受控文件下载2

受控文件下载2 编号：YQ-PG-01 页码：第1页共5页 版本：A/0 文件控制程序 生效日期：2006.9.30 1.1将本企业文件和资料进行控制和管理（包括和质量有关的外来文件）,确保在质量体系使用场所的文件和资料正确、有效、适用、充分。 1.2确保质量活动顺利地开展与实施。 本程序适用于组织内质量体系相关文件和资料的控制,其它文件的管理可参照该程序执行。 3.1 质量负责人负责组织体系文件的建立、统筹、格式编号规范、评定， 并将结果上报厂长批准。 3.2 体系文件的编制、审批职责见5.3.1 3.3 办公室负责文件和资料的统筹管理以及文件的发放、换版、存档等工 作，确保发放文件的有效性。 3.4 各使用文件部门正确使用文件及妥善保管文件。 4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进 行控制的文件，其封面或电子文档库有红色“受控文件”标识，文件更改 后对应原文件应当收回或更新，作销毁处理或加盖“作废”标识，改作“参 考”文件。 4.2 非受控文件：非受控文件不作为组织质量活动使用时,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。 4.3 外来文件：指来源于组织之外的与组织质量活动有关的文件。（如：法 律、法规、、行业规范、客户要求等）. 4.4 作业指导文件：规程、流程、要求、说明、规范、等。 4.5 管理文件：制度、书等 5.1 文件的分类：文件与资料分如下几类： 5.1.1 《质量手册》 第一级文件（QM） 5.1.2 程序文件 第二级文件（PG） 5.1.3 作业指导文件 、管理文件 第三级文件（WK、MD） 编号：YQ-PG-01 页码：第2页共5页 版本：A/0 文件控制程序 生效日期：2006.9.30 5.1.4 质量记录 第四级文件（RD） 5.1.5 外来文件 5.2文件编号： a、《质量手册》 YQ—QM 质量手册 企业简称 如： YQ-QM 表示 企业《质量手册》 b、程序文件的编号： YQ—PG—XX 序号（01、02……） 程序文件 企业简称 如：YQ-PG-02 表示企业第2份程序文件。 c、作业指导文件编号： XX—XX — XX － XX 产品代码 文件序号（01、02……） 部门代码 ZUOYEZHID 指导文件分类（管理：MD、作业AOWENJIAN 指导类：WK） UOYEZHIDA OWENJIAN 如：WK-02-01-FS 表示生产部作业指导类第1份文件，落地扇使用 d、外来文件各部门接收人员确认为受控文件时，交由办公室统一管理, 已有编号可沿用原有编号，无编号可根据如下规则编号之后登记管理： YQ—WL—XX 登记序号 外来文件 企业简称 如：YQ-WL-07 表示企业第7份自编号外来文件。 编号：YQ-PG-01 页码：第3页共5页 版本：A/0 文件控制程序 生效日期：2006.9.30 e、记录的编号： RD—XX—XX 序号（01、02……） 部门代码 记录 如：RD-01-02 表示办公室使用的第2份记录表格。 附：部门代码 办公室： 01；生产部：02；品管部：03 供销部：04；仓库：05 5.3文件和资料的编制、审核和批准 5.3.1 质量负责人统筹体系文件的编写工作；文件要确保清晰，编号易于 查寻和识别，文件的状态易于识别。 文件类型 编制 审核 批准 质量手册 质量负责人 厂长 厂长 程序文件 质量负责人 厂长 厂长 作业指导文件 各部门 部门负责人 部门负责人 其它质量活动相责任人 公司相关文件规定 关文件 资格人员 5.3.2 受控文件批准后，由办公室填写《受控文件一览表》，文件增加或作 废时要随时更新。 5.4文件和资料的发放 5.4.1受控文件的发放由办公室统一发放。