材料采购及报销流程

材料计划、采购及报销 一、材料计划审批流程: 1、由现场施工员提出材料采购供应计划; 2、库房复核; 3、安全生产经理审核; 4、项目经理审核; 5、项目负责人审批; 6、审批后的计划表交采购员采购,同时送一份财务备案。 7、日常采购计划需提前5日申报采购计划,大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行询价。 二、材料采购流程: 1、采购员凭审批后的材料计划表采购; 2、采购员凭材料计划表、采购发票(送货单)办理入库验收手续; 3、特殊情况: (1)采购金额在5000元以下(含5000元),可先行采购,后补办材料计划手续(时间控制在2天以内); (2)采购金额在5000元以上10000元以下(含10000元),须电话告知项目负责人,经同意后予以先行采购,后补办材料计划手续(时间控制在2天以内); (3)采购金额在10000元以上的,一律必须先办理材料计划手续,否则采购员不予采购; 对于提前采购的,没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的,项目部财务有权不予以认可,所造成的损失有采购员自行承担。 4、对于大宗材料的采购,采购员在接到采购计划后,立即进行询价,采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价,同时将询价结果以及询价单位的(包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等)报项目经理及项目负责人审批;采购员须按审批后的核价单、供应商及计划表进行采购。 三、采购专员根据材料采购计划,填写“借支单”,由安全生产经理、项目经理及项目总负责人审批签字后由会计主管确认,然后到出纳处办理借支; 四、库房管理员依照采购计划及采购发票(或送货单)及时对采购物品进行分类入库,开具入库单。 五、采购员执采购计划、采购发票、入库单及送货单等按照日常费用报销签字流程报销采购费用,采购员须在采购后3天内完成签字报销手续,并交财务进行冲帐(特殊情况除外)。 六、对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账,并定时协助财务部门进行往来确认。