息方法有三种 1 直接填写。 2 从客户编码库中选取客户单位、帐号等。 3 当连续填开发票时上一张发票的购方信息便自动传给下一张发票。 第三步填写商品信息方法只有一种就是从商品编码库中选取商品信息从编码库中调出后其中的单价信息可以修改只要填入数量即可由系统自动算出金额、税额单价可保留到小数点后十位金额和税额经四舍五入保留小数点后两位。填完一栏商品点击工具条上的“√”以表示生效。选择了第一栏商品后便选择了本张发票的税率一张发票只能开具同一种税率的商品本系统目前能开具17、13、6、4四种税率的发票。一张发票包括清单和折扣在内最多填写八栏。 第四步复核人、收款人的填写 1 直接填写 2 点击下拉菜单选择 开票人由登录时决定不能改变。 第五步打印发票 1点击工具条上的打印按钮系统首先将所开发票信息记入金税卡与硬盘随后弹出发票打印的对话框在此处可以设置纸张打印边距、预览打印效果实施打印也可以取消打印留待以后在进行发票查询时打印。这种打印方式可以方便定位。 2快捷键方式“CTRLP”。 3、 清单的填开 1 一张发票只允许开一张清单清单与发票是一一对应的清单上的商品原则上可以有任意多行。 2 开清单前发票上不能有商品行填写完购货单位信息后点击工具条上清单按钮进入清单填开的窗口操作填写方法与发票的填开相同。 3 填开清单的窗口不能打印清单清单的打印只能在发票查询窗口中选择填开清单的发票号码由系统查找到所对应的清单再打印。 4 不能在发票上对“详见清单”这一栏进行修改。 4、 销售折扣 1 对不带销货清单的发票添加折扣 A、 光标移至某商品行点击工具条上的折扣按钮在弹出的折扣窗口中输入折扣行数及折扣率由系统自动算出折扣金额折扣金额含税与否视 当前发票的含税状态。如输入折扣行数N行是指从选定的商品行算起往上共N行。可以对其每一单行商品添加折扣也可以对所选定的多行商品添加统一的折扣。 B、当某一行或多行商品添加折扣后便不允许修改若需要修改时必须将折扣行删除。商品行与折扣行之间不允许插入其他记录。折扣行也算在商品总行数之内。 2 对销货清单添加折扣 A、 在清单上添加折扣的方法同发票上的折扣 B、 清单的折扣只能添加在清单上然后由系统自动将折扣反映到发票上不能在发票上对“详见清单”这一栏添加折扣。 5、 负数发票 1 跨月不能作废只能开具负数发票。 2 点击工具条上负数按钮系统弹出所对应的销项正数发票代码及号码填写的窗口为了确保正确要求两次填写相应的正数发票的代码及号码如果当前发票库中有这张正数发票点击确认调出填开负数发票的窗口系统根据正数发票的内容自动填写负数发票如果其中商品信息有变化可修改。 如果当前发票库中没有这张正数发票那么输入发票的号码和代码后点击确认调出 填开负数发票的窗口由企业手工填写这张负数发票。输入时 数量的输入应取负值单价为正系统在备注栏自动填入对应的正数发票的号码及代码填开完毕直接打印。 3 负数发票不能附带清单不能加折扣。 4 一张负数发票可分多次红冲但所开的全部金额不能超过与之对应的正数发票的全部金额。 5 负数发票在金税卡并不被记录购方税号其购方税号被相应的正数发票的号码及代码取代当查看一张负数发票的明细时系统根据所记录的正数发票的代码及号码得到购方信息填入查询界面。 6 如果负数发票对应的正数发票带有清单则负数发票的商品名称栏中的内容为“详见对应的发票及清单”。 6、 复制发票 1 点击工具条上的复制按钮商品信息是默认将要被复制的内容客户信息可以选择是否将被复制发票复制后在填开界面中其内容可以修改。 2 负数发票不可复制。 7、 已开发票查询、打印 1 发票查询在正常处理状态下是查询当前库的数据在备份查询状态下是查询备份库的数据。它可以查询某月所开的发票列表也可以查询明细在查询过程中任何数据都不能修改。 2 可利用工具条上的“查找”按钮进行查询。 3 在发票查询功能中可以打印发票或清单并且在“发票查询/选择发票号码”窗口中如果选中了多张发票的话可实现连续打印目前建议慎用。 4 如果企业开具了多张发票但当时未打印而在稍后的打印前作废了其中某张发票则在打印中这张发票的票面上将打印“作废”二字。 8、 发票作废 1已开发票的作废用于作废本期已开具但尚未报税的发票。它必须遵循“谁开具谁作废”的原则。已作废的发票不能取消其作废标志。这里要注意作废的确认键和状态键的区别。确认键是在做发票作废操作时使用的使系统执行作废操作它在“选择发票号码”窗口。状态键以红绿色变化标志发票是否已被作废或将要被作废它在“专用发票作废”的窗口下。已作废的发票其状态键是红色不能变化的未作废的发票其状态键在查看或选择时能变化绿色表示本张发票未作废红色表示本张发票被选中将要作废但这并不能改变它真实的作废与否状态此时只有点击发票作废的确认键后该发票才会被作废。在该菜单窗口中不能打印发票。本系统中已经经过打印的发票作废后不能再打印。 2未开发票的作废用于作废尚未开具的空白发票。它是按顺序逐票作废的系统给出的都是金税卡中待开发票的当前号码企业无法选择因此若有未开发票要作废必须等到它成为金税卡中的当前号码时才能进行作废操作。