OOS及OOT物料(超标及超常)调查管理规程

1  目的 1.1 制定按GMP规范要求对所有OOS/OOT（超标/超常）结果的调查处理程序，保证在化验工作中出现超标、超常结果得到全面分析和正确处理。保证检验数据可靠，避免误判及检验纠纷。 1.2 调查超标、超常结果出现的原因，采取预防措施，防止再次出现。 1.3 将各类超标、超常结果报告公司高级管理层，以提供质量改进的决策结果。 2  范围 本程序适用于质控部所有产品的检验考查过程（如：工艺改进、稳定性试验、产品质量检验过程及工艺验证过程等）、生产过程、仪器设备校正、环境检测等质量控制过程。除了在有效参数范围内进行过程调整而实施的检测外，它适用于决定如何处置产品原辅料的物理、化学分析检测及微生物检测等所有化验岗位出现的超标、超常检验结果。 3 ：质保部、质控部对本规程负责。 4 内容： 4.1 定义 4.1.1  OOS—超标检验结果（Out of Specification）指检验结果超出的范围。当两份平行测试样品检验结果一份合格、另一份不合格时，不得将其平均，亦应视为超标。 4.1.2  OOT—超常检验结果（Out of Trend）指检验结果虽符合标准规定，但同此类检品历史上典型的检测结果不一致；或SPC控制图显示异常趋势。例如：某成分含量历史上典型值为90.0～98.0%，但此次测定结果为98.8%，即构成一次超常检验结果。典型值由上一年的历史数据年度回顾中得到。 4.1.3  确认原因—引起不符合技术标准结果的明确且科学的原因。 4.1.4  不破坏完整样品采取的行动—试验过程中，完整样品不被破坏时，应对原来样品情况， 试验方法，人员，试剂，对照品，仪器等进行检查。 4.1.5  经试验破坏了完整样品采取的行动—试验过程中，样品被破坏时，应核对样品信息，试验方法，人员，试剂，对照品，仪器等回顾试验情况，对相关批次样品进行检查。 4.1.6 原样复验—指仍采用初始的样品再进行检验。 4.1.7 重取样复验—指重新取样进行检验。 4.1.8 实验室偏差—指由于任何与检验过程相关的因素所引起的检验结果偏差。包括取样、样品容器、存放条件、检验操作、计算过程等问题引起的偏差。 4.1.9 非实验室偏差—指在排除实验室偏差以外的由于其它任何因素所引起的检验结果偏差。该类偏差可以分为以下两种： (1)非生产工艺偏差：系指因生产操作人员未按程序操作、设备故障或用错料等原因引起的检验结果偏差。 (2)生产工艺偏差：指因生产工艺本身缺陷引起的检验结果偏差，即使人员操作、设备和物料完全正确也不可避免。 4.2 OOS/OOT检验结果处理程序 4.2.1 报告及调查：当化验员发现任何超标或超常检验结果时，应如实记录，并立即向化验室主管报告，未经允许，不得擅自进行复检。由质控部主任安排按所附调查表进行调查。另外，当质控部主任或化验员对某一合格结果产生质疑时，也可安排进行相应调查。 4.2.2 根据OOS/OOT检测结果的性质可进行下列类型的调查，即质控部原因的调查，扩大范围的调查及失败调查。规程如下： 4.2.2.1 质控部原因的调查，责任人为质控部。 4.2.2.1.1总则 首先执行《基本项目调查表》调查，由调查人填写调查记录，取得初步结论，根据后续程序进行处理。若调查发现初检样品有误或样品本身不具有代表性时，执行重取样复验。按初检取样范围重新取样后化验（一份），以该化验结果发报告即可，同时注明问题发生的原因。 当发现存在非取样原因的实验室偏差或不能排除存在实验室偏差可能性时，执行复样复验。如调查发现确有实验室偏差时，仅安排该检验员排除偏差后自行复验（必要时平行两份），以复验结果发报告即可；如调查未发现确切的偏差原因并且不能排除存在实验室偏差可能性时，按后续各类样品的复验程序进行原样复验。超常检验结果若未查出问题或疑问，可根据同期其它样品检验情况及历史数据决定是否进行原样复验。 化学检验： 产品：重要项目（如：含量）化验员本人复验（自复平行两份），另外由质控部主任指定两名富有经验的化验员进行复验（他复每人平行两份），所获取的八份检验结果（包括初验两份）， 按OOS/00T图调查示意图所示流程进行判定：（注：如他复1结果同样超标，可省去他复2，直接判定为超标）。 当出现未列入图示流程的情况时，需进一步分析、查找原因后进行判定。此时可附带一 份已知含量（合格）的样品同行复验，以期找出问题所在。 其它项目（有关物质等）检验员自复（一份），另外由质控部主任指定一名富有经验的化验员进行他复（一份），处理原则同上（略去他复2）。成品装量差异项复验（一份）。 稳定性样品：首次发现超标或超常检验结果，应进行完整的调查和必要的复验以得出明确结论。但当此类情况以前曾出现过，而且已经明确得出调查结论时，则仅进行相应调查，若未查出任何问题或疑问，不须进行自复或他复，在备注出原因后即可直接发报告。 