中小企业财务报销制度及其流程

中小企业报销及其流程 第一部分  总则 第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用公司全体员工。 第二部分  借支管理规定及借支流程 一． 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回后5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款； (四) 借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； (五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。如确因业务需要而未能及时结清前账，必须向财务部书面说明原因，经同意后方可再借支。 二、借款流程 (一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)。 (二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。 (三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三部分  日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据，且票背面必须有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由，原始单据须粘贴整齐。 (三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 (四) 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 部门主管审核→分管的部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。 第一条  差旅费报销制度及流程。 (一) 费用（单位：元/人、天） 职务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用 一般员工 火车硬卧 110元/天 30元/天 30元/天 部门负责人 火车硬卧 120元/天 40元/天 40元/天 总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销           (二)补充说明： 1.员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及交通工具，特殊情况，经领导批准后，可选择搭乘飞机； 2. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。 3. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。 4. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。 5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 二、报销流程 1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。 第二条 交通费报销制度及流程 (一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下, 交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，由员工上级领导报经总经理同意后可以乘坐出租车,但需在凭证粘存单上注明时间，起始地点及事由；（2)市内因公车费应保存相应车票报销。 (二) 报销流程 1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第三条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 (一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 (二)报销流程 1.购置申请：各部门的实际需要，由经办人填制请购单，部门主管及分管负责人签字后，于每月25日报行政部审核汇总，行政部根据库存情况编制采购预算表，经总经理同意后方可采购； 2.报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 第四条  业务招待费及其他报销制度 各部门在开支业务招待费之前，需事先经领导批准（说明），否则不予报销。 （1）费用标准：根据实际需要据实支付。为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理同意。 （2）报销流程：由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 第四部分  报销时间的具体规定 一．财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 二．借支及其他业务的不受以上时间限制，可随时办理 第五部分  报销票据的粘贴及填写规定 1、将报销票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照不同使用部门分页填写报销单，并按照类别分别粘贴分类报销；其中差旅费应按照差旅费报销单中的项目单独填写差旅费用报销单。 2、报销单填写：报销部门栏必须填写，项目栏应尽量填写完整保证说明清楚，备注栏不准填写任何说明，若需要填写应在“凭证粘贴”单上注明，证明人也应在报销人下方签字作证。 3、备注栏将留予公司负责人的签字批准。 4、准备专门的票据粘贴单（到财务室领取）。粘贴时，在粘贴纸左边留出约两公分装订线，将票据按类分别粘贴，并将“凭证粘贴单”如实完整填写清楚，证明人也要在经手人下方签字。（凭证粘贴单不需要主管签字。） 5、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸外侧和粘贴纸的下边依次从下往上均匀排开纵向粘贴，沿着粘贴单下边和右侧粘贴的票据必须将其下边和右侧与粘贴单对齐，不能超出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。 6、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴。 7、票据比较多时可使用多张粘贴纸。 8、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，也须附有“凭证粘贴单”，并将“凭证粘贴单”如实完整填写清楚。 9、填写报销单时应把填单时间、报销的内容（不同项目应分开）以及票据的张数、对应的开支金额逐栏填写，然后将各项费用的金额及票据张数合计后填写在合计栏中并按规定填上大写金额。 10、金额填写规范：大小写金额必须相符且填写规范，小写金额前应填写人民币符号“￥”，人民币符号与数字间不得留有空白，金额数字部分一律写到角分，无角分的，写“00”或符号“-”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“-”；大写金额用汉字“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”等。大写到元或角为止的，后面要写“整”，有分的不能写整。 11、原始单据（指发票或其他票据）数量或金额有错的，应退回开票单位重开；报销单据数量或金额填写错误的，不得涂改应重填。