这种发票作废后系统按已开具而金额为零的发票来记录。 3如果由于某种原因当前发票库中记录的某张发票不在金税卡中例如更换了金税卡后那么这张发票是无法作废的。如果某张发票记录在金税卡中而当前发票库中却没有例如系统没经备份就做了初始化那么可以通过发票修复的操作使这张发票恢复到当前库中再做发票作废。 9、 发票修复做此操作前先向服务单位咨询 由于某种原因导致硬盘发票库中当前会计月的发票数据与金税卡中记录的数据不一致时可以利用该菜单的功能将金税卡中的数据修复到硬盘数据库中。在做“发票领用存月报 表”和“抄税处理”操作时如果硬盘发票库中的数据和金税卡的记录不一致系统会自动进入发票修复窗口进行发票修复。其中“抄税处理”下的发票修复窗口与这里的窗口有所不同。经修复后的发票是不能查看明细和打印的。它的操作如下 1 点击“发票修复”系统检查金税卡和数据库记录是否一致如果不一致系统弹出三种操作功能的菜单 A、 添加结果表示硬盘中的发票份数比金税卡中的少如打印故障或不慎初始化那么执行该功能后系统会将缺少的份数添加到硬盘发票库中。 B、修改结果表示硬盘发票库中的数据与金税卡中不同那么执行该功能后系统按金税卡中的数据来修改硬盘数据库中的数据。 C、删除结果表示硬盘发票库中的份数比金税卡中的份数多如更换了金税卡那么执行该功能后系统会删掉发票库中多出的记录。此功能要慎用其中默认情况和点击ESC键均表示保留原有数据。 2点击“关闭”按钮查看修复情况编辑修复后的缺失信息如主要商品名称、购方信息等。 八、有关退货和销售折让的规定四种情况 1、发票联次完整购货单位要求全部退货销售方应在该发票的发票联和抵扣联以及有关的存根联和记帐联上注明“作废”字样留备后查同时在系统中将这张发票作废。 2、发票联次完整购货单位要求折让销售方应在该发票的发票联和抵扣联以及有关的存根联和记帐联上注明“作废”字样并在系统中将这张发票作废。同时按折让后的货款重新开具专用发票。 3、发票联次不完整购货单位要求全部退货购货方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出和索取折让证明单以下简称证明单销售方接到证明单后根据退回货物的全部金额开具负数专用发票即“红冲”。 4、发票联次不完整购货单位要求折让销售方接到证明单后根据货物的数量、价款和折让金额开具负数专用发票。 九、报税处理 1、 每到抄税期每月1日系统必须执行抄税否则无法开票。每月一日到企业抄税之间这段时间叫抄税期。 2、 每月10日2400前必须报税否则金税卡被锁死无法做任何操作只有到税务机关去报税后重新进入系统才能继续开具发票。企业抄完税直到每月10日2400间这段时间叫报税期。每月10日2400开始往后如果还未报税这段时间叫锁死期。 3、 系统在锁死期不能进行除抄税外的任何有关发票管理、金税卡授权的操作。 4、遇节假日报税期可延长这由税务机关的报税系统控制将金税卡的锁死期写入IC卡。 5、为工作方便同一台开票机最多可向税局申请发行两张IC卡抄税时根据系统提示的顺序分别插入两张IC卡报税时带第二次插入的那张IC卡到税务机关报税。 6、抄报税的流程 1 抄税写IC卡功能菜单抄报税管理→抄税处理 该功能每月只能执行一次当当月金税卡中的税额成功地写入了IC卡后就不能再写第二次了。 2 销项报表打印功能菜单抄报税管理→发票资料查询打印 3 持IC卡和有关资料到所在税务机关报税遵循哪里发行哪里报税的原则。 4 报税成功后重新进入开票系统才能允许继续开具发票。 7、执行“抄税处理”后系统将执行以下四个步骤 第一步检查硬盘和金税卡中当月数据是否一致如果不一致将自动进行发票修复。当硬盘数据比金税卡中的发票记录少或两者数据不一致时系统以金税卡中的发票数据为准对硬盘发票库进行添加或修改自动完成发票修复执行过程中不会出现提示。如果硬盘发票库比金税卡中的记录多系统将弹出相应的提示框此时企业应根据具体情况向服务单位咨询并慎重处理。系统默认的处理方法是“保留”。 第二步检查本机IC卡信息是否正确。 第三步检查IC卡中是否有上期税额未报。 第四步将本期税额写入IC卡。 8、重复抄上月旧税 由于系统在读入报税成功标志后就不能重抄上月旧税所以该功能只能在以下两种情况下使用 1抄完税还未报税时IC卡损坏或丢失 2 报完税未进入系统时IC卡损坏或丢失 当系统上月抄报税后未成功地读到IC卡中的报税标志时使用抄税处理菜单重抄上月旧税。 9、报税资料传出功能菜单抄报税管理→报税资料传出它将把销项发票的明细数据写入软盘。通常情况下不准使用该功能只有在发生了金税卡损坏等意外事故造成IC卡销项发票数据无法上报时经税务机关核许由服务单位人员使用该功能将销项发票的明细数据写入软盘到税务机关报税。 10、一个对立关系抄税数据和购买发票授权之间的对立关系 11、切勿在抄税过程中关机或断电请注意电源的稳定。 12、若上月未开发票到抄税日也必须抄税所抄税额为“0”。 十、金税卡管理 1、 状态查询 2、 口令设置 1 默认口令为23456789系统在安装好后自动使用默认口令这种情况下进.