使用邮件合并功能批量制作带相片的证件

使用邮件合并功能批量制作带相片的证件 格式固定的文件。如撰写“致学生家长的一封信”之类的内容相同的通“相片”信息，相片的“名字”必须带“扩展名”，如“在名单中添加 jpg”;使用公式“&”运算和自动填充功能可快速完成此操作，如图 2知性信函，还有家长会邀请函准考证和成绩单等这些文件的主 、、。 要内容和格式都相同，只是称呼等少量内容不同，如果用传统逐个撰写 的方法，工作量大，而且繁琐，容易出错使用 ord 的邮件合并功能，可 。W 以轻松、准确无误地快速完成这些工作。 Word 的邮件合并功能最初是应用于批量制作的内容相同但称呼 不同的信件，后来扩展到将包含有相同内容的主文档和包含变化内容 的记录合并成所需要的多个文档，达到节省时间，提高效率的目的。 目前关于邮件合并功能应用的籍和文章，几乎都是仅涉及文本 内 图 2 俱乐部会员名单容的合并对于带相片的邮件合并功能的应用，相关文章很少;即使 。 2.3 进行邮件合并有，往往也是合并后的文件内容分别独占一页的情况，类似于全国计算 证件样本和学生名单都准备好了，接下来就是利用邮件合并 机等级证书或高新技术证书，每个证书就是单独的一页。而现实生活和 来批量制作证件了首先是插入文本，然后插入相片，再进行合并 。工作中，我们的文件内容可能不需每个独占一页，可以将多个文件内容 2.3.1 插入文本 在证件样本主文档里，单击[工具?[信函与邮件]]合并在同一页，打印后再分开，以节省纸张。 ?[显示邮件 下面，本文以制作带相片的卡片式河职院体育俱乐部会员证为“” 例，介绍使用邮件合并功能批量制作带相片的证件的方法和技巧工具栏菜单]，显示[邮件合并工具栏]，如图 3。。 1、证件的需求分析 为培养学生体育兴趣，发挥个性特长，养成终身锻炼的良好习惯， 树立终身体育的意识，我校从 09 年开始全面实施公共体育课俱乐部 “” 图 3 邮件合并工具栏式的教学。在这种教学模式下，打破传统的按自然班上课的方式，而是 单击[邮件合并]工具栏上的打开数据源[]按钮，选择“俱乐部会 单”工作表由学生自主选择自己感兴趣的体育项目，然后组班上课，一个班的学生 作为邮件合并的数据源。然后在证件样本上，使用邮件[ 来自不同的班级为维护正常教学秩序，学生上课进入运动场馆时，以 。 工具栏上的[插入域]按钮，分别插入姓名性别班级项目“”“、”、“”、“前所采用的检查学生证的方法，此时工作人员还得逐一核对班级名单， “时间”信息，如图 4。工作量大，而且影响进馆的速度，带来很大不便因此有必要给每个学 。 生做一张带相片的卡片式“河职院体育俱乐部会员证”，注明学生上课 时间以及所选择的运动项目，如篮球、网球、乒乓球和羽毛球等;这样方 便学生在规定时间进入篮球场网球场乒乓球室和羽毛球馆等运动场 、、 所 。 2证件的制作过程、 需要的这些证件，数量很多，传统的方法，得逐个修改信息，还得分 别插入或粘贴相片，工作量巨大，使用 Word 的邮件合并功能可以提高 图 4 带文本信息的证件制作的效率。制作过程如下: 2.3.2 插入相片2.1 建立证件样本 使用邮件合并功能批量制作证件，首先要建立 相片的插入，需要用到 Word 插入域操作。先将光标定位在插一个证件样本，作为 片的位置，然后单击[插入]?[域]菜单，在弹出的域对话框中， “”邮件合并的主文档主文档只包含邮件合并中内容固定不变的部分，保。 “INCLUDEPICTURE”域名，在“域属性”中输入某个学生相片的文件存到学生相片所在文件夹下。建立的证件样本如图 1。 如“赵萍jp.g”(必须带扩展名),如图 5。 图 1 证件样本 2.2 准备学生名单制作好证件样本后，接下来是要准备学生名单作为邮件合并的数 据源数据源是包含邮件合并中内容不同的文件，可以是 Excel 工作表。、 icrosoft Outlook 联系人列表以及 icrosoft Access 数据库等，其中 Excel MM 工作表是使用最多的在原始的俱乐部会员名单Excel 工作表里面， 。“” “域”对话框图 5 如果有标题，要把标题行删除，保留表头，只包含姓名性别班 “”、“”、“ 选中插入的相片，按Shift+F9组合键，会显示域的代码{ INCLU“”级项目和时间信息 ”、“”“”。 PICTURE" 赵萍.jpg" \* MERGEFORMAT};将代码中的“赵萍.jpg” 制作的证件要带有相片，所以还需要在名单上加入 相片 信息 要 邮件合并中的 相片 信息，插入方法和前面插入(下转第 63 文档3、结语 Word 的邮 的信函之类的文 件合并功能成功 进行适当设置 效率，也避免了 参考文献