公司接待工作要求

公司接待工作要求 恒大地产集团接待工作要求 (修订版) 为加强集团系统接待工作管理，规范接待工作流程，提升公司对外整体形象，特制定恒大地产集团接待工作要求。 此工作要求适用于集团系统各单位、部门。 一、确定接待对象的相关信息 (一)接待工作发起方填写接待工作联系单，接待方核实接待信息。 (二)确定我司负责接待工作的主办单位或部门，明确参与接待工作的相关责任人。 (三)接待责任部门或责任人与来访的客人联系确定接待详细信息: 1、确认客人的单位、姓名、性别、职务。 2、确认客人的详细行程安排(密切保持沟通，随时保持信息的更新)，明确抵达方式，掌握飞机航班号，火车车次及到达时间，客人自驾车车型及车牌号等信息;明确我方陪同人员，客人的随行人员。事先了解客人是否准备赠送我方礼物，做好相应的回赠准备。 (四)根据接待的准确、详细信息制定接待工作，明确接待工作各环节、工作职责及责任人。 二、迎接客人的工作要求 (一)安排接待用车: 1、根据接待发起人或客人指定联系人提供的信息，查询客人是否按 时出发，飞机、火车有无晚点、延误等其他情况，并且进一步落实来访人员有无变化，做好相应的迎接准备。 2、根据客人的职位级别及重要程度安排恰当的车型，确定用车数量，考虑是否安排开道车。 3、提前确定并熟悉行车路线，安排专人负责车队通行的协调工 作。 4、提醒司机并检查落实车辆内外的整洁及车内饮用水、纸巾、雨伞、纸牌(豪华中巴)等物品是否备齐，汽车应加满油，车内空调温度是否适宜。 5、确认是否需要额外安排行李用车。 6、需要提前做好行李标识工作，确保客人到达酒店后顺利送达相应房间。 (二)根据客人职务、级别情况及重要程度，安排我方相应的迎接人员，考虑是否安排鲜花。 (三)提前预定机场贵宾厅;提前沟通火车站出站安排;如客人自驾车来访，需提前安排引领人员及引领车辆，提前确定接头地点并熟悉行车线路。 (四)根据客人的行程信息，我方迎接人员至少提前半小时到达每一个迎接地点。 (五)提前与客人沟通好迎接标志。 (六)提前联系迎接地点，预留我司迎接车辆停车位。 (七)考虑是否安排专人献花，帮助客人提取并安置好行李。 (八)车辆行驶中须注意行车速度。 (九)客人即将到达接待地点时，安排我方迎接人员在接待地点提前迎候，重要贵宾安排红地毯，控制电梯，有专人安排车辆的停放。 (十)安排好摄影摄像人员。 三、参观安排的工作要求 (一)至少提前一天确定欢迎水牌或横幅内容，并制作准备好。 (二)至少提前三天确定参观线路，做好相应的现场布置工作及人员安排。其中包括引领人员、讲解人员、保洁工作、安保方案，安排好园区内参观的接驳车辆等。 (三)安排专人在客人到来时指挥交通，确保客人通行顺畅、安全;重要客人来访提醒公司领导到参观接待地点门口或客人下车点迎接。 (四)指定专人做好现场参观时参观队伍的统筹安排，保证客人参观时不掉队。 (五)注意事项:提醒各相关单位事前做好欢迎水牌或横幅、园林绿化、喷泉、游览车、样板房、讲解员、安保、摄像、摄影、饮用水、雨伞、纸巾的准备及检查工作。 四、住宿安排的工作要求 (一)根据客人的职务、级别、重要程度事前预订合适的酒店并安排合适的房间。 (二)根据客人对楼层、朝向的特殊要求，合理安排房型及房间位置;确定房号、入住天数，提前做好房卡，重要客人做好VIP安排并提前做好检查工作。 (三)安排专人在客人抵达时将房卡及时交到客人手中;重要客人由 接待方主陪领导将客人引领至房间。 (四)提前做好叫早及早餐安排。 五、用餐安排的工作要求 (一)根据客人的职务、级别情况及重要程度安排并检查落实相应的宴请酒店、房间、用餐及菜单、环境布置、座次安排。安排专人对台卡、宴请名单的制作和摆放，房间空调、通风、灯光效果、座位间隔进行检查。 (二)确定酒店的停车安排，熟悉酒店内客人行进路线、电梯的位置和控制，卫生间的方位，做好安保工作。 (三)根据客人的喜好、习惯或民族特点安排合适的菜式。 (四)提前落实我司宴请陪同人员，并安排好客人司陪及我司工作人员按标准用餐。 六、会议安排的工作要求 (一)提前确认参会人员信息，落实会议地点，预定会议室。 (二)做好会议现场布置以及空调、麦克风、视频、投影仪、电话、录音等设备的准备及调试工作。 (三)做好水牌、桌椅、发言台、签到、激光笔、荧光笔、鲜花、纸巾、烟灰缸、会议资料、议程表、台卡及座次安排等准备工作。 (四)做好会议茶水、水果、会中小点等服务的准备工作。 (五)如会议举行签约仪式，需准备横幅、签约本、笔、摄影摄像及红酒或者香槟等。 七、娱乐安排的工作要求 (一)提前确定参加娱乐的人员、娱乐地点，预定相应的房间。 (二)落实交通工具、安保方案、娱乐标准，注意娱乐的各项安全事项。 八、送行安排的工作要求 (一)提前了解客人返程信息，并配合客人做好返程票务预订工作。 (二)提前预定机场贵宾厅;确保火车站送行通道顺畅。 (三)做好送行车辆安排，熟悉送行的交通路线。 (四)做好我司送行人员的安排工作。 九、其他注意事项 (一)如遇我司与其他单位联合接待或接待过程中某些部分由其他方安排，我方要提前介入与接待方沟通并检查落实其安排是否合理。包括住宿、宴会地点、座次、人员、会议座次等。 (二)确认是否需要准备礼物，并及时跟进确认做好礼物的赠送工作。 (三)接待发起方与接待方应提前沟通，并做好公司宣传资料 的准备工作，包括宣传画册、最新一期的恒大报、恒大学习报及其他相关资料。 (四)接待方责任人必须提前一天对接待准备工作的各个环节进行检查。 十、资料归档及接待工作 (一)接待责任部门须将每次接待方案的文字资料整理归档(包括纸质版及电子版);做好接待工作台帐，每次接待结束后由接待方负责人牵头做好总结工作。 (二)对于重大接待任务，接待单位领导应组织相关参与部门召开协调会，制定接待工作方案及应急方案;客人到场前，接待方责任人必须到达现场逐项落实流程，并在参观过程中担任总协调。 十一、接待礼仪的要求 (一)所有参加接待工作的人员，须掌握社交礼仪规范，了解公司的基本情况以及本地的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。 (二) 着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现集团的良好形象。 附件 1. 接待工作联系单(适用集团总部主接待) 2. 接待工作方案(样表) 3. 行程安排表(样表) 4. 住宿安排表(样表) 恒大地产集团有限公司 总裁办 二〇一〇年六月十二日 附件1: 恒大地产集团有限公司 接待工作联系单(适用集团总部主接待) 注:1.此表由接待发起方负责填写 2.请附来访客人详细名单，包括姓名、性别、职务(按高低顺序排列) 3.请附行程安排或要求信息 附件2 ××领导莅临我司参观考察 接待工作方案(样表) 附件3 ,,,,领导莅临,,,参观考察 行程安排表 (样表) 附件4 ×××考察团人员入住×××酒店住宿安排表 (样表)