时间管理——做好个人时间管理计划

时间管理——做好个人时间管理 时间管理 ——做好个人时间管理计划 从几个真实故事说起 鲁迅不吃鱼; 陈景润挨批时也能做自己的事; 拿破仑不睡觉; 康德的行动规律可对钟; . . . . . . 目 录 一、为什么要进行时间管理, 二、我是怎样浪费时间的, 三、时间管理的十大关键 四、时间管理的一些理论 一、为什么要进行时间管理, 人生最宝贵的两大资产，一是头脑，一是时间。 无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。 因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。 二、我为什么浪费时间, (1)做事目标不明确; (2)作风拖拉; (3)缺乏优先顺序，抓不住重点; (4)过于注重细节; (5)做事有头无尾; (6)没有条理，不简洁，简单事情复杂化; (7)事必亲躬，不懂得授权; (8)不会拒绝别人的请求; (9)消极思考。 案例:让我们来看看任经理一天的活动 8:30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划问，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10:00。 10:00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10:20。 10:20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11:00。 11:00对秘书报上来的文件等进行批示、处理;阅读文件、各类的报告、建议书等，到12:00，还有一部分没有过目。 12:00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。 14:00与销售部经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。 16:00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。 16:30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 17:00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。 我们仔细分析一下:任经理的时间为什么不够用? 电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗, 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大随意性。 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。 缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动。 做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。 只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。 不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。 对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。 不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死 。 三、时间管理的十大关键 (一)设立明确的目标 (二)列一张清单 (三)20:80定律 (四)确定不被干扰时间 (五)和你的价值观相吻合 (六)最有效率的事情 (七)充分地授权 (八)同一类的事情一次做完 (九)做好时间日志 (十)时间大于金钱 (一)设立明确的目标 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标; 你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 (二)列一张清单 1(年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情; 2( 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来; 3( 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来; 4( 每天晚上把第二天要做的事情列出来。 (三)20:80定律 用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。 谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情? 当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。 成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。 (四) 确定不被干扰时间 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。 这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。 (五)和你的价值观相吻合 你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。 时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。 你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。 (六)最有效率的事情 每一分钟每一秒做最有效率的事情; 你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。 始终直瞄靶心--绩效<=>晋升 (七)充分地授权 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。 (八)同一类的事情一次做完 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业; 假如你是在思考，用一段时间只作思考; 打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。 当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。 (九)做好时间日志 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。 当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。 (十)时间大于金钱 时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习; 千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验? 四、时间管理方法及原则 第一个是“6点优先工作制” 第二个是帕累托原则 第三个理论是莫法特休息法 第四个是麦肯锡30秒电梯理论 第一个是“6点优先工作制” 就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法; 第二个是帕累托原则 其核 心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动，即二八理论。根据这一原则，我们应该首先完成那些紧急又重要的工作，其次是重要而非紧急的任务，再次是紧急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不紧急的工作。 掌握这一点很重要，它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。 第三个理论是莫法特休息法 也就是不要长时间的做同一种工作，而是要经常的做不同内容的工作，保持精神上的兴奋点，进行主动的调剂和放松。 第四个是麦肯锡30秒电梯理论 据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理，要求他谈谈项目的结果，可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。 时间管理的益处 1、有效的时间管理可以省掉些让你体力消耗、精神萎靡不振以及不利于心灵成长的事情，而让你能够发挥所长，摆脱一切重担的束缚，以免身陷于令人不悦的琐事中，并且带来更多的热情和更好的工作成果。 2、一言以蔽之，就是工作绩效?欢咸嵘一嵛约旱墓ぷ骱腿松锤嘞苍煤统删汀?时间管理的益处 一言以蔽之，就是工作绩效不断提升，而且会为自己的工作和人生带来更多喜悦和成就。 学员心得一: 1、计划一天的主要工作，压缩在二个小时内完成。 2、晚上十一点至十二点考虑综合性的问题。 3、把一天的工作分类:A类(今天自己要做的工作);B类(授权他人安排工作);C类(把今天计划没有完成的工作放到明天的A—B类完成)。 4、早晨8—9点分配任务，余下的时间与领导汇报工作，下午走访各科室，沟通、协调工作。 5、把自己的钟表调快十分钟，充分利用琐碎时间，如:上厕所、乘公车等。 6、为了节约时间，吃快餐。 7、周一开办公会议，周四在分公司，如:处理业务等。(按工作内容的不同，安排时间) 8、根据事务的轻重缓急，在时间上做安排。 学员心得二: 1、设定工作目标:执行上对总体目标进行量化、细化，做到明确工作内容，确定工作职责，了解工作进度。 2、对工作要分清主次、先后。 3、对工作的执行上要抓好落实;解决工作中出现的疑 难问题;培养下属独立解决和处理问题的能力。 4、对工作要有强而有力的监督、考核机制，确保各项工作的准确落实。 5、对工作结果要善于总结。 学员心得三: 1、制定短期、长期计划，目标明确。 2、事情分清重要性，分主次，制定相关表格或台历。 3、用商务通或电脑(手提)。 4、对下属的管理要求有计划性、可行性，安排好指定时间。 5、宏观管理，多思考，灵活运用私人时间。 6、减小琐事，先完成共同完成的任务。 7、对下属的绩效培训，对人要用人得宜。 8、用专业人士，用钱买时间。 9、培训技巧灵活、灵巧，减少成本。 10、懂得授权，让职责人员完成本职工作。 11、通过会议解决各种问题。 12、用书面等各种进行沟通和合作，明确方向。 13、利用高科技，即网络等方式。 14、系统化、化的管理。 15、轻松、快乐地开展工作。 学员心得四: 1、做事有目标及计划，并严格按计划执行。 2、要善于将工作分配给下属。 3、做事要分优先顺序。 4、把每天当做生命的最后一天来度过。 5、不要把时间浪费在琐事上。 6、良好的沟通和合作可以提高效率。 7、标准化、程序化、化、自动化。 8、制定每天工作进度表。 9、培养下属的工作能力、授权。 10、不打无准备的战争。 ……待续 学员心得五: 1、琐碎的事委派别人去做，自己每天只专注地做1—3件重要的事。 2、将重要的事务写在具体日程的台历或日历上。 3、节省时间与提高工作效率，涉及个人的习惯和工作环境的氛围问题。一般均是 有明确的周、日计划，沟通、协助尽可能采用书面方式，并且各司其职，专人跟踪。 4、每星期一开一个会，其余时间自我控制，设立完善的监控机制，并定期汇报。 5、每天的工作写成提纲要点，分类成重要紧要的类型，规定完成的时间段，时间安排上预留一定的机动时间，每天如此持之以恒。 学员心得六: 1、开会时，发言人准备议题，在规定时间内发言人须提出自己对议题的相应看法。 2、每天下午半小时总结当天工作，安排第二天计划。 3、按计划依据员工能力安排各项资源。 4、排出工作完成进度跟踪表。 5、减少中间环节。 6、完善岗位责任制，实行标准化管理。 7、避免不必要的应酬。 8、运用时间的“二八”定律，将事情的轻重缓急逐一排列。 全文完～ END