公司参观接待流程和指引(通用版本)

公司参观接待和指引(通用版本) 公司参观接待流程和指引(通用版本) XXX参观接待流程和指引 1 前 言 [适用范围]:公司各部门 [规范目的]:为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。 xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一) 1、接待来访前期确认工作 1.1、来访时间及宾客信息确认 1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间(年/月/日/时)。 1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。 1.1.3需要确认接待的地点。 1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。(姓名、单位、职位、头衔等) 1.1.5需要了解客户公司经营性质。 1.2、接待活动主题以及来访情况确认 1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。 1.2.2客户预期谈判的内容。 1.2.3明确此次来访带来的深远影响。 1.2.4根据上述确认此行活动的主题。 1.3、来访安排 1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。 1.3.2接待安排(接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排)。 1.3.3会议安排 客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。 1.4、资料稿件准备确认 1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备:汇报演讲ppt、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。 1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。 1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。 1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待》，呈总经理、副总经理及市场部经理。 1.5、成立接待小组(详情参见附件二) 根据每次接待情况的不同，组建接待小组。 1.5.1接待接口人:统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。 1.5.2接待助理:制定接待、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。 1.5.3接待负责人:对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工 作。 2 1.5.4各环节具体负责人(例如:宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部;讲解人 员——技术支持部;等等。) 2、接待来访前期准备工作 2.1、吃、住、行安排(详情参见附件三) 根据实际情况安排接送(飞机、船舶、火车)。 2.2、制定参观路线 2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。 2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。 2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。 2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。 2.3、公司整体布置(详情参见附表二) 2.3.1外部: ?欢迎横幅 ?指示水牌(大堂、电梯出口、楼梯间等) ?花篮/植物绿化 ?KT版签名墙 ?红地毯 (以上信息可以根据每次具体来访而定) 2.3.2 (以上信息可以根据每次具体情况而定) 2.4、采购接待所需物品(详情参见附表二) 根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程: ?接待小组提出一定诉求; ?行政部门制作预算报价呈批; ?行政部获批后进行采购; ?根据要求进行布置/装饰。 *消耗用品(果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等) *循环用品(套 装茶具、咖啡机、装饰摆件等) *特殊用品(机器设备等) 2.5、员工面貌整理(详情参见附件四) 统一要求全体员工职业装接待。 2.6、人员安排(详情参见附表二) 2.6.1调配人员(整体调控各项事物的顺利进行，例:总经理助理、接待助理、接待配合部 门经理等。) 2.6.2各环节负责人 2.6.3礼仪人员 3 2.6.4其他人员 3、接待来访当日具体工作 3.1、车辆待命 根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表(具体方案由行政部主要策划)。 3.1.1车辆等级: ?一级——高级接待 *高级商务车(丰田三花、奔驰商务等)。 *高级轿车(奔驰、宝马等)。 ?二级——中级接待 *中级商务车(别克商务、日产商务等)。 *中级轿车(雷克萨斯、大众等)。 ?三级——普通接待 *普通商务车(东风商务车、江淮商务车等)。 *普通轿车/打车。 3.1.2机动车辆:安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。 3.2、设备调试 产品设备调试: ?第一阶段:定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。 ?第二 阶段:来访前一天，最终设备调试。 ?第三阶段:来访当天，进行最终设备确认。 3.3、工作人员到位 ?接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。 ?接待当日，所有参与接待人员提前到岗。 ?最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。 3.4、领导会晤 ?陪同人员参与会晤(接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等)。 ?会晤期间， 所有接待人员待命。 3.5、结束送行 ?根据身份确定规格而定。 (一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等) ?送行至门口或 车旁挥手致意，方可离开。 4、接待来访后期总结工作 4.1、电话回访、后期跟进 接待小组/具体项目组执行: 4.1.1接待活动结束后一个星期4 4.3、总结整理资料留档 4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。 4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。 5、特别注意事项(详情参见附件三) 6、保密原则特别申明 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司 情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说 明。 【结束语】 兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。 5 附件一 xxx客户来访接待流程图 注:1为接待小组执行。 2、 6 附件二 xxx客户来访接待人员职责说明 一、接待接口人 1、处理接待信息 一般有两个来源:一是客人直接向管理部提出;二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。 2、确定接待负责人 根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。 3、归档保存接待记录 接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。 每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。 4、资料维护 负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。 二、接待助理人 1、进行接待安排 ?制定详细接待计划。 ?确定来访的议题及来访时间、地点。 ?明确双方与会人数、人员姓名、职位。 ?作好接待日程安排及议程安排。 ?与接待负责人确认此接待计划。 ?礼品资料准备。 ?会议准备。 ?填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。 2、接待工作记录/意见反馈 ?填写《接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。 ?接待后组织会议，收集意见。 三、接待负责人 实施接待:主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。 7 附件三 xxx客户来访接待注意事项 一、接待注意事项: 1、接机 ?举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。 ?客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。 ?接机的车子要按生意情况和来人官阶来定。 2、吃饭(根据情况选定餐厅) 饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。 3、酒店 根据客人需求和级别来订酒店。(三星——五星)具体方案由行政部制定。 二、特别注意事项 4、送礼 送礼;酒店是最好的地方。1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多的人就是送礼对象。2.三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的钱活动。 5、合影 这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收藏一辈子。 6、必要摆放 在客户座位前应该有名牌，包括公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的面资料等。 7、幻灯片 对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。 8、参观厂房 在顾客来之前就要准备演示，需要有人通知客人即将参观的车间，而且要专人展示(只展示基础的东西)。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。 9、反馈 在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解情况。 8 附件四 xxx客户来访接待人员着装要求事项 一、男士: 1、衬衫、领带、西装(成套)、皮鞋。 2、不需留长发、蓄长须，留长指甲;整体仪表干净整洁。 二、女士: 1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜(肉色/黑色)高跟鞋(3—5公分适宜)。 2、换淡妆、头发整洁(尽量要求扎发或者盘发)。 三、禁忌: 怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。 9 附件五 xxx客户来访接待参观指引 一、礼仪规范 1、仪表:面容清洁，衣着得体。 2、举止:稳重端庄，从容大方。 3、言语:语气温和、礼貌文雅。 4、态度:诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时:通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。 8、进电梯时:要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。 9、座谈时:客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 10、送客时:根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。 二、商务接待中的座次安排 1、关于会议主席台座次的安排 1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。 1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一 定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。 1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现 1.4.1主席台人数为奇数时 1.4.2主席台人数为偶数时 10 2、关于宴席座次的安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。 2.1中餐桌 2.2西餐桌 3、仪式的座次安排 签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。 4、关于乘车的座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。(如 果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在 临窗的位置。 乘车座次安排 5、合影座次安排与主席台安排相同 附:会议座位安排 长条桌 11 注:A为上级领导，B为主方席 沙发室 与外宾会谈 注:A为主方，B为客方 与上级领导座谈 注:A为上级领导，B为主方领导 12 附表一 13 14 15 16