文件编写人根据文件实际需要提 供文件需求人员或部门清单（口头、书面都可以，仅供文控人员分发参考）， 由办公室正式填写《文件发放与回收记录表》，厂长批准后按清单进行登记 发放，每份文件上应盖“受控文件”红色印章，质量手册和程序文件填写 分发号以便识别和回收。 5.4.2 文件领用人在《文件发放与回收记录》上签名领取相应分发号的文 件。 5.4.3 如文件使用人的文件不清晰、破损，另有需求或丢失，需要到办公 编号：YQ-PG-01 页码：第4页共5页 版本：A/0 文件控制程序 生效日期：2006.9.30 室办理手续申请换发和补发，不可私自复印。办公室同时收回破损文件作 销毁处理。 5.5 文件和资料的外借、外发 5.5.1 受控文件严禁复制外借、外发，特殊需要时需由质量负责人同意， 盖上“参考文件”印章作为非受控文件办理相关手续进行代领发出。因委 外加工需外借、外发时,由经手人在《文件发放与回收记录》上备注外借或 外发单位,经手人负责文件的收回和文件的更新跟踪. 5.6文件和资料的更改 5.6.1质量手册、程序文件由质量负责人组织更改，填写《文件更改/留用申请单》，经厂长批准后更改。 5.6.2 管理文件、作业文件由各部门组织修改，提出修改部门填写《文件 更改/留用申请单》经部门负责人批准后交办公室，办公室做好回收、更改、 发放工作。 5.6.3 办公室根据申请单的简略情况,可以直接在文件上用不易擦去 的笔更改，将要更改的内容圈起，在旁边写上正确的内容,由更改人核对后进行多份文件的修改发放. 5.6.4 更改内容复杂、较多时可采用换页，办公室根据更改人要求重 新打印文件页,由更改人校对后进行换页发放。 5.6.5 办公室进行修改发放时在修改一览表中登记文件修订情况，注明文 件对应更改单号. 5.6.6 一般情况下，文件更改次数较多或出现较大改动时进行换版。 5.6.7 所有换版受控文件需重新审批后交由办公室按受控文件要求发放. 5.7 文件的保存、作废、销毁 5.7.1 与质量体系相关的文件，办公室都需要留存一份，统一归档存放在 干燥、安全的地方。 5.7.2 如文件不适合组织运作,需要作废时,申请人填写《文件更改/留用申请单》,写明作废原因及销毁或保留需求,审批后交办公室,办公室做好文件回收、销毁工作，需保留的作废文件做“作废”标识保存。 5.7.3办公室在文件修改或换版后将文件收回并销毁,必要时留一份存档,做好标识. 编号：YQ-PG-01 页码：第5页共5页 版本：A/0 文件控制程序 生效日期：2006.9.30 5.7.4 部门需要旧版文件作为参考时,办公室重新复印封面,加盖参考印章发放并在文件回收记录中说明. 5.7.5 失效或过时的文件，如经发现立即由办公室收回处理。处理方式： 重新标识或销毁. 5.7.6 外来文件，由文件接收部门确认,确认为和质量体系有关的文件时， 已有编号的按原来编号登记，未编号的文管按要求编号，外来文件登记入 《外来文件一览表》按受控文件要求分发，做好接收、借阅登记，各部门 需跟踪所用行业标准或相关法律法规的更新。 5.8 其他媒体的文件管理，适用上述条款，做好审批、标识、登记、修改、 保存等事项。 5.9各部门负责人应定期全面检查本部门使用各类文件的有效性，应做到分 类明确，查阅方便，发现问题及时处理。 5.10 质量计划、项目书类的文件由项目负责部门按照项目策划要求进行控 制。 5.1《质量手册》 YQ-QM 5.2 《质量记录控制程序》 YQ-PG-02 《受控文件一览表》 办公室 长期保存 《文件更改/留用申请单》 办公室 三年 《文件发放与回收记录表》 办公室 长期保存 《外来文件一览表》 办公室 长期保存 ―――――――――――――――――――――――――――――――― 编制： 审批：