原辅料：检验员自复一份，另外由化验段长指定一名富有经验的化验员进行他复（一份），处理原则同上。 微生物检验：因微生物检验结果偏差涉及的可能环节较多，且污染通常呈不均匀状态。因而不易查出确切的污染环节。往往需要根据具体情况将原样与重新取样（开原包装/新开包装）同时复验进行分析判断（通常各一份）。如果OOS/OOT结果与复验结果的平均值以及每一单个的复验结果均在技术标准范围内，可判定该批符合规定。但在某些特定情况下，可根据其质量状况判断。 4.2.2.1.2 注意事项 a.若认为有必要进行复验，只能在书面调查进行或至少部分进行以后才能进行。即在未调查及得到批准之前不允许复验。 b.判定无需复验（例如，数学计算错误）就能纠正OOS时可不复验。 c.要求所有的样品、样品制备物、试剂、溶液应备用至调查结束。用于特殊溶液的安全贮存和隔离贮存的规程和设施必须到位。 d.在质控部范围内当没找到确切原因并且没有可知的样品错误能对OOS检测结果作出解释时，确认第一次测定结果是正确的，将OOS调查表完成签字上交。 e.完成这一调查(有主管的初步审核签批、估计归结起因、且包括完整的并经批准的有的文件的复验)所需的天数最多不得超过10个工作日。 f.若属于试生产商业批次，化验室主管应通知生产技术主管，共同组织查找原因。 4.2.2.1.3 处理程序：完成调查和复验后，分以下三类情况处理： (1)实验室偏差：排除偏差原因后出报告，OOS/OOT调查表归档，并给出预防。 (2)超标检验结果 对于原辅料，质控部以《偏差处理单》形式通知QA，按照偏差处理流程进行处理。对于半成品/成品/环境等方面，质控部以《偏差处理单》形式通知QA，并进行扩大范围的调查或失败原因调查。 (3)超常检验结果 质控部对所有半成品的关键项目实施控制，批次多的产品每月总结评估一次，其它产品满30批评估一次，如发现OOT结果，质控部以《超常事件处理单》形式通知QA，生产部。 4.2.2.2 扩大范围的调查及失败原因调查 4.2.2.2.1 无确切的实验室原因，质控部则将OOS/OOT结果分别以偏差和超常事件处理单形式报告给质量部经理以进行扩大范围的取样过程及生产过程的调查，将报告附批记录中。 l 调查原因列写成文。 l 对可得到的信息的审核。包括制造工艺过程、试验物料或产品历史，中控试验结果，该物料或其它试验项目的测定结果，物料或产品试验的前史，供应商信息。 l 调查报告应总结有可能导致OOS/OOT的生产工序。。 l 对有问题批次实施返工/重加工的纠正性行动，证明纠正性行动是合理的且有文件记录。 -为了防止问题再发生，对任何纠正性的行动的说明。 l 列出其它可能受影响的批次或产品。 4.2.2.2.3 失败的调查研究 当扩大范围的调查研究表明商业批次的药物活性成分或成品是失败时应展开失败的调查研究，失败调查研究应包括： 确定造成失败的最可能的原因，确定防止事件再发生必要的整改行动，评估相同物料或产品的其它批次或其它的物料或产品的影响。 4.2.2.2.4  OOS/OOT报告将随该产品化验报告存放于产品档案中，原始数据保留在质控部。 OOS/OOT报告（相同）原则如下：ZZ/Q/XXX，其中 ： ‘ZZ’    代表年度的后两位。（07表示2007年） ‘XXX’  代表顺序号，同一年度从001开始连续下去 4.2.2.2.5 只有当我找出确切原因和预防措施，该OOS/OOT结果调查才可完成。 4.2.3 调查文件的归档及存放 QA将完成的偏差处理单分类编号，原件随该检品检验报告存档，应定期（一到两年）进行汇总分析，提交报告至管理层供参考使用。 5 相关文件 5.1 《不合格品的调查和处理规程》 6 相关记录： 6.1超标/超常物料（OOS/OOT）的质控部内部调查表 附：  OOS/OOT调查程序示意图 超标/超常物料（OOS/OOT）的质控部内部调查表 （在进行任何的重新检测之前，首先完成本） R/I：1—6 物料品名   数 量(kg)   件 数   批 号   样品来源   所涉及讨论的检测   问题评述： 测试日期   使用的操作规程代码                   调  查 标准的核对： 所执行的检验标准已经过审核了吗？ □是 □否 □不适用 所执行的检验标准是在有效期内吗？ □是 □否 □不适用 所执行的标准的灵敏度和预期的一致吗？ □是 □否 □不适用 检验标准参照： 试剂的核对： 标准溶液已经过审核了吗？ □是 □否 □不适用 试剂是在有效期内吗？ □是 □否 □不适用 试剂是新鲜制备的吗？ □是 □否 □不适用 试剂是根据相应规程制定的吗？ □是 □否 □不适用 样品的核对： 原始样是否正确合成/混合/称重？ □是 □否 样品的准备是否根据相应规程？ □是 □否 □不适用 在标准品、样品和空白样的制备中， 是否使用了相同的试剂？ □是 □否 □